電子發(fā)票對(duì)高校財(cái)務(wù)的影響

趙萬(wàn)春

（武漢理工大學(xué)，湖北 武漢 430070）

近期，我國(guó)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，使得大量資金開(kāi)始注入高校的建設(shè)方面，在促進(jìn)高校發(fā)展的同時(shí)，也為高校財(cái)務(wù)部門的工作的帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)下，大部分高校的財(cái)務(wù)工作還是將紙質(zhì)發(fā)票作為主要形式，電子發(fā)票雖然已經(jīng)有所運(yùn)用，但是運(yùn)用不夠廣泛，僅作為一些輔助方式運(yùn)用。因此，財(cái)務(wù)部門從事者的工作量大大提升，工作效率也難以提升，嚴(yán)重時(shí)還有可能會(huì)有審計(jì)失誤的情況出現(xiàn)。這就造成高校財(cái)務(wù)工作存在一些問(wèn)題。而電子發(fā)票是用電子信息的方式來(lái)讓對(duì)應(yīng)的收付款信息能夠儲(chǔ)存，其全部的信息都是用數(shù)字這種方式來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存或是流通的，這在很大程度上提升了發(fā)票本身的安全性。另外一方面，電子發(fā)票不再將紙質(zhì)作為介質(zhì)，減少了紙張的利用，讓高校的財(cái)務(wù)工作得以更為高效。

一、電子發(fā)票對(duì)高校財(cái)務(wù)工作造成的影響

（一）電子發(fā)票對(duì)高校財(cái)務(wù)制度和思想建設(shè)的影響

電子發(fā)票最為顯著的特征就是其用電子信息這樣的形式來(lái)記錄與傳播收付款信息，是一種無(wú)紙化的工作模式，而因?yàn)閲?guó)內(nèi)高校當(dāng)下的會(huì)計(jì)信息同會(huì)計(jì)資料的審核計(jì)算和存儲(chǔ)看管工作，大多數(shù)都是用紙質(zhì)的發(fā)票來(lái)當(dāng)作媒介，而電子發(fā)票僅是作為一種輔助方式。因此，當(dāng)下就產(chǎn)生了“制度上允許，工作中忽略”這樣的現(xiàn)象。導(dǎo)致這種現(xiàn)象的原因就在于：首先，財(cái)務(wù)工作者與高校工作從事者并未了解到電子發(fā)票本身具有的優(yōu)勢(shì)，如便捷、高效；其次，高校的財(cái)務(wù)制度對(duì)于電子發(fā)票運(yùn)用范圍及其條件未做出限制，同時(shí)電子發(fā)票相關(guān)的規(guī)定也不是很明確。所以，高校需要在制度方面確定電子發(fā)票的運(yùn)用條件和范圍，同時(shí)在更深層方面對(duì)這些條件及其范疇加以拓展，使得電子發(fā)票在我國(guó)高校的財(cái)務(wù)工作當(dāng)中能夠普及；另外一個(gè)方面，高校也需要在思想方面對(duì)財(cái)務(wù)工作從事者進(jìn)行培養(yǎng)，強(qiáng)化其對(duì)于電子發(fā)票的了解及其工作當(dāng)中運(yùn)用電子發(fā)票的意識(shí)。

（二）對(duì)高校財(cái)務(wù)人員工作能力的影響

電子發(fā)票由于其本身無(wú)紙化的特征給高校財(cái)務(wù)工作者的工作帶來(lái)了很大的便利，但是其也有著一些不足，其難以具備紙質(zhì)發(fā)票在物理方面的防偽功能，高校的財(cái)務(wù)從事者也難以借助肉眼來(lái)辨別或是觸摸的方法來(lái)區(qū)分發(fā)票的真?zhèn)?。這就導(dǎo)致高校的財(cái)務(wù)從事者僅能借助登錄稅務(wù)機(jī)關(guān)所創(chuàng)建的網(wǎng)站分辨電子發(fā)票的真假，這在一定程度上增加了高校財(cái)務(wù)從事者的工作量；并且電子發(fā)票能夠借助下載下來(lái)做多次的打印，這也導(dǎo)致高校中的財(cái)務(wù)部門極易產(chǎn)生多次報(bào)銷的問(wèn)題，這對(duì)高校財(cái)務(wù)從事者的工作提出了全新的要求。

