企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)中心管理優(yōu)化研究

付 晨

（鄭州西亞斯學(xué)院，鄭州 450000）

0 引言

近年來，企業(yè)之間的競爭越來越激烈，為了保持自身可持續(xù)發(fā)展的趨勢，越來越多的企業(yè)集團(tuán)開始擴(kuò)大經(jīng)營范圍。它們通過國內(nèi)外企業(yè)的大規(guī)模并購活動進(jìn)入其他行業(yè)或其他市場。企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，以及經(jīng)營領(lǐng)域及地區(qū)的不斷增加，導(dǎo)致集團(tuán)管控能力下降、管理成本上升等［1］。這些問題的出現(xiàn)，使得大型企業(yè)為了保持自身競爭力不得不開始探索新的財務(wù)管理模式。20 世紀(jì)80 年代，汽車制造巨頭福特經(jīng)過一段時間的探索之后，率先實施財務(wù)共享服務(wù)［2］。實踐證明，財務(wù)共享服務(wù)能夠提高集團(tuán)的管控能力，降低財務(wù)管理成本。

由此，國內(nèi)的企業(yè)也開始學(xué)習(xí)福特公司先進(jìn)的財務(wù)管理模式，并在企業(yè)內(nèi)部推行財務(wù)共享服務(wù)，取得了不錯的效果［3-4］。這一現(xiàn)象使得大部分管理層認(rèn)為只要財務(wù)共享服務(wù)中心能夠正常運行，就會源源不斷地給企業(yè)帶來管理效益。但是，對財務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行管理是一件很困難的事情，管理效果好壞對財務(wù)共享服務(wù)中心能否發(fā)揮作用具有直接影響［5］。財務(wù)共享服務(wù)中心的管理涉及多個方面，如職能定位、組織架構(gòu)、管理思想以及人員配置等。只有找出當(dāng)前財務(wù)共享服務(wù)中心在管理中存在的問題，并針對這些問題提出合理的解決策略，企業(yè)才能繼續(xù)獲取財務(wù)共享服務(wù)帶來的管理效益［6］。目前，國內(nèi)大部分學(xué)術(shù)研究還停留在如何建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心層面，對于如何優(yōu)化財務(wù)共享服務(wù)管理的研究還比較少［7］?；谶@一背景，本文深入研究企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)中心當(dāng)前的運營情況，并針對其中存在的問題進(jìn)行深入分析，提出合理的改進(jìn)建議。

1 財務(wù)共享服務(wù)中心的類型以及運營模式

1.1 財務(wù)共享服務(wù)中心的類型

以財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)目的為分類標(biāo)準(zhǔn)，可將財務(wù)共享服務(wù)中心分為管控型、節(jié)約型以及管控與節(jié)約相結(jié)合的混合型［8］。管控型財務(wù)共享服務(wù)中心適合應(yīng)用在處于成熟期的大型企業(yè)中，其傾向于對子公司的控制，管理層對財務(wù)工作非常重視，財務(wù)部門在公司具有非常重要的地位。節(jié)約型財務(wù)共享服務(wù)中心適用于發(fā)展期的企業(yè)集團(tuán)。一般而言，節(jié)約成本是財務(wù)共享建設(shè)的初期目標(biāo)，其主要是將發(fā)生頻率高以及勞動密集的業(yè)務(wù)納入財務(wù)共享，從而取得節(jié)約成本的效果?；旌闲筒坏梢怨?jié)約成本，還可以掌控子公司，是全面的財務(wù)管理體系。

1.2 財務(wù)共享服務(wù)中心的運營模式

財務(wù)共享服務(wù)中心依據(jù)運營的形式可以分為3 種模式，分別是獨立經(jīng)營模式、市場模式以及非獨立經(jīng)營模式［9］，具體內(nèi)容如圖1 所示。

圖1 財務(wù)共享服務(wù)中心運營模式

1.2.1 獨立經(jīng)營模式

財務(wù)共享服務(wù)中心在獨立經(jīng)營模式下具有獨立法人資格，能夠獨立經(jīng)營，平行于企業(yè)內(nèi)部的其他部門，以盈利為目的，為其他組織提供服務(wù)。在該運營模式下，財務(wù)共享服務(wù)中心不參與業(yè)務(wù)部門的管理，但是具有會計核算以及監(jiān)督的功能，能夠?qū)ζ髽I(yè)進(jìn)行財務(wù)分析，實行納稅申報、資金管理。此外，財務(wù)共享服務(wù)中心對內(nèi)與對外均可以提供獨立的服務(wù)。

