淺析行政后勤管理在企業(yè)發(fā)展中的作用

胡 欽

（西南油氣田分公司天然氣凈化總廠，重慶 400000）

引 言

在運(yùn)營(yíng)過程中，企業(yè)就像高速旋轉(zhuǎn)的車輪，只有各方面都緊密結(jié)合并充分發(fā)揮作用，才能快速運(yùn)轉(zhuǎn)，而行政管理部門就好比潤(rùn)滑劑，適當(dāng)?shù)臐?rùn)滑能夠使車輪跑得快又穩(wěn)。作為企業(yè)的“大后方”，行政后勤管理保障工作看起來與企業(yè)發(fā)展的關(guān)聯(lián)性不是很大，但是它對(duì)于內(nèi)部穩(wěn)定具有至關(guān)重要的作用。只有行政后勤管理工作做好了，才可以讓企業(yè)和職工沒有后顧之憂，才能使員工的工作激情得到更好的發(fā)揮，才能協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的團(tuán)隊(duì)合作精神。企業(yè)能否正常運(yùn)行、其工作效能高低、盈利創(chuàng)收及總體建設(shè)進(jìn)度快慢與行政后勤管理工作的完成度高低有直接聯(lián)系，因此做好行政后勤管理工作就顯得至關(guān)重要。

一、行政后勤管理工作的主要職能

行政后勤部是公司的“大管家”，其工作涉及公司的方方面面，如人員、業(yè)務(wù)、資產(chǎn)和材料等，種類繁多，內(nèi)容駁雜。另外，還有很多臨時(shí)性任務(wù)，包括企業(yè)的固定資產(chǎn)管理、辦公及后勤、車輛統(tǒng)籌管理、前臺(tái)管理、會(huì)議室的管理、后勤區(qū)域的物業(yè)管理、員工出差機(jī)票管理與訂購(gòu)、人事檔案管理、宿舍房間管理及印信等的管理等在內(nèi)的管理工作，它幾乎與公司的每個(gè)部門都有聯(lián)系，可以說后勤管理工作涉及公司工作的方方面面。作為企業(yè)的助手，行政部門必須在經(jīng)營(yíng)理念、創(chuàng)業(yè)精神、管理策略、商業(yè)文化和政策等重大問題上具備自己的想法，讓這些理念在實(shí)際工作中得到充分落實(shí)，成為企業(yè)高層管理人員不可缺少的“點(diǎn)子軍師”，通過思想創(chuàng)新，以強(qiáng)勁的執(zhí)行力來引領(lǐng)企業(yè)的發(fā)展。后勤管理工作在整個(gè)企業(yè)的發(fā)展運(yùn)行中有著舉足輕重的地位，對(duì)企業(yè)其他部門的協(xié)調(diào)發(fā)展與完成工作起著非常重要的作用。

作為一個(gè)綜合性的工作部門，行政后勤管理工作主要有三個(gè)層次的職責(zé)，即綜合管理職責(zé)、運(yùn)作協(xié)調(diào)職責(zé)和服務(wù)支持職責(zé)，在企業(yè)中扮演著起承轉(zhuǎn)合的重要角色。行政部門的決策分析隱藏在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，除了要與其他部門相互交流，它還需要進(jìn)行更專業(yè)、更徹底的深入分析，包括執(zhí)行背景，以便得出相關(guān)結(jié)論，其中大部分會(huì)被采納，一小部分與實(shí)踐方向存在偏差，被行政系統(tǒng)通過信息反饋機(jī)制吸收，完成企業(yè)的績(jī)效評(píng)估。行政部門人員用“服務(wù)”的工作形式為企業(yè)的上通下達(dá)貢獻(xiàn)力量，從而為企業(yè)的終極目標(biāo)提供支持。行政工作不僅僅是處理人與人之間的關(guān)系，更是管理層領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)智助手。在充分溝通的基礎(chǔ)上，行政部門應(yīng)做好協(xié)調(diào)工作，使企業(yè)整體調(diào)性更加流暢。

