論物業(yè)公司全面預算管理

趙俊男

（北京方佳物業(yè)管理有限公司，北京 102218）

房地產(chǎn)行業(yè)的動蕩將物業(yè)管理行業(yè)推進激流，物業(yè)企業(yè)同時面臨發(fā)展機遇和市場挑戰(zhàn)，在行業(yè)屬性未改變、發(fā)展邏輯未改變的情況下，物業(yè)企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模有所擴大，行業(yè)集中度提高。物業(yè)企業(yè)作為服務類型的企業(yè)，其服務質量和效率情況備受關注，而隨著用勞務成本上升、物價上漲，企業(yè)的經(jīng)營成本急速攀升，物業(yè)企業(yè)需要對內部資源進行整合，創(chuàng)新增值服務項目，控制企業(yè)成本并提高收入。

物業(yè)企業(yè)憑借全面預算管理工具可對一定時間內的經(jīng)營活動、財務計劃進行精準測算，分析內外環(huán)境，合理配置資源，針對企業(yè)未來時期的經(jīng)營和財務活動制定可行計劃，由企業(yè)全員共同執(zhí)行落實計劃內容，實現(xiàn)預期的經(jīng)營目標。

一、物業(yè)公司全面預算管理實施的必要性

物業(yè)公司實施全面預算管理的必要性主要集中在以下幾點：第一，實現(xiàn)公司經(jīng)營目標的必然選擇，全面預算管理作為高效的控制機制，能夠準確定位公司經(jīng)濟業(yè)務目標，以預算指標對企業(yè)的經(jīng)濟活動進行導航，指導各部門員工落實預算計劃，服務于公司的經(jīng)營目標。第二，整合內部資源，精確的預算可有效整合公司內部資源，并且控制內部交易成本，基于上一年度財務收支和本年度收支測算數(shù)據(jù)，重新分配資源，避免資源浪費。第三，實現(xiàn)經(jīng)營活動的全過程管控，物業(yè)公司使用全面預算管理工具可以進一步規(guī)范業(yè)務流程，并對業(yè)務執(zhí)行過程進行監(jiān)督，及時解決預算偏差。全面預算管理貫穿于所有經(jīng)營環(huán)節(jié)，對經(jīng)營活動進行事前預測、事中控制和事后分析，嚴格控制經(jīng)營中的成本費用，有效減少經(jīng)營成本。

二、物業(yè)公司全面預算管理實施中存在的問題

（一）預算目標和戰(zhàn)略目標未有效結合

預算主要是以戰(zhàn)略為導向，是物業(yè)公司執(zhí)行戰(zhàn)略的重要工具，因此全面預算需要緊密貼合公司戰(zhàn)略，但是就目前實際情況而言，物業(yè)公司的全面預算管理未能與戰(zhàn)略實現(xiàn)聯(lián)動，物業(yè)公司的預算目標和戰(zhàn)略目標的結合度不足，預算管理對未知情況的預測不充分，導致預算數(shù)據(jù)與實際情況存在出入，預算編制偏離公司戰(zhàn)略目標，直接影響預算執(zhí)行效益。

（二）預算數(shù)據(jù)不夠全面、真實，預算編制不夠科學

由于物業(yè)公司內部部門結構復雜，公司按照各部門的實際情況制定不同的預算表單，但是表單無法全面反映部門的預算需求，財務人員難以準確做出預算分析，加之預算表單種類多，不同表單之間的聯(lián)系少，測算過程中的漏算、錯算等風險難以規(guī)避，削弱預算數(shù)據(jù)之間的聯(lián)動性和相關性，無法全面支撐物業(yè)公司的預算編制工作。同時，物業(yè)公司的預算編制方法合理性不足，例如某物業(yè)公司在2020年的預算編制過程中，公司管理層認為固定預算和增量預算方法可提高編制效率，因此預算人員采用以上兩種方法編制預算，對2019年經(jīng)營指標完成情況以及2020預算期內的因素變化情況進行分析后，進行預算目標調增和調減。但是全面預算對質量和數(shù)量都有一定的要求，固定預算無法實時變動，因而難以根據(jù)實際情況變化而調整，增量預算則可能導致某一風險因素持續(xù)存在，致使該公司2020年度的預算目標與實際出入較大，上一年度的預算問題仍然存在。

