會計電算化下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及對策

伍素萍

（珠海元朗食品有限公司，廣東 珠海 519000）

在當(dāng)前快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)形勢下，機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，進(jìn)一步增加了企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理的壓力，同時也更加突出了企業(yè)內(nèi)部控制的重要性。企業(yè)要想在激烈的市場環(huán)境中占據(jù)優(yōu)勢，就需要加強(qiáng)內(nèi)部控制，確保企業(yè)處于可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的狀態(tài)。當(dāng)下會計電算化已廣泛應(yīng)用至企業(yè)會計內(nèi)部控制中，一方面豐富了企業(yè)內(nèi)部控制的管理體系，減少了企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險發(fā)生的概率，為企業(yè)創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益；另一方面也給企業(yè)會計內(nèi)部控制帶來了諸多新的挑戰(zhàn)和問題，如財務(wù)監(jiān)管制度不完善使得違規(guī)操作較多、會計電算化意識薄弱、內(nèi)部控制分工不明確、財務(wù)會計人員專業(yè)水平不高等。這些問題的存在，不利于企業(yè)內(nèi)部控制水平的提升。因此要求企業(yè)必須要做好會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制工作。

一、會計電算化下企業(yè)內(nèi)部控制概述

（一）會計電算化下企業(yè)內(nèi)部控制的含義

企業(yè)內(nèi)部控制指的是由企業(yè)在一定的控制環(huán)境下，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)通過引導(dǎo)、監(jiān)督、評價等職能，以實現(xiàn)會計信息質(zhì)量提高、企業(yè)經(jīng)營效率提高、企業(yè)資產(chǎn)安全運(yùn)作、企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展等目標(biāo)所開展的一項企業(yè)管理活動。而會計電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制，具體指的是企業(yè)在會計電算化系統(tǒng)環(huán)境下，為了防止會計信息失真所采取的一系列措施包括監(jiān)督軟件開發(fā)的質(zhì)量、規(guī)范約束人員的行為等。以達(dá)到提升會計信息的真實性、可靠性和完整性的目的，進(jìn)而為會計電算化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行提供一個良好的外部環(huán)境。

（二）會計電算化下加強(qiáng)內(nèi)部控制的意義

1．有利于完善內(nèi)部控制制度

企業(yè)進(jìn)行會計電算化，一方面改變了傳統(tǒng)會計機(jī)制，另一方面也可以優(yōu)化會計工作的組織架構(gòu)。企業(yè)可以進(jìn)一步建立并健全相關(guān)的內(nèi)部風(fēng)險控制體系，明確不同部門和相關(guān)負(fù)責(zé)人員的具體工作崗位、職責(zé)及相關(guān)工作人員的操作行為，促進(jìn)相關(guān)部門之間的彼此監(jiān)督。

2．有利于拓展內(nèi)部控制范圍

會計信息系統(tǒng)的開發(fā)、運(yùn)行和維護(hù)是一項較復(fù)雜的工作，涉及安全保密控制、軟件及硬件環(huán)境控制、會計軟件維護(hù)等方面。在會計電算化時代背景下的企業(yè)財務(wù)，財會人員要依據(jù)會計電算化系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)來對企業(yè)財務(wù)進(jìn)行分析并進(jìn)行財務(wù)預(yù)測。企業(yè)要努力確保企業(yè)財務(wù)信息的真實性及完整性，不僅要從嚴(yán)要求財會人員可以準(zhǔn)確無誤地進(jìn)行操作，更是必須盡一切努力在內(nèi)部控制范圍不斷擴(kuò)大的情況下抓好對企業(yè)會計的內(nèi)部控制。

