高校改擴(kuò)建工程基建檔案的特點(diǎn)及管理建議

林小妹 賴芨宇 王澤栩

（1.福建開放大學(xué)，福建福州，350013；2.福建農(nóng)林大學(xué)，福建福州，350108；3.福建省建融工程咨詢有限公司，福建福州，350001）

一、引言

近年來，高等教育迅速發(fā)展和招生規(guī)模持續(xù)增長，高校的規(guī)模不斷擴(kuò)大，沖擊著原有的高?？傮w規(guī)劃，高校校園的新建或改擴(kuò)建應(yīng)運(yùn)而生，并如火如荼地進(jìn)行著，將高校校園建設(shè)推向了新的高潮。不少高校在新的校址進(jìn)行校園重新建設(shè)，那么對于老校區(qū)又賦予新的使用功能。主要有以下幾個方面：一是作為研究生院的所在地，二是作為獨(dú)立學(xué)院的所在地，三是作為部分學(xué)院的教學(xué)場所，四是作為置換為新校區(qū)的建設(shè)贏取資金支持，五是作為學(xué)校的創(chuàng)業(yè)中心，高科技中心等非教學(xué)單位。

由于老校區(qū)建筑及配套設(shè)施由逐年改建和擴(kuò)建形成，建筑年代跨度大，普遍存在功能分區(qū)不明確，交通組織不順暢等問題。部分建筑都達(dá)到一定的年齡，有的甚至已經(jīng)是危房，而有的盡管結(jié)構(gòu)還可以利用，但是功能已經(jīng)不能滿足目前高校學(xué)生的生活學(xué)習(xí)體驗(yàn)。由于受到辦學(xué)、建設(shè)時間、建設(shè)資金的多重限制，更為重要的是，高校老校區(qū)又承擔(dān)高校歷史文化內(nèi)涵與歷史底蘊(yùn)傳承的職責(zé)，無論從經(jīng)濟(jì)、文化角度，重建、新建并不適用于大多數(shù)高校。因此為了充分利用老校區(qū)的土地資源，各個學(xué)校根據(jù)需求分析，并考慮校區(qū)規(guī)劃建設(shè)條件，采用立足現(xiàn)有地塊、統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計(jì)、分步實(shí)施建設(shè)的原則，通過拆除部分舊建筑與新建相結(jié)合的方式，對老校區(qū)進(jìn)行改擴(kuò)建。

高校改擴(kuò)建工程具有建筑年代跨度大、建筑項(xiàng)目體量大、建筑功能、建筑風(fēng)格多樣等特點(diǎn)，老校區(qū)改擴(kuò)建會產(chǎn)生大量新的基建檔案，這些基建檔案與校區(qū)原建設(shè)檔案是校園建設(shè)的原始資料，承載著校區(qū)建設(shè)大量的信息，這些資料在未來的幾十年以內(nèi)都將作為該建筑維修、改建、擴(kuò)建、遷建的依據(jù)，具有一個使用周期內(nèi)的參考價值，并且在使用周期內(nèi)還會不斷產(chǎn)生新的檔案資料。[1]因此，充分做好基建檔案的收集、整理、管理和利用工作，能及時提供準(zhǔn)確、有效的項(xiàng)目信息，進(jìn)而促進(jìn)基建管理工作能力的提高。

二、高校改擴(kuò)建工程基建檔案的特點(diǎn)

改擴(kuò)建工程是對現(xiàn)有建筑進(jìn)行重新規(guī)劃或更新的項(xiàng)目，與從無到有新開始建設(shè)的項(xiàng)目，無論從項(xiàng)目決策、設(shè)計(jì)、施工管理、檔案管理等，都應(yīng)有所區(qū)別。改擴(kuò)建工程在檔案管理上要比新建項(xiàng)目有難度更高，更為復(fù)雜，更注重檔案的延續(xù)性及新舊檔案的兼容性等的特點(diǎn)。各類建筑檔案的管理需要不斷累加、補(bǔ)充、修正，管理難度很大。

（一）新舊檔案銜接難度大

改擴(kuò)建是在一個舊的地塊上，對建筑布局、建筑功能重新定位調(diào)整的一個過程，改擴(kuò)建過程中涉及到拆除、新建、改造更新、擴(kuò)建等不同形態(tài)的建設(shè)方式。

