淺談信息化背景下事業(yè)單位人事檔案管理優(yōu)化策略

丁 華

（山東教育社，濟(jì)南 250002）

引 言

人事檔案管理作為事業(yè)單位人事工作的重點(diǎn)部分，負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)單位的人事資料進(jìn)行管理，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)有著不可或缺的重要作用。在如今這個(gè)信息化時(shí)代，事業(yè)單位的人事檔案管理工作更應(yīng)當(dāng)利用信息化技術(shù)不斷優(yōu)化工作流程。事業(yè)單位的人事檔案管理工作要立足于自身的實(shí)際情況，科學(xué)地運(yùn)用信息化技術(shù)，不斷提高自身的管理水平。本文通過(guò)對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀與信息化技術(shù)的運(yùn)用進(jìn)行分析，得出一些對(duì)應(yīng)的優(yōu)化策略，希望對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展有所幫助。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

事業(yè)單位是我國(guó)各類人才的主要集中地，是增強(qiáng)我國(guó)綜合國(guó)力的重要領(lǐng)域，是實(shí)施科教興國(guó)戰(zhàn)略的重要陣地。而事業(yè)單位要想更好地發(fā)揮其職能，就必須做好人事管理工作。事業(yè)單位的人事檔案管理主要是對(duì)單位的工作人員或者相關(guān)服務(wù)人員進(jìn)行信息的收集和整理工作，是人事管理工作的重要組成部分。人事檔案管理能夠?qū)ο嚓P(guān)的信息進(jìn)行整理并檢查，構(gòu)建一個(gè)相對(duì)完整的信息資料庫(kù)，對(duì)人才的管理與資源整合分配起到輔助作用。人事檔案管理工作作為檔案工作的重要部分之一，對(duì)于記錄檔案的載體也有很高的要求，所以如今的事業(yè)單位人事檔案管理必須把握信息化發(fā)展的趨勢(shì)，積極引入信息化的相關(guān)技術(shù)，確保檔案管理工作的平穩(wěn)發(fā)展。事業(yè)單位人事檔案管理工作對(duì)于信息的傳遞與收集有很高的要求，對(duì)于提高事業(yè)單位管理工作的質(zhì)量有很大的影響。

二、信息化背景下，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位人事管理工作中的重要意義

（一）提升事業(yè)單位人事檔案管理的工作效率

信息化技術(shù)對(duì)于人事檔案管理工作質(zhì)量的提升有很大的幫助。得益于信息化技術(shù)更加科學(xué)高效的工作技術(shù)與方法，工作人員能夠更加快速、便捷地進(jìn)行檔案的收集整理等相關(guān)工作。采用信息化手段大大提高了人事檔案管理的工作效率。比如，對(duì)于單位內(nèi)各部門工作人員信息的收集整理工作，傳統(tǒng)的檔案管理工作是工作人員采用人工的方式發(fā)放表格，或者對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行訪問(wèn)，之后把收集好的信息統(tǒng)一送到檔案管理部門，然后進(jìn)行仔細(xì)的核對(duì)與整理，這樣的方法耗時(shí)耗力，且效率不高。信息化的人事檔案管理工作就比較科學(xué)和便捷了，只需要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把電子版的信息收集表格發(fā)送到每個(gè)員工的手機(jī)或者電腦上，再利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)每個(gè)員工所填寫的電子表格進(jìn)行收集和整理，大大縮短了所需要的人力與時(shí)間。

（二）使事業(yè)單位人事檔案管理工作更加準(zhǔn)確

信息化技術(shù)能夠保證及時(shí)更新事業(yè)單位人事檔案的數(shù)據(jù)。相較于以往的更新速度，信息化技術(shù)對(duì)于檔案管理更新速度的提升是十分明顯的，并且數(shù)據(jù)的及時(shí)更新也保證了事業(yè)單位人事檔案信息的準(zhǔn)確性。在過(guò)去傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，若是某個(gè)部門的工作人員的信息發(fā)生了變動(dòng)，工作人員是很難及時(shí)對(duì)該人員的相關(guān)人事信息進(jìn)行更新或調(diào)整的，必須手動(dòng)地搜索對(duì)應(yīng)的資料，再根據(jù)對(duì)相關(guān)人員的調(diào)查進(jìn)行對(duì)應(yīng)信息的改動(dòng)，工作效率低下，且耗費(fèi)的時(shí)間成本過(guò)高。但如今，在人事檔案管理工作中利用信息化手段，能夠更快地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)地搜索并調(diào)取相關(guān)人員的信息，并能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進(jìn)行及時(shí)的修改，不再需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間成本進(jìn)行檔案的搜索工作，大大提高了檔案管理工作的效率。