二、行政后勤管理在企業(yè)發(fā)展中的作用

（一）提供員工保障性的作用

行政部門有其獨(dú)特性，處處要接觸人，有時(shí)甚至還要得罪人，因而選拔任用是特別關(guān)鍵的?！耙匀藶楸尽笔乾F(xiàn)代企業(yè)管理的首要立足點(diǎn)，是社會(huì)關(guān)注的聚焦點(diǎn)，也是企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃的項(xiàng)目之一。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，需要行政人員學(xué)習(xí)人際交往的相關(guān)知識(shí)，用知識(shí)武裝自己，加強(qiáng)業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)工作熱情及工作強(qiáng)度，最終實(shí)現(xiàn)有效利用企業(yè)各項(xiàng)資源、加強(qiáng)企業(yè)整體效益的目的。

（二）提供物質(zhì)基礎(chǔ)性的作用

行政部門需要“用最少的錢，辦最多的事”。這就要求行政人員要有成本意識(shí)，務(wù)必對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)加以控制。因?yàn)?，在企業(yè)的所有部門中，行政部門并不會(huì)直接創(chuàng)造效益，反而會(huì)花錢籌辦事務(wù)，因此就得想方設(shè)法節(jié)約成本。節(jié)約也是另外一種收益，從物力資源方面為企業(yè)的生產(chǎn)提供最基本的條件，是企業(yè)正常運(yùn)作的必要基礎(chǔ)。

（三）提升資源利用率的作用

行政后勤管理可以充分開發(fā)人力、物資兩大資源的優(yōu)勢(shì)，而這兩個(gè)因素本質(zhì)都是企業(yè)的資源配置，核心內(nèi)容就是給企業(yè)的發(fā)展提供充足“燃料”，為總體發(fā)展引入強(qiáng)大的驅(qū)動(dòng)力。對(duì)于人力資源的管理，可以根據(jù)員工的優(yōu)勢(shì)讓其各盡其責(zé)，更貼近員工的生活，管理更加人性化，讓員工樂意接受各項(xiàng)工作且非常好地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。對(duì)于物資資源，恰當(dāng)?shù)毓芾砜梢园l(fā)揮出機(jī)器設(shè)備的最大使用價(jià)值，增長(zhǎng)使用壽命，為企業(yè)節(jié)省大筆支出，避免沒有必要的資源消耗，提高各項(xiàng)資源的利用效率，保障企業(yè)的持久性發(fā)展。

（四）提高工作效率的作用

行政后勤管理工作與企業(yè)其他管理部門最根本的區(qū)別是與員工的關(guān)系，它對(duì)提高員工的工作激情有重要意義。假如企業(yè)是一個(gè)大家庭，那么行政后勤管理部門就像母親關(guān)心孩子一樣，它重視每一位員工的實(shí)際需求，對(duì)那些在外辛勤工作的員工給予強(qiáng)烈的歸屬感和關(guān)注，讓每個(gè)人都能找到自身存在的價(jià)值，結(jié)合企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)，更愿意為企業(yè)的發(fā)展而拼搏，從而創(chuàng)造更大的生產(chǎn)價(jià)值，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

