檔案網(wǎng)站建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

加孜拉·黑那亞提

(新疆阿勒泰廣播電視大學(xué),新疆 阿勒泰 836500)

0 引言

第六次科技革命的不斷發(fā)展,計(jì)算機(jī)的不斷更新?lián)Q代,帶動(dòng)了全球信息化技術(shù)的進(jìn)步,同時(shí),這也為我們的生活帶來(lái)了無(wú)數(shù)的便利。其中一項(xiàng)就是使得我國(guó)檔案信息數(shù)字化速度逐漸加快,檔案部門(mén)紛紛建立檔案網(wǎng)站,將紙質(zhì)的檔案信息電子化儲(chǔ)存到網(wǎng)站中,將其變成儲(chǔ)存電子信息、提供檔案資料、隨時(shí)調(diào)取需要文件的有效工具。為了能夠更加有效和及時(shí)地幫助求助者找到相關(guān)檔案信息,提供更加快速便捷的檔案檢索途徑,滿足社會(huì)各個(gè)階層的社會(huì)需求,檔案網(wǎng)站建設(shè)仍然有很長(zhǎng)的一段路要走。

1 檔案網(wǎng)站建設(shè)存在的問(wèn)題

1.1 檔案信息資源共享內(nèi)容更新緩慢

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)信息資源也在不斷地更新與進(jìn)步。但是目前整體情況并不樂(lè)觀,許多部門(mén)盡管已經(jīng)建立起自己專屬的檔案部門(mén),但是信息量偏少、內(nèi)容陳舊,并且不夠豐富。檔案信息資源管理或者共享的過(guò)程當(dāng)中,許多人認(rèn)識(shí)不到檔案管理的重要性,存在主要界面制作粗糙、相關(guān)信息難以查詢、長(zhǎng)期不更新以及對(duì)現(xiàn)有資料上傳不及時(shí)等問(wèn)題。

1.2 檢索工具不夠完善

20世紀(jì)90年代,計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展將我們帶入了一個(gè)新時(shí)代,檔案部門(mén)的管理對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)也有了一個(gè)大致的把握,將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入檔案管理建設(shè)。在現(xiàn)代檔案網(wǎng)站管理過(guò)程當(dāng)中,檢索工具的多樣化和靈敏度完全可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而不斷多元化。但是,目前而言,很多檔案網(wǎng)站的檢索工具,仍然沒(méi)有得到重視,很多檢索工具只有一個(gè)小小的檢索符號(hào),連基本的搜索框都沒(méi)有；并且,在客戶檢索的過(guò)程當(dāng)中,大部分都存在著模糊檢索功能不夠完善的情況,絕大多數(shù)檔案網(wǎng)站的檢索結(jié)果顯示的都只是目錄[1]。對(duì)于有些利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)的網(wǎng)站,卻因?yàn)檫^(guò)于專業(yè)性難以讓使用者操作。這些情況的出現(xiàn)都是說(shuō)明我國(guó)檔案管理中檢索工具還需要進(jìn)一步完善。

1.3 網(wǎng)站各自為戰(zhàn),信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重

公共部門(mén)的檔案管理網(wǎng)站之間,對(duì)于信息檔案應(yīng)有相互的了解以及儲(chǔ)備。尤其是信息化技術(shù)發(fā)展迅速,雙方之間的交流不僅限于電子郵件或者相關(guān)的交流媒介。但是就現(xiàn)在的情況來(lái)看,各地之間自行建立了相關(guān)的信息檔案網(wǎng)站,但是并沒(méi)有統(tǒng)一的管理規(guī)劃,很多管理數(shù)據(jù)只有單一標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有其他類似進(jìn)行參考,無(wú)法保障內(nèi)容的準(zhǔn)確度；并且各地的信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之間的數(shù)據(jù)種類和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)沒(méi)有進(jìn)行交互和利用,形成了“信息孤島”。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)水平發(fā)展如此迅速,就是為了彼此之間的信息交流更加便利,但是作為檔案館和網(wǎng)絡(luò)的交叉點(diǎn),檔案網(wǎng)站并沒(méi)有形成應(yīng)有的網(wǎng)絡(luò)體系。

