事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升策略研究

劉佳

（隆化縣醫(yī)療保障局，河北 承德 068150）

隨著中國的不斷發(fā)展和變革，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)缺乏相應(yīng)的應(yīng)用環(huán)境。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，信息的保存方式也發(fā)生變化，檔案已不僅僅是傳統(tǒng)的文字資料，圖像、音頻、視頻資料的增加，以及社會對事業(yè)單位檔案檢索能力要求的增加，導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理工作必須要走向規(guī)范化和科學(xué)化。

一、檔案管理的意義

信息技術(shù)的快速發(fā)展推動著我國步入信息化時代，在此背景下需要事業(yè)單位進行檔案管理的數(shù)字化變革，將重要的文件和資料轉(zhuǎn)換成電子文檔，從而提升管理效率，獲取所需要的各種信息。充分發(fā)揮計算機技術(shù)的作用，對檔案進行有效的編撰、整理、分析以及儲存和保護，這有助于查閱者更好地搜尋自己所需要的資料，同時也有助于節(jié)省人力、物力和時間成本，從而延伸實體檔案的生命，在提升檔案管理安全性的同時，達成檔案管理的預(yù)期目標(biāo)，因此在新時代下加強檔案管理對事業(yè)單位的長遠發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實意義。

二、企事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏正確的管理理念

在過去的很長一段時間內(nèi)，檔案管理常常只是單純地對檔案進行保管以及查詢，其更深層次的作用沒有被挖掘，所謂的檔案管理也形同虛設(shè)。正是沒有對檔案引起足夠的重視，使得很多事業(yè)單位總是無法做到對檔案材料的深入剖析，相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫也存在不健全的情況，無法讓檔案為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)提出戰(zhàn)略決策提供有力支撐。比如，醫(yī)院對于檔案的利用率相對不高，專門負責(zé)人力資源檔案管理的人員也只能被動地提供檔案資料，很少主動地去積極開發(fā)利用檔案信息，進而導(dǎo)致機關(guān)檔案管理的效率難以得到有效提升，對醫(yī)院的發(fā)展造成一定的影響。

（二）缺乏專業(yè)管理人才

事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，缺乏專業(yè)人才，導(dǎo)致檔案管理效果較差，難以達到預(yù)期目標(biāo)，從而影響實際效能。第一，一些檔案管理人員對于檔案管理認識不足，定位較低，認為這一工作發(fā)展空間較小，積極性較差，從而影響實際工作開展的效能。例如，一些檔案管理人員認為檔案管理屬于“閑職”，只要保證檔案信息安全、不丟失即可，在其他方面投入不足，難以提升服務(wù)價值。第二，一些檔案管理人員并不是科班出身，專業(yè)知識較差，對于檔案管理工作依然采取原有的管理方法，按部就班，缺乏創(chuàng)新。例如，一些工作人員僅僅進行簡單的檔案存儲、檔案更新、檔案郵寄等工作，對于如何發(fā)揮檔案管理價值方面思考不足。第三，檔案管理人員缺乏主動服務(wù)意識，在檔案管理方面過于被動，只是輔助相關(guān)人員開展工作，以完成基本工作為目標(biāo)，對于如何提升效能關(guān)注不足。

（三）管理制度有待完善

具體表現(xiàn)在績效考核制度不完善、評價制度缺失、維護制度不健全三個方面。事業(yè)單位在檔案管理過程中，對于服務(wù)效能提升方面缺乏針對性的考核制度，從而導(dǎo)致其難以通過績效考核提升服務(wù)效能。例如，在考核指標(biāo)設(shè)置方面，僅注重安全性、真實性的指標(biāo)，缺乏對效能方面指標(biāo)的設(shè)置。在檔案管理服務(wù)效能評價方面，缺乏有效的制度體系，難以及時準確地進行服務(wù)效能評價，不利于問題發(fā)現(xiàn)和解決。在維護制度方面，事業(yè)單位對于實體的檔案和信息化的檔案維護制度不健全，存在檔案損壞、丟失等風(fēng)險，需要在有關(guān)方面加強管理投入。例如，一些紙質(zhì)檔案的存放環(huán)境不滿足要求，過于潮濕，影響檔案壽命。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施難以符合新時期的檔案管理需求

