數(shù)字化背景下的教師人事檔案管理分析

李 好

（株洲市教育局，株洲 412007）

引 言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步，數(shù)字經(jīng)濟、數(shù)字城市等發(fā)展理念應(yīng)運而生，這充分體現(xiàn)了“數(shù)字化”在社會發(fā)展中的作用。人事工作作為服務(wù)黨和國家大局的核心工作之一，其重要性不言而喻，而要想提高工作水平，就要積極引入數(shù)字化技術(shù)。人事檔案管理作為人事工作中的關(guān)鍵組成部分，其管理水平能夠直接影響人事工作整體質(zhì)量和效率，所以加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)速度至關(guān)重要。眾所周知，人事檔案詳細記錄了人才的個人信息、工作經(jīng)驗、專業(yè)能力等內(nèi)容，在評估人才綜合素質(zhì)、預(yù)測其未來發(fā)展等方面可以發(fā)揮重要作用。學(xué)校作為教書育人的重要基地，其發(fā)展離不開廣大教師的支撐，做好教師人事檔案管理工作，無論對教師個人還是學(xué)校整體發(fā)展而言，都有著至關(guān)重要的作用。實施數(shù)字化管理，不僅可以提高管理效率和質(zhì)量，還能夠減輕人力負擔(dān)，利于為學(xué)校創(chuàng)新改革奠定基礎(chǔ)。

一、教師人事檔案數(shù)字化管理概述

（一）人事檔案數(shù)字化概念

數(shù)字化技術(shù)是信息工程技術(shù)中的重要組成部分，當(dāng)前被廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域，也包括檔案管理方面。概括來說，數(shù)字化檔案管理就是采用掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計算機技術(shù)、數(shù)字攝像技術(shù)等先進技術(shù)，將載體多樣化的檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，使信息以數(shù)字的形式儲存在計算機設(shè)備中，如此不僅能夠保證檔案信息的真實性、完整性和及時性，還能夠在網(wǎng)絡(luò)連接背景下實現(xiàn)檔案資源實時共享。

人事檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，包括檔案收集、整理、鑒別、應(yīng)用等多個環(huán)節(jié)。將數(shù)據(jù)庫、多媒體、計算機等先進技術(shù)引入人事檔案管理工作，并建立數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的數(shù)字化處理和儲存，同時基于數(shù)字化管理平臺的查詢檢索和電子存取等功能，還能實現(xiàn)與學(xué)校自動化辦公系統(tǒng)的有效銜接，從而提高學(xué)校綜合管理水平。

（二）人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.辦公效率高

在教師人事檔案管理工作中引入數(shù)字化技術(shù)，能夠為檔案資源共享和實時傳遞提供便利，有利于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供準確依據(jù)。另外，辦公人員利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，可以快速在終端設(shè)備上查詢檔案信息。相對于傳統(tǒng)管理模式而言，這種方法突破了時間和空間的限制，充分體現(xiàn)了數(shù)字化管理的優(yōu)勢和價值，有效提高了學(xué)校辦公效率和管理水平。

2.信息容量大

以往的教師人事檔案的載體大多為紙質(zhì)，在儲存過程中需要占用大量空間。隨著學(xué)校人才隊伍建設(shè)水平的不斷提升，教師人事檔案更新速度也逐漸加快，在管理過程中，檔案管理人員需要將大量時間和精力消耗在檔案資源收集、整理、鑒別等方面，這不僅會降低管理效率，還容易受人為因素影響出現(xiàn)誤差。而推行數(shù)字化管理，可以將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式，并儲存于計算機系統(tǒng)中。眾所周知，計算機系統(tǒng)本身具有容量較大的特點，不僅能夠儲存大量檔案資源，充分保證檔案資源的完整性和準確性，還能夠節(jié)約紙質(zhì)檔案占地面積，有效提高辦公室空間利用率。