那么建設(shè)過程需要用到舊的檔案，由于過去建設(shè)檔案存在制作不規(guī)范、遺失、檔案錯誤、或改造后無檔案留存等問題，對舊的檔案的使用不再局限于簡單調(diào)用，而應(yīng)該對對舊的檔案進(jìn)行梳理，做好歷史檔案的正確性驗(yàn)證、遺失找回、修正與補(bǔ)充等。如，因逐年改建和擴(kuò)建、或者道路調(diào)整等，導(dǎo)致地形圖錯誤，如果直接利用舊的檔案，而不進(jìn)行校對、梳理，那么檔案的錯誤會帶來設(shè)計(jì)方案的錯誤，而此類的錯誤在工程施工階段才會暴露出來。而對于需要更新的項(xiàng)目，由于保留原始結(jié)構(gòu)，或者對部分結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，那么就需要對舊的檔案特別是圖紙資料進(jìn)行核對，做好新舊檔案的銜接與更新。由于工程建設(shè)是不可逆的過程，檔案依據(jù)的錯誤，會給工程管理帶來很大的風(fēng)險。

（二）碎片化的改擴(kuò)建，帶來碎片化的檔案管理

盡管改擴(kuò)建工程與新建項(xiàng)目一樣有整體的規(guī)劃，但是改擴(kuò)建項(xiàng)目是在一邊辦學(xué)一邊建設(shè)的基礎(chǔ)上實(shí)施的，往往是按需逐步開展建設(shè)，最急需的場所先建設(shè)，同時為保證正常辦學(xué)，又會涉及到場所的騰挪，臨時場所的裝修等，大的基建與小修繕并存，建設(shè)形態(tài)呈現(xiàn)碎片化，這種碎片化的建設(shè)會帶來碎片化的檔案管理。如果不能將碎片化的工程建設(shè)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理，檔案按項(xiàng)目各自存檔，后續(xù)場所移交、人員調(diào)整后，會給場所使用、維護(hù)、二次改造時檔案的使用帶來問題。

（三）參建各方檔案管理的需求和范圍的理解有一定的差異

改擴(kuò)建工程項(xiàng)目投資大、項(xiàng)目多樣、工期長、參建單位及業(yè)主團(tuán)隊(duì)成員復(fù)雜、檔案來源和溝通渠道繁多，對任何一種檔案資源的忽視甚至是遺忘，都會導(dǎo)致項(xiàng)目風(fēng)險的增加。項(xiàng)目建設(shè)全過程中會有大量的檔案信息產(chǎn)生，不同的項(xiàng)目參與組織、參與人，在圍繞項(xiàng)目目標(biāo)開展工作時，幾乎每時每刻都在接收信息、處理信息、產(chǎn)生信息、傳遞信息，而不同的工程參與方，對工程項(xiàng)目檔案管理的需求和范圍的理解會有很大的差異。工程項(xiàng)目信息來源廣泛，且基于不同的參與組織或個人對項(xiàng)目利益訴求的不同，對檔案信息的需求也完全不同。

改擴(kuò)建前最有價值的資料，如工程結(jié)構(gòu)情況，周邊環(huán)境，用地情況，地形圖，校區(qū)樓宇功能及布局等原始資料，由于建設(shè)年代久遠(yuǎn)且跨度較大，難免會出現(xiàn)錯誤或遺漏。對于設(shè)計(jì)單位而言，依據(jù)業(yè)主給予的原始資料即可進(jìn)行規(guī)劃、建筑方案設(shè)計(jì)，而對于業(yè)主而言，卻希望通過設(shè)計(jì)院對原始材料的準(zhǔn)確和完整性進(jìn)行核實(shí)、調(diào)整，雙方對檔案的需要處于信息不對稱狀態(tài)，有可能導(dǎo)致管理決策失誤。如某高校改擴(kuò)建初期，由于提供給設(shè)計(jì)院的地形圖與實(shí)際地形存在偏差，導(dǎo)致施工時對平面進(jìn)行調(diào)整的被動局面，帶來建筑紅線調(diào)整，設(shè)計(jì)變更，造價變更等一系列問題。

