醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的特點與管理

崔冬

延邊大學(xué)附屬醫(yī)院（延邊醫(yī)院）黨總支辦公室，吉林龍井 133000

醫(yī)院檔案管理涉及到很多環(huán)節(jié)，管理內(nèi)容繁多且復(fù)雜，特別是在發(fā)生突發(fā)公共衛(wèi)生事件之后，檔案管理復(fù)雜程度提高，而且對管理工作的要求也隨之提高。醫(yī)院的檔案管理通常是記錄醫(yī)院內(nèi)部事務(wù)，而面對突發(fā)公共衛(wèi)生事件，則需要與多個因素相結(jié)合，不斷完善檔案管理工作，這樣才能保障檔案管理的有效性及真實性，將檔案管理工作的意義體現(xiàn)出來。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理涉及到各種申請批文，還包括一系列可行性報告，另外還需要涵蓋各類工作經(jīng)驗，這些文檔存在特殊性，是醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件情況的直接反映，不管是內(nèi)部資料，還是外部資料，均需要?dú)w檔[1]。檔案管理對醫(yī)院來說有歷史性意義。在新形勢下，醫(yī)院應(yīng)充分重視檔案管理，不斷完善管理技術(shù)及方法，使管理能力得到提升。

1 醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件的概念

在我國，突發(fā)公共衛(wèi)生事件是指突然出現(xiàn)的大范圍、大規(guī)模、不可控的衛(wèi)生事件，這一類事件不僅危害性高，而且傳染性也比較高，無法在短時間內(nèi)得到有效控制。突發(fā)公共衛(wèi)生事件最重要特點就是突發(fā)性，事件發(fā)生時間不可控，事件影響范圍不可控[2]。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是基于國家機(jī)構(gòu)以及社會組織，個人應(yīng)對、預(yù)防這一類事件的過程，將這些內(nèi)容記錄歸檔，成為歷史記錄。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案記錄過程中，還涉及到對突發(fā)事件的應(yīng)急處理方案，這對之后應(yīng)對突發(fā)事件提供寶貴經(jīng)驗。當(dāng)前，面對突發(fā)公共衛(wèi)生事件，需要實行強(qiáng)效管理方案，可利用歸納檔案數(shù)據(jù)和資料，對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的規(guī)律予以掌握，并明確其發(fā)生特點，以便于在之后再次遇到同類事件時，可以及時進(jìn)行有效處理，使應(yīng)對處理工作效率提高，并結(jié)合突發(fā)公共衛(wèi)生事件的特點總結(jié)經(jīng)驗，使醫(yī)院應(yīng)對能力提高，為后續(xù)工作的開展提供支持[3-4]。

2 醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的特點

2.1 突發(fā)性

對于突發(fā)公共衛(wèi)生事件來說，突發(fā)性是其重要特點之一。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生期間，醫(yī)護(hù)人員及廣大民眾無法提前做好思想準(zhǔn)備，對醫(yī)院檔案管理工作人員來說也是如此，面對突如其來的新任務(wù)，加上陌生的環(huán)境，檔案管理難度增加，工作人員工作難度提高，另外檔案管理質(zhì)量也容易受到多種因素影響[5]。在以往的檔案管理過程中，首先是搜集信息，之后是整合信息，再經(jīng)過鑒定、分類處理，并予以統(tǒng)計、保管，最后通過多種方式進(jìn)行保存。但對于突發(fā)公共衛(wèi)生事件來說，傳統(tǒng)管理方式無法與實際需求相適應(yīng)，所以需要基于原有管理形式進(jìn)行優(yōu)化、創(chuàng)新，使工作人員工作積極性、主動性提高[6]。為使檔案安全得到保障，還應(yīng)與檔案管理原則、體制相結(jié)合，針對不同類型的檔案實施對應(yīng)的方法、制度進(jìn)行管理，以提高檔案管理的效率及水平。

2.2 復(fù)雜性

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案包括政府及相關(guān)管理部門的文件，面對突發(fā)公共衛(wèi)生事件，檔案內(nèi)容不僅涉及到監(jiān)測報告，還包括應(yīng)急預(yù)案，另外對于不同事件，預(yù)案內(nèi)容也不同，這也決定著決策方案，使得決策方案不同，但所有結(jié)果均需要記錄。之后再將不同內(nèi)容分別上報，最后進(jìn)行匯總，經(jīng)過匯總所得的資料信息均需要統(tǒng)一記錄[7]。對社會不同階層的信息進(jìn)行總結(jié)形成一個整體，以便于對同類事件進(jìn)行及時響應(yīng)。突發(fā)公共衛(wèi)生事件本身的復(fù)雜也決定著相關(guān)檔案管理工作的復(fù)雜性，因此如何提高檔案管理水平也成為醫(yī)院研究的重點內(nèi)容。