3．有利于改變內(nèi)部控制形式

會計電算化背景下，企業(yè)內(nèi)部控制形式也發(fā)生了改變。目前，通過使用會計電算化的手段，可以輕易完成會計憑證的錄入到會計報告輸出等操作，不僅可以降低傳統(tǒng)會計管理中的差錯率，還可以確保計算機(jī)系統(tǒng)的安全。與傳統(tǒng)的人工控制方式比較，會計電算化管理的可靠性及精確度更高，可以進(jìn)一步提高企業(yè)內(nèi)部控制的水平。在企業(yè)會計電算化管理系統(tǒng)中，對系統(tǒng)進(jìn)行有效的控制要求遠(yuǎn)比傳統(tǒng)的人工操作方式要求更為復(fù)雜。因此，電算化系統(tǒng)的運(yùn)行和操作更容易給企業(yè)帶來各類風(fēng)險的問題，包括電算化系統(tǒng)存在著大量數(shù)據(jù)的讀取失真，保密的數(shù)據(jù)容易被盜取及惡意篡改。通過切實加強(qiáng)對企業(yè)會計的內(nèi)部管理及控制，就可以有效地降低風(fēng)險發(fā)生的機(jī)會。

二、會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的主要問題

越來越多的企業(yè)加大了在會計電算化環(huán)境下對企業(yè)內(nèi)部控制的建設(shè)，也取得了不錯的效果。但同時也應(yīng)看到，在會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制還存在一些問題，影響到了企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）財務(wù)監(jiān)管制度不完善，容易出現(xiàn)違規(guī)操作

財務(wù)工作是一項非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎坏┏霈F(xiàn)任何一點(diǎn)差錯，都可能會造成嚴(yán)重的后果。因此也需要在日常工作中，既要明確財務(wù)控制過程中相應(yīng)的權(quán)限，又要強(qiáng)化對財務(wù)工作過程的管控，以確保財務(wù)工作規(guī)范化地開展。但從實際情況來看，許多企業(yè)的財務(wù)監(jiān)管制度并不完善，使得內(nèi)部控制權(quán)限缺乏有效的支持，以至于在實際的財務(wù)會計工作中，存有較大的隨意性，會計工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，也因而容易出現(xiàn)諸多違規(guī)操作的現(xiàn)象。如在會計電算化的環(huán)境下，企業(yè)在付款時通常會通過網(wǎng)上銀行來完成支付，但由于企業(yè)一般只設(shè)有一名出納，加之企業(yè)網(wǎng)銀的使用也未設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，導(dǎo)致出納一人就能直接將錢付出，這無疑極大地增加了企業(yè)資金使用的風(fēng)險。

（二）未充分認(rèn)識到會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的重要性

隨著我國會計信息電算化的推進(jìn)及發(fā)展，它的實際運(yùn)用范圍也變得更加廣泛，許多專門從事會計信息化的行業(yè)和機(jī)構(gòu)都在經(jīng)過全面的信息化建設(shè)之后極大地提升了會計的工作效率。但與此同時也有不少企業(yè)對電算化下的內(nèi)控重要性缺乏深度認(rèn)識，阻礙了內(nèi)控工作的有效進(jìn)行。一是主觀認(rèn)識有誤，認(rèn)為會計電算化就是給會計人員配備一臺電腦，導(dǎo)致會計電算化工作表面化、形式化，無法充分利用電算化強(qiáng)大的功能作用，也使得內(nèi)部控制低層次水平徘徊。二是內(nèi)部分工、責(zé)任不明確，企業(yè)在推行會計電算化后，既沒有對相關(guān)職能部門的責(zé)任予以明確，也沒有依據(jù)會計電算化系統(tǒng)應(yīng)用的需求，將不相容的業(yè)務(wù)進(jìn)行分離，在崗位設(shè)置方面也往往存在一人兼任的情況，內(nèi)部未能形成有效的監(jiān)督和制衡機(jī)制，導(dǎo)致許多財務(wù)舞弊問題出現(xiàn)，不僅弱化了會計電算化應(yīng)用的效果，而且降低了企業(yè)內(nèi)部整體的管理水平。三是對在會計電算化環(huán)境下由于數(shù)據(jù)及責(zé)任的高度集中所導(dǎo)致的內(nèi)控問題沒有清楚的認(rèn)識。在傳統(tǒng)的處理方式下，對包括會計憑證、明細(xì)賬及總賬等的處理是分開責(zé)任人來進(jìn)行的。而在會計電算化環(huán)境下，涉及的會計信息全部保持在電腦里，如果相關(guān)數(shù)據(jù)資料被非法瀏覽、修改、復(fù)制、毀損，則會產(chǎn)生非常大的系統(tǒng)風(fēng)險。