雖然傳統(tǒng)的事業(yè)檔案管理工作已經(jīng)開始融入了信息化的技術(shù)內(nèi)容，并以此開始走向規(guī)范化和科學(xué)化，但是可以發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的事業(yè)檔案管理工作的管理思想，對于檔案管理工作的變革造成了巨大的影響。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理工作更多的是重視檔案的收集和整理，對于檔案的檢索和統(tǒng)計往往會融入檔案的整理中，也就是在整理檔案的過程中，編制相應(yīng)的檔案整理報告，以便于后續(xù)進行檔案檢索和分析。但是隨著信息時代的發(fā)展，數(shù)字化的管理模式已經(jīng)融入了社會生活中，為此在檔案管理工作中，開始重視對于檔案的檢索和分析，這也就導(dǎo)致了檔案管理工作的工作難度和工作量直線上升，需要多個部門以及資金的配合才能夠完成檔案管理工作。但是目前事業(yè)單位在人力資源上有限，而設(shè)計相配套的基礎(chǔ)設(shè)施還不夠完善，因此必須投入足夠的資金，促進檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施的完善。

三、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的具體應(yīng)用

在事業(yè)單位檔案管理工作中，信息技術(shù)嶄露頭角的第一步便是通過人工錄入或掃描渠道，完成紙質(zhì)文件到電子文件的轉(zhuǎn)變，而后輸入計算機系統(tǒng)進行備份和保存。在大數(shù)據(jù)時代背景下，越來越多領(lǐng)域開始注意到大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，并將其不斷完善，事業(yè)單位檔案管理工作也不例外。如果將大數(shù)據(jù)與檔案管理結(jié)合起來，原本的紙質(zhì)文件將變?yōu)殡娮訑?shù)字化信息，儲存地點則為云端，以便更好地管理檔案，更新工作人員的認知，提升檔案管理工作的整體效率，為事業(yè)單位減少不必要的麻煩。

四、企事業(yè)單位檔案管理工作效率的有效提升策略

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，加大重視程度

在信息化條件下，對事業(yè)單位檔案管理的要求越來越高，因此領(lǐng)導(dǎo)層和事業(yè)單位管理人員應(yīng)該意識到信息化建設(shè)的重要性，轉(zhuǎn)變思想觀念，加大重視程度。一是改善思想，提升認識能力，新形勢下，各個事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位實際情況創(chuàng)新新理念、引入新技術(shù)和新管理方式，為檔案信息化建設(shè)提供先決條件。二是單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視起來，加強領(lǐng)導(dǎo)能力，為單位檔案管理信息化建設(shè)設(shè)置中長期規(guī)劃和目標(biāo)，周密部署、落實分解任務(wù)，提升工作效率。三是將檔案信息化建設(shè)納入單位年終考核和人才考核，并將所需要的資金納入財政預(yù)算，使得檔案信息化建設(shè)和單位管理真正融為一體，實現(xiàn)全覆蓋。四是運用數(shù)字化管理模式，提升檔案保管的質(zhì)量水平，科學(xué)有序地推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進程。

（二）對企事業(yè)單位文書檔案實施系統(tǒng)化管理

對事業(yè)單位的文書檔案進行分類，即對財務(wù)信息檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等進行系統(tǒng)分類管理。這樣不僅能夠更加方便企業(yè)管理，而且還能方便尋找檔案。程序如下：如果員工收到檔案，員工應(yīng)首先檢查檔案是否完整，然后對檔案進行分類和編號，在第一份文件中，文件名、文件號、文件類型以及員工姓名和工作號列入機構(gòu)檔案管理系統(tǒng)，最后在檔案室列入檔案，屬于員工管理類的檔案。如員工需要借檔案，則需要登記員工的姓名+工號。對事業(yè)單位文書檔案資源管理工作內(nèi)容進行系統(tǒng)化管理，能夠為企事業(yè)單位文書檔案管理研究提供更加便利條件，有效防止檔案因記錄不清晰而導(dǎo)致檔案失真，還能有效提升查詢速率，進而有效提升企事業(yè)單位文案工作服務(wù)人員的工作效率。