1.2.2 市場模式

在該模式下，財務(wù)共享服務(wù)中心的功能是借助第三方平臺實現(xiàn)的。其不僅可以為企業(yè)內(nèi)部提供單獨的、高質(zhì)量的服務(wù)，還可以借助信息技術(shù)，通過第三方平臺為更多的企業(yè)提供共享服務(wù)。該模式的另一個顯著特點是控制權(quán)與財務(wù)權(quán)分離，因此在該模式下，企業(yè)可以選擇不同的服務(wù)，甚至可以自由選擇服務(wù)提供者以及需要的業(yè)務(wù)模塊。在市場的激烈競爭下，提供服務(wù)方會通過不斷完善服務(wù)水平來提高客戶滿意度，進(jìn)而吸引更多的客戶。因此，客戶得到的服務(wù)質(zhì)量會越來越高。

1.2.3 非獨立經(jīng)營模式

采取該模式的財務(wù)共享服務(wù)中心是由集團(tuán)統(tǒng)一設(shè)置的，僅為集團(tuán)內(nèi)部組織提供服務(wù)。在該模式下，財務(wù)共享服務(wù)中心如同托管服務(wù)中心。其不具有獨立法人資格，只是企業(yè)內(nèi)部組織的一部分，對企業(yè)日常事務(wù)進(jìn)行整合，形成統(tǒng)一的流程是其唯一的功能。因此，該模式是一種最基本的運營模式。

2 當(dāng)前企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)中心存在的問題

財務(wù)共享服務(wù)中心作為一種新的管理模式，在構(gòu)建的過程中肯定不是一帆風(fēng)順的，必然會出現(xiàn)各種問題。其運營的過程也是一個不斷發(fā)現(xiàn)問題并不斷改進(jìn)的過程。本文通過對多篇文獻(xiàn)的閱讀以及對多個集團(tuán)企業(yè)的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的一些共性問題［10］，下面分別就這些問題進(jìn)行詳細(xì)的分析。

2.1 財務(wù)共享服務(wù)中心的服務(wù)職能沒有得到充分發(fā)揮

企業(yè)建立財務(wù)共享服務(wù)中心最基本的目的是加大管控力度，促進(jìn)財務(wù)和業(yè)務(wù)一體化發(fā)展，進(jìn)而獲取更高的經(jīng)濟(jì)效益。目前而言，大部分企業(yè)集團(tuán)的財務(wù)共享服務(wù)中心只是在財務(wù)管理上具有優(yōu)勢，而在集團(tuán)管理方面發(fā)揮的作用很有限。比如，A 集團(tuán)以前沒有信息化軟件，在物流方面，原材料采購或者存貨發(fā)出的物流信息均是手動錄入，且物流信息堆積一個月后業(yè)務(wù)人員才會將其交給財務(wù)人員。由于一個月的時間跨度較長，財務(wù)人員對賬時經(jīng)常會出現(xiàn)信息不對稱的狀況，信息的真實性無法得到保障，這種情況不但會影響賬單的及時處理率，還會導(dǎo)致財會核算工作延后，加劇企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。因此，A 集團(tuán)在建立財務(wù)共享服務(wù)中心之后，利用信息軟件加強(qiáng)了物流管理，信息不對稱的情況得到了很大的改善，企業(yè)集團(tuán)的財務(wù)風(fēng)險得到了有效降低［11］。

2.2 系統(tǒng)集成不完善

借助信息技術(shù)，財務(wù)共享服務(wù)模式實現(xiàn)了會計的集中處理以及集團(tuán)的跨地區(qū)管控，可以說，企業(yè)集團(tuán)的信息技術(shù)水平以及共享平臺的功能是集團(tuán)實施財務(wù)共享的重要保障。財務(wù)共享的實施要求企業(yè)必須具有良好的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，如果網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行不暢，就會對業(yè)務(wù)的遠(yuǎn)距離處理以及審批產(chǎn)生不利影響。相關(guān)人員在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計時，更應(yīng)該為業(yè)務(wù)人員以及管理層的操作考慮。雖然大部分的集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)中心幫助財務(wù)人員減少了工作量，但是共享系統(tǒng)的功能還需要完善，應(yīng)該添加滿足基層財務(wù)人員工作需要的功能，提高基層工作人員的工作效率［12］。

2.3 內(nèi)外部溝通存在障礙

在信息化時代，如果企業(yè)集團(tuán)的內(nèi)外部溝通存在障礙，就會造成很大的損失：不僅部門之間、前后臺之間的溝通效率低下，集團(tuán)的市場競爭力也會下降，錯失良好的機(jī)會，給企業(yè)帶來不可估量的損失，導(dǎo)致整個集團(tuán)的運行處于不良狀態(tài)［13］。比如，在工作中需要進(jìn)行對接的人員要經(jīng)常溝通，但由于雙方的工作地點不在同一個地方，他們之間不可能經(jīng)常面對面交流和溝通，在這種情況下，如果不協(xié)調(diào)好，溝通可能會存在很大的問題。