（三）對(duì)高校財(cái)務(wù)信息化的影響

電子發(fā)票發(fā)明的初心就是為了借助信息技術(shù)來(lái)讓發(fā)票的報(bào)銷和入賬變得更加便捷與輕松。但是如果想要讓電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票具有一樣的作用，還是缺少部分對(duì)應(yīng)的條件。另外一方面，電子發(fā)票如果想要同紙質(zhì)發(fā)票一樣能夠報(bào)銷，高校中的財(cái)務(wù)部門就應(yīng)該創(chuàng)建對(duì)應(yīng)的電子財(cái)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)有關(guān)辦公審批及其財(cái)務(wù)核算的電子化予以有力技術(shù)支持。但是目前我國(guó)大部分高校都還沒(méi)有開(kāi)展無(wú)紙化工作的條件，且沒(méi)有創(chuàng)建無(wú)紙化的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，大部分財(cái)務(wù)部門所運(yùn)用的工作軟件都難以完成電子發(fā)票相應(yīng)的流通與審批工作，高校中的財(cái)務(wù)部門及其有關(guān)部門也并未創(chuàng)建有效的辦公系統(tǒng)，難以做到信息的共享與流通。

（四）對(duì)高校財(cái)務(wù)核算工作的影響

紙質(zhì)發(fā)票具體的核算流程和電子發(fā)票的核算流程并不完成相同。在審核這個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于紙質(zhì)發(fā)票來(lái)說(shuō)，首先需要明確紙質(zhì)發(fā)票是不是正規(guī)且準(zhǔn)確，會(huì)消耗一定的人力及物力，同時(shí)在很大程度上拉低工作的效率。但是電子發(fā)票在該環(huán)節(jié)卻具有不同的特征：首先，電子發(fā)票本身有著可辨識(shí)性及其不可偽造性，這就在一定程度上縮減了檢查所需要的時(shí)間。其次，電子發(fā)票本身有著不可篡改性，這就減短了核算用到的周期，提升工作的效率。這就需要高校財(cái)務(wù)的核算有著對(duì)應(yīng)的識(shí)別及其技術(shù)，可以借助網(wǎng)絡(luò)和對(duì)應(yīng)的軟硬件對(duì)電子發(fā)票加以審查。在報(bào)賬這個(gè)環(huán)節(jié)，紙質(zhì)發(fā)票在具體核算的時(shí)候是借助人為錄入和計(jì)算來(lái)開(kāi)展的。而電子發(fā)票則是在基礎(chǔ)設(shè)施及其技術(shù)都較為成熟的狀況下，通常能夠無(wú)人的核算。這就需要高校引入電子發(fā)票有關(guān)的核算設(shè)備及其技術(shù)，同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)從事者進(jìn)行培訓(xùn)，讓其可以對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”這個(gè)背景下的核算技術(shù)熟悉，同時(shí)可以對(duì)相應(yīng)的軟件進(jìn)行熟練操作。

二、電子發(fā)票在運(yùn)用中存在的問(wèn)題

（一）普及速度相對(duì)較慢

電子發(fā)票在我國(guó)電商領(lǐng)域獲得了迅速的發(fā)展，但是在別的行業(yè)卻發(fā)展的較為緩慢。電子發(fā)票有著快速且準(zhǔn)確的特征，但是其需要依附網(wǎng)絡(luò)及其信息管理系統(tǒng)。針對(duì)電商而言，電子發(fā)票運(yùn)用所需要的條件電商都符合。電商在經(jīng)營(yíng)與管理方面都是創(chuàng)建在信息化的前提下，基本上每天都需要開(kāi)眾多的發(fā)票，應(yīng)該快速得出經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)的數(shù)字，方便于對(duì)市場(chǎng)的變化及時(shí)進(jìn)行反應(yīng)。針對(duì)電商企業(yè)而言，電子財(cái)務(wù)核算僅是企業(yè)發(fā)展當(dāng)中的一部分，所以電子發(fā)票能夠在電商當(dāng)中得以迅速普及。但是對(duì)于一些企業(yè)、事業(yè)單位及其個(gè)體經(jīng)營(yíng)而言，財(cái)務(wù)從事者需要重新接受培訓(xùn)，同時(shí)了解發(fā)票電子化以后有可能會(huì)導(dǎo)致的人員安置問(wèn)題，這部分因素都造成電子發(fā)票難以快速的普及。

（二）電子發(fā)票依托的大型網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)要求高

對(duì)比企業(yè)獨(dú)立存在的電子發(fā)票網(wǎng)絡(luò)而言，區(qū)域及國(guó)家的電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)則面臨著更大的挑戰(zhàn)。電子發(fā)票信息在形成以后，就應(yīng)該向上級(jí)進(jìn)行歸攏處理及其轉(zhuǎn)移，客戶端的大量數(shù)據(jù)會(huì)給網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)帶來(lái)很大壓力。怎樣有效處理這部分信息的流通是整個(gè)平臺(tái)建設(shè)需要解決的問(wèn)題。此外，怎樣確保電子發(fā)票及其平臺(tái)的安全是一個(gè)非常關(guān)鍵的問(wèn)題，作為一種較為數(shù)字化的信息介質(zhì)，電子發(fā)票當(dāng)中包括的信息都是用數(shù)字這種形式體現(xiàn)的，怎樣更好地保護(hù)與存儲(chǔ)這些信息，變成一個(gè)有待解決的問(wèn)題。正是因?yàn)榧夹g(shù)方面所具有的復(fù)雜性，造成電子發(fā)票在推廣速度上難以提升，眾多的企業(yè)和單位還是在運(yùn)用紙質(zhì)發(fā)票。