（五）管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大作用

行政管理在企業(yè)中具體有管理、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、服務(wù)項(xiàng)目三大作用，其中管理是主干，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)項(xiàng)目是根本。在管理方面，行政管理項(xiàng)目要做好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的“小助手”，但不僅限于此，還要在公司的經(jīng)營(yíng)思想、管理決策、企業(yè)文化等重大問題上有自己的構(gòu)思與見解，變成領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的“左膀右臂”。換句話說，行政部門的管理人員不僅僅要做好某些事務(wù)性工作，更要盡力做一個(gè)有思想、敢革新、懂策略的領(lǐng)航者。在統(tǒng)籌協(xié)調(diào)方面，行政管理不可以單純傳達(dá)上級(jí)的指令為滿足，也不可以憑著在企業(yè)獨(dú)特的地位對(duì)各部門指手畫腳，而要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門和下級(jí)單位的關(guān)系。在服務(wù)項(xiàng)目方面，行政項(xiàng)目部門要甘愿做“幕后助手”，永遠(yuǎn)不應(yīng)該想要變?yōu)槠髽I(yè)關(guān)注的中心點(diǎn)。同時(shí)，在高素質(zhì)優(yōu)秀人才聚集的地方要注意對(duì)他人的尊重，待人處事要有親切感，進(jìn)行人性化服務(wù)。作為一名行政管理人員，最理想的境界應(yīng)當(dāng)是“潤(rùn)物無聲”，做個(gè)強(qiáng)大的幕后英雄。

三、行政后勤管理現(xiàn)狀

（一）行政后勤工作形式過于被動(dòng)

縱覽我國(guó)企業(yè)的行政后勤管理工作，絕大部分都是“協(xié)助型”，固守傳統(tǒng)化體系，很少出現(xiàn)自主配合企業(yè)本身的實(shí)際情況開展建設(shè)的情況，這類沒有針對(duì)性與創(chuàng)新性的工作方式過于格式化，容易造成死板、不知變通、欠缺生機(jī)的現(xiàn)象。在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)方案發(fā)生更改時(shí)，各部門的主要工作內(nèi)容也需要進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的調(diào)整。但由于沒有創(chuàng)新計(jì)劃，這個(gè)時(shí)候行政后勤工作便處于被動(dòng)的地位，而且極有可能由于任務(wù)量猛然增加而出現(xiàn)差錯(cuò)。此外，許多企業(yè)的行政后勤管理工作僅僅是“形象工程”，表面上的工作做得很出眾，實(shí)則欠缺有效的監(jiān)督管理系統(tǒng)，導(dǎo)致許多具體化的工作難以執(zhí)行，好的措施無法得到落實(shí)，大幅度降低了工作的自覺性和積極性，對(duì)工作質(zhì)量和工作效率產(chǎn)生負(fù)面影響。

（二）行政后勤工作人員缺乏主動(dòng)性

由于工作性質(zhì)的緣故，行政部門的很多工作內(nèi)容時(shí)常由企業(yè)分配。例如，職工福利的派發(fā)、企業(yè)年會(huì)的籌建，尤其是生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部門可以隨時(shí)隨地指派分配行政后勤人員，導(dǎo)致他們的工作缺乏計(jì)劃性和周期性，因此并不會(huì)有較強(qiáng)的自覺性，另外也會(huì)使他們產(chǎn)生心理不平衡的錯(cuò)覺，對(duì)自我的工作價(jià)值產(chǎn)生過低的評(píng)價(jià)。雖然行政后勤管理工作現(xiàn)已朝著產(chǎn)業(yè)化的方向發(fā)展，但效果并不大，這通常與企業(yè)不夠重視有關(guān)。企業(yè)認(rèn)為行政后勤工作沒有技術(shù)含量，不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)收益，對(duì)這個(gè)部門也沒有成熟的工作績(jī)效管理，順理成章地讓行政后勤管理變成一項(xiàng)“無效可考”的工作，員工的主動(dòng)性必然有一定的削弱。

（三）行政后勤工作原則過于隨意

行政部門負(fù)責(zé)企業(yè)很多方面的工作，對(duì)于行政后勤管理者而言，在管理工作中應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行各種規(guī)定。但是在現(xiàn)實(shí)生活中，很多行政部門的工作作風(fēng)卻非常自主隨便，有的甚至根本不顧企業(yè)的正常運(yùn)作流程和規(guī)定，只是根據(jù)有關(guān)主管的意圖和指令便落實(shí)派發(fā)任務(wù)，在工作中沒有原則性，把公司的各種規(guī)定都當(dāng)成了擺設(shè)。并且，一部分人在工作中過于強(qiáng)調(diào)自己的意愿，使行政后勤管理部門在工作中缺少公開、公平、公正。長(zhǎng)此以往，會(huì)嚴(yán)重降低企業(yè)員工的工作效率，阻礙企業(yè)的健康發(fā)展，并且會(huì)讓企業(yè)損失大量的人才和物資。