3 企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)中心的管理優(yōu)化策略

針對上面分析的財務(wù)共享服務(wù)中心存在的問題，經(jīng)過深入分析之后，本文提出以下優(yōu)化策略。

3.1 加強(qiáng)精細(xì)化管理，加大信息監(jiān)管力度

一般來說，集團(tuán)可以利用財務(wù)共享服務(wù)中心，實現(xiàn)對信息的集中把控，并實現(xiàn)對業(yè)務(wù)過程的精細(xì)化管理。在生產(chǎn)過程中，財務(wù)人員能夠及時進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，并在業(yè)務(wù)辦理的過程中增設(shè)多個關(guān)鍵點。以關(guān)鍵點為依據(jù)，財務(wù)人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行實時監(jiān)控，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的有效性。下面分3 點進(jìn)行詳細(xì)的分析。

（1）成立專門的數(shù)據(jù)稽核復(fù)查組。該組專門負(fù)責(zé)發(fā)票的驗收核算、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的監(jiān)管等工作。以風(fēng)險前移的方式，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，保障財務(wù)共享服務(wù)中心的穩(wěn)定性。

（2）共享中心的財務(wù)人員要及時對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并及時將分析結(jié)果下發(fā)給集團(tuán)子公司的財務(wù)部門。與集團(tuán)內(nèi)部各部門核對好財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)情況，對在該過程中發(fā)現(xiàn)的問題積極進(jìn)行溝通解決。

（3）信息數(shù)據(jù)的維護(hù)非常重要，因此企業(yè)集團(tuán)需要安排負(fù)責(zé)人專門進(jìn)行數(shù)據(jù)的維護(hù)，包含財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。落實好崗位職責(zé)，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就要責(zé)任到人，及時糾正，嚴(yán)加管控。

3.2 提升服務(wù)管理水平

任何企業(yè)集團(tuán)都應(yīng)以客戶的需求為服務(wù)的導(dǎo)向，提升工作人員的服務(wù)意識。對于業(yè)務(wù)單位提出的意見，服務(wù)中心的人員應(yīng)及時根據(jù)實際情況作出響應(yīng)，并將改進(jìn)措施及時告知業(yè)務(wù)單位，提升業(yè)務(wù)單位的滿意度。企業(yè)集團(tuán)要在財務(wù)共享服務(wù)中心新增服務(wù)熱線，使業(yè)務(wù)單位員工能夠通過熱線電話進(jìn)行服務(wù)咨詢，也可以將問題提交至服務(wù)中心。財務(wù)共享服務(wù)中心人員應(yīng)及時對業(yè)務(wù)單位的各種咨詢或者問題作出解答。為使問題及時得到解決，企業(yè)應(yīng)安排專門人員對解決方案落實情況進(jìn)行跟蹤，并將跟蹤過程上報，且規(guī)定每個問題的解決時限不能超過兩天。此外，為了減少財務(wù)共享服務(wù)中心的工作量，對于經(jīng)常被咨詢的問題，財務(wù)共享服務(wù)中心可以通過定期向業(yè)務(wù)單位發(fā)送常見問題手冊的方式，將咨詢最多的問題以及解決方案整理出來，主動加強(qiáng)溝通。

3.3 增強(qiáng)財務(wù)共享平臺的信息處理能力

為使財務(wù)共享服務(wù)中心更好地發(fā)揮作用，企業(yè)集團(tuán)應(yīng)該加強(qiáng)對其的建設(shè)投入。企業(yè)集團(tuán)每天都會產(chǎn)生大量的財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，因此，對財務(wù)共享服務(wù)中心的首要要求就是其具有較強(qiáng)的信息處理能力，防止出現(xiàn)信息大量堆積的問題。企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)中心還應(yīng)該對每個模塊安排專門的負(fù)責(zé)人，明確數(shù)據(jù)安全的負(fù)責(zé)人。同時，引進(jìn)先進(jìn)的智能化系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并從中獲取幫助企業(yè)集團(tuán)保持競爭力的有用信息。此外，要對財務(wù)人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，幫助他們快速掌握系統(tǒng)的各項功能以及處理事情的流程。

4 結(jié)語

為了適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展、提升自身市場競爭力并且尋求更長遠(yuǎn)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)集團(tuán)開始建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心。財務(wù)共享服務(wù)有其自身優(yōu)勢，不僅能夠提升企業(yè)集團(tuán)的掌控力、降低企業(yè)集團(tuán)的運營成本，還有利于企業(yè)集團(tuán)競爭力的提高。當(dāng)前，部分企業(yè)集團(tuán)已經(jīng)建立財務(wù)共享服務(wù)中心，但在運營的過程中還存在不少問題，需要對其進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)。本文通過對當(dāng)前部分企業(yè)集團(tuán)的財務(wù)共享服務(wù)中心情況進(jìn)行調(diào)研，深度分析了財務(wù)共享服務(wù)中心運營過程中存在的典型問題，并針對這些問題提出了優(yōu)化措施，希望能夠推動企業(yè)集團(tuán)獲得更好的發(fā)展。