事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決方案

張小明

（內(nèi)蒙古自治區(qū)殘疾人就業(yè)服務(wù)中心，呼和浩特 010010）

引 言

事業(yè)單位是國家機關(guān)建立的社會公益性質(zhì)的單位，所以事業(yè)單位的檔案管理工作非常重要?，F(xiàn)如今，很多事業(yè)單位在對檔案信息進(jìn)行管理的過程中依然采用傳統(tǒng)的方法，這樣不僅影響了檔案管理工作的效率，同時也會影響到事業(yè)單位檔案信息的管理效率。為了能夠使這種現(xiàn)狀得到改善，事業(yè)單位必須加強檔案管理的信息化建設(shè)，并且還要根據(jù)事業(yè)單位的實際情況，將檔案管理辦法進(jìn)行完善。只有這樣，才能體現(xiàn)出檔案信息的價值。

一、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的重要性

（一）節(jié)省各種資源成本

事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中實現(xiàn)信息化建設(shè)，可以與無紙化辦公相結(jié)合，這樣不僅能夠節(jié)省成本方面的支出，同時還能使檔案管理工作的質(zhì)量得到提升。事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)可以使檔案管理部門直接建立與各個部門直接的、有效的聯(lián)結(jié)，檔案信息從開發(fā)到領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，再到歸檔的全程都要通過計算機設(shè)備進(jìn)行處理，這樣就能有效地提升檔案管理工作的效率。

（二）為檔案信息的歸檔和調(diào)閱提供方便

事業(yè)單位的檔案信息中包含了很多資料，檔案信息的開發(fā)和保存除了能夠?qū)⑹聵I(yè)單位的變化進(jìn)行記錄，還能為以后的發(fā)展提供參考依據(jù)。如果能夠使事業(yè)單位的檔案管理工作實現(xiàn)信息化建設(shè)，就可以使調(diào)閱和歸檔更加方便，同樣也能使檔案信息長久保存。事業(yè)單位通過計算機設(shè)備將檔案信息進(jìn)行收集和整理，然后就可以通過計算機系統(tǒng)上的檢索功能對檔案信息進(jìn)行調(diào)閱。另外，利用計算機系統(tǒng)，還能夠擴大檔案信息的存儲空間，從而實現(xiàn)對檔案信息的集成化管理。

（三）提高檔案信息的安全性

事業(yè)單位在對檔案信息管理進(jìn)行信息化建設(shè)時，可以在網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中構(gòu)建防火墻技術(shù)和恢復(fù)系統(tǒng)，這樣就能在加強病毒防御的同時，對用戶的使用權(quán)限進(jìn)行管控，從而提高事業(yè)單位檔案信息的安全性，避免網(wǎng)絡(luò)黑客對計算機系統(tǒng)造成破壞，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)被病毒侵害，從而降低檔案信息泄露的概率。

（四）提高信息數(shù)據(jù)的處理速度

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為各個行業(yè)領(lǐng)域中處理信息的有效手段。同時，大數(shù)據(jù)技術(shù)也能為事業(yè)單位的決策提供有效的依據(jù)。所以，事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)能為大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用提供便利條件。例如，事業(yè)單位會定期組織基層干部參加培訓(xùn)，而與這些培訓(xùn)有關(guān)的信息都會建立檔案，如果管理層要從基層提拔干部，就可以將這些信息當(dāng)作參考。

（五）實現(xiàn)資源共享

事業(yè)單位的檔案管理工作實現(xiàn)信息化建設(shè)，就可以和其他單位或者國家檔案管理部門進(jìn)行資源共享，這樣也能提高檔案信息的利用率，從而體現(xiàn)出檔案管理工作的價值。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的困境

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的過程中，我國很多事業(yè)單位實際上已經(jīng)開始構(gòu)建檔案管理的信息化建設(shè)。然而，因為缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人才，缺乏信息化建設(shè)的經(jīng)驗，所以事業(yè)單位在構(gòu)建信息化建設(shè)的過程中遇到了很多困難。