（三）財務(wù)人員的自身素質(zhì)有待提高

在財務(wù)會計管理電算化的大環(huán)境下，一方面，使得我國企業(yè)所面臨的內(nèi)部控制工作環(huán)境更加復(fù)雜以及內(nèi)部控制的難度變得越來越高，另一方面，也對企業(yè)財會人員的專業(yè)素養(yǎng)及能力提出了更高的挑戰(zhàn)。然而從實際情況來看，許多企業(yè)現(xiàn)有的財會人員學(xué)歷相對偏低，專業(yè)素養(yǎng)不夠，加之缺乏會計電算化的意識，所了解的會計電算化的專業(yè)知識也不夠全面，僅停留在一些基本的操作需求層面，很多會計電算化軟件的功能都沒有使用，系統(tǒng)中缺少有效的相互牽制，無疑會導(dǎo)致財會人員對實際工作控制質(zhì)量不高，甚至?xí)驗楣芸夭坏轿怀霈F(xiàn)各種財務(wù)舞弊行為，都會對企業(yè)內(nèi)部控制工作的有效開展造成不利影響。

（四）會計檔案管理落實不到位

在會計電算化環(huán)境下，也進(jìn)一步加大了會計檔案管理的難度，主要因為會計檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣，且檔案信息載體多樣化，加之信息具有可變性的特點(diǎn)，若是不能及時有效地對這些信息進(jìn)行處理，就會成為企業(yè)會計工作順利進(jìn)行的“絆腳石”，更無法為企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制提供有力的保障。在實務(wù)中，不少企業(yè)對會計檔案保護(hù)及管理意識不強(qiáng)，特別對在會計電算化環(huán)境下的會計檔案的搜集、整理、歸檔工作更是一無所知，加之一些檔案管理的工作人員并沒有完全掌握相關(guān)的檔案保護(hù)及管理知識，信息科學(xué)技術(shù)及可操作性不夠，進(jìn)而導(dǎo)致會計檔案在真實性、完整性、準(zhǔn)確性等各個方面都無法得到保證，也直接影響到了企業(yè)內(nèi)部控制工作的正常進(jìn)行。

三、會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制對策

企業(yè)在加強(qiáng)會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制時，應(yīng)從制度、分工、人員素質(zhì)等方面入手。具體的要求是需要完善財務(wù)監(jiān)督制度，強(qiáng)化對會計電算化在企業(yè)內(nèi)部控制方面的重視度，合理進(jìn)行分工及明確職責(zé)，提升財會人員業(yè)務(wù)水平以及提高會計檔案管理水平，從多方面來推動企業(yè)管理效率的穩(wěn)步提升。

（一）完善財務(wù)監(jiān)督制度

企業(yè)在運(yùn)用會計電算化系統(tǒng)時，必須不斷完善并加強(qiáng)內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，為企業(yè)會計電算化工作提供一個規(guī)范、完善的財務(wù)監(jiān)督制度，以確保企業(yè)工作質(zhì)量的提高。具體可從這幾個方面著手：首先，應(yīng)定期對會計電算化使用的相關(guān)操作系統(tǒng)進(jìn)行全面的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)有問題，必須要立即采取措施來解決，將操作系統(tǒng)的漏洞完全堵住。其次，定期對會計電算化中所采用的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徍耍_保整體數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及科學(xué)性。建立一套有針對性的內(nèi)部控制審計制度，通過內(nèi)部控制審計的方式，對企業(yè)會計數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查、分析，并確保審計結(jié)果的公正性，確保會計工作規(guī)范化開展的同時，提升會計信息的質(zhì)量。最后，也要定期對賬目明細(xì)進(jìn)行核對，這是財務(wù)監(jiān)督管理中不可或缺的環(huán)節(jié)，以確保賬證、賬賬、賬實相符。

