公立醫(yī)院采購(gòu)前論證工作的實(shí)踐探索

馮韌，常曉晴，龐昊

天津市環(huán)湖醫(yī)院績(jī)效與運(yùn)營(yíng)管理辦公室 （天津 300350）

2014 年1 月1 日，國(guó)家財(cái)政部頒布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，其實(shí)施目的是進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制，加強(qiáng)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)。自此，我國(guó)始終將行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平、廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)作為重要評(píng)價(jià)指標(biāo)。2020 年，我院為提高內(nèi)部控制管理水平，改善公立醫(yī)院存在的采購(gòu)工作“重采輕管”現(xiàn)象，規(guī)范采購(gòu)行為、縮短采購(gòu)周期、提高資金使用效率，開展了一系列新舉措。采購(gòu)前論證作為醫(yī)院采購(gòu)工作的核心環(huán)節(jié)之一，主要是根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，結(jié)合預(yù)算編制、相關(guān)可行性論證和需求調(diào)研情況對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行論證，其在醫(yī)院采購(gòu)工作中扮演著重要的角色。本研究通過(guò)結(jié)合我院采購(gòu)前論證管理工作的實(shí)際情況，梳理了采購(gòu)前論證的方法和流程，分析了采購(gòu)前論證的優(yōu)缺點(diǎn)，旨在為促進(jìn)采購(gòu)前論證工作開展提供理論依據(jù)和數(shù)據(jù)支撐，提高醫(yī)院的采購(gòu)管理水平。

1 采購(gòu)前論證的重要意義

采購(gòu)前論證即根據(jù)預(yù)算指標(biāo)，在采購(gòu)實(shí)施前進(jìn)行充分市場(chǎng)調(diào)研，以業(yè)財(cái)融合的運(yùn)營(yíng)理念分析采購(gòu)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)建立管理制度、完善論證體系、設(shè)置專業(yè)崗位等手段，既可規(guī)避采購(gòu)論證存在的廉政風(fēng)險(xiǎn)，又可為后期實(shí)施采購(gòu)提供科學(xué)有力的依據(jù)，進(jìn)而提高采購(gòu)工作質(zhì)量和效率，強(qiáng)化院長(zhǎng)負(fù)責(zé)制下的醫(yī)院內(nèi)部運(yùn)營(yíng)管理[1]；通過(guò)發(fā)揮成本優(yōu)勢(shì)，可提高醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力，增強(qiáng)醫(yī)院自我運(yùn)行和自我發(fā)展能力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院價(jià)值最大化[2]。

2 采購(gòu)前論證的方法

2.1 建立醫(yī)院采購(gòu)論證工作制度

制定《醫(yī)院采購(gòu)論證工作細(xì)則（試行）》，與預(yù)算管理制度、資產(chǎn)管理制度等配套制度相互作用、相互支撐，提供具體、可行的政策依據(jù)，同時(shí)形成集資產(chǎn)預(yù)算、論證、采購(gòu)、管理、使用為一體的全生命周期管理模式；搭建起臨床、醫(yī)技、行政、后勤不同部門、崗位之間的溝通協(xié)調(diào)渠道，同時(shí)使這些部門或崗位相互監(jiān)督、相互制約，防范舞弊和預(yù)防腐敗，確保資產(chǎn)安全和使用有效[3]。由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，可自上而下增強(qiáng)職工的運(yùn)營(yíng)意識(shí)和成本控制意識(shí)[4]。

2.2 設(shè)崗定責(zé)，組建專業(yè)團(tuán)隊(duì)