3.可以保證原件的完整性

紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化處理后，即可形成數(shù)字化檔案資源。使用者在查找檔案資源時，只需通過終端設(shè)備調(diào)取數(shù)字化檔案即可，而不需動用紙質(zhì)檔案原件。只有對數(shù)字化檔案產(chǎn)生疑問時，才需要調(diào)取紙質(zhì)檔案進行核對，如此能夠有效減少紙質(zhì)檔案的翻閱率，避免其受人為因素影響而出現(xiàn)損壞、缺頁、篡改等不良現(xiàn)象。

二、數(shù)字化背景下的教師人事檔案管理存在的問題

（一）管理理念落后

思想是行動的先導(dǎo)，只有在思想上提高重視程度，才能在行動上提高效率。當(dāng)前，雖然大部分學(xué)校都認識到了人事檔案管理的重要性，但存在一定的管理理念滯后現(xiàn)象。其主要原因在于檔案管理人員自身思想受到局限，容易受傳統(tǒng)管理模式的禁錮，導(dǎo)致工作開展中重點模糊，簡單來說就是將過多時間和精力放在人事檔案收集、整理等環(huán)節(jié)，而忽略了人事檔案利用率的提高。尤其是在數(shù)字化背景下，學(xué)校需要不斷提高信息化建設(shè)水平，如果檔案管理人員沒有及時更新管理理念，將會導(dǎo)致管理效果大打折扣。造成檔案管理人員管理理念落后的主要原因包括以下三點：第一，教師人事檔案管理工作定位不清晰。長期以來，教師人事檔案管理工作始終處于教學(xué)輔助范疇，并且缺乏相應(yīng)的薪酬機制。對于教師發(fā)展而言，職稱評定十分重要，但很多學(xué)校并未將教師人事檔案與職稱評定融合，這在一定程度上削弱了教師人事檔案的功能性，其也是導(dǎo)致檔案管理人員管理理念落后的主要原因。第二，對教師人事檔案管理認識不足。很多教師認為人事檔案管理工作歸屬于檔案管理部門，實際上這種認識存在局限性。眾所周知，教師人事檔案會隨著教師教學(xué)經(jīng)歷、專業(yè)能力等方面的變化而變化，所以在管理過程中需要教師積極配合，完成人事檔案收集、更新等工作。如果僅憑檔案管理部門一己之力開展工作，勢必會降低管理效率，也無法保證檔案資源的完整性、真實性和及時性。第三，學(xué)校當(dāng)前在教師人事檔案管理中，并未構(gòu)建相應(yīng)的管理標準和明確的管理規(guī)定。這導(dǎo)致檔案管理人員從主觀上輕視檔案管理工作，從而在一定程度上降低了檔案資源利用率。

（二）管理模式與工作需求不符

當(dāng)前，大部分學(xué)校都在檔案管理工作中設(shè)置了教師人事檔案管理門類，并以教師個體為主體，對其信息資源進行統(tǒng)一裝盒保存。但打開卷盒即可發(fā)現(xiàn)，其中很多信息資源存在雜亂無章、缺頁少頁等問題，甚至部分年輕教師的個人檔案只是一個空殼。這種模式下的檔案管理工作，與工作需求嚴重不符，無法保證管理質(zhì)量和效率。另外，人事檔案管理工作本身具有復(fù)雜性特點，而且學(xué)校并未形成統(tǒng)一的管理標準，導(dǎo)致檔案管理人員在檔案收集和整理等方面面臨較大挑戰(zhàn)。此外，由于相關(guān)制度欠缺，檔案管理人員在工作執(zhí)行過程中往往無章可循、無據(jù)可依，這會嚴重降低檔案管理水平，也不利于發(fā)揮教師人事檔案的作用和價值。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