（三）加強對企事業(yè)單位文書檔案管理工作的監(jiān)督

如何進行合理的保管和使用事業(yè)單位文書檔案，從表面上看是行政資源管理的常規(guī)教學(xué)工作的主要內(nèi)容，但檔案是事業(yè)單位的日常運營和發(fā)展的重要記錄，對于提高醫(yī)院的發(fā)展研究具有非常重要的意義。因此，泰安市中心醫(yī)院檔案管理人員十分重視文書檔案，設(shè)計了一套文書檔案管理的監(jiān)督機制并不斷予以完善。采取不定期檢查文書檔案管理人員工作效果的措施，例如在調(diào)用文件時由管理部門進行檢查。對于重要數(shù)據(jù)文件，則采取一套嚴謹?shù)墓芾砣藛T審核工作方式，以月為單位對該類檔案信息進行定期檢查，有效保證該類檔案的安全。

（四）促使檔案管理規(guī)范化

檔案管理對于事業(yè)單位內(nèi)部人員工作的情況能進行監(jiān)督和評估，從而達到管控資源的目的。但是需要注意的是，無論是什么工作，都是由人實施的。檔案管理也不例外，檔案管理的負責(zé)人員能否具備現(xiàn)代化水平，格外重要。在傳統(tǒng)的管理模式中，檔案管理人員僅僅是按時將內(nèi)部人員的信息采集并收納，沒有做出任何客觀的判斷，更不會提出個人有價值的建議，這與其他工作人員的行為大同小異。檔案是人力資源管理的重要內(nèi)容，能調(diào)配各部門人員。當(dāng)檔案管理的人員欠缺宏觀調(diào)控意識，其他部門人員也就逐漸脫節(jié)，無法構(gòu)建良好的溝通協(xié)調(diào)氛圍。當(dāng)今時代所看重的是將各人的獨特性匯集形成合力。事業(yè)單位的工作要及時與社會接軌，要注重社會實踐中集體思考的重要性。一般來說，工作人員只有具備了責(zé)任意識，才會慢慢投入對集體合力的思考，而這一切需要檔案管理來營造和激發(fā)。但是如果檔案管理無法發(fā)揮作用，不具備公信力，又如何激發(fā)工作人員的責(zé)任意識，更談不上協(xié)調(diào)眾人。因而，必須要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建出檔案管理的良好機制，促使其他部門人員愿意配合檔案管理部門工作。鑒于以人為本的理念，檔案管理人員不能強制命令其他人員配合工作，因此檔案管理人員必須做到以下幾點：其一是在規(guī)劃改良模式時要渲染良好的氛圍，讓其他人員能在一定規(guī)律中轉(zhuǎn)變原有的想法，而不是在嚴格要求下突然改變，因此檔案管理人員需要結(jié)合各人員的心理差異和接受能力差異，先將改良模式的重要性和一些綱領(lǐng)性文件中的行為文化要素通過不同的方法讓人員知道且接受，循序漸進地更正個人的習(xí)慣。檔案管理人員可以結(jié)合信息技術(shù)的電子文件開發(fā)，將各種有價值的資源通過簡短清晰的方式讓部門人員獲取。其二則是要檔案管理人員親身示范，發(fā)揮榜樣作用，讓其他人員看到檔案管理人員的責(zé)任意識。檔案人員必須要改變原有的工作方式，利用信息技術(shù)整合檔案資源，如利用數(shù)據(jù)庫進行檔案的分類、利用互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)建立網(wǎng)絡(luò)檔案中心等，然后將個人的重要成果進行展示。