2.3 專業(yè)性

對于醫(yī)院來說，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理存在一定專業(yè)性，在其總結(jié)、歸納期間將事件類型體現(xiàn)出來，所以對檔案管理人員的要求比較高，需要具備較高的專業(yè)水平[8]。面對不同類型的突發(fā)公共衛(wèi)生事件，需要對類型進(jìn)行判斷，再進(jìn)行深入、細(xì)致的分析，特別是從專業(yè)角度將事實內(nèi)容反映出來，進(jìn)而為事件的處理提供可靠、可行的處理方案，并在之后工作中結(jié)合相關(guān)程序，做好預(yù)防、抗御工作，這些內(nèi)容均需要記錄在案，建立檔案[9-10]。相比于傳統(tǒng)檔案，突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理不僅內(nèi)容多，而且范圍廣，因此專業(yè)性更高。

3 醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的意義及作用

3.1 為應(yīng)急方案制定提供支持

在醫(yī)院中，面對突發(fā)公共衛(wèi)生事件，可以以相關(guān)檔案內(nèi)容為參考，更加高效、快速地建立應(yīng)對方案，不僅可以確保決策的科學(xué)性，而且可以使信息不對稱的影響降低[11]。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生過程中，醫(yī)院可以通過信息整合的方式，對當(dāng)前信息進(jìn)行掌握，再與以往類似事件處理方案相結(jié)合，對整體發(fā)展、影響進(jìn)行預(yù)測，進(jìn)而充分考慮不同影響因素，對各種可能發(fā)生的危害進(jìn)行預(yù)測，確保處理方案的科學(xué)性，使處理錯誤率降低。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生之后，充分利用相關(guān)檔案的內(nèi)容，可以方便對工作經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)，完善檔案內(nèi)容，為之后相關(guān)事件的處理提供參考[12]。

3.2 記錄歷史

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是對黨和政府領(lǐng)導(dǎo)下人民應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件全過程的真實記錄，醫(yī)院可以通過分析與總結(jié)相關(guān)檔案內(nèi)容，從中吸取經(jīng)驗、教訓(xùn)，并在實際工作中應(yīng)用[13]。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案可以在關(guān)鍵時刻起到重要作用。

3.3 服務(wù)大眾

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案記錄的基礎(chǔ)是真實性，客觀地收集并整理整個事件的信息資料，對整個事件的發(fā)生與發(fā)展過程進(jìn)行集中反饋，總結(jié)處理經(jīng)驗[14]。這些內(nèi)容在宣傳突發(fā)公共衛(wèi)生事件中起到關(guān)鍵性作用，能夠為廣大人民群眾傳遞信息，同時也發(fā)揮了教育、警示作用，使大眾的預(yù)防觀念得到強(qiáng)化，同時也幫助其建立良好的心理素質(zhì)，提高其應(yīng)對能力。

3.4 豐富醫(yī)學(xué)研究資料

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案可以為醫(yī)學(xué)研究提供參考，具備重要的研究價值。通過對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案內(nèi)容的了解，可以對事件發(fā)生整體情況進(jìn)行分析與研究，分析具體誘發(fā)因素，并對預(yù)兆信息進(jìn)行分析，再經(jīng)過專業(yè)判斷，使應(yīng)急預(yù)案得到進(jìn)一步完善，處理方法也更加規(guī)范化、系統(tǒng)化，為科學(xué)、合理地防控突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供支持[15]。另外結(jié)合突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案，可以使醫(yī)院檔案管理體系更加完善，資源更加豐富，為醫(yī)學(xué)研究提供參考與支持。

4 強(qiáng)化醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的策略

4.1 重視檔案管理，提高管理人員素質(zhì)

相比于一般檔案的歸納和整理，突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理存在特殊性，負(fù)責(zé)收集及整理檔案的工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著原始檔案質(zhì)量，所以為保證突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案得到充分利用，則需要重視檔案管理工作，提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，組建更加專業(yè)且高水平的檔案管理隊伍。在人才選擇上，需要嚴(yán)格學(xué)歷及專業(yè)要求，在專業(yè)方面，不僅需要具備檔案管理知識，還需要具備醫(yī)療管理知識，提高入職人員的門檻，以提升檔案管理隊伍工作水平。在人才使用方面，需要做好規(guī)劃與管理，對于不同責(zé)任的工作人員，應(yīng)設(shè)置對應(yīng)的激勵措施，通過明確的獎懲措施提高工作熱情，同時也起到約束和限制作用，使其權(quán)責(zé)明確，通過提高薪資待遇，以更好的待遇留住人才。另外對于檔案管理人員應(yīng)定期開展實踐培訓(xùn)活動，組織開展應(yīng)急演練，強(qiáng)化防控與預(yù)警，使工作人員形成應(yīng)急防控意識，提高應(yīng)急防控工作水平。開設(shè)檔案管理信息化的專題，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)新管理方法及技巧，進(jìn)一步提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)。

4.2 優(yōu)化分級管理結(jié)構(gòu)

