城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的特征及管理優(yōu)化路徑

黃晗

（安徽省潛山市城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險局，安徽 潛山 246300）

信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理中的介入，是我國養(yǎng)老事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展和數(shù)字化建設(shè)的必然，更是提高管理質(zhì)量的重要工具。相關(guān)單位要通過合理引進(jìn)與應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)而達(dá)到優(yōu)化與完善城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理路徑與方法的目標(biāo)與效果。同時要在管理制度和服務(wù)機(jī)制等方面進(jìn)行動態(tài)優(yōu)化，在制度和技術(shù)要素的協(xié)同推進(jìn)下，能對參保人員檔案信息進(jìn)行動態(tài)管理，對管理過程和質(zhì)量進(jìn)行有效控制。

一、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的主要特征

（一）管理周期長

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理，是一個動態(tài)性、持續(xù)性、一貫性的行為過程，其中涉及的內(nèi)容會跟隨社會成員的一生。無論是青年群體的養(yǎng)老保險金額的繳納，還是面向老年人提供保險發(fā)放服務(wù)，都需以養(yǎng)老保險檔案為依據(jù)踐行各種工作行動。從這個層面反映出檔案管理的周期性較長，伴隨社會公民的一生，隨著時間的推移其中的內(nèi)容會不斷更新與增多。只要參保人員繼續(xù)享受相關(guān)權(quán)利和服務(wù)，相關(guān)單位和人員就必須持續(xù)采集和存儲相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，由此可見該項工作的時間跨度很大，要對檔案進(jìn)行長期的存儲。

（二）內(nèi)容廣泛且復(fù)雜

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作，與居民個體晚年生活品質(zhì)、國家治理能力體現(xiàn)、政府財政管理水平等有著密切關(guān)聯(lián)性，因此必須保證相關(guān)信息具備極強(qiáng)的可靠性與完整性，將所有具有關(guān)聯(lián)性的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一收錄與管理。即一切與養(yǎng)老保險相關(guān)的信息都會錄入檔案中，關(guān)聯(lián)的文件和數(shù)據(jù)都是城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的范疇，由此導(dǎo)致其內(nèi)容極其廣泛和復(fù)雜，在存儲和分類等方面會產(chǎn)生一定難度。

（三）安全性高

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案關(guān)乎中國社會大眾的切身利益，必須對其中的重要信息進(jìn)行嚴(yán)格錄入和安全存儲。相關(guān)單位會采用紙質(zhì)和電子相結(jié)合的形式，對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，體現(xiàn)出較高的安全性和隱私性。檔案管理必須做到高精準(zhǔn)，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善和安全存儲，杜絕人為改動問題，要從源頭處處理威脅檔案安全的各種因素。尤其對具有一定不可替代性的檔案內(nèi)容，如個人手冊必須提升管理的安全性與可靠性。

（四）數(shù)字化屬性凸顯

城鄉(xiāng)人口增長與遷徙，以及城市化進(jìn)程加快等，成為影響城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理質(zhì)量提升的重要因素。因此必須采用技術(shù)手段優(yōu)化工作流程與過程，以此才能全面提高管理質(zhì)量和服務(wù)效率。目前，我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案數(shù)字化屬性凸顯，形成較為完善和科學(xué)的數(shù)字化管理體系和機(jī)制，但仍處于探索與實施的初級階段，未達(dá)到極高的現(xiàn)代化管理水平和效果。大部分城鄉(xiāng)都已推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)工作，即將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以電子和數(shù)字格式進(jìn)行存儲與共享。

二、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理路徑優(yōu)化的現(xiàn)實意義

（一）養(yǎng)老保險事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的必然行動

養(yǎng)老保險是有關(guān)國計民生的大事，需根據(jù)科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢進(jìn)行重新布局。我國養(yǎng)老保險事業(yè)必須快速實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，需對最基本的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理進(jìn)行全面創(chuàng)新與改革，生成更具有時代特征的發(fā)展路徑。檔案管理要扎實推進(jìn)信息化及數(shù)字化建設(shè)，構(gòu)建先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)。根據(jù)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的特征，有科學(xué)依據(jù)地對管理內(nèi)容和方法進(jìn)行優(yōu)化。而對檔案管理全面優(yōu)化與整改，是支持養(yǎng)老保險事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的必然行動，并對中國公民的切身利益產(chǎn)生深遠(yuǎn)和直接影響。

