試論成人高校學籍管理問題與對策
——以石景山區(qū)業(yè)余大學為例

王 蕊

北京市石景山區(qū)業(yè)余大學，北京 100043

石景山區(qū)業(yè)余大學為一所區(qū)域成人高校，擔負著為區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展培養(yǎng)在職高素質人才的任務，滿足了眾多成人后續(xù)取得大學?？飘厴I(yè)證書的繼續(xù)教育需求。近年來，隨著北京市人口政策變化及教育結構的不斷調(diào)整，北京市乃至區(qū)域內(nèi)成人高等教育適齡人口逐步減少，成人學歷教育任務艱巨。在這樣的形勢下，獨立設置的成人高校必須以質量求生存，以規(guī)范求發(fā)展。

筆者作為石景山區(qū)業(yè)余大學的學籍管理員，愈發(fā)發(fā)現(xiàn)學校學籍管理工作水平的高低直接關系學校的教學秩序和教學質量。目前石景山區(qū)業(yè)余大學的學籍管理，除依托教育部學籍管理平臺外，基本還處于手工管理階段。因教育部學籍管理平臺的限制性和具體審批流程的復雜性，主要使用學生學籍注冊和學生畢業(yè)注冊兩個階段，對于學生整個學習周期的管理，則沒有一個統(tǒng)一規(guī)范的管理平臺，各種工作水平的高低、質量好壞受人為因素影響頗深。在實踐工作中，辦理畢業(yè)是之前隱藏問題的集中爆發(fā)期，因為在學生畢業(yè)時要進行畢業(yè)生修業(yè)成績核對、畢業(yè)論文（實踐環(huán)節(jié)）審核、畢業(yè)信息核對等工作，任何一項沒有完成都影響學生畢業(yè)，不能進行畢業(yè)電子注冊。為此，學籍管理員在畢業(yè)審核環(huán)節(jié)中需要多次與成績管理員、任課教師、班主任進行各項信息的核對。期間，會出現(xiàn)學生成績未更新、錯登、漏登情況，以及學生學籍異動未變更、個人關鍵信息有誤需修改等問題。每每發(fā)現(xiàn)這些問題，都需要學籍管理員多方走訪、調(diào)查核實、追本溯源，找到問題產(chǎn)生的原因后分情況糾正處理。這使得本就時間緊張的畢業(yè)辦理環(huán)節(jié)壓力倍增，對學生的畢業(yè)手續(xù)辦理效率和準確性造成影響。畢業(yè)辦理工作關系到每個學生的切身利益，是學籍管理的最后一關，出不得任何差錯。如果能把整個教學管理各環(huán)節(jié)梳理完善、確保正確，畢業(yè)審核工作就不用再向前追溯，按照既定節(jié)奏高效完成。希望能通過學籍管理中過程管理的規(guī)范和質量把控，改變學籍管理全過程監(jiān)控只能通過畢業(yè)注冊環(huán)節(jié)來審核的現(xiàn)狀；通過加強對學籍管理日常工作中間過程的監(jiān)督和復核，實現(xiàn)從招生到畢業(yè)學籍管理全過程管理的規(guī)范化，促進學校學籍管理質量和水平的提升。

一、成人高校學籍管理工作現(xiàn)狀

成人高校的學籍管理是教務管理中的關鍵一環(huán)，它貫穿學生從入學到畢業(yè)的全過程，是證實學生入學資質、學業(yè)水平的質量保障體系。

從2001年教育部正式對畢業(yè)生進行高等教育學歷證書電子注冊以來，學籍管理的關鍵工作就增加了學籍、學歷電子注冊工作，這種改革注定學籍管理要在教育部的規(guī)范管理下進行，不只是校內(nèi)管理可以解決的問題。隨著北京市石景山區(qū)業(yè)余大學職業(yè)化教學改革的深入，學校成人學生學籍管理的工作內(nèi)容不斷增加，和以前相比更加復雜，對學籍管理人員的勝任要求也愈來愈高。

