事業(yè)單位人事檔案管理水平提高策略探討

修 銳

長春市南關區(qū)園林管理中心，吉林 長春 130000

一、人事檔案的重要性

檔案是記載一個人從出生到死亡所有重要事件的統(tǒng)一匯總。對于個人而言，人事檔案中存有個人的工作履歷鑒定表，政治表現(xiàn)、入團入黨的相關時間和證據(jù)，以及其他相應的獎勵處分和工資方面的文件材料。是員工成長的重要證據(jù)，是對個人總體情況的反應。事業(yè)單位在對個人進行工資評定職務晉升時，人事檔案是重要的證據(jù)之一。因此人事檔案也區(qū)別于其他的個人檔案［1］。

人事檔案有其現(xiàn)實性的特點。是事業(yè)單位評定員工個人工資檔次的重要依據(jù)。事業(yè)單位有完善而系統(tǒng)的工資、職稱晉升標準。如果出現(xiàn)職稱或工資等級的變動，往往依賴于人事檔案內容的變動。人事檔案的真實性特點決定了人事檔案內容完整真實且材料具體客觀，人事檔案中的大部分材料均有相關領導人的簽字證明，也有其他人的簽字佐證，因此從某種意義上來說人事檔案是相對真實可靠的，對單位選拔人才、工資晉升等多方面有重要作用。

人事檔案的流動性和動態(tài)性，可以幫助事業(yè)單位確立后期的招聘計劃。人事檔案數(shù)量的不足，往往意味著本單位本地區(qū)人才不足，需要啟動后備招聘計劃。但是由于地區(qū)之間人事借調情況相對比較頻繁，很難對具體人數(shù)和崗位有明確的認知。因此人事檔案就顯得尤為重要。

二、人事檔案管理制度中存在的問題

（一）缺乏人事檔案管理制度

事業(yè)單位有一整套完整的晉升體制，對于單位員工相應的履歷資料應該每年進行更新和整理。如每年年末進行的年度考核表、職稱變動表以及其他的相應表格。此類表格的填寫與增減一般是在每年年末進行，但是受到實際情況的影響，事業(yè)單位有大量的工作，需要在年尾和年頭完成工作總結和安排部署工作。工作量大、工作內容復雜，對于此類重要但很少涉及的工作內容，領導干部往往不重視。對于人事檔案管理部門，大部分時間的工作是檢查檔案的完整性，需要對人事檔案進行集中統(tǒng)一整理的時間節(jié)點，往往是本單位事情最多的節(jié)點，在這個時候需要增添和刪減的檔案也在不斷增加，也有部分檔案會因人員流動而需要從本單位流出，因此人事檔案不能夠及時地進行更新［2］。

人事檔案管理制度是保證人事檔案管理能夠順利有效進行的重要前提。事業(yè)單位有完善的體制機制，但缺乏相對應的保管制度。制度的缺乏也就意味著管理方式的缺失，檔案的完整安全難以保障。人事檔案是個人一生中最重要的材料之一，人事檔案的缺失往往會引發(fā)連鎖反應。人事檔案制度不僅僅只是簡單的材料歸檔，還包括相應的檢查核對制度和傳遞制度，以及最重要的保衛(wèi)保密制度。這些制度都是保證人事檔案能夠長期保存并能真正對個人發(fā)展起到作用的重要前提。制度的不完善往往會導致檔案的缺失、遺漏，對個人和單位的發(fā)展都有巨大的打擊。

（二）人事檔案重視不足

不同的事業(yè)單位有其主要負責的內容。以某某區(qū)園林管理中心為例，單位是屬于住建局下面的事業(yè)單位，與工商部門、執(zhí)法部門共同對城市園林綠化進行管理，因此本單位的工作重心放在城市園林綠化規(guī)劃管理監(jiān)督之上。本單位的工作中心和人事檔案工作管理沒有太直接的聯(lián)系，本年工作和人事檔案掛鉤的時間也相對較少，除人員招聘或留出以及職稱變動時，其余時間基本不會涉及人事檔案管理的相關工作。因此單位本身就不重視人事檔案，從干部到其他工作人員對人事檔案沒有深刻的認知。對人事檔案的管理也普遍存在一些誤區(qū)。把人事檔案的管理工作簡單地理解為“補材料”，上級部門需要什么材料就下發(fā)通知要求補什么材料，材料的重要性不做任何的補充說明。領導干部對人事檔案中需要的材料的重要性和真實性往往審核不到位，基本的模式是單位人員寫材料，領導干部簽字確定，在這個過程中往往缺少審核的過程。實際上還是事業(yè)單位本身對人事檔案的理解認知不足，沒有把人事檔案當做是一件重要的事情來完成［3］。