由于醫(yī)院體系和規(guī)模較大，采購(gòu)設(shè)備、服務(wù)項(xiàng)目種類繁多，臨床科室業(yè)務(wù)繁忙，會(huì)出現(xiàn)部分主任或護(hù)士長(zhǎng)不清楚如何提交采購(gòu)需求、不熟悉本科室所需采購(gòu)的新型設(shè)備、不了解市場(chǎng)價(jià)格及產(chǎn)品相關(guān)性能指標(biāo)等情況。因此，醫(yī)院成立了論證中心，明確了論證工作的職責(zé)和權(quán)限， 并由論證中心負(fù)責(zé)組織醫(yī)院5萬(wàn)元以上采購(gòu)項(xiàng)目的論證工作。作為資料匯集部門，論證中心專門負(fù)責(zé)收集采購(gòu)相關(guān)信息，并將其整理成冊(cè)，及時(shí)與相關(guān)部門進(jìn)行數(shù)據(jù)資源共享；作為中間對(duì)接部門，論證中心專門負(fù)責(zé)醫(yī)院部門與產(chǎn)品公司之間的對(duì)接溝通，同時(shí)要求各部門按照標(biāo)準(zhǔn)和要求開展論證，做到真正的統(tǒng)一集中管理。此外，醫(yī)院建立了論證專家團(tuán)隊(duì)與職工代表團(tuán)隊(duì)，論證全程由紀(jì)委辦、審計(jì)科等部門監(jiān)督執(zhí)行情況，確保工作的公平性、公正性、公開性[5]。

2.3 規(guī)范論證工作流程

醫(yī)院資產(chǎn)采購(gòu)及管理工作分別由論證中心、采購(gòu)中心、資產(chǎn)管理中心負(fù)責(zé)。論證中心論證的范圍包括設(shè)備類、服務(wù)類、工程類，通過(guò)制定工作細(xì)則，規(guī)范各類項(xiàng)目合理、可操作的論證流程，形成發(fā)布公告—深入市場(chǎng)調(diào)研—召開論證會(huì)的全過(guò)程管理。在紀(jì)委、審計(jì)的監(jiān)督下，論證結(jié)果將由采購(gòu)中心實(shí)施采購(gòu)，由資產(chǎn)管理中心進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù)，正式完成采購(gòu)工作。規(guī)范的流程可提升效率，使已通過(guò)年度預(yù)算審批的項(xiàng)目及時(shí)、按時(shí)完成，使采購(gòu)速度滿足臨床工作需求[6]。

3 采購(gòu)前論證的流程

3.1 接收申請(qǐng)

為節(jié)約時(shí)間和人力成本，提高采購(gòu)效率，針對(duì)5萬(wàn)元以下的項(xiàng)目，由各科室自行采購(gòu)；針對(duì)5萬(wàn)元及以上的項(xiàng)目，納入以下采購(gòu)論證流程，即使用科室按照批復(fù)預(yù)算提出采購(gòu)申請(qǐng)，其職能主管科室根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行初步市場(chǎng)調(diào)研及詢價(jià)后形成方案，并通過(guò)醫(yī)院0A 辦公網(wǎng)遞交論證中心。

3.2 發(fā)布公告，接收供應(yīng)商報(bào)名

由論證中心對(duì)遞交材料進(jìn)行修改指導(dǎo)、審核同意接收后，在醫(yī)院官網(wǎng)公示2周，廣泛招募供應(yīng)商。公示期間，論證中心應(yīng)了解采購(gòu)預(yù)算，同主管職能科室、使用科室溝通采購(gòu)計(jì)劃及具體實(shí)施方案，包括功能需求、技術(shù)指標(biāo)、配置條件及服務(wù)項(xiàng)目等內(nèi)容，為后續(xù)工作做好充足的前期準(zhǔn)備；同時(shí)接收供應(yīng)商電話咨詢及線上報(bào)名。公示期結(jié)束暨報(bào)名截止后，接待供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)，告知工作流程，根據(jù)項(xiàng)目具體情況審核資質(zhì)及相關(guān)論證材料。

3.3 開展市場(chǎng)調(diào)研

由論證中心開展市場(chǎng)調(diào)研工作，對(duì)于設(shè)備類、服務(wù)類項(xiàng)目，提出功能及配套性需求，并對(duì)市場(chǎng)價(jià)格、后續(xù)維修保養(yǎng)等做進(jìn)一步考察調(diào)研，對(duì)市場(chǎng)上的同檔次產(chǎn)品進(jìn)行橫向?qū)Ρ确治?，參考借鑒同行醫(yī)院的同類項(xiàng)目，借助網(wǎng)絡(luò)調(diào)研平臺(tái)搜集產(chǎn)品資訊；對(duì)于工程類項(xiàng)目，組織現(xiàn)場(chǎng)勘探，梳理職能管理科室提供的施工方案及相對(duì)應(yīng)的主材標(biāo)準(zhǔn)和價(jià)格。