1.4 沒(méi)有和公眾之間互動(dòng)

對(duì)于檔案網(wǎng)站建設(shè),最重要的環(huán)節(jié)之一就是預(yù)期利益相關(guān)者之間有有效的交流,因?yàn)榇蟛糠謾n案管理網(wǎng)站是為了提高公共部門(mén)的工作效率而建設(shè)的,所以主要受益者和主要服務(wù)者是公眾。但是我國(guó)網(wǎng)絡(luò)檔案信息仍在建設(shè)當(dāng)中,還有具體的方案需要完善,缺乏與利用者之間有效的交流,在現(xiàn)代科技下作為交流媒介的網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有充分發(fā)揮其交互性的價(jià)值[2]。

2 檔案網(wǎng)站建設(shè)的相關(guān)策略

2.1 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)豐富網(wǎng)站資源

目前由于檔案資源內(nèi)容單一,檔案網(wǎng)站之間擁有的檔案信息并沒(méi)有獲得相互的交流與溝通,因此我國(guó)檔案有關(guān)音像、視頻方面的資源也比較少,能夠獲得有關(guān)的職位信息、法規(guī)、政策、機(jī)構(gòu)職能等相關(guān)文件的資源也比較少,因此在這樣的情況下,需要我們對(duì)檔案資源進(jìn)行完善建設(shè)。

首先,豐富檔案的數(shù)據(jù)和類型,注重收集檔案的特色。每個(gè)檔案館都有數(shù)量資源豐富,種類繁多的紙質(zhì)化館藏資料。因此,在這種情況之下,館藏資源可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)將原本的紙質(zhì)資源數(shù)字信息化,這樣不僅可以使得公眾能夠在第一時(shí)間找到自己所需要的信息,而且能夠提高相關(guān)效率。其次,利用相關(guān)技術(shù)將文件進(jìn)行分類整合,完整化資源。最后,必須要加強(qiáng)在檔案網(wǎng)站建設(shè)過(guò)程中相關(guān)人員的思想意識(shí),對(duì)于網(wǎng)絡(luò)檔案的更新納入他們的工作范圍,促進(jìn)檔案信息的全面化、創(chuàng)新化發(fā)展。

2.2 增強(qiáng)網(wǎng)站檢索功能

檔案網(wǎng)站與其他網(wǎng)站建設(shè)是一樣的,建設(shè)水平的高低在很大程度上決定了該種網(wǎng)站的建設(shè)高度和網(wǎng)站利用率[3]。而在檔案網(wǎng)站這種資料庫(kù)網(wǎng)站當(dāng)中,最重要就是網(wǎng)站的檢索功能,就像我們最常用的“百度”網(wǎng)站,就是因?yàn)橛辛己玫木W(wǎng)絡(luò)檢索工具和龐大的信息庫(kù),才能夠讓用戶在第一時(shí)間找到自己最想要的信息。在網(wǎng)站建設(shè)中,要合理規(guī)劃?rùn)n案內(nèi)容的模板,有針對(duì)性地完善檢索功能。