（一）學籍管理工作本身具有復雜性

學校學籍管理工作涉及各方面，包括新老學生報到、注冊管理；新生檔案管理；新生學號編制，電子學籍注冊；新生錄取信息核對、修改；學生學費管理；在籍學生人數(shù)統(tǒng)計；電子照片采集；畢業(yè)生信息核對、資格審核上報等諸多工作。除此之外，還穿插著日常事務性管理、包括接待來電來訪；辦理學生轉出外校學習，在本校休學、退學或轉專業(yè)等學生學籍異動手續(xù)；開具各類學籍證明、在讀證明、畢業(yè)證明書、學生證補做；歷屆學生照片的整理、發(fā)放；歷屆畢業(yè)證書的制作發(fā)放；接待學生身份信息變更等直接與學生打交道的工作。

以上可以看出，學籍管理工作瑣碎繁雜，需要學籍管理人員具備良好的邏輯性和條理性，才能使工作不出現(xiàn)疏漏?！盁o過便是功”是對學籍管理工作評判的尺度，也從側面體現(xiàn)了學籍管理工作的復雜性。

（二）成人高校學生的結構具有復雜性

成人高校的學生存在著復雜性。從歷年情況看，成人學生年齡梯度大，低年齡段學生比例增加；學生資歷、文化素質差異較大；學習動機差異性強。同時，成人學生的社會化程度高，維權意識強，給學籍管理工作造成一定難度。

成人學生工學矛盾突出，學員社會生活內(nèi)容復雜，往往因為工作、家庭的原因擠占學習時間、減弱學習動機，當受到時間、精力、興趣等多重因素影響后，學生部分會選擇退學、休學或直接不與學校聯(lián)系，部分因為專業(yè)過難而選擇轉專業(yè)，從而造成學籍頻繁變動的情況。

（三）遺留生的后續(xù)管理具有復雜性

未按期畢業(yè)的遺留生，是學籍管理工作的一大難點。這些學生的特點是在班不在籍。對于成人學生來說，因為工學矛盾而不能按期畢業(yè)，但還在六年有效學籍當中，我們稱之為“遺留生”，這些“遺留生”的數(shù)量還在逐年增加。對于未按期畢業(yè)這件事，許多學生并沒有清醒的認識，以為只要交齊了學費，畢業(yè)只需等等；更有學生以為就算剩余幾科沒有通過，也可以取得畢業(yè)證書；學生的學籍意識普遍淡薄，對學籍六年有效期沒有認識；存在這些誤區(qū)的學生通常不會主動與學校聯(lián)系，需要學籍管理老師主動與學生聯(lián)系，進行解釋說明。僅有的一些主動到校重修的學生，也經(jīng)常面臨因教學計劃修訂，招生專業(yè)取消或變更，無法參加課程重修因而無法順利畢業(yè)的難題。所以，對于遺留生的管理，每人因年級、專業(yè)、未通過科目的不同而存在必然的差異，致使學籍管理從班級管理上升到個人管理，增加了學籍管理的難度。

二、成人高校學籍管理工作問題分析

成人高等教育教學管理包括招生錄取、教學計劃設置和執(zhí)行、學籍管理三大塊。整個流程是不可分割的整體，牽一發(fā)而動全身，很多學籍管理過程中產(chǎn)生的問題可以追溯到招生環(huán)節(jié)、教學計劃執(zhí)行環(huán)節(jié)。[1]成人學生在校時間長，反復休學、延期畢業(yè)，致使很多過程管理的問題會在辦理畢業(yè)時顯現(xiàn)，下面根據(jù)學籍管理可能會出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)進行分析。

（一）新生錄取中的問題

1．學生招生報名信息錄入錯誤

根據(jù)現(xiàn)行學籍管理平臺的使用情況，新生的學籍數(shù)據(jù)均由新生錄取數(shù)據(jù)生成，學生正常注冊學籍，必須與錄取數(shù)據(jù)一致。盡管錄取時信息是錯誤的，也要按錯誤的注冊。入學后，再由學校申請，持學生相關證件，先到招辦修改錄取數(shù)據(jù)，再持招辦相關證明到學籍修改數(shù)據(jù)。以致于在招生錄取時的錯誤和疏漏，給學籍管理徒增許多后續(xù)工作。