（三）管理松軟散

領導干部對人事檔案重視不到位，就會直接導致人事檔案管理存在巨大的漏洞。人事檔案管理一般要求有專職人員進行，但實際上檔案管理工作往往是由其他科室人員兼職完成，一般由辦公室負責材料的收集整理歸檔工作，但辦公室人員往往身兼數(shù)職，且主要工作不是檔案整理工作。管理人員對檔案管理工作不了解，缺乏專業(yè)的檔案知識，對檔案管理工作的相關法律條文認知不足，不了解檔案管理工作包括的內容。對檔案工作管理的具體要求認知不足，對檔案存放條件和環(huán)境認知不足，對檔案的收入發(fā)出了解不足。不具備專業(yè)的檔案管理員資格，也就很難保證人事檔案工作的有序進行。

人事檔案管理制度的缺失也直接導致了管理人員的缺位，事業(yè)單位的檔案管理員應該是專職的人員，人事檔案管理人員采用兼職的制度，會直接導致人事檔案的缺失和損壞。管理人員沒有可以依照的相應規(guī)章制度，在管理上難免會出現(xiàn)松軟散的情況。人事檔案對個人而言是保密文件，管理人員是兼職的情況下，很容易導致保密文件外泄，同時也很難保證人事檔案的齊全。加之管理人員缺乏相應的專業(yè)知識，對檔案的收集管理工作認識不到位，人事檔案管理工作只是兼職工作，對人事檔案的管理只是單純地停留在把材料放入檔案盒中，沒有進行有效的整理和排列，管理工作只有管沒有理，因此也常常會出現(xiàn)材料重復的情況。

三、建立健全人事檔案管理制度

（一）完善相應的規(guī)章制度

制度是保證人事檔案工作能夠有序進行的重要保證。把人事檔案管理中涉及的各個方面，以制度的形式規(guī)范和確立，是保證人事檔案工作有序推進的重要前提。人事檔案管理工作應該依照國家檔案法的相關內容，依照本單位實際情況依法進行。為了促使人事檔案管理向規(guī)范化標準化方向前進，依照《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》《國家檔案》的相關內容，結合工作實際，請教專業(yè)人士，制定本單位相應的人事檔案管理的規(guī)章制度，把制度明確化、透明化、公開化，才能保證人事檔案管理工作有章可循，最大程度理清檔案管理工作的程序和步驟，保證本單位人事檔案資料完整無誤。

人事檔案管理制度的確定，可以將其單位的人事檔案管理工作和其他工作相隔離。也可以最大程度上保證由專人專職負責人事檔案工作，人事檔案不需要經手多個兼職人員，檔案的完整性得到保障。

人事檔案的規(guī)章制度要符合本單位的實際情況。檔案管理工作應當符合本單位的實際情況，不能生搬硬套其他單位的管理模式和工作方法，不能為了片面追求完成人事檔案工作，而忽略了本單位的實際情況。人事檔案的規(guī)章制度要符合本單位的工作實際，滿足工作所需。本單位的規(guī)章制度應該是簡明實用的，任何制度的設立都是為了能更高效地完成工作，適當工作制度應當是簡明實用，最大程度保證了制度的可操作性，才能在落地階段對人事檔案管理工作進行有效的管理。人事管理的制度要是能夠嚴格執(zhí)行的，檔案管理制度由本單位執(zhí)行，也應該由本單位進行監(jiān)督和管理，在檔案管理的過程中要做到賞罰分明，相應的獎懲措施是保證人事檔案規(guī)章能夠順利推行的重要保障，不能因犯錯人員的身份地位高低就免于相應的處罰，制度應該適用于本單位的任何一個人，只有這樣制度才能順利地推行。

（二）確定人事檔案保管場所

人事檔案管理分為文字、圖表、音像等形式。由于人事檔案工作一般由辦公室的工作人員兼任，因此人事檔案往往也存放在辦公室內。人事檔案作為一份需要長期保存的文檔，一般的辦公環(huán)境往往難以滿足人事檔案保管的要求，硬件設施不過關是導致人事檔案損毀的主要原因之一。沒有專業(yè)的人事檔案管理室，極易引發(fā)人事材料的霉變重做等問題，人事檔案的總結和完整難以保障。兼用的辦公室往往需要存放其他的材料，事業(yè)單位所準備的材料外觀大多十分相似，混用共用檔案保管時必然會導致檔案誤拿漏拿。因此事業(yè)單位需要設立專門的人事檔案保管室，才能保證保持室內相應的濕度和溫度，不會因為人員頻繁進出而導致室內溫度濕度的變化，人事檔案的使用年限往往長達幾十年，環(huán)境是人事檔案長期保存的重要因素，部分人員調動范圍廣、次數(shù)多，保管環(huán)境難以保證，那么檔案的質量也難以保證。固定的人事檔案保管場所，有利于開展多項人事檔案的防護工作，如開展防水防火、防蟲防鼠等防護工作，最大程度上保證人事檔案不受非人為因素的影響和破壞。確立人事檔案保管場所，對人事檔案進行統(tǒng)一有效的管理，最大程度上保證人事檔案不遺失、不混雜，是保證人事檔案安全的有力措施，場所固定也能起到很好的防護作用［4］。