（四）不夠重視檔案管理人員的配置

錯誤的檔案管理概念，把檔案管理工作當(dāng)作資料收集歸檔，認(rèn)為只要進(jìn)行檔案整理分類就可以了。而資料收集只是檔案管理的一部分工作，也是前期工作，嚴(yán)格意義上的檔案管理，應(yīng)對于收集來的資料，做分類、處理，變換為可以交流使用的工程資料。

基建檔案管理人員往往沒有專業(yè)知識，不了解項(xiàng)目建設(shè)的流程與系統(tǒng)性，無法在全生命周期管理理念下進(jìn)行檔案管理。有的學(xué)校干脆不配專人管理檔案，認(rèn)為基建部門相對于學(xué)校其他部門來說只是一個臨設(shè)部門，不增設(shè)檔案管理崗位，檔案管理呈現(xiàn)資料保管狀態(tài)。會出現(xiàn)經(jīng)辦人員各管各所經(jīng)辦業(yè)務(wù)的檔案，同一個項(xiàng)目的檔案從項(xiàng)目前期審批、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工交付整個過程被人為分解了。遇到崗位調(diào)整，檔案交接困難，檔案丟失事情時有發(fā)生。[2]

工程建成后期，大部分高?；ㄐ〗M成員會陸續(xù)解散。檔案管理人員，也會轉(zhuǎn)崗到新的崗位。但檔案的管理周期實(shí)際上要比工程建設(shè)周期要更長。工程建設(shè)完成后，進(jìn)入了運(yùn)營階段，會進(jìn)行竣工決算，規(guī)劃驗(yàn)收等，或者在使用過程中會對原有不夠細(xì)化的項(xiàng)目根據(jù)場所的功能做二次裝修。此時正是對項(xiàng)目檔案進(jìn)行總結(jié)、歸檔、修正、補(bǔ)充的重要階段，但往往沒有設(shè)置專人繼續(xù)跟蹤檔案，檔案的混亂，流失往往發(fā)生在這一階段。

三、高校改擴(kuò)建工程基建檔案的管理建議

基于以上高校改擴(kuò)建檔案特點(diǎn)的分析以及筆者的工作實(shí)踐，提出如下幾點(diǎn)管理建議。

（一）建立參建方全方位的檔案管理制度

根據(jù)參建方角色不同制定不同的檔案管理規(guī)定，并與合同款掛鉤。

1.施工單位的檔案管理

由于目前施工單位在施工管理過程中往往對質(zhì)量、安全、進(jìn)度、成本管理加以重視，而對于檔案管理處于能夠應(yīng)付檢查即可。而且檔案移交給業(yè)主時，一般是在工程結(jié)算時，此時項(xiàng)目部已解散，檔案的收集難度大，若遇到檔案的遺失，再找原項(xiàng)目管理人員進(jìn)行補(bǔ)充、確認(rèn)，難度很大。建議將檔案歸檔與工程總驗(yàn)收同時進(jìn)行，組織監(jiān)理、設(shè)計(jì)、勘察，如果有采用全過程工程咨詢的項(xiàng)目，還應(yīng)組織咨詢方對檔案進(jìn)行驗(yàn)收。而在付工程驗(yàn)收款項(xiàng)時，檔案需與實(shí)體工程一樣要驗(yàn)收合格才能予以付款。這樣可以保證施工檔案完整性，施工檔案整理的時效性。[3]

2.設(shè)計(jì)單位檔案管理

對于改擴(kuò)建工程設(shè)計(jì)資料的歸檔尤為重要，對于新建項(xiàng)目只需做好新建項(xiàng)目的設(shè)計(jì)資料的移交，對于改建項(xiàng)目如果僅僅只是存檔改建后的設(shè)計(jì)資料，顯然會導(dǎo)致歷史資料的遺失，對于改建前的結(jié)構(gòu)情況將不得而知。設(shè)計(jì)單位應(yīng)將項(xiàng)目原始設(shè)計(jì)資料匯總、對進(jìn)行改造的工程進(jìn)行設(shè)計(jì)圖紙的更新、補(bǔ)充。