（三）有利于事業(yè)單位進(jìn)行人才挖掘

將信息化技術(shù)手段應(yīng)用到事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，是非常有意義的。利用網(wǎng)絡(luò)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠?qū)κ聵I(yè)單位內(nèi)各個(gè)部門的工作人員進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的評(píng)估。工作人員的檔案是其工作能力最直觀的體現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)干部能夠根據(jù)這些人事檔案更加快速地掌握單位工作人員的狀況與工作人員的工作能力。而且，利用信息技術(shù)，工作人員能夠更加準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)自己所擅長(zhǎng)的工作領(lǐng)域，這對(duì)相關(guān)工作人員以后的工作和發(fā)展提供了巨大的幫助。

三、目前我國(guó)事業(yè)單位人事管理的現(xiàn)狀

（一）信息化管理意識(shí)不足

就目前的情況而言，仍然有部分地區(qū)的事業(yè)單位并沒(méi)有真正地在日常的人事檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)。部分單位的相關(guān)人員對(duì)于信息化技術(shù)對(duì)管理工作的巨大幫助沒(méi)有準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，使得一些工作人員不能在人事檔案管理工作中很好地運(yùn)用信息化手段，無(wú)法發(fā)揮其真正的作用。信息技術(shù)能夠有效地提高人事檔案管理工作的工作效率，并很好地減少工作中的失誤，也有利于培養(yǎng)新型技術(shù)人才，提高工作人員的管理能力。但就目前的狀況來(lái)看，大部分事業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，這種舊有的工作模式已經(jīng)不太適合現(xiàn)在的檔案管理需要了，并且工作效率也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如信息化的工作方法。事業(yè)單位在人事檔案管理工作方面的意識(shí)不足主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。

（1）在通常情況下，事業(yè)單位的人事檔案管理工作相對(duì)來(lái)說(shuō)工作量較少，工作專業(yè)性不高，而且內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，這就使得工作人員的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，在工作時(shí)不能盡心盡責(zé)，并且不會(huì)主動(dòng)地提高自身的專業(yè)技能，工作創(chuàng)新意識(shí)十分薄弱。

（2）一些人事檔案管理人員沒(méi)有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，對(duì)于自身所負(fù)責(zé)的檔案管理工作的重要性沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，忽視了人事工作對(duì)于事業(yè)單位正常運(yùn)行與發(fā)展的重要性。

（3）部分事業(yè)單位并沒(méi)有建立科學(xué)的人事檔案管理工作模式，并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)督，工作人員往往只是應(yīng)付差事，致使檔案管理工作效率低下。

傳統(tǒng)的人事檔案管理理念認(rèn)為，要想認(rèn)真做好檔案管理工作，只需要做好檔案的更新、管理工作即可，為了提高檔案的保存效率，甚至?xí)p少檔案的使用次數(shù)，使得工作人員很少對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的研究，無(wú)法發(fā)揮檔案的真正作用，只重視了保密的原則，而忽視了對(duì)檔案所包含的信息的研究，這就使得人事檔案很難對(duì)單位的人事管理做出幫助。隨著我國(guó)行政管理體制改革的不斷推進(jìn)，事業(yè)單位自身也在不斷地調(diào)整，人事制度也伴隨著行政管理體制改革在不斷地變化，這就使得人事檔案也在逐漸復(fù)雜化，信息含量逐步增加。再加上目前實(shí)行的事業(yè)單位檔案公開政策，也進(jìn)一步加大了人事檔案管理工作的難度。人事檔案信息管理作為判斷一個(gè)事業(yè)單位工作質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，對(duì)于事業(yè)單位的人事管理工作有至關(guān)重要的作用。所以，事業(yè)單位的人事檔案管理人員必須緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，改變自身落后的思想觀念，及時(shí)地利用信息化的思想去調(diào)整自己的工作，強(qiáng)化自身的信息化知識(shí)與相關(guān)技能，同時(shí)還要加強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，提高自身的工作效率。