（三）預算執(zhí)行結果偏差較大，超支現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)

在全面預算管理實施過程中，預算執(zhí)行環(huán)節(jié)較為關鍵，而部分物業(yè)公司在實際執(zhí)行期間，預算執(zhí)行結果和目標偏差較大，一方面是因為公司的預算指標分解、下達、落實不充分，未能層層分解落實和執(zhí)行，預算執(zhí)行責任體系不完善，存在責任不清晰、追責不充分現(xiàn)象。另一方面，缺乏預算執(zhí)行分析，尤其是在產(chǎn)生預算偏差時，相關人員未能對主觀原因進行調查，預算偏差控制不及時。由于預算執(zhí)行不規(guī)范，導致物業(yè)公司頻繁出現(xiàn)超支現(xiàn)象，公司預算超出定額，影響公司的成本控制效果和增值業(yè)務的發(fā)展。

（四）預算考核評價不到位

物業(yè)公司的預算考核評價工作不到位，雖然物業(yè)公司的預算管理制度中涉及對預算考核的規(guī)定，但是在實際經(jīng)營過程中，物業(yè)公司的預算考核評價機制并不完善，個別物業(yè)公司片面地將利潤達標率作為考核主要指標，忽視預算編制、預算執(zhí)行方面的考核。物業(yè)公司的考核工作與預算結合不足，未能針對預算執(zhí)行建立相應的激勵機制，造成員工機械化執(zhí)行預算、忽略公司長遠發(fā)展的僵局，進而影響公司經(jīng)營質量。

（五）預算管理信息化建設落后

目前物業(yè)公司使用的財務軟件基本都適用于大多數(shù)企業(yè)，不具備物業(yè)公司的特性，由于物業(yè)公司需要向客戶提供多樣化服務，因而其業(yè)務多樣性特點突出，如此則需要更加智能的軟件系統(tǒng)支撐公司的全面預算管理。

三、物業(yè)公司落實全面預算管理的策略

（一）合理制定預算目標，優(yōu)化預算編制方法

全面預算與戰(zhàn)略協(xié)同無疑是幫助物業(yè)公司準確定位、設置目標、制定資源配置決策的有效舉措，物業(yè)公司提高預算編制水平的重要前提是加強預算與戰(zhàn)略的聯(lián)系，一方面，物業(yè)公司應該實時調整戰(zhàn)略規(guī)劃和目標，基于物業(yè)行業(yè)發(fā)展趨勢、企業(yè)內部資源優(yōu)勢等確定長期戰(zhàn)略規(guī)劃，找準發(fā)展方向。另一方面，物業(yè)公司需要以戰(zhàn)略目標為導向確定預算目標，通過預算目標對長期戰(zhàn)略目標進行分解，將長期戰(zhàn)略計劃和短期目標結合，確保物業(yè)公司的每個經(jīng)營流程都能充分反映全面預算管理思想和細化的公司目標。

此外，物業(yè)公司還應改變單一的預算編制方法，常見的預算編制方法有零基預算、固定預算、增量預算、滾動預算、彈性預算等多種，不同方法的屬性和特點不同，為保證預算編制的可行性，物業(yè)公司需要貼合實際預算需求選擇恰當?shù)念A算編制方法，避免陷入固定的思維模式內。以某物業(yè)公司為例分析其預算編制工作，該公司主要以彈性預算和固定預算編制方法相結合的方式編制預算，預算人員充分考慮公司年度預算收入、業(yè)務部門規(guī)模、公司發(fā)展前景等因素，在預算目標可行的前提下組建預算小組統(tǒng)籌預算編制工作，在編制期間注重彈性預算和固定預算結合，逐步分解預算目標，將其落實至各個責任中心，同時預算小組及時收集匯總部門對預算指標的意見，從而及時調整預算指標，保證預算工作順利推進。