（一）缺乏對信息化建設(shè)的科學(xué)構(gòu)建

很多事業(yè)單位的檔案管理工作在實現(xiàn)信息化建設(shè)的過程中，過于盲目地投入工作，并沒有根據(jù)單位的實際情況提前做好細(xì)節(jié)性的規(guī)劃，其中最主要的原因有以下幾個方面。

首先，事業(yè)單位對檔案管理部門的獎懲制度構(gòu)建得不夠完善，所以負(fù)責(zé)檔案管理的人員缺乏責(zé)任意識，也沒有積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理方法，在工作中的態(tài)度也非常消極。

其次，由于受到編制的影響，事業(yè)單位的人員流動性較小，雖然這樣能夠使事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)更加穩(wěn)定，但是也限制了檔案管理信息化建設(shè)人才的引進(jìn)。

最后，事業(yè)單位的檔案管理在信息化建設(shè)的過程中缺乏專業(yè)人員的指導(dǎo)，基本上都是靠單位原來的檔案管理人員自主摸索的，這同樣也會影響到信息化建設(shè)的速度。

（二）檔案管理人員的工作能力參差不齊

事業(yè)單位的檔案管理工作并不是單純地靠一個人或者一個部門就能獨立完成的，而是需要在大量專業(yè)人才的共同努力下協(xié)作完成。但是很多事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員思想都比較守舊，再加上社會環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了變化，檔案管理工作并不是簡單地將檔案信息的內(nèi)容輸入計算機系統(tǒng)中就算實現(xiàn)了信息化建設(shè)，所以檔案管理人員除了要掌握檔案管理的理論知識，還要學(xué)習(xí)相應(yīng)的信息技術(shù)的應(yīng)用方法。只有這樣，才能為后期工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）缺乏完善的數(shù)據(jù)庫

在非專業(yè)人員的概念中，檔案管理工作就是將收集到的檔案信息進(jìn)行整合和歸納，然后再將其錄入計算機系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔保存。但實際上，這只是最“皮毛”的工作，檔案管理人員還要從大量的檔案信息中挖掘出有價值的內(nèi)容。所以，事業(yè)單位的檔案管理必須構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，只有這樣才能提高工作的效率。然而，當(dāng)前我國大部分的事業(yè)單位并未建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫，這對檔案信息的價值體現(xiàn)起到了一定的限制作用。

（四）檔案信息的利用率較低

有些事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，對于檔案信息仍然采用紙質(zhì)版的存儲方法。如果其他部門要對檔案信息進(jìn)行調(diào)閱或者查詢，就要先向檔案管理部門進(jìn)行申請，經(jīng)過審批之后，檔案管理部門的工作人員才能開始在海量的檔案信息中進(jìn)行查找。在這個過程中，檔案信息的調(diào)閱和審批就要消耗很長時間，再加上檔案管理人員要從大量的信息中進(jìn)行查找，同樣也會消耗很長的時間，嚴(yán)重影響了檔案信息的利用率。另外，紙質(zhì)版的檔案信息在翻閱的過程中難免造成一定的損壞，如果檔案信息被調(diào)閱的次數(shù)較多，還會加快紙張老化的速度，字跡也會產(chǎn)生磨損。所以，這種紙質(zhì)的檔案入庫以后，利用的效率就會越來越低。除此之外，紙質(zhì)的檔案信息在保存的過程中對環(huán)境要求很高，不能長時間受到太陽的暴曬，也不能在潮濕的環(huán)境中保存，否則檔案就會發(fā)霉。而如果已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案信息長時間放在密閉的空間中，還容易遭到蟲咬，導(dǎo)致檔案信息的完整性受到影響。

三、事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件

（一）具備先進(jìn)的工作理念

事業(yè)單位將檔案管理工作實現(xiàn)信息化建設(shè)是對傳統(tǒng)工作方法的一種改革，所以除了要轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)的工作理念，還要根據(jù)實際情況追加一定的投資，并且事業(yè)單位的管理部門還要加強對檔案管理工作的重視。因此，事業(yè)單位的管理人員必須具備先進(jìn)的工作理念，只有管理層開始重視檔案管理的信息化建設(shè)，才能在實際工作中投入精力，基層員工的積極性才能被帶動起來，這也是事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建一支高質(zhì)量的專業(yè)管理團隊