（二）強(qiáng)化會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的重要性

企業(yè)在電算化環(huán)境下加強(qiáng)內(nèi)控作用，需要將電算化與企業(yè)會計工作的合理性結(jié)合在一起，以發(fā)揮出企業(yè)信息電算化強(qiáng)大的功能及作用。對此，企業(yè)需要從思想，分工、職責(zé)上強(qiáng)化對會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制重要性的認(rèn)識，具體要從這幾個方面著手。

一方面，企業(yè)要進(jìn)一步加大對于會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的宣傳和推廣力度，讓內(nèi)部所有的工作人員都能夠意識到企業(yè)的會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的重要性及其作用，徹底改變會計電算化就是買臺電腦、買套軟件，會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制與手工處理情況下的相差無幾的錯誤思想。

另一方面，明確分工、職責(zé)，要真正提高和促進(jìn)會計電算化在企業(yè)工作中得到綜合應(yīng)用的績效，就必須從電算化的會計信息系統(tǒng)的建立直至正式運(yùn)行的整個階段不斷完善內(nèi)部管理控制體系，并在這種體系的基礎(chǔ)上進(jìn)一步明確內(nèi)部的分工與崗位，以便能夠使得會計電算化工作順利開展。一是要根據(jù)會計電算化功能的不同劃分為系統(tǒng)的開發(fā)部門與系統(tǒng)的應(yīng)用這兩個方面。系統(tǒng)的開發(fā)部門主要是負(fù)責(zé)對系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)研究、系統(tǒng)維修等工作。系統(tǒng)的應(yīng)用部門則是負(fù)責(zé)系統(tǒng)日常管理與處置。二是企業(yè)需要對不相容的業(yè)務(wù)進(jìn)行分離，確保其獨(dú)立性，從而減少錯誤和舞弊問題的發(fā)生。需要企業(yè)構(gòu)建適應(yīng)會計電算化系統(tǒng)下會計核算崗位要求的人員結(jié)構(gòu)，包括會計核算、財務(wù)管理、系統(tǒng)維護(hù)管理、會計檔案管理等職能。依據(jù)相關(guān)崗位不相容的設(shè)立原則，設(shè)置電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)審查、數(shù)據(jù)處理、檔案管理等崗位，形成分工明確且相互影響的崗位機(jī)制。三是做好對各個崗位的權(quán)限的設(shè)置，電算化主管主要負(fù)責(zé)各個操作人員權(quán)限的定義，具體的操作人員則只有修改自己口令的權(quán)限，無法對自己和他人操作的權(quán)限進(jìn)行更改。在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，也應(yīng)根據(jù)人員的變化而及時調(diào)整，切實發(fā)揮出崗位之間相互制衡和監(jiān)督的作用，從而防止會計電算化舞弊問題的發(fā)生。四是要做好對數(shù)據(jù)的控制及對程序的維護(hù)工作。會計系統(tǒng)中的程序安全與否直接關(guān)系到系統(tǒng)是否能夠安全運(yùn)行，數(shù)據(jù)運(yùn)行、數(shù)據(jù)保存的安全狀況也影響到財務(wù)信息的完整性和保密性程度。要重視數(shù)據(jù)控制方法，解決丟失數(shù)據(jù)的恢復(fù)及重建、接觸控制等一系列問題，以防系統(tǒng)在使用過程中不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損壞、泄露以及非法侵入等相關(guān)問題。