關(guān)于竣工圖，有的施工單位是在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后為了工程結(jié)算才繪制出來，目前關(guān)于竣工圖紙的確認(rèn)由監(jiān)理負(fù)責(zé)，多數(shù)施工單位在竣工圖紙的管理上偏向?yàn)榻Y(jié)算而繪制，而監(jiān)理也只是履行審批職責(zé)，但對于建設(shè)單位而言，竣工圖是后續(xù)場所使用或二次改造的重要資料，竣工圖的錯誤、遺漏都會給后續(xù)管理帶來困擾。因此需要設(shè)計(jì)單位牽頭對竣工圖紙進(jìn)行梳理與確認(rèn)，將原建筑情況與新改造情況進(jìn)行兼容，同時將紙質(zhì)圖紙電子化，待后續(xù)改造可以通過一份竣工圖反映建筑結(jié)構(gòu)全貌。

對于設(shè)計(jì)單位與施工單位一樣，在設(shè)計(jì)合同中增設(shè)約束條款，對設(shè)計(jì)成果進(jìn)行考核，設(shè)計(jì)資料的完善性、準(zhǔn)確性進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格付給對應(yīng)的設(shè)計(jì)費(fèi)。

3.建設(shè)單位資料的歸檔

工程建設(shè)過程中項(xiàng)目的投資控制、建設(shè)審批、招標(biāo)、決算、規(guī)劃驗(yàn)收等這些節(jié)點(diǎn)工作均由建設(shè)單位負(fù)責(zé)實(shí)施，這部分資料延續(xù)周期比較長且分散在工程建設(shè)的全過程。項(xiàng)目建議書、可行性研究、招標(biāo)、工程結(jié)算、竣工決算工作主要由建設(shè)單位委托給有資質(zhì)的咨詢企業(yè)協(xié)助完成，而建設(shè)審批工作（用地審批、建筑紅線審批、施工許可證審批、規(guī)劃驗(yàn)收，房產(chǎn)證辦理）由建設(shè)單位自行辦理。因此建設(shè)單位的資料可以以項(xiàng)目投資控制與審批流程兩方面為主線進(jìn)行歸檔，做為竣工決算、固定資產(chǎn)辦理、房產(chǎn)辦理、學(xué)校財(cái)產(chǎn)、工程審計(jì)的重要依據(jù)，也是工程規(guī)范化建設(shè)的重要憑證，而不應(yīng)認(rèn)為招標(biāo)、審批流程結(jié)束就無存檔意義。

目前高?；ㄔ诠こ探ㄔO(shè)進(jìn)度、安全、投資、質(zhì)量控制等工作，都有建立對應(yīng)的管理制度進(jìn)行約束。但是檔案的管理卻沒有很規(guī)范的管理制度，檔案管理成為工程管理的一個薄弱環(huán)節(jié)，檔案管理的混亂又反過來制約著工程決策、工程審計(jì)等一系列工程的進(jìn)行。因此要建立合理的檔案管理基本制度，對工程建設(shè)過程性及終結(jié)性的檔案管理工作進(jìn)行考核，以保證檔案管理工作有序、有效地開展。

（二）建立全生命周期的檔案管理體系

建筑全生命周期檔案管理理念是將工程建設(shè)過程中包括規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收檔案作為一個整體進(jìn)行管理，形成銜接各個環(huán)節(jié)的綜合管理平臺，通過相應(yīng)的信息平臺，創(chuàng)建、管理及共享同一完整的工程信息，減少工程建設(shè)各階段銜接及各參與方之間的信息丟失，提高工程的建設(shè)效率。