檔案管理人員是教師人事檔案管理的執(zhí)行者，其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)能夠直接影響檔案管理水平。結(jié)合學(xué)校教師人事檔案管理現(xiàn)狀可以看出，部分檔案管理人員存在專業(yè)水平不足、老齡化嚴重等問題，主要原因包括以下四點：第一，檔案管理工作煩瑣復(fù)雜。教師人事檔案管理涉及收集、整理、辨別、歸類、儲存、拿取等多個方面，工作內(nèi)容煩瑣復(fù)雜，而且包含諸多重復(fù)流程。尤其是在新時期，學(xué)校教師隊伍建設(shè)水平不斷提高，這也在一定程度上加快了教師人事檔案更新速度，使得檔案管理人員的工作量與日俱增。很多檔案管理人員在面臨巨大工作壓力的情況下選擇轉(zhuǎn)崗或辭職，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理人員大量流失。第二，薪資待遇較低。檔案管理工作相對于學(xué)校其他崗位而言，薪資待遇較低，導(dǎo)致很多年輕工作者將該工作當(dāng)作職位晉升的跳板，積累了一定專業(yè)能力和技術(shù)水平之后，往往選擇跳槽去更有發(fā)展空間的單位和部門就職。第三，信息化水平較低。在數(shù)字化背景下，學(xué)校人事檔案載體逐漸向多樣化發(fā)展，這也對檔案管理人員信息化水平提出較高要求。很多檔案管理人員由于年齡較大，對先進管理技術(shù)掌握不足，因此管理效率不高。這些檔案管理人員習(xí)慣沿用傳統(tǒng)管理模式，使得很多教師人事檔案在反復(fù)整理和傳遞過程中，出現(xiàn)字跡不清、缺頁少頁等問題，并且在裝訂過程中隨意打洞，使得教師人事檔案的完整性遭到嚴重破壞。

三、數(shù)字化背景下的教師人事檔案管理方法

（一）更新管理理念，引入信息化技術(shù)

要想提高教師人事檔案管理水平，就需要檔案管理人員及時更新管理理念，確保檔案管理工作與學(xué)校其他工作相適應(yīng)，為促進學(xué)校向信息化、規(guī)范化趨勢發(fā)展奠定基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，將信息化技術(shù)引入人事檔案管理工作，已經(jīng)成為學(xué)校創(chuàng)新改革的大勢所趨。教師人事檔案信息化管理涉及數(shù)據(jù)維護、信息查詢等多個方面，具有系統(tǒng)性、復(fù)雜性等特點，所以學(xué)校需要在更新檔案管理人員的管理理念的基礎(chǔ)上，明確劃分教師人事管理工作內(nèi)容，確保檔案管理人員了解自身職責(zé)。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)設(shè)置專業(yè)的檔案管理流程。具體來說：第一，學(xué)校需要制定并健全完善的教師人事檔案管理制度，明確管理重點，使檔案管理人員及時轉(zhuǎn)變管理思路，除做好檔案收集、整理、歸類等工作外，還要重視提高檔案資源利用率。第二，構(gòu)建信息化管理平臺。學(xué)校需要利用計算機技術(shù)，構(gòu)建教師人事檔案管理平臺，充分利用計算機系統(tǒng)完成檔案記錄、登記、更新等工作。同時，借助計算機系統(tǒng)統(tǒng)計各種信息數(shù)據(jù)，從而為檔案管理人員制訂管理計劃提供準確依據(jù)。此外，結(jié)合教師人事檔案管理需求在計算機系統(tǒng)中編制程序，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，有助于檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)重點實時查閱檔案信息。

（二）創(chuàng)新管理模式，構(gòu)建數(shù)字化管理系統(tǒng)