為使突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的實用性得到提升，可對檔案實施分級管理，并對管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。首先在初期收集檔案過程中，應(yīng)盡量收集更多信息，以保證檔案完整性、全面性，確保信息完善，從不同角度、不同層面整理檔案，方便之后查證。實際工作中，因檔案數(shù)量多，所以人工處理相對困難，可以結(jié)合應(yīng)用檔案處理軟件，實現(xiàn)分級管理，同時對現(xiàn)階段醫(yī)療服務(wù)中的問題進(jìn)行分析，總結(jié)優(yōu)秀經(jīng)驗，使數(shù)據(jù)更加真實、有效，這也可以為之后檔案的歸納整理提供參考。另外，如果涉及到特殊病例檔案，可通過醫(yī)院內(nèi)部系統(tǒng)實現(xiàn)信息共享，方便醫(yī)護(hù)人員學(xué)習(xí)與借鑒。利用專業(yè)信息化軟件對檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化處理，并通過信息化方式進(jìn)行傳播，可以使檔案信息的指導(dǎo)作用充分發(fā)揮出來，可以使檔案信息的有用性得到提升，使突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案價值得到充分體現(xiàn)。

4.3 強(qiáng)化信息化建設(shè)

在以往的突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案收集中多存在不規(guī)范、分散的問題，對于此可充分運(yùn)用信息化技術(shù)，規(guī)范統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)及內(nèi)容。現(xiàn)階段，多數(shù)醫(yī)院在檔案管理工作中硬件設(shè)備不足，只能實現(xiàn)基本功能，對于一些突發(fā)事件的記錄也很少有重要內(nèi)容，多是時間等基本內(nèi)容，這不僅影響檔案的使用率，同時也影響檔案保護(hù)。醫(yī)院及各大院校并未形成完善的信息溝通平臺，限制檔案的互通，無法充分利用檔案信息。對于此可強(qiáng)化信息化建設(shè)，實現(xiàn)電子檔案管理，提高檔案管理科學(xué)性，建立突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案信息庫，信息庫內(nèi)容可以在各個地區(qū)與部門之間相互共享，同時設(shè)計一套信息編排分類方式，保證信息有序性、內(nèi)容合理性。一旦發(fā)生突發(fā)公共衛(wèi)生事件，則可以在短時間內(nèi)查閱相關(guān)資料，一方面可以使檔案查閱、利用更加方便，另一方面也可以使突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)的資料信息得到不斷更新和完善。另外電子檔案相比于紙質(zhì)檔案，更利于保存，還可以增加單位面積儲存量，另外可以充分運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，如人工智能、大數(shù)據(jù)等，使醫(yī)院對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的預(yù)防、決策更加科學(xué)、合理，面對突發(fā)公共衛(wèi)生事件時也可以盡量避免不必要的資源浪費(fèi)。

4.4 統(tǒng)一檔案格式

在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案信息化管理的前提下，應(yīng)對檔案格式予以明確，確保其規(guī)范化、科學(xué)化，這樣才能檔案管理工作流程更加完善，這也是收集、整理檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過信息化工具，格式化原始數(shù)據(jù)，保留其中有價值的突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案，如食品安全與衛(wèi)生、傳染病等。在現(xiàn)有的數(shù)據(jù)上報及處理軟件前提下，以統(tǒng)一的格式進(jìn)行檔案管理，對工作流程進(jìn)行規(guī)范化要求，使醫(yī)院檔案更加規(guī)范，以充分運(yùn)用有價值的部分，在發(fā)生突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，可以及時查閱資料，而且查閱到的資料內(nèi)容更加簡潔，為應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供有利依據(jù)。

4.5 強(qiáng)化監(jiān)督反饋工作

在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理中，各部門應(yīng)明確職責(zé)權(quán)限，以檔案整體經(jīng)營規(guī)劃為中心制定監(jiān)督反饋機(jī)制，要求目標(biāo)明確，考核體系明確，使人力資源得到充分調(diào)動，實行獎懲機(jī)制，使監(jiān)督反饋部門工作積極性得到充分調(diào)動，進(jìn)而保證執(zhí)行力。安排專員負(fù)責(zé)實時監(jiān)督檔案整理歸納的整個過程，對歸檔中的不足、問題進(jìn)行指出，反饋給上級部門，以便于及時修正，提高檔案整理的工作效率，保證檔案管理的質(zhì)量。

5 結(jié)論

對于醫(yī)院來說，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理不僅可以為醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)急決策提供參考，還可以用于醫(yī)學(xué)研究，另外還可以開展教育活動，所以醫(yī)院應(yīng)重視突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理，認(rèn)識到其對醫(yī)院及公共衛(wèi)生事件的重要作用。當(dāng)前在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理中仍存在一些問題，主要表現(xiàn)為專業(yè)人員不足、信息化水平偏低等。對于此要想使突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案得到充分運(yùn)用，則需要結(jié)合其特點，重視檔案管理，提高管理人員素質(zhì)，對分級管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，強(qiáng)化信息化建設(shè)，對檔案格式進(jìn)行統(tǒng)一，并做好監(jiān)督反饋工作，提高醫(yī)院應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的能力。