2.3 加強(qiáng)網(wǎng)站之間合作交流,構(gòu)建檔案體系

上述提到,地區(qū)彼此之間相互獨(dú)立,地區(qū)與地區(qū)之間,部門(mén)與部門(mén)之間沒(méi)有具體的管理規(guī)劃,形成了“信息孤島”。這樣的情況下,加強(qiáng)不同地區(qū)之間的信息交流與信息合作是完善現(xiàn)代檔案網(wǎng)站資源建設(shè)的重要部分,是可以使得網(wǎng)站之間互相了解、自愿互助的重要部分。對(duì)于網(wǎng)站之間的交流而言,首先就是應(yīng)該保障網(wǎng)站信息來(lái)源以及網(wǎng)站鏈接的真實(shí)性與可用性。有些檔案網(wǎng)站的信息來(lái)源連當(dāng)?shù)卣疾簧趺魑?或者是檔案的鏈接信息時(shí)效也并不清楚,這就使得公眾在檢索信息的時(shí)候一個(gè)一個(gè)網(wǎng)站反復(fù)查找的情況出現(xiàn),不僅效率降低而且造成了資源的浪費(fèi)。在這種情況之下,建立網(wǎng)站間的鏈接,建立相關(guān)網(wǎng)絡(luò)集群,擴(kuò)大與其他網(wǎng)站之間的聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)資源共享,方便公眾最大程度對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)的利用,減少資源的浪費(fèi)。最后,就是將檔案進(jìn)行合并整理,部分信息與其他檔案網(wǎng)站進(jìn)行信息互換,在其他檔案網(wǎng)站上進(jìn)行展覽與整合。實(shí)現(xiàn)檔案信息的集群化、網(wǎng)絡(luò)化與有效利用,從而進(jìn)一步地增強(qiáng)檔案資源建設(shè),構(gòu)建高效的檔案體系。

2.4 增強(qiáng)與公眾之間的交流互動(dòng)

在檔案網(wǎng)站建設(shè)當(dāng)中,對(duì)于用戶的體驗(yàn)感是評(píng)價(jià)網(wǎng)站建設(shè)好壞的標(biāo)準(zhǔn)之一。首要任務(wù)是在網(wǎng)站建設(shè)當(dāng)中使得公眾能夠在第一時(shí)間內(nèi)檢索到相關(guān)的檔案信息,因此,在檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)期間,需要加強(qiáng)與用戶的交流,重視公眾對(duì)于檔案網(wǎng)站建設(shè)的需求以及對(duì)網(wǎng)站建設(shè)提出的建議,從而更新迭代將檔案網(wǎng)站建設(shè)得更加完善[4]。首先,需要對(duì)制度進(jìn)行完善,改變相關(guān)工作人員的意識(shí),不再是把檔案網(wǎng)站建設(shè)當(dāng)作一個(gè)可有可無(wú)的東西,加快回復(fù)公眾問(wèn)題的速度,保證回復(fù)問(wèn)題答案的有質(zhì)有量,真正做到解決問(wèn)題；其次,對(duì)于公眾的留言設(shè)置只可以做到全部人可見(jiàn),不對(duì)其進(jìn)行要求,若有想法進(jìn)行詢問(wèn),則可以向全范圍內(nèi)用戶共同提問(wèn)；最后,對(duì)于建議的方面,不再只是局限于檔案管理內(nèi)部的建議體系,因?yàn)楸旧硇畔⒕W(wǎng)絡(luò)時(shí)代有很多的交流媒介,不僅限于網(wǎng)站本身或者部門(mén)內(nèi)部的電子郵件,微博、微信公眾號(hào)、微信小程序等各種方式都可以進(jìn)行隨時(shí)隨地的溝通交流。

3 結(jié)語(yǔ)

信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái),使得檔案管理工作也逐漸向現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展,但是就我國(guó)的檔案網(wǎng)站建設(shè)而言還在初步發(fā)展階段,在很多檔案網(wǎng)站建設(shè)當(dāng)中,仍然存在檔案信息資源共享內(nèi)容更新緩慢、檢索工具不夠完善、網(wǎng)站各自為戰(zhàn)、信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重以及與公眾之間沒(méi)有有效互動(dòng)等諸多問(wèn)題。這種情況下,我們必須利用計(jì)算機(jī)技術(shù)豐富網(wǎng)站資源、增強(qiáng)網(wǎng)站檢索功能、加強(qiáng)網(wǎng)站之間合作交流,構(gòu)建檔案體系、增強(qiáng)與公眾之間的交流互動(dòng)等方式將網(wǎng)站建設(shè)起來(lái)。使得檔案網(wǎng)站能夠真正做到內(nèi)外兼修,在擁有豐富的應(yīng)用體系的同時(shí),進(jìn)一步完善網(wǎng)站內(nèi)部的信息資源加強(qiáng)與公眾的聯(lián)系,最大限度地為訪問(wèn)者提供便利,充分發(fā)揮在現(xiàn)代信息化背景下檔案網(wǎng)站的真正價(jià)值。