（二）管理模式落后，影響工作效率

由于受到舊有傳統(tǒng)管理思想的限制，目前部分事業(yè)單位的人事檔案管理工作仍然采用人工作業(yè)的工作方式，這就大大限制了資料管理工作的工作效率，不利于人事檔案管理工作的創(chuàng)新。另外，有些地區(qū)的事業(yè)單位雖然在人事檔案管理工作中利用了相關(guān)的信息化技術(shù)，但由于工作人員的思維比較陳舊，因此很難發(fā)揮出信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。雖然有些管理人員認(rèn)識(shí)到了信息化技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的巨大幫助，但由于年齡、習(xí)慣等諸多因素的影響，在實(shí)際操作中仍然會(huì)遇到許多困難，不利于工作效率的提高。并且，由于多數(shù)地區(qū)的事業(yè)單位仍然采用紙質(zhì)材料作為檔案管理的主要工具，雖然使用起來(lái)較為便捷，而且方法簡(jiǎn)單，但因?yàn)樵诖鎯?chǔ)方面存在一定的限制，導(dǎo)致資料損壞，甚至遺失的可能性較大。但是，很多事業(yè)單位忽視了這個(gè)問(wèn)題，在檔案管理方面仍然沒(méi)有較為科學(xué)和完善的工作安排。

目前，仍然有一些單位的人事檔案管理工作比較封閉，管理模式過(guò)于落后，這些單位的人事檔案僅僅只起到了保存事業(yè)單位員工資料的功能，只能供相關(guān)人員進(jìn)行檔案的查閱，或應(yīng)對(duì)上級(jí)的檢查。人事檔案的管理制度不夠健全，工作人員的工作質(zhì)量不夠高，常常只是被動(dòng)地進(jìn)行工作，人事檔案內(nèi)所蘊(yùn)含的信息很少被管理人員所研究和挖掘，這些資料很難發(fā)揮除保存信息之外的其他作用。并且由于信息公開政策的要求，事業(yè)單位必須把除保密檔案外的其他文件進(jìn)行公開，而傳統(tǒng)的管理模式過(guò)于注重保密性，這使得檔案在進(jìn)行公開的過(guò)程中存在諸多問(wèn)題，不利于人事檔案管理工作效率的提高。

（三）信息化檔案管理硬件設(shè)備落后

把信息化技術(shù)融入事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，實(shí)際操作起來(lái)仍然存在許多的問(wèn)題，相關(guān)人員需要進(jìn)行一定的資金與技術(shù)投入，這對(duì)于部分事業(yè)單位來(lái)說(shuō)仍然有一定的困難。國(guó)家設(shè)立事業(yè)單位的目的是為廣大人民群眾提供更為優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)，并維持社會(huì)生活的平穩(wěn)運(yùn)行，所以部分事業(yè)單位在資金方面比較困難，缺乏對(duì)于信息化技術(shù)設(shè)備更新與人員培訓(xùn)的資金支持，無(wú)法快速地構(gòu)建信息化的工作系統(tǒng)與辦公環(huán)境，工作人員也不能快速地學(xué)會(huì)信息化的工作方法，不利于信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中的發(fā)揮。

雖然已經(jīng)有很多部門采用了計(jì)算機(jī)辦公方式，大部分的檔案管理工作也都使用了信息化技術(shù)，但是多數(shù)部門配備的辦公計(jì)算機(jī)比較落后，無(wú)論是辦公設(shè)備還是辦公軟件都過(guò)于陳舊，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下辦公的需要，無(wú)法有效地提高人事檔案管理的工作效率。并且由于信息公開制度的要求，事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作的要求也越來(lái)越高，檔案管理工作的重要性也在不斷地提高，對(duì)于人事檔案來(lái)說(shuō)，其本身也有了更多的開發(fā)要求，這就使得工作人員必須利用各種手段對(duì)人事檔案進(jìn)行研究，利用信息化技術(shù)提高人事檔案管理工作的工作質(zhì)量。

（四）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足，專業(yè)技能影響了服務(wù)水平

無(wú)論是什么樣的工作，都需要一定專業(yè)技術(shù)人才的支持，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也是如此。但是，多數(shù)單位的人事檔案管理人員的專業(yè)技能往往達(dá)不到要求，很多工作人員往往忽視了對(duì)自身職業(yè)技能的鍛煉，只是根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行工作，有些人員甚至抱著“混日子”的態(tài)度，這大大降低了檔案管理的工作質(zhì)量。有些單位甚至只讓一些臨時(shí)工或者其他部門的員工以兼職的方式進(jìn)行人事檔案管理工作，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的工作效率。