當(dāng)前，很多學(xué)校在教師人事檔案管理過程中，依然采用分散式管理模式，導(dǎo)致檔案資源分布在不同部門，這為檔案管理人員收集和整理帶來巨大挑戰(zhàn)，也在一定程度上降低了管理效率和質(zhì)量。對此，需要學(xué)校積極創(chuàng)新檔案管理模式，并構(gòu)建數(shù)字化管理系統(tǒng)，引入現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，將學(xué)校各部門、各崗位連成一體，為教師人事檔案管理工作順利開展奠定良好基礎(chǔ)。所謂檔案數(shù)字化管理，就是將計算機、大數(shù)據(jù)、數(shù)字掃描等各種先進技術(shù)應(yīng)用到教師人事檔案管理工作中，將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式，并統(tǒng)一儲存在計算機系統(tǒng)上，形成健全、完善的教師人事檔案資源庫。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員可以通過計算機完成檔案管理工作。由此可見，教師人事檔案數(shù)字化管理，離不開基礎(chǔ)設(shè)施的支撐。所以，要想創(chuàng)新管理模式，就要加大資金投入力度，為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)奠定基礎(chǔ)，保證數(shù)字化管理硬件設(shè)備充足，以此來構(gòu)建人事檔案數(shù)字化管理環(huán)境。另外，檔案管理人員需要通過攝影、掃描等技術(shù)，將收集到的教師人事檔案進行數(shù)字化處理，并以教師個人為單位構(gòu)建相應(yīng)文件夾，同時以檔案號為文件夾命名，從而為檔案查閱、調(diào)取提供便利。數(shù)字化管理雖然便捷、高效，但管理系統(tǒng)本身存在的開放性和共享性特點，也為病毒入侵、黑客攻擊創(chuàng)造了有利條件。為了從根源上規(guī)避檔案泄露、篡改等問題，需要檔案管理人員定期做好管理系統(tǒng)維護工作，并對檔案資源進行備份，通過設(shè)置防火墻、加大密保力度等方式，減少教師人事檔案資源管理隱患。

（三）培養(yǎng)專業(yè)人才，提高檔案管理人員信息化水平

新時期，學(xué)校教師人事檔案管理工作數(shù)量和難度逐漸增加，這對檔案管理人員綜合素質(zhì)提出較高要求，其不僅需要其掌握管理規(guī)范和標準流程，還要不斷提高信息化水平，能夠正確操作信息化系統(tǒng)，從而充分發(fā)揮人事檔案數(shù)字化管理的作用和價值，同時減輕工作負擔(dān)，提高檔案管理效率。為了滿足這一需求，需要從以下四個方面進行深入研究：第一，拓展人才招聘渠道，提高人才選拔門檻。學(xué)校需要明確教師人事檔案管理工作需求，并堅持遵循“優(yōu)先錄取，雙向選擇”的基本原則，引入專業(yè)能力強、工作經(jīng)驗豐富、創(chuàng)新水平高的人才，為提高檔案管理隊伍基礎(chǔ)水平奠定基礎(chǔ)。第二，加大檔案管理人員培訓(xùn)力度。學(xué)校應(yīng)重點培訓(xùn)教師人事檔案數(shù)字化管理知識和技術(shù)，全面提高檔案管理人員信息化水平，同時要求檔案管理人員熟練掌握相關(guān)政策、規(guī)章制度等內(nèi)容，保證其在人事檔案管理工作中能夠嚴格約束自身行為。第三，制定健全考核體系。學(xué)校應(yīng)對檔案管理人員進行綜合考核，并將考核結(jié)果與檔案管理人員薪資待遇相掛鉤，以此來提高檔案管理人員的自我完善意識，調(diào)動其工作積極性。第四，適當(dāng)調(diào)整薪資待遇。學(xué)校應(yīng)做好市場調(diào)查工作，了解同行業(yè)、同崗位薪資待遇平均情況，避免薪資待遇低于平均水平。同時，要實行獎懲機制，針對工作能力強、管理水平高的人員給予相應(yīng)獎勵，相反則給予一定處罰。

結(jié) 語

綜上所述，在數(shù)字化背景下，學(xué)校教師人事檔案管理工作也要進一步強化信息化建設(shè)水平，通過引入各種先進技術(shù)，代替?zhèn)鹘y(tǒng)人力勞動，全面提高人事檔案管理水平，為學(xué)校的健康發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。