（二）建立全員參與的預算管理模式，科學編制預算指標

全面預算管理最關鍵的特征是全員性，物業(yè)公司重視全員參與預算，加強對內宣傳，將全面預算管理責任分解落實至各個員工身上，盡可能做到全員、全流程、全過程的預算管理。物業(yè)公司基于完善的預算管理體系促使全員準確認識預算重要性，要求其在日常經(jīng)營過程中重視部門之間的溝通、信息共享，全力支持預算組織的工作，同時及時統(tǒng)一各部門的數(shù)據(jù)口徑，從而減少預算數(shù)據(jù)轉換難度，保證預算數(shù)據(jù)的全面性，夯實預算編制數(shù)據(jù)基礎。

物業(yè)公司的勞動密集型、服務項目類型多樣等特點，其預算指標與其他類型企業(yè)存在區(qū)別，物業(yè)公司的預算指標應當集中在現(xiàn)金流、收入、費用、成本等方面，并且不斷細化預算指標，精確分解至相關責任中心，踐行預算指標。

（三）完善預算支出審批機制，健全預算執(zhí)行機制

通過分析物業(yè)公司預算超支的原因可以發(fā)現(xiàn)，預算審批粗放是主要原因，因此，物業(yè)公司應當加大力度完善預算支出審批機制，一方面，物業(yè)公司對預算內的審批可以使用簡政放權方式，將部分審批權力下放至責任中心，減少審批中間環(huán)節(jié)，節(jié)省業(yè)務處理成本。另一方面，預算執(zhí)行信息必須實時錄入公司預算系統(tǒng)，預算余額的變化情況應當與實際情況趨于一致，而且財務部門發(fā)揮預算把控作用，在確認預算支出有剩余的基礎上處理報銷業(yè)務，反之不予通過報銷申請。第三方面，企業(yè)的預算外審批處理也應繼續(xù)規(guī)范，預算責任單位如實提起預算外事項申請，由預算管理委員會審議批準申請或是否決申請，在此期間，預算監(jiān)管部門應全程跟蹤參與，檢查預算外審批控制流程中的不規(guī)范行為，及時反饋。

除卻預算支出審批機制以外，物業(yè)公司應繼續(xù)完善預算執(zhí)行控制機制，具體可以從以下幾方面入手：第一，健全預算執(zhí)行責任機制，物業(yè)公司將預算目標進行分解，各責任中心依據(jù)部門實際情況和預算時間對預算目標進行分析，確認后盡快向上級部門反饋，確認責任中心負責的預算目標，以此督促企業(yè)各個責任中心積極執(zhí)行預算。第二，加強預算執(zhí)行過程中的風險預警，物業(yè)公司風險分析人員應當深入預算執(zhí)行環(huán)節(jié)對其中的風險進行分析和預測，發(fā)布風險報告，指導預算執(zhí)行人員在工作中采取措施解決預算風險。物業(yè)公司經(jīng)營期間面臨較多的不確定性因素和不可預見性風險，一旦出現(xiàn)重大事項公司需要對預算目標進行調整，而調整過程中，預算人員需深度分析調整原因，預測調整后的預算執(zhí)行情況，提前規(guī)避執(zhí)行風險。第三，加強預算執(zhí)行分析和反饋工作，精準分析預算執(zhí)行過程中實際結果和預算目標的差異原因，預算執(zhí)行責任中心在能力范圍內快速控制預算偏差，及時止損避免預算超支嚴重而威脅公司現(xiàn)金流或是成本。以某物業(yè)公司為例分析，該公司設置財務金融中心負責預算執(zhí)行分析工作，其作為預算執(zhí)行分析的責任主體，對各個部門和分支機構的預算執(zhí)行情況進行精確分析，反饋預算差異。該公司財務金融中心以信息系統(tǒng)平臺為主，由系統(tǒng)自動采集各預算責任單位的實際執(zhí)行情況，同時中心人員實時比較預算數(shù)和預算執(zhí)行數(shù)，分析總結其中的差異，深挖產(chǎn)生差異的實際原因，并且劃分差異大小，如實向預算管理委員會反饋，協(xié)助預算管理委員會調整預算或是中止預算差異過大的預算項目。同時該公司財務金融中心以月為單位向項目管理部門反饋預算分析報告，經(jīng)過審核分析后項目負責人向財務金融中心提交預算差異分析結果和整改計劃，公司審計部門負責監(jiān)督審查整改計劃落實執(zhí)行情況。