（二）整體提升城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老服務(wù)質(zhì)量

信息化時代背景下，對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理路徑的優(yōu)化，主要目的是為了增強(qiáng)信息內(nèi)容檢索速度與使用質(zhì)量，能利用制度和技術(shù)手段，增強(qiáng)檔案管理的安全性與可靠性。工作內(nèi)容與方法優(yōu)化的主要手段，包括現(xiàn)代信息技術(shù)的引進(jìn)與使用，以及對現(xiàn)有管理制度和規(guī)范的優(yōu)化與完善，結(jié)合各項重要工作內(nèi)容，全面開展管理模式創(chuàng)新和改革工作。基于層次分明、公開透明的管理與服務(wù)機(jī)制，整體提升城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老服務(wù)質(zhì)量。只有真正利用先進(jìn)的管理模式和手段，提高大眾滿意度與認(rèn)可度，才能真正體現(xiàn)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理優(yōu)化的現(xiàn)實意義。

三、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理優(yōu)化的新思路

（一）全面推進(jìn)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)

全媒體時代下，社會大眾對信息查詢效率和服務(wù)質(zhì)量提出更高要求。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險關(guān)乎大眾切身利益，是提升大眾幸福感和安全感的重要保障。因此，大眾對個人信息存儲與保管的安全性提出質(zhì)疑的語境下，要扎實和科學(xué)推進(jìn)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)工作，設(shè)計和開發(fā)更加安全和現(xiàn)代的信息管理系統(tǒng)。具體的工作安排是，以紙質(zhì)養(yǎng)老保險存儲與管理為主，信息管理系統(tǒng)作為整個養(yǎng)老保險管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)。圍繞保險金繳納與查詢，養(yǎng)老保險發(fā)放與一次性賠付，信息更新與優(yōu)化等多項重要的工作內(nèi)容為依據(jù)，開發(fā)多模塊的信息管理系統(tǒng)，同步生成科學(xué)和便捷的業(yè)務(wù)檔案流程。同時，系統(tǒng)必須具備檔案管理、信息登記、關(guān)系轉(zhuǎn)移等內(nèi)容，利用信息化工作平臺提高保險金額發(fā)放的質(zhì)量和效率。要將信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等科學(xué)融入城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理優(yōu)化工作中，以此為思路構(gòu)建信息化工作平臺、信息化管理制度，利用技術(shù)手段逐漸實現(xiàn)管理與服務(wù)一體化。

（二）注重培養(yǎng)管理人員信息素養(yǎng)和職業(yè)能力

新的工作環(huán)境與語境下，既要對工作模式和方法進(jìn)行全面升級，還要有效提高工作人員的信息素養(yǎng)和職業(yè)能力。管理者要明確“人”是具體踐行與開展工作的第一要素，需保證他們形成與時俱進(jìn)的管理理念和現(xiàn)代化作業(yè)能力，能適應(yīng)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險信息化管理背景和具體要求。相關(guān)單位具體推進(jìn)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理優(yōu)化工作的過程中，要制定科學(xué)和規(guī)范化的教育培訓(xùn)方案與計劃，有步驟有層次性地對檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)。組織相關(guān)人員系統(tǒng)和深入學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息化工作平臺的操作方法，掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的必要技能，熟練操作信息管理系統(tǒng)和平臺，以此才能提高管理質(zhì)量和服務(wù)效率。