四、企業(yè)發(fā)展中行政后勤管理的提升措施

（一）促進(jìn)職能轉(zhuǎn)變，變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”

行政后勤管理部門應(yīng)該明確自己的工作定位，學(xué)會(huì)“主動(dòng)”工作，增強(qiáng)企業(yè)各項(xiàng)政策的貫徹執(zhí)行力度，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，以及企業(yè)員工的需求，擬訂合理可行的管理體系，注意工作的及時(shí)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，指導(dǎo)行政部門朝著產(chǎn)業(yè)化的方向改變。這是因?yàn)楹笄诠ぷ髋c輔助企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展并不會(huì)產(chǎn)生具體的經(jīng)濟(jì)收益，但是伴隨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，產(chǎn)業(yè)化是主要的趨勢(shì)導(dǎo)向，所以利用具體情況實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化盈利，在自力更生的同時(shí)加大行政后勤的能動(dòng)性與認(rèn)同度對(duì)于企業(yè)而言是很有必要的。例如，對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行人文關(guān)懷，不能只聽上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的吩咐，而應(yīng)起到主人翁精神，主動(dòng)給出一些優(yōu)良的計(jì)劃方案。另外，還可以定期組織團(tuán)隊(duì)拓展和休閑活動(dòng)，讓他們?cè)诓皇軙r(shí)間和空間限制的狀態(tài)下，積極表明個(gè)人關(guān)于提升管理水平的意見與建議。不僅如此，還可以鼓勵(lì)員工參與到行政后勤管理模式和管控的團(tuán)隊(duì)中，主動(dòng)聽取提議和好的策略，博采眾長(zhǎng)，將工作的各項(xiàng)基礎(chǔ)措施落到實(shí)處，這樣不但能有效地豐富企業(yè)員工的業(yè)余活動(dòng)，還能營(yíng)造和諧的辦公氛圍，有利于維系相互的優(yōu)良關(guān)系，進(jìn)一步激發(fā)員工的朝氣。

（二）調(diào)動(dòng)行政后勤管理保障人員的積極性

企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)意識(shí)到，現(xiàn)代企業(yè)的壯大早已不再是某個(gè)職能部門的優(yōu)勢(shì)發(fā)展就能做到的，真正的發(fā)展應(yīng)該是每個(gè)部門的同步壯大。要是忽略職能部門，那它可能會(huì)變成企業(yè)創(chuàng)新的薄弱點(diǎn)，在“木桶理論”的直接影響下，企業(yè)整體就會(huì)遇阻。因此，企業(yè)要給予行政后勤人員以“重視感”。行政人員往往有“我不重要”的錯(cuò)誤觀念，企業(yè)要轉(zhuǎn)變行政人員的思想，從思想觀念上化被動(dòng)為主動(dòng)，化消極為積極，擺脫以往那種“行政后勤人員可有可無”的看法，提高他們?yōu)槠髽I(yè)管理服務(wù)的工作主動(dòng)性，塑造其主人翁意識(shí)。激發(fā)行政后勤管理保障員工工作積極性的方法有很多，比如：在匯報(bào)工作的時(shí)候，不應(yīng)該忽略后勤部門的想法，讓他們也參與其中；借助物質(zhì)鼓勵(lì)嘉獎(jiǎng)后勤人員的辛勤工作；根據(jù)行政后勤管理職能部門的特點(diǎn)為相應(yīng)的管理人員開展獨(dú)特的團(tuán)隊(duì)拓展項(xiàng)目；等等。