（三）提升財務(wù)人員素質(zhì)

針對會計電算化環(huán)境下企業(yè)會計人員整體素質(zhì)不高的問題，企業(yè)必須要加強(qiáng)會計隊伍的建設(shè)。一方面，需要重視對電算化人員的引進(jìn)，優(yōu)先選擇具有專業(yè)知識和綜合素養(yǎng)高的電算化人才，壯大會計隊伍的同時，提高企業(yè)整體的會計工作質(zhì)量。需要明確的是，企業(yè)在人才招聘時，除了要對其計算機(jī)和電算化系統(tǒng)操作能力進(jìn)行衡量以外，也要對其綜合業(yè)務(wù)處理能力進(jìn)行全面的考慮，只有具備這些全部的能力，才能夠更好地保障企業(yè)電算化會計工作的質(zhì)量。另一方面，需要企業(yè)加大對現(xiàn)有財務(wù)人員的培訓(xùn)，通過電算化知識培訓(xùn)、電算化操作技能培訓(xùn)、管理知識培訓(xùn)、計算機(jī)系統(tǒng)與維護(hù)培訓(xùn)等多種形式，切實提升財務(wù)人員的綜合素質(zhì)，加快企業(yè)電算化管理化和智能化的進(jìn)程。與此同時，注重對企業(yè)財務(wù)人員的基本職業(yè)道德素質(zhì)修養(yǎng)的不斷提高，應(yīng)經(jīng)常性地對其進(jìn)行職業(yè)道德教育，以防出現(xiàn)財務(wù)舞弊的問題。另外，對于聘用的專業(yè)人員，也要重視其主觀能動性的有效發(fā)揮，既要加強(qiáng)對他們培訓(xùn)力度，也要定期進(jìn)行抽查，通過相應(yīng)的考核工作，促使他們不斷提升自身的操作技能，并通過合理的獎懲制度，給予工作效率高的人員獎勵，提高他們的積極性，從而促進(jìn)電算化工作的有效開展。

（四）提高會計檔案管理水平

首先，加強(qiáng)電算化下會計檔案收集、儲存、保管等工作的開展，財務(wù)部門在工作中應(yīng)及時進(jìn)行財務(wù)數(shù)據(jù)的記錄和備份，數(shù)據(jù)類型包括結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)的財務(wù)數(shù)據(jù)。在使用光盤或磁性介質(zhì)儲存會計檔案時，需要做好備份工作，同時也要完善包括檔案的形成時間、操作人員等會計檔案信息。而對于會計檔案的保管工作，紙質(zhì)檔案需要落實防塵、防潮等措施，電子檔案則需要定期進(jìn)行檢查維護(hù)，防止出現(xiàn)會計檔案信息丟失的問題。其次，要完善電算化下的會計檔案管理的各項制度，結(jié)合企業(yè)自身實際，構(gòu)建關(guān)于會計檔案管理方面的收集、儲存、管理、使用、查閱等方面的制度，提升會計檔案完整性和安全性的同時，提高會計信息的利用效率。最后，要采取措施來提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平及綜合素養(yǎng)，經(jīng)常性開展針對性的培訓(xùn)教育工作，在提高其會計檔案管理的專業(yè)知識基礎(chǔ)上，還要提升其法律意識和職業(yè)道德素養(yǎng)，確保會計檔案管理工作開展符合會計電算化發(fā)展的要求。

四、結(jié)束語

在會計電算化環(huán)境下，企業(yè)必須要加強(qiáng)電算化的運(yùn)用與發(fā)展，并針對電算化在運(yùn)用過程中實際存在的問題，及時采取有效的措施解決，不斷完善內(nèi)部控制制度體系，確保會計電算化在企業(yè)中綜合運(yùn)用的效益得以增強(qiáng)，促進(jìn)企業(yè)電算水平的穩(wěn)步提升，從而促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。