（三）科學(xué)和合理引進(jìn)群眾監(jiān)督和反饋機(jī)制

城鄉(xiāng)居民檔案管理是一項復(fù)雜和系統(tǒng)性工程，涉及所有利益相關(guān)者一生的保障與生活品質(zhì)。而對檔案內(nèi)容進(jìn)行管理的不同時期和背景下，由不同的人經(jīng)手與接辦，會出現(xiàn)不同程度的信譽(yù)風(fēng)險。因此為了有效提升管理質(zhì)量，以及信息存儲的安全性和可靠性，應(yīng)適當(dāng)引進(jìn)群眾監(jiān)督和反饋機(jī)制，根據(jù)大眾提供的意見，動態(tài)和科學(xué)優(yōu)化工作內(nèi)容和管理。養(yǎng)老金發(fā)放上，要虛心聽取與接納大眾意見，并將其作為創(chuàng)新與改革管理模式重要依據(jù)，逐漸形成更加公正和透明的管理與服務(wù)機(jī)制。

四、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理優(yōu)化新路徑

（一）基于信息化管理平臺實現(xiàn)分類管理

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的難度由本身特性與特征決定，只有通過不斷完善和優(yōu)化管理方式方法，才能達(dá)到更高的服務(wù)水平。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險管理的內(nèi)容較為繁雜，需結(jié)合人類智慧與現(xiàn)代信息技術(shù)的力量，將海量的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分門別類存儲，以便于更高質(zhì)量和高效的查詢與使用。管理人員需對紙質(zhì)檔案和電子化檔案分別進(jìn)行分類管理，實現(xiàn)歸檔的差異性對待，所有信息內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的整理與存儲。根據(jù)檔案的年限和重要程度，專業(yè)化和科學(xué)化的進(jìn)行分類管理，既要便于信息的查詢與共享，還能充分保證檔案信息的完整性與連貫性。檔案管理人員要根據(jù)分類依據(jù)，對各類信息進(jìn)行精準(zhǔn)與科學(xué)的分類，做到主次分明，井然有序，不能因內(nèi)容分類而影響信息閱讀的完整性。針對政策性文件檔案進(jìn)行分類管理時，盡量根據(jù)文件的出處、類型、文號進(jìn)行分類歸檔。對經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案信息進(jìn)行分類時，按照部門、時間進(jìn)行分類。普通城鄉(xiāng)居民的養(yǎng)老保險檔案進(jìn)行分類，結(jié)合賬戶的特點(diǎn)進(jìn)行分類存儲與管理，保證能快速查詢用戶需求的信息內(nèi)容。管理人員要對所有檔案性質(zhì)與類型了然于胸，秉承高效服務(wù)和安全存儲的原則，對檔案信息進(jìn)行分類存儲與管理。

（二）根據(jù)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案特征建設(shè)現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案存儲的周期較長，存儲與保管的內(nèi)容較為復(fù)雜和多樣，隨著時間的推移而加劇信息管理與篩選的難度。因此在新時代背景下，大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展下，要能根據(jù)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的特征，全面推進(jìn)現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。要將所有類型的檔案都正式存儲到數(shù)據(jù)庫中，利用技術(shù)手段進(jìn)行智能分類與內(nèi)容優(yōu)化，將人從繁雜和機(jī)械化的工作中釋放出來，更深入地參與到智慧型的服務(wù)工作中。將日常信息采集、歸納、存儲等工作，利用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)和技術(shù)手段完成。因此，要首先建成現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫，將內(nèi)容廣泛和復(fù)雜的檔案信息錄入系統(tǒng)中，并能對系統(tǒng)進(jìn)行多重的加密處理，進(jìn)一步增強(qiáng)信息存儲的安全性與可靠性。結(jié)合數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)更新等內(nèi)容，分別開通相應(yīng)的管理與服務(wù)功能，保證快速的追蹤與定位目標(biāo)信息，并智能標(biāo)注可疑信息，方便工作人員有針對性地進(jìn)行查詢與審核。相關(guān)部門要與科技企業(yè)進(jìn)行深度合作，根據(jù)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的特征，以及數(shù)字化建設(shè)的具體需求和要求，設(shè)計與開發(fā)具有前瞻性和引領(lǐng)性的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并為24小時不間斷服務(wù)提供更多技術(shù)支持。