改擴(kuò)建工程的建設(shè)是對已有的建筑形態(tài)的改造、重建，實(shí)際上是建設(shè)的延伸，新建項(xiàng)目涉及到與舊的建筑不同程度上的銜接。那么對于改擴(kuò)建工程的檔案管理除了要在當(dāng)下做好各個環(huán)節(jié)的檔案資料的收集與管理，保證建設(shè)項(xiàng)目的順利實(shí)施，也為建設(shè)項(xiàng)目投產(chǎn)運(yùn)營、維護(hù)、二次改造等提供完整可靠的依據(jù)，也應(yīng)該將改擴(kuò)建工程的檔案管理向原始檔案的整理修正補(bǔ)充延伸。改擴(kuò)建工程的全生命周期的檔案管理與新建項(xiàng)目的檔案管理不同，工程規(guī)劃階段檔案管理的要務(wù)就是對舊的規(guī)劃情況進(jìn)行核實(shí)、補(bǔ)缺補(bǔ)漏，避免發(fā)生規(guī)劃決策失誤。設(shè)計(jì)階段要對舊的圖紙信息進(jìn)行消化，以驗(yàn)證新建或改造的建筑物與現(xiàn)狀的兼容性，舊的建筑物竣工圖是否反映建筑現(xiàn)狀，才不會出現(xiàn)到了施工階段，施工單位進(jìn)場后才發(fā)現(xiàn)圖紙信息的錯誤。竣工交付階段應(yīng)讓參與建設(shè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)參與到后續(xù)使用階段的管理，讓檔案管理在工程交付以后呈現(xiàn)動態(tài)調(diào)整。

（三）將建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理向信息管理的方向轉(zhuǎn)變

工程項(xiàng)目的決策和實(shí)施過程，不僅是物質(zhì)生產(chǎn)過程，也是信息的生產(chǎn)、處理、傳遞及應(yīng)用過程。而傳統(tǒng)的建設(shè)管理更注重物質(zhì)生產(chǎn)過程，而對信息的管理僅停留在檔案管理的層面。

建設(shè)項(xiàng)目信息管理涵蓋了檔案管理，信息管理是對建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的擴(kuò)展。從信息管理的角度，可把紛繁復(fù)雜的工程項(xiàng)目建設(shè)過程歸納為兩個主要過程一是信息過程，二是物質(zhì)過程。項(xiàng)目建設(shè)全過程中會有大量的信息產(chǎn)生，不同的項(xiàng)目參與組織、參與人，在圍繞項(xiàng)目目標(biāo)開展工作時，幾乎每時每刻都在接收信息、處理信息、產(chǎn)生信息、傳遞信息。[4]

對于改擴(kuò)建而言，存在建筑拆除、新建、改造各種形式的建設(shè)，需利用舊檔案為新建設(shè)決策提供依據(jù)，如果僅僅停留于檔案的管理，又不太重視信息管理的早期規(guī)劃工作，或者簡單地把信息管理與資料管理、檔案管理等同起來，而沒有對舊檔案進(jìn)行信息管理，會給決策帶來風(fēng)險。

那么對于高校改擴(kuò)建工程來說，如何實(shí)施和保證恰當(dāng)?shù)男畔⒐芾?，需要?xiàng)目管理者尤其是管理團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者，在項(xiàng)目早期就做好詳細(xì)的信息管理規(guī)劃，并隨著項(xiàng)目活動的開展和深入不斷細(xì)化，以提高工程建設(shè)效率與效益。

（四）建立工程項(xiàng)目信息管理制度

編制項(xiàng)目信息管理手冊及相關(guān)規(guī)章制度，檢查和督促其執(zhí)行，并在項(xiàng)目實(shí)施過程中進(jìn)行必要的修改和補(bǔ)充。參建各工作部門之間協(xié)同組織收集信息、處理信息和形成各種反映項(xiàng)目進(jìn)展和項(xiàng)目控制的報表和報告；協(xié)調(diào)和組織項(xiàng)目管理班子中各個工作部門的信息處理工作，管理信息流程，傳遞重要信息；建立和維護(hù)項(xiàng)目變更登記手冊，并將經(jīng)批準(zhǔn)的變更信息及時、完整地向參與過程管理的各個部門傳遞。[5]

四、結(jié)論

綜上所述，只有在全生命周期的視角下，將檔案管理向信息管理轉(zhuǎn)變，才能在改擴(kuò)建過程中更好將碎片化的檔案系統(tǒng)化，實(shí)現(xiàn)各參建方、各級管理人員工程信息的協(xié)同，不同的項(xiàng)目參與組織、參與人，在圍繞項(xiàng)目目標(biāo)開展工作時，能夠及時地接收有效信息、處理信息、產(chǎn)生信息、傳遞信息，減少項(xiàng)目參與者之間信息不對稱，帶來項(xiàng)目決策的風(fēng)險，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的價值。