2．學生地址信息不明確，電話記錄錯誤

新生入學前，只有在報名時才會填寫自己的地址和聯(lián)系方式，學籍管理數(shù)據(jù)并不包含這兩項，但這兩項信息卻在學生管理中頻繁被用到。尤其在新生報到時，班主任需要與學生取得聯(lián)系，而有的學生由于各種原因未主動到校，又因電話、地址錯誤，往往會因未聯(lián)系到而流失。

（二）學籍異動的后續(xù)問題

每年招生錄取后，因為學生報名的盲目性，報到和開學兩周時會收到大量的學籍變更申請。學籍管理人員要針對這些申請，為學生辦理轉學到外校、校內(nèi)退學、休學、轉學習形式、轉專業(yè)等學籍異動手續(xù)。為了防止學生因為申請不通過而放棄學習，學校對于學生學籍變更審批持開放態(tài)度，只要不違反學籍政策，都會批準。這樣的情況，不僅需要去市教委辦理學籍異動，后續(xù)問題也要謹慎處理。如果學生轉學到同類專業(yè)還好，有部分專業(yè)課可以免修；但非同類專業(yè)，如從會計轉學到建筑工程管理，因專業(yè)跨度大，除公共基礎課外，學生相當于重頭修讀轉入專業(yè)，而對于一些隔年招生的小專業(yè)，還會面臨轉入后無法修讀部分已經(jīng)授課結束的課程，對學生來講，涉及能否如期畢業(yè)，對學籍管理員來說，要為學生拆解跨年級課表、重新核定記載學生成績、學費調(diào)整計算、協(xié)調(diào)不同班主任交接學生材料等諸多工作。這要求學籍管理員不僅要熟悉學籍業(yè)務知識，還要站在學員角度進行針對性指導，個性化定制，并且對于轉專業(yè)后期不利影響，讓學生知情。具體工作細致到位，能幫助學生順利進入新專業(yè)學習，也可抑制部分學生隨意、盲目的轉專業(yè)需求。

（三）成績管理的問題

成績管理的主要內(nèi)容是記載學生學業(yè)成績，工作基本集中在期末。而成績審核在辦理畢業(yè)階段，是對學生學業(yè)成績、專業(yè)教學計劃整體的核定，是關系學生能否取得畢業(yè)資格的關鍵。日常的成績管理如果精確性不高，會對畢業(yè)成績審核增加負擔。

日常成績管理主要包括學生的學期成績記載、補考重修成績更新、教學計劃中部分科目的免修、免考等。學校的成績管理主要由成績管理員根據(jù)教師提供的原始成績單手工錄入EXCEL表來記錄和實現(xiàn)，受人為因素影響頗深。教師的原始成績單，會出現(xiàn)成績漏登、串行、綜合成績計算失誤等問題，需要成績管理員的反復核對、矯正；有些問題往往會到畢業(yè)成績審核時才發(fā)現(xiàn)，進而倒查更正。另外，成績管理人員的變動，管理程序脫節(jié)，課程成績單缺失等情況也會引發(fā)成績管理的問題。

（四）學生檔案管理的問題

學生的學籍檔案，是鑒明學生身份、記載學生在校學習過程的電子或紙質記錄。它為學生在校學習起著證明、憑據(jù)、查詢等關鍵作用。作為學校檔案管理中的重要一環(huán)，它有明確的存檔內(nèi)容和保存要求。例如學籍卡片、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)成績單是必須存檔的內(nèi)容，但是在學生整個學習過程中，所涉及的學籍檔案不僅僅是以上內(nèi)容，還有學生的學籍異動材料、免修免考證明、電子照片等。除卻需要存檔的關鍵檔案外，對于其他檔案的管理，往往因為學籍管理人員工作緊張，疏于收集、整理、保管和統(tǒng)計，很多原始記錄表散落在各處，沒有明顯的標記分類，甚至會出現(xiàn)遺失現(xiàn)象，在后期學生管理中需要進行查詢時才會發(fā)現(xiàn)問題。又因為學籍檔案管理伴隨學生學習全過程，會根據(jù)時間不斷產(chǎn)生，保管權限也會在班主任和學籍管理員之間流動，在學生管理時也需要不斷調(diào)取查證，一般會在學生畢業(yè)后統(tǒng)一整理封存，如果學籍管理員過程管理過于粗放，沒有相應的工作規(guī)范，也會為后期制造麻煩。所以，加強對學籍檔案的管理，制定相關檔案收存報廢辦法，合理分配檔案整理工作時間，是需要解決的問題。