（三）實現(xiàn)現(xiàn)線上和線下協(xié)同推進(jìn)檔案服務(wù)工作

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理路徑的優(yōu)化，以提高服務(wù)質(zhì)量為重，以全面優(yōu)化服務(wù)流程為主，對具體的工作進(jìn)行重新安排。信息技術(shù)需深度滲透檔案管理全過程，既要對紙質(zhì)文檔進(jìn)行數(shù)字化應(yīng)對，還要充分考慮群眾利益，能在線上和線下協(xié)同推進(jìn)檔案服務(wù)工作。一方面，要凸顯傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)越性，對既定的工作內(nèi)容與手段進(jìn)行優(yōu)化與升級。利用掃描系統(tǒng)和設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，制定具體的電子檔案服務(wù)規(guī)章制度。充分做好電子檔案和紙質(zhì)檔案歸檔工作的前提下，要科學(xué)設(shè)計易于調(diào)取和查詢的目錄，為有需求的大眾提供精準(zhǔn)和高效的服務(wù)。同時，要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行科學(xué)和安全化存儲，即電子文本進(jìn)行科學(xué)備份，在開展管理與服務(wù)工作的過程中，盡量使用檔案的副本。另一方面，依托城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的信息化工作平臺，在線上開展保險費(fèi)用征繳、查詢、報銷、信息查詢、個人用戶信息更改等服務(wù)，并能開通預(yù)約和提醒功能，避免基層群眾出現(xiàn)過長等待時間。

（四）加強(qiáng)檔案信息化管理制度體系的完善與優(yōu)化

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老檔案的內(nèi)容較為復(fù)雜，需注重管理模式和方法優(yōu)化，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化管理制度體系的完善。構(gòu)建規(guī)范化的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，透明化和高效化的推進(jìn)檔案整理工作。科學(xué)和完善的規(guī)章制度，要作為提高檔案管理質(zhì)量的重要手段，并在檔案采集、整理、入庫、查閱等方面都能實現(xiàn)規(guī)范化和制度化管理。根據(jù)線上線下開展工作的異同性，分別設(shè)定相應(yīng)的管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，以高質(zhì)量服務(wù)群眾為原則，制定員工管理規(guī)范和服務(wù)大眾的具體機(jī)制。管理層需對在線服務(wù)與線下管理的具體范疇和職責(zé)進(jìn)行科學(xué)設(shè)定，保證相關(guān)崗位人員能在檔案管理和大眾服務(wù)方面做好銜接與分工，以此根據(jù)具體內(nèi)容制定管理制度和考核機(jī)制。尤其，要加強(qiáng)線上服務(wù)過程的監(jiān)管與督導(dǎo)，要全面推進(jìn)便民服務(wù)，真正體現(xiàn)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理優(yōu)化的現(xiàn)實意義。對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理制定具體的實施辦法、總體要求，利用制度手段規(guī)范化推進(jìn)檔案的電子化管理和信息化管理。如要求工作人員將管理類、待遇類、稽查類等檔案，正式納入信息化管理系統(tǒng)中，在訪問權(quán)限上進(jìn)行科學(xué)設(shè)計，要按照規(guī)定和流程進(jìn)行檔案的使用與調(diào)取。在互聯(lián)網(wǎng)時代下，傳統(tǒng)紙質(zhì)管理與信息化檔案管理要協(xié)同推進(jìn)，生成現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，并充分體現(xiàn)內(nèi)容的原始性、可靠性、精準(zhǔn)性，安全性。即以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與格式錄入檔案信息，適當(dāng)引進(jìn)審核與校對機(jī)制，保證系統(tǒng)中的檔案內(nèi)容具備極高的可信度和準(zhǔn)確度，并對內(nèi)容進(jìn)行多媒介存儲，避免系統(tǒng)受到外部干擾與侵襲而造成信息損毀或丟失的問題。

五、結(jié)束語

總之，檔案管理優(yōu)化，要根據(jù)日常服務(wù)和管理內(nèi)容，將工作盡量轉(zhuǎn)移線上平臺，實現(xiàn)全程化和細(xì)致化的跟進(jìn)各項服務(wù)，真正發(fā)揮信息化管理平臺的作用和優(yōu)勢。利用制度手段為信息化管理檔案保駕護(hù)航，逐漸生成更加清晰、透明、公正的服務(wù)流程與機(jī)制。