（三）確立人事檔案人員管理制度和晉升制度

檔案管理人員需要有較強的檔案管理素質。管理人員要是專職的管理人員，在人才選拔上一般有兩個途徑，一是本單位推薦人選，固定工作崗位，因此就需要對檔案管理人員進行培訓，不僅僅是對檔案管理工作要求和內容的培訓，也有對思想政治責任心的培訓。檔案管理人員應該有較高的專業(yè)素養(yǎng)，可采取外出培訓的方式，讓工作人員能夠熟悉檔案管理工作的基本要求和工作流程，培養(yǎng)出本單位的專職人事檔案管理人員。也可以利用社會招聘，選拔專職的檔案管理人員，在適當?shù)那闆r下，可放松對學歷的要求，把檔案的管理能力作為選拔的重要標準，同時積極向其他事業(yè)單位學習，尤其是向人事檔案管理工作取得巨大成就的單位學習，加強不同單位之間的溝通交往，最大程度上完善本單位人事檔案管理工作的內容。

專職的檔案管理人員才能最大程度上改進和完善檔案管理室的功能和作用。專職人員對檔案內容的重點和次重點有明確的認知，對本單位補全材料會有指導性的作用。檔案管理工作人員要加強工作意識，端正工作態(tài)度，真正把人事檔案工作放在心上，才能更好地發(fā)揮工作人員的主觀能動性，才能更好地為本單位的人事檔案工作服務。

在保證管理人員專業(yè)性的同時，也要保證管理人員的晉升制度。公平有序的晉升制度是保證人事檔案管理專職人員穩(wěn)定的重要措施。大部分單位的工作內容都和人事檔案無關，本單位相應的晉升機制和獎勵機制都只針對本單位的本職工作，因此要保證好管理人員的晉升機制和獎勵機制，才是留住人才的唯一方法。檔案管理人員工作的特殊性也決定了無法參與本單位正常的晉升和獎勵，因此單位在設立人事檔案管理制度的同時也要考慮到管理人員的薪資結構和晉升方向，才能在最大程度上穩(wěn)定管理人員的情緒。

（四）與時俱進

檔案管理工作隨著時間的推移不斷有所增加，從趨勢上來看，檔案管理工作的內容只會多不會少。因此檔案管理工作要有與時俱進的開拓精神，單位應該采用信息化的管理方式，對檔案內容進行統(tǒng)一編號集中管理，引入條碼和計算機管理的概念，把紙質檔案當做電子檔案的方式進行管理和編號，事業(yè)單位可以采用對人事檔案進行編碼，由系統(tǒng)自動生成紙質二維碼，并對檔案中相對應的材料進行集中錄入和編碼，每增加一次材料都進行計算機錄入，最大程度上實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理。這樣的管理方式可以在不打開人事檔案的前提條件下知道該材料已有的內容和缺少的內容，對檔案的流入流出更加清晰準確。同時也可以對檔案的位置進行計算機定位，每一個人事檔案有固定的電子定位，以方便后期的查找和整理。

與時俱進的不僅僅是管理手段，還有管理思想。人事檔案管理的方法可以多和其他單位溝通學習，充分借鑒其他單位好的工作經驗，結合本單位實際情況，吸收其他單位適合本單位的做法，讓管理更加人性化，更加科學高效。同時也定期召開會議，傾聽不同層級對人事檔案管理工作的意見和看法，了解到本單位人員認為的檔案工作中的不足之處，不斷簡化工作流程，規(guī)范審批程序，避免反復準備材料減少本單位人員準備材料的壓力，更好地服務本單位人員。

四、結語

完善事業(yè)單位人事檔案管理制度，有助于提高本單位的管理水平。檔案管理制度關系到單位內每一名成員今后的發(fā)展和晉升，做好人事檔案管理工作是穩(wěn)定人員流動的最佳途徑，也是減輕本單位工作壓力的最佳途徑。針對人事檔案管理工作中存在的問題提出相對應的解決方法，可以進一步促進檔案管理工作的發(fā)展。本單位在規(guī)章制度、人員管理、設施建設等方面下功夫，才能做好做細人才檔案管理工作。把工作落到實處，做到細處。才能更進一步促進事業(yè)單位的發(fā)展［5］。