（三）電子發(fā)票在接受歸檔時(shí)的安全性問(wèn)題

目前高校有三種方法來(lái)接受電子發(fā)票，一種是在開(kāi)票方指定的平臺(tái)如微信公眾號(hào)淘寶客服用開(kāi)票方提供的提取碼進(jìn)行提取和下載電子發(fā)票，第二種是給開(kāi)票方提供發(fā)票所需要的信息讓開(kāi)票方將電子發(fā)票文件發(fā)送到高校指定的郵箱里。第三種就是參照紙質(zhì)發(fā)票，將電子發(fā)票打印出來(lái)按照紙質(zhì)發(fā)票的流程報(bào)銷。前兩種情況電子發(fā)票是以數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在高校的電子檔案里，不會(huì)遭到物理性質(zhì)的侵蝕和毀損，但也是因?yàn)殡娮影l(fā)票是要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和電腦下載的和保存的，在互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放環(huán)境下，很容易被某些不懷好意的人惡意在高校的開(kāi)票平臺(tái)和發(fā)送的郵箱文件里植入的病毒和木馬感染，第三種形式就完全喪失了電子發(fā)票的優(yōu)越性。

三、應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)管理中電子發(fā)票問(wèn)題的措施

（一）建立健全電子發(fā)票的報(bào)銷機(jī)制

在我國(guó)要全面地普及電子發(fā)票，就必須要充分地保證電子發(fā)票在安全的環(huán)境下進(jìn)行操作，目前我們就電子發(fā)票的問(wèn)題還主要集中在報(bào)銷這一塊，所以就必須要解決電子發(fā)票會(huì)被部分高?；蛘呷藛T利用進(jìn)行重復(fù)報(bào)銷的問(wèn)題。從這一角度出發(fā)，我國(guó)的稅務(wù)機(jī)關(guān)部門就要加快腳步不斷完善健全現(xiàn)有的不完備的電子發(fā)票報(bào)銷管理機(jī)制，要真正地杜絕電子發(fā)票被有心人員重復(fù)利用重復(fù)報(bào)銷的情況出現(xiàn)。通過(guò)對(duì)電子發(fā)票報(bào)銷這一流程的研究可以初步得出一個(gè)解決辦法，就是高?？梢酝ㄟ^(guò)excel表格和稅務(wù)機(jī)關(guān)的電子發(fā)票系統(tǒng)進(jìn)行電子發(fā)票備查后臺(tái)，及時(shí)地對(duì)電子發(fā)票的報(bào)銷情況進(jìn)行核查，每當(dāng)報(bào)銷人拿著發(fā)票來(lái)報(bào)銷的時(shí)候，通過(guò)發(fā)票的編號(hào)和內(nèi)容在電子發(fā)票備查后臺(tái)中搜索是否存在相同編號(hào)的發(fā)票，或者是編號(hào)與電子發(fā)票內(nèi)容不相符的發(fā)票，這樣就能及時(shí)地對(duì)報(bào)銷人提供的報(bào)銷憑證進(jìn)行審核。不僅如此，還要不斷縮短電子發(fā)票的報(bào)銷時(shí)間。在這樣一個(gè)環(huán)境下，電子發(fā)票可以隨著一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的完成及時(shí)的送到被開(kāi)票人的手中，電子發(fā)票可以幾乎“0時(shí)差”的送到，于是縮減電子發(fā)票的報(bào)銷時(shí)間就是減少了電子發(fā)票在報(bào)銷人手中的時(shí)間，電子發(fā)票被篡改的可能性就越小，電子發(fā)票的真實(shí)性就能得到保障。在電子發(fā)票報(bào)銷審核的實(shí)際操作中，還需要根據(jù)電子發(fā)票的特點(diǎn)調(diào)整一下電子發(fā)票報(bào)銷的審批流程。不僅如此，還需要重新設(shè)計(jì)傳統(tǒng)的分崗業(yè)務(wù)處理流程，并且，這樣的一種模式還能夠有效規(guī)范電子發(fā)票的審批流程，方便了高校的財(cái)務(wù)人員的同時(shí)，也為電子發(fā)票的真實(shí)性提供了保障，使高校在開(kāi)展有關(guān)于電子發(fā)票的財(cái)務(wù)報(bào)銷工作時(shí)比傳統(tǒng)的報(bào)銷模式更有效率，節(jié)約大量的人力物力。高校和稅務(wù)部門應(yīng)該通過(guò)實(shí)行這些切實(shí)有效的方法，不斷完善電子發(fā)票的報(bào)銷管理。