但是需注意的是，企業(yè)也不能忽略對(duì)行政后勤部門的管理和約束，要讓行政后勤管理員工全面地了解工作內(nèi)容和崗位重要性。企業(yè)要組建并進(jìn)一步完善該制度，優(yōu)化調(diào)整體系，技術(shù)規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)，充分落實(shí)方針與最新政策，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中應(yīng)滿足的需求，強(qiáng)化措施對(duì)問題開展簡(jiǎn)化處理，靈活運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化管理方式，深層次討論工作內(nèi)容，通過這個(gè)方法完善自身崗位性能與完整性。而后，要明確行政后勤管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，進(jìn)一步設(shè)定綜合考核方案，側(cè)重設(shè)置相應(yīng)的工作目標(biāo)，加快其發(fā)展壯大的速度。

（三）嚴(yán)格掌控行政后勤人員的專業(yè)建設(shè)

事實(shí)上，并不是人人都能做好行政后勤管理保障工作，這份工作往往涉及服務(wù)的配合和綜合協(xié)調(diào)工作。如果是某個(gè)沒有豐富經(jīng)驗(yàn)或者水平不符合標(biāo)準(zhǔn)的人來做此項(xiàng)工作，很有可能會(huì)把企業(yè)的事務(wù)變得更為繁雜，員工也會(huì)苦不堪言。因此，企業(yè)在聘任行政部門后勤管理工作人員時(shí)，應(yīng)開展嚴(yán)格的篩查，不僅在學(xué)歷上做出明確的要求，在個(gè)人能力上也要嚴(yán)格把關(guān)。要選擇有工作經(jīng)驗(yàn)且專業(yè)能力較強(qiáng)的工作人員，這樣可以讓他們盡早適應(yīng)工作，滿足企業(yè)的要求。同時(shí)，還要重視對(duì)行政部門后勤管理人員的培訓(xùn)，不斷提高他們的執(zhí)行能力和工作管理水平，增強(qiáng)工作效率，加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)。

企業(yè)還可以同有關(guān)高等院校相互配合，建立專項(xiàng)人才建設(shè)策略，由企業(yè)和院校共同耗資打造一批符合這個(gè)時(shí)代企業(yè)行政部門后勤工作所需的專業(yè)化優(yōu)秀人才。此外，企業(yè)也需要增強(qiáng)對(duì)工作人員的定期學(xué)習(xí)培訓(xùn)和技術(shù)考評(píng)，分階段對(duì)他們開展專業(yè)能力與技術(shù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使其更好地實(shí)施有關(guān)工作，保證每一個(gè)在企業(yè)工作的人員都可以提高企業(yè)行政部門后勤工作的規(guī)?；疁?zhǔn)。

結(jié) 語

行政后勤管理部門作為一個(gè)工作職責(zé)龐雜、要求很多的職能部門，具備服務(wù)性、綜合性和融合性的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，是企業(yè)的立身之本。激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)和進(jìn)一步的改革創(chuàng)新，驅(qū)使企業(yè)開展深化改革、提高工作效能、調(diào)節(jié)生產(chǎn)成本，為企業(yè)發(fā)展和職工隊(duì)伍解決實(shí)際困難，建立起統(tǒng)籌兼顧的專業(yè)化的工作模式和專門的行政后勤管理實(shí)施方案與管理體系，漸漸提高工作管理實(shí)際效果，健全有關(guān)制度管理體系。企業(yè)也應(yīng)當(dāng)提供充足的關(guān)注，協(xié)助各職能部門充分調(diào)動(dòng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，打造一支具備極高凝聚力的企業(yè)行政后勤部門。與此同時(shí)，行政后勤部門的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)，言傳身教，引領(lǐng)部門朝著科學(xué)性、合理性、高效率的方向努力，為企業(yè)發(fā)展切實(shí)發(fā)揮最佳保障作用。