（五）加大人才的培養(yǎng)力度

一是應(yīng)該提升重視，為培養(yǎng)優(yōu)秀的信息化檔案管理人才營造良好的環(huán)境，注意培養(yǎng)綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強的復(fù)合型信息化人才，此外還應(yīng)注意培養(yǎng)掌握現(xiàn)代化信息能力的高素養(yǎng)檔案人員；二是檔案人員應(yīng)主動適應(yīng)時代形勢，積極主動學(xué)習(xí)，掌握最先進的檔案管理知識，并注重與信息化知識結(jié)合，成為復(fù)合型人才；三是不斷對檔案人員進行培訓(xùn)，樹立正確的人才觀，聘請知名專家來單位考察，做指導(dǎo)交流，開展相關(guān)的知識培訓(xùn)等，讓檔案管理工作的收集、整理和歸檔等工作都能按照正確的流程來操作，努力構(gòu)造專業(yè)、綜合業(yè)務(wù)過硬的檔案人才隊伍；四是應(yīng)對檔案人才開展考核體系，成立相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)小組，定期考核檔案人員，做到獎罰分明，提升他們的積極性，使他們貢獻足夠的能力和智慧；五是應(yīng)堅持合理的用人原則，應(yīng)根據(jù)工作實際情況，配置好人才資源，最大限度提高工作能力，為檔案管理工作提供高效的人才支撐，不斷適應(yīng)信息化建設(shè)的需求。

（六）優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在新時期的檔案管理工作中，需要切實重視檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，采用紙質(zhì)化的管理模式，這種檔案管理模式已經(jīng)開始逐步發(fā)生變化。隨著數(shù)字化理念在檔案管理中的運用，檔案管理走向數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)前社會的發(fā)展趨勢，而在發(fā)展數(shù)字化的檔案管理工作中，對于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)相比較于傳統(tǒng)的檔案管理工作有著更多的需求，為此在檔案管理工作中，需要有計劃、分階段地向檔案管理部分投放人力和物力，以促進檔案管理工作的開展。

（七）對現(xiàn)代化信息技術(shù)予以充分的運用

首先，加強傳統(tǒng)檔案室中紙質(zhì)資料的防光防火工作，同時需要對消防設(shè)備、開關(guān)、照明線路等設(shè)備進行定期檢測，把威脅檔案安全的因素扼殺在萌芽狀態(tài)之中。其次，建議使用電動密集檔案架并配備電子標(biāo)簽系統(tǒng)，便于在查閱檔案時通過電腦系統(tǒng)快速鎖定檔案所在位置。再次，檔案室需要配備恒溫恒濕以及消毒殺菌等相關(guān)設(shè)備，確保檔案室長期的環(huán)境穩(wěn)定，這有助于延長電子設(shè)備及紙質(zhì)檔案的壽命。配備攝像頭、傳感器隨時監(jiān)控檔案室內(nèi)的各種情況，有助于意外發(fā)生時的及時解決。最后。需做好檔案室的防盜工作，賦予檔案管理人員相應(yīng)的權(quán)限，無權(quán)限者一概不得入內(nèi)，通過攝像頭做好人員的出入記錄，以此對人員進出實時情況進行監(jiān)控。

（八）加快構(gòu)建信息化電子資料庫

在信息時代的今天要想實現(xiàn)對檔案的高效管理，就需要事業(yè)單位加快構(gòu)建信息化的電子資料庫，從而減少對紙質(zhì)檔案的損耗，提升管理的效率。另外，在此過程中有助于加強對單位內(nèi)部核心資料安全性的保護，當(dāng)需要查詢檔案時，只需要登錄檔案系統(tǒng)，這就可以提升查詢效率，從而減少了人力消耗。

五、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作對于新時期的事業(yè)單位工作的開展有著非常重要的實踐意義。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理工作的重視，逐步優(yōu)化基礎(chǔ)的檔案管理機制，優(yōu)化檔案管理模式，多方面推動檔案管理工作朝著科學(xué)化、規(guī)范化的方向持續(xù)發(fā)展。