召開深入市場(chǎng)調(diào)研會(huì)，由使用科室及相關(guān)職能科室出席，項(xiàng)目采購(gòu)預(yù)算金額以50萬(wàn)元為界限，由紀(jì)委辦、審計(jì)科采用定期、定量抽查或出席會(huì)議兩種方式進(jìn)行監(jiān)管；論證中心負(fù)責(zé)人介紹具體情況后，參會(huì)人員應(yīng)與每家供應(yīng)商開展雙向溝通，對(duì)設(shè)備參數(shù)、價(jià)格、質(zhì)量安全、付款方式、質(zhì)保期限、維修售后等內(nèi)容進(jìn)行討論，由供應(yīng)商確定最終報(bào)價(jià)并在會(huì)后遞交書面確認(rèn)函。

3.4 召開論證會(huì)

在確定論證會(huì)時(shí)間及參會(huì)人員后，提前發(fā)放邀請(qǐng)函及相關(guān)材料；由使用科室及相關(guān)職能科室、職工代表及特邀專家參會(huì)并有投票權(quán)；由論證中心、采購(gòu)中心、資產(chǎn)管理中心列席；由紀(jì)委辦、審計(jì)科負(fù)責(zé)會(huì)議全過(guò)程監(jiān)督。

論證會(huì)上，由論證中心負(fù)責(zé)人匯報(bào)前期市場(chǎng)調(diào)研情況，參會(huì)人員則依據(jù)各自職責(zé)，對(duì)設(shè)備參數(shù)、服務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量及價(jià)格情況進(jìn)行充分論證。討論結(jié)束后，由投票人進(jìn)行無(wú)記名投票，由紀(jì)委辦、審計(jì)科負(fù)責(zé)統(tǒng)票，并現(xiàn)場(chǎng)宣布投票結(jié)果。對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃金額20萬(wàn)元以下的項(xiàng)目，投票直接確定供應(yīng)商、采購(gòu)價(jià)格，醫(yī)院進(jìn)行自行采購(gòu)；對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃金額20萬(wàn)元及以上的項(xiàng)目，投票確定招標(biāo)控制價(jià)和采購(gòu)方式。

3.5 論證會(huì)后

會(huì)后，論證中心將自行采購(gòu)的論證結(jié)果在0A網(wǎng)上公示1周后，再遞交采購(gòu)中心實(shí)施采購(gòu)。

4 采購(gòu)前論證的實(shí)施

4.1 實(shí)施效果

醫(yī)院自2020 年5 月開始實(shí)施“論、采、管、用”相分離的閉環(huán)工作流程，2020 年5 月至2021 年5 月共完成采購(gòu)項(xiàng)目93 個(gè)，涉及采購(gòu)預(yù)算9 942.4 萬(wàn)元，通過(guò)各科室共同努力，為醫(yī)院節(jié)約資金561.5 萬(wàn)元。

4.2 實(shí)施優(yōu)勢(shì)

4.2.1 體現(xiàn)了公開性

論證中心在接到職能科室前期市場(chǎng)調(diào)研和論證申請(qǐng)后，在醫(yī)院官網(wǎng)向社會(huì)發(fā)布公告，開始啟動(dòng)采購(gòu)論證的市場(chǎng)調(diào)研工作，并通過(guò)醫(yī)院官網(wǎng)招募社會(huì)上相關(guān)采購(gòu)項(xiàng)目的供應(yīng)商積極參與市場(chǎng)調(diào)研，公告中明確報(bào)名條件和時(shí)限，從而規(guī)范參與論證調(diào)研供應(yīng)商的準(zhǔn)入機(jī)制；對(duì)于自行采購(gòu)項(xiàng)目，論證中心在醫(yī)院OA 辦公網(wǎng)對(duì)論證結(jié)果予以公示。以上充分表現(xiàn)出論證工作全過(guò)程的公開性和透明性，有效規(guī)避了廉政風(fēng)險(xiǎn)，保障了醫(yī)療安全[7]。