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，單位內(nèi)的員工與干部對(duì)人事檔案的制定與管理提出了更高的要求，以往的管理經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)無(wú)法滿足如今的檔案管理工作需求，所以事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員專業(yè)技能的培訓(xùn)力度，提高他們的相關(guān)知識(shí)水平與工作能力，培養(yǎng)一些工作能力強(qiáng)且專業(yè)知識(shí)水平足夠的工作人員。

四、如何有效地對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化

（一）提高事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理信息化的重視程度

信息技術(shù)雖然已經(jīng)融入社會(huì)生活的方方面面，但由于事業(yè)單位對(duì)于把信息化技術(shù)融入人事檔案管理工作中的認(rèn)識(shí)程度仍然不足，所以信息化技術(shù)并沒(méi)有很好地提升檔案管理的工作效率，人們對(duì)于人事檔案管理中的信息化技術(shù)應(yīng)用的重視程度仍然不足。所以，領(lǐng)導(dǎo)干部必須優(yōu)先學(xué)習(xí)一些信息技術(shù)方面的知識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到信息化應(yīng)用給單位人事檔案管理工作的巨大幫助，從而帶動(dòng)其他工作人員進(jìn)行信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)其對(duì)信息化應(yīng)用的重視程度。事業(yè)單位人事檔案管理的信息化應(yīng)用必須構(gòu)建完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而方便對(duì)于工作人員的評(píng)價(jià)與調(diào)整。事業(yè)單位還要加大對(duì)內(nèi)部工作人員的宣傳力度，加大對(duì)信息技術(shù)優(yōu)點(diǎn)的宣傳與投入力度，可以通過(guò)開展相關(guān)會(huì)議與宣講會(huì)等宣傳方式大力進(jìn)行信息化人事檔案管理的宣傳工作。

（二）改善管理模式

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)自身的管理模式進(jìn)行更新和調(diào)整，要緊跟時(shí)代的步伐。在如今這個(gè)科技時(shí)代，要積極利用信息化技術(shù)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行更新升級(jí)，拋棄過(guò)去舊有的、落后的管理模式與工作方法，制定更加科學(xué)的符合實(shí)際需要的管理方案。必須不斷地對(duì)人事檔案管理模式進(jìn)行更新?lián)Q代，這樣才能夠保證信息化技術(shù)能夠真正地被融入人事檔案管理工作中去，進(jìn)而保證事業(yè)單位的平穩(wěn)運(yùn)行發(fā)展。

要選用適當(dāng)?shù)男畔⒒夹g(shù)，保證檔案管理工作的及時(shí)與準(zhǔn)確，大力進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，積極培養(yǎng)工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用技能，并進(jìn)行安保系統(tǒng)的建設(shè)。要想真正利用信息化技術(shù)提高人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量，必須建立完整的檔案管理系統(tǒng)與方案，并要大力培養(yǎng)相關(guān)人員的技能水平。

（三）加大對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理信息化的投資力度

由于事業(yè)單位的資金來(lái)源相對(duì)有限，信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用往往受到許多方面的制約。檔案管理所需要的硬件設(shè)備準(zhǔn)備不足，對(duì)于工作人員對(duì)應(yīng)的技能培訓(xùn)力度也不夠，這些都大大降低了信息化技術(shù)對(duì)人事檔案管理工作的提升效果。所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部必須重視對(duì)人事檔案信息化的投入，加大對(duì)相關(guān)工作的資金投入力度，保證有足夠的條件對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，加大對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，增強(qiáng)其技術(shù)水平與工作效率，從而真正地把信息化技術(shù)融入人事檔案管理工作中去。

結(jié) 語(yǔ)

為了適應(yīng)社會(huì)生活的發(fā)展，事業(yè)單位必須把信息化技術(shù)融入人事檔案管理工作中去，這樣才能提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，保證事業(yè)單位人事信息的及時(shí)更新，方便領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)工作人員進(jìn)行評(píng)價(jià)，方便事業(yè)單位的人才選拔。事業(yè)單位工作人員也要強(qiáng)化自身的信息化意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)，充分理解信息化對(duì)于人事檔案管理的重要性，加大對(duì)信息化技術(shù)的投資力度，加大對(duì)工作人員的技能培訓(xùn)力度，讓信息化技術(shù)真正地融入事業(yè)單位人事檔案管理工作中去。