（二）完善電子發(fā)票跟蹤信息系統(tǒng)

高校要想穩(wěn)定安全的使用電子發(fā)票，享受其在財(cái)務(wù)應(yīng)用中的便利就必須要提高電子發(fā)票的管理強(qiáng)度，嚴(yán)謹(jǐn)小心地處理外來(lái)電子發(fā)票，增加其在使用中的安全性。制定一個(gè)統(tǒng)一的電子發(fā)票管理制度，建立一個(gè)完善的電子發(fā)票跟蹤系統(tǒng)。當(dāng)一張電子發(fā)票被開(kāi)具出去的時(shí)候，稅務(wù)機(jī)關(guān)就對(duì)信息加密、不斷對(duì)其認(rèn)證信息進(jìn)行完善，讓每一張出去的電子發(fā)票都能夠安全機(jī)密的到達(dá)需要的人手上。一個(gè)完善的電子發(fā)票系統(tǒng)，能夠?qū)﹄娮影l(fā)票的情況及去向進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，讓每一張電子發(fā)票都逃不過(guò)稅務(wù)部門的監(jiān)控。稅務(wù)部門協(xié)同高校一同開(kāi)發(fā)一套完善的電子發(fā)票查詢系統(tǒng)也是必要的，這樣就能夠讓發(fā)票與稅務(wù)部門和高校形成直接對(duì)接，讓電子發(fā)票一票多用的情況得到扼殺。

（三）加快電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)

電子發(fā)票在我國(guó)已經(jīng)發(fā)展得初具規(guī)模，現(xiàn)在在我們的日常交易活動(dòng)和工作中頻繁出現(xiàn)，為了防止電子發(fā)票的信息被隨便的篡改的情況，就要對(duì)所有的電子發(fā)票是否真實(shí)存在且未被篡改進(jìn)行審核。就目前我國(guó)正處于信息化過(guò)渡的階段，電子發(fā)票還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)全面的普及，高?？梢越⒁粋€(gè)只負(fù)責(zé)記錄電子發(fā)票的檔案文件。這樣財(cái)務(wù)人員就可以利用電腦系統(tǒng)地對(duì)電子發(fā)票的信息進(jìn)行比對(duì)，從而準(zhǔn)確的判斷電子發(fā)票是否真實(shí)。除此以外，為了避免出現(xiàn)高校接收到攜帶木馬或者病毒的不利于高校電子發(fā)票的情況。首先，高校要對(duì)高校內(nèi)部的電腦設(shè)立防火墻并不斷地維護(hù)和修補(bǔ)漏洞；其次，專門開(kāi)立一個(gè)郵箱賬戶來(lái)接受客戶發(fā)來(lái)的電子發(fā)票文件，并指派專人來(lái)審核是否是真實(shí)的電子發(fā)票文件，同時(shí)把這些電子發(fā)票迅速歸檔并備份，以防止意外的發(fā)生。

四、結(jié)束語(yǔ)

本文對(duì)電子發(fā)票的現(xiàn)狀進(jìn)行了闡述并對(duì)電子發(fā)票的優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)等進(jìn)行了分析，并對(duì)高校實(shí)際運(yùn)用中存的挑戰(zhàn)與風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了分析，提出電子發(fā)票實(shí)際操作中存在的問(wèn)題、建議及對(duì)策。在現(xiàn)代化社會(huì)的今天，商務(wù)電子化已經(jīng)是時(shí)代發(fā)展的潮流，電子發(fā)票的使用與具體操作對(duì)于高校來(lái)說(shuō)是機(jī)遇與挑戰(zhàn)同時(shí)存在的。電子發(fā)票作為一種新的信息化憑證，高校的財(cái)務(wù)人員只有正確認(rèn)識(shí)到電子發(fā)票財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)并實(shí)施應(yīng)對(duì)措施，才能順應(yīng)時(shí)代的潮流，獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在未來(lái)的財(cái)務(wù)管理模式下，對(duì)財(cái)務(wù)人員提出了更高的要求，不但需要有與時(shí)俱進(jìn)的職業(yè)道德素養(yǎng)，還要不斷學(xué)習(xí)不斷實(shí)踐，掌握新時(shí)代下的會(huì)計(jì)核算技能，才能熟練地運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件處理高校的日常業(yè)務(wù)活動(dòng)，為高校和國(guó)家創(chuàng)造價(jià)值。