4.2.2 體現(xiàn)了廣泛參與性

采購(gòu)論證工作參與范圍不僅包括使用科室、相關(guān)職能科室、相關(guān)專業(yè)專家，還要求職工代表參與論證，使職工參政議政，增強(qiáng)職工的主人翁意識(shí)；同時(shí)也明確了重大項(xiàng)目院領(lǐng)導(dǎo)參與論證。采購(gòu)中心和資產(chǎn)管理中心均是在使用科室和相關(guān)職能科室協(xié)調(diào)配合下順利完成本部門的工作[8]。

4.2.3 體現(xiàn)了專業(yè)性

在論證過(guò)程中，醫(yī)院建立論證專家?guī)?，同時(shí)充分結(jié)合各專業(yè)委員會(huì)的意見；對(duì)于重大及專業(yè)性強(qiáng)的特殊項(xiàng)目，論證中心邀請(qǐng)?jiān)和庵麑＜覅⑴c論證，幫助醫(yī)院精準(zhǔn)制定采購(gòu)意向。通過(guò)由專家對(duì)設(shè)備的功能需求及配置參數(shù)進(jìn)行把關(guān)，發(fā)揮了臨床技術(shù)人員的管理作用，保障了醫(yī)療安全，滿足了使用科室的科教研實(shí)際需求[9]。

4.2.4 體現(xiàn)了民主性

在采購(gòu)論證過(guò)程中，工作科室人員廣泛參與，并賦予其投票權(quán)，使全員參與到采購(gòu)論證環(huán)節(jié)中，強(qiáng)化了職工的管理思想和成本控制思想。

4.2.5 保障了醫(yī)院利益

在公立醫(yī)院管理中引入市場(chǎng)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行成本分析，深入調(diào)研、綜合評(píng)價(jià)，保證了資金決策的合理性，確保了采購(gòu)計(jì)劃的高效執(zhí)行以及后續(xù)采購(gòu)質(zhì)量，降低了設(shè)備后期運(yùn)維成本，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院利益最大化，提升了醫(yī)院規(guī)范化與專業(yè)化管理水平，推動(dòng)了醫(yī)院健康、可持續(xù)發(fā)展[10]。

4.2.6 為下一年度的預(yù)算編制提供了依據(jù)

完善的制度及流程提高了醫(yī)院作為采購(gòu)方的議價(jià)能力，經(jīng)過(guò)科學(xué)性分析和論證，保證了采購(gòu)設(shè)備數(shù)量的合理性、采購(gòu)價(jià)格的可參考性、采購(gòu)方式與供應(yīng)商選擇的正確性，最大限度地排除了人為干擾因素，避免了盲目采購(gòu)。在下一年度預(yù)算的編制中，可根據(jù)設(shè)備使用情況及使用壽命進(jìn)行預(yù)判，對(duì)采購(gòu)設(shè)備或服務(wù)的投入、產(chǎn)出收益進(jìn)行分析，制定采購(gòu)計(jì)劃，避免資源浪費(fèi)[11]。

4.3 不足及改進(jìn)方向

信息化管理水平有待加強(qiáng)，如對(duì)于每年度的所有項(xiàng)目，參與的供應(yīng)商名單及其提供的參數(shù)、報(bào)價(jià)均屬于重要數(shù)據(jù)，目前由論證中心歸納整理并儲(chǔ)存，缺乏系統(tǒng)管理；論證中心在針對(duì)設(shè)備類項(xiàng)目的市場(chǎng)調(diào)研中發(fā)現(xiàn)了設(shè)備附帶耗材問(wèn)題，長(zhǎng)期使用耗材成本可能會(huì)高于設(shè)備自身價(jià)格，論證中心已將此問(wèn)題納入持續(xù)改進(jìn)的計(jì)劃中。

總之，通過(guò)新論證制度的持續(xù)開展與探索，組織多方建立有效的雙向溝通和交流機(jī)制，并不斷調(diào)整工作流程和工作細(xì)節(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并反饋，逐步提升工作效率，促進(jìn)運(yùn)營(yíng)管理良性循環(huán)，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)療運(yùn)營(yíng)管理質(zhì)量的螺旋式上升。