三、成人高校學籍管理工作對策和建議

（一）學籍管理需加強制度建設

任何管理制定制度都是首要任務，制度先行，才能有章可循。目前，學校的相關制度因制定得較早，跟不上學籍管理要求的變化。有些制度因為從教育部起始，就沒為成人高校制定明確的規(guī)章，造成現(xiàn)在沒有明文制度，只能按以往慣例辦事的現(xiàn)狀。學校應在改革創(chuàng)新的基礎上對現(xiàn)行制度進行大面積更新和建設，以符合學?，F(xiàn)行和長遠發(fā)展規(guī)劃。

（二）學籍管理需加強信息化建設

“現(xiàn)代信息技術的發(fā)展逐漸推動成人高等繼續(xù)教育朝著信息化、科學化的方向發(fā)展，以此提升成人高等繼續(xù)教育學籍管理的質量和效果?！盵2]學校應該利用信息化手段，加快自己學校管理平臺的開發(fā)、建設和使用。

由學籍管理人員根據(jù)實踐工作需要提出用戶需求，再由其他教務管理人員提出建議，使平臺需求合理并趨于完善，以此保證平臺與實際工作緊密結合。同時，由于學籍管理必定要使用到教育部管理平臺進行注冊和畢業(yè)工作，如果本校管理平臺可以預留接口，和教育部平臺有效對接，便可減少學籍管理中一些重復的工作，從而大大提高管理效率。

系統(tǒng)開發(fā)使用后，能從根本上改變學校現(xiàn)行的成績管理模式，減少人為因素對學籍管理的不利影響。同時，學籍管理人員在使用過程中，也可以評估平臺使用對工作完成度、工作效力是否提升，體會平臺對本校工作的適用度，根據(jù)實際使用提出新的需求，定制新的功能模塊，對管理系統(tǒng)進行不斷完善和升級換代，以確保管理平臺能更好地服務學籍管理工作，使學籍過程管理更透明、更規(guī)范，真正使學籍管理信息化落到實處。

（三）學籍管理需加強過程管理

學籍管理工作伴隨學生入學到畢業(yè)的始終，所以加強過程管理應該做到三點：對于學籍管理目標達成制定相應的計劃；對于工作流程梳理明確清晰、條理分明；對于每個工作環(huán)節(jié)盡量優(yōu)化提升，做到精細完善?？傊绻茉谛律匀雽W開始就始終保持過程管控的意識，在固定時間節(jié)點進行檢查反饋，保障學籍信息、成績檔案等關鍵信息的準確度，其他學籍異動、重修管理、畢業(yè)實踐等中間環(huán)節(jié)不出現(xiàn)錯漏，就能最大限度避免到畢業(yè)時再倒追檢查的被動局面。

在學籍管理過程中，學籍管理員要樹立責任意識，增加對學籍工作的敬畏感，認識到自己的一個失誤對學生來說都是百分之百的錯誤；要樹立質量意識，對學籍工作實行精細化管理，加強對日常工作的檢查和掌控；要樹立事前控制的意識，根據(jù)對工作程序的熟悉，找出容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，提前做好防控措施；樹立反思意識，創(chuàng)新開展工作，追求工作不斷完善。

四、結語

學籍管理是學校教學質量管理中的關鍵一環(huán)，學籍管理無小事，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)更是決定管理質量的要素，管理人員應緊跟政策腳步，規(guī)范管理流程，主動學習鉆研，精進工作水平，更加有效地助力成人學生學習成長。