與傳統(tǒng)的檔案管理工作方法相比，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)必須具備以下幾個方面的管理知識。

首先，檔案管理人員要具備檔案管理的理論知識，同時還要具備較強的業(yè)務(wù)能力。

其次，檔案管理人員要學(xué)會利用信息技術(shù)將檔案信息進(jìn)行正確的采集，并且還要熟練地利用計算機技術(shù)將信息進(jìn)行整合，然后再將檔案信息進(jìn)行歸檔，最后還要掌握檔案信息檢索和利用的方法。因此，事業(yè)單位要在內(nèi)部培養(yǎng)專業(yè)人才，同時還要從專業(yè)院?；蛘呱鐣h(huán)境中引入檔案管理人才。只有這樣，才能構(gòu)建一支高質(zhì)量的檔案管理信息化建設(shè)團隊。

（三）配備專業(yè)的信息化設(shè)備

事業(yè)單位的檔案管理工作要想實現(xiàn)信息化建設(shè)，就必須要配備完善的硬件設(shè)備。其中主要涉及：計算機設(shè)備、照片采集設(shè)備、掃描設(shè)備、語音采集系統(tǒng)及多媒體設(shè)備等等。只有所有的硬件設(shè)施齊全才能將檔案信息進(jìn)行輸入和整合，最后再進(jìn)行儲存和歸檔。另外，事業(yè)單位還要購買檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件，并且要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展隨時對軟件系統(tǒng)進(jìn)行更新。除了這些之外，事業(yè)單位還要為檔案管理的信息化建設(shè)配備專業(yè)的檔案管理辦公室，并且還要購買一些避免光照造成損壞的家具。

（四）配備專業(yè)的安全防護系統(tǒng)

部分事業(yè)單位的檔案信息涉及國家機密，所以在實現(xiàn)信息化建設(shè)的過程中，必須配備專業(yè)的安全防護系統(tǒng)，這其中包含了檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理條例、完善的管理方法，以及網(wǎng)絡(luò)安全防護技術(shù)等。只有將這些檔案信息防護系統(tǒng)進(jìn)行完善，才能避免事業(yè)單位檔案信息中的內(nèi)容遭到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，從而導(dǎo)致信息泄露。

四、事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)的實施策略

（一）加大后續(xù)資金的支持

雖然，目前我國大部分的事業(yè)單位在檔案管理工作開展的過程中已經(jīng)逐漸實現(xiàn)了信息化建設(shè)，但是整體的建設(shè)水平卻沒有得到提升。所以，事業(yè)單位的管理部門必須從人力資源和資金上給予一定的支持。因此，事業(yè)單位的管理部門要認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)是未來的主要發(fā)展方向，這樣才能使檔案管理實現(xiàn)智能化辦公。另外，管理部門在給予檔案管理信息化建設(shè)資金支持的同時，必須做到?？顚Ｓ谩Ｊ聵I(yè)單位還要幫助檔案管理部門建立與同類型單位的溝通橋梁，這樣才能引入更多的信息化建設(shè)資源和經(jīng)驗，從而推動信息化建設(shè)的快速實現(xiàn)。

（二）對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理

在實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)的過程中，數(shù)字化管理是一種非常有效的管理模式。數(shù)字化管理主要是將檔案信息通過計算機系統(tǒng)進(jìn)行儲存，然后再將紙質(zhì)檔案信息上的內(nèi)容通過掃描儀器和拍照系統(tǒng)進(jìn)行掃描拍照，然后上傳至網(wǎng)絡(luò)。通過這些設(shè)備將網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行整合之后，再整理成檔案形式存儲到數(shù)據(jù)庫中，并且還要在錄入的過程中標(biāo)記好檔案信息的內(nèi)容、名稱、時間，以及卷宗的具體編號等信息，這樣才能為以后的調(diào)閱和搜索提供便利條件。事業(yè)單位的檔案管理部門通過這樣的方法推動信息化建設(shè)，能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案信息管理方法進(jìn)行優(yōu)化，并且在檔案信息建設(shè)的過程中構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，還能為以后的查詢和調(diào)閱節(jié)省更多的時間，從而提高事業(yè)單位檔案信息的利用價值。