（四）優(yōu)化預算考核與激勵機制，加強對預算考評結果的應用

預算考核是對物業(yè)公司預算執(zhí)行情況的評價判斷，也是反映預算計劃執(zhí)行結果的關鍵措施，對物業(yè)公司而言，預算考核是一項長期性且頗具難度的工作。針對預算考核機制優(yōu)化，建議物業(yè)公司從以下幾方面入手：第一，優(yōu)化預算考核指標以及其權重，物業(yè)公司的預算考核指標應當平衡財務性和非財務性指標，多參考成熟物業(yè)公司的預算考核指標方案，在立足實際從財務管理、拓展經(jīng)營、運營管理、人力資源管理等層面設計預算考核指標。第二，預算考核過程中勢必存在個別部門不認同考核標準的問題，因此預算考核主體和考核對象在預算考核結束之后，應當進行交流，就考核中的爭議矛盾進行研究，盡量減少內部矛盾。第三，制定多樣化預算考核方案，將全體員工納入預算考核范圍內，并且在考核之后對表現(xiàn)優(yōu)異的員工和部門進行獎勵，表現(xiàn)較差的員工和目標則進行適當?shù)呐u引導。關于預算考核的激勵機制設置，物業(yè)公司可以從物質層面和精神層面入手，提供豐富的激勵措施鼓勵公司員工積極參與預算管理。

另外，物業(yè)公司需加強應用預算考評結果，一是作為公司預算資金資源分配的重要依據(jù)；二是作為預算績效問責的依據(jù)；三是預算考評結果公開，使各個部門都能清楚掌握公司的預算情況，提高預算考評結果的透明性，增強對企業(yè)預算支出的監(jiān)督力度。

（五）加快預算管理信息系統(tǒng)建設，搭建信息反饋平臺

物業(yè)公司的各大信息系統(tǒng)之間的信息傳遞通道不通暢，信息不對稱現(xiàn)象依然存在，而公司的全面預算管理工作對信息數(shù)據(jù)的需求量大且要求高，因此物業(yè)公司應當盡快搭建跨系統(tǒng)的預算管理信息系統(tǒng)，解決固有財務軟件在預算管理中的局限性，實現(xiàn)信息共享。建議物業(yè)公司將內部分散的預算模塊和系統(tǒng)進行整合，充分利用自持資源，減少不必要的成本支出，比如某物業(yè)公司整合預算管理模塊和收費系統(tǒng)，并且在此基礎上繼續(xù)整合OA辦公管理系統(tǒng)，該公司致力于搭建一體化預算管理平臺，在平臺內實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通共享，為全面預算管理各環(huán)節(jié)提供充足的數(shù)據(jù)支撐以及分析處理服務。此外，為保證物業(yè)公司的預算管理信息系統(tǒng)得到充分利用，物業(yè)公司應當對相關財務人員進行信息技術方面的培訓，促使其盡快掌握預算管理信息系統(tǒng)主要功能和操作規(guī)范，進而使用預算信息系統(tǒng)高效完成全面預算管理的編制、執(zhí)行控制、考核評價等工作，逐步提高全面預算管理效率和效果。

四、結束語

綜上所述，物業(yè)公司在經(jīng)營管理期間需全面預算管理工具的支持，其是保障公司整體經(jīng)營效率、經(jīng)濟效益的關鍵，鑒于目前物業(yè)公司的全面預算管理成效不高，公司應當加大力度研究解決措施，有效解決全面預算管理中的問題，進一步提高全面預算管理效力。物業(yè)公司的發(fā)展前景廣闊，其應當順應時代發(fā)展趨勢并抓住發(fā)展機遇，迎面嚴峻的挑戰(zhàn)，充分利用全面預算管理工具規(guī)范內部經(jīng)營活動以及優(yōu)化資源配置，嚴格控制物業(yè)公司的收支、成本費用，以高質量的全面預算管理促進物業(yè)公司落實戰(zhàn)略目標，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。