（三）加強對檔案信息的有效管理

檔案信息的資源建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)信息化建設(shè)的重要組成部分。所以，如果缺乏對檔案信息資源的有效利用，信息化建設(shè)就很難實現(xiàn)。

首先，檔案管理人員要將檔案信息的全部內(nèi)容按照目錄做好分類，并且還要根據(jù)不同的部門將檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)性的整理。在進(jìn)行整理的過程中，應(yīng)該按照集中整合、分別管理的原則和方法對檔案信息進(jìn)行調(diào)配。只有這樣，才能為檔案資源的共享提供便利條件。

其次，檔案管理人員還要將檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理，確保數(shù)字化技術(shù)能夠完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)保管方式，如果檔案信息中有圖片資料，也要采用特殊的技術(shù)將圖片進(jìn)行完整的保存。

最后，檔案管理人員在將這些檔案資源的內(nèi)容進(jìn)行上傳的過程中，還要嚴(yán)格按照系統(tǒng)平臺上的要求對檔案信息進(jìn)行分類，避免采用復(fù)雜的方式將檔案信息的類別進(jìn)行錄入。只有這樣，才能提高檔案管理工作信息化建設(shè)的效率。

（四）將檔案管理信息化建設(shè)的安全制度進(jìn)行完善

事業(yè)單位的檔案管理工作在實現(xiàn)信息化建設(shè)的過程中，要加強對檔案信息安全性的重視，并且還要在嚴(yán)格的監(jiān)督下開展工作。

首先，檔案管理人員要構(gòu)建完善的檔案查詢制度，將對有調(diào)閱權(quán)限的人員信息提前在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)定，將不明身份人員的調(diào)閱權(quán)限一律進(jìn)行攔截，這樣才能提高事業(yè)單位檔案信息的安全性。

其次，事業(yè)單位的內(nèi)部員工在對檔案信息進(jìn)行調(diào)閱的過程中，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要自動對訪問人員的身份、訪問時間，以及調(diào)閱的檔案內(nèi)容進(jìn)行備份，并且還要確定調(diào)閱權(quán)限中不能對檔案信息進(jìn)行任意修改或者泄露，這樣才能防止違法犯罪的事件的發(fā)生。

最后，事業(yè)單位的檔案管理工作在實現(xiàn)信息化建設(shè)的過程中還要構(gòu)建完善的監(jiān)督體系，并且還要將監(jiān)督責(zé)任落實到具體的責(zé)任主體，促使檔案管理人員能夠起到有效的制約作用，這樣不僅能夠使檔案管理人員的工作態(tài)度更加積極，還能提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。

（五）提高檔案管理人員的綜合能力和職業(yè)素養(yǎng)

事業(yè)單位的檔案管理工作在信息化建設(shè)的過程中，雖然全程都要通過計算機設(shè)備進(jìn)行操作，但是仍然需要人力資源進(jìn)行管理，所以檔案管理人員的綜合能力和職業(yè)素養(yǎng)必須要得到提升。

首先，對于剛剛?cè)肼毜臋n案管理人員來說，事業(yè)單位的管理層要組織他們參加入職培訓(xùn)，并且還要確定考核成績符合要求之后才能讓他們上崗。

其次，對于已經(jīng)從事檔案管理工作的老員工而言，也要定期組織專業(yè)知識的培訓(xùn)，強化檔案管理人員對信息技術(shù)的掌握和運用，提高他們的業(yè)務(wù)能力，并且還要熟練地運用計算機設(shè)備，這樣才能滿足信息化建設(shè)的基本要求。

最后，事業(yè)單位還要加強對檔案管理人員的思想政治教育，強化每一位基層員工的政治素養(yǎng)，強化他們在檔案管理工作中的服務(wù)意識，這樣才能使他們?nèi)硇牡赝度牍ぷ髦小?/p>

結(jié) 語

總而言之，事業(yè)單位作為國家公益機構(gòu)的重要組成部分，檔案信息中有很多內(nèi)容都涉及國家機密，所以必須加強對檔案管理信息化建設(shè)的重視，確保檔案信息的安全性，提高檔案管理工作的效率。