淺談基于合同管理的企業(yè)合規(guī)管理機(jī)制

金 鑫 大慶油田有限責(zé)任公司第八采油廠

一、加強(qiáng)合同管理是企業(yè)提升合規(guī)管理水平的重要內(nèi)容

合規(guī)，即使公司經(jīng)營活動與法律、管治及內(nèi)部規(guī)則保持一致。企業(yè)合規(guī)管理相對于法律風(fēng)險管理，不僅在內(nèi)涵外延、風(fēng)險識別內(nèi)容上更為落地，其工作的基本流程也更為細(xì)致、明確，更便于企業(yè)操作并能夠為企業(yè)帶來實質(zhì)性變化。不僅適用于央企，對其他的國有企業(yè)和民營企業(yè)同樣行之有效。合規(guī)管理，是指企業(yè)通過制定合規(guī)政策，按照外部法規(guī)的要求統(tǒng)一制定并持續(xù)修改內(nèi)部規(guī)范，監(jiān)督內(nèi)部規(guī)范的執(zhí)行，以實現(xiàn)增強(qiáng)內(nèi)部控制，對違規(guī)行為進(jìn)行持續(xù)監(jiān)測、識別、預(yù)警、防范、控制、化解合規(guī)風(fēng)險的一整套管理活動和機(jī)制。合規(guī)管理，與業(yè)務(wù)管理、財務(wù)管理并稱企業(yè)管理的三大支柱，是風(fēng)險管理的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。2021年10月17日，國務(wù)院國資委發(fā)布《關(guān)于進(jìn)一步深化法治央企建設(shè)的意見》，明確提出國企改革三年行動和著力健全合規(guī)管理體系，不斷深化治理完善、經(jīng)營合規(guī)、管理規(guī)范、守法誠信的法制企業(yè)建設(shè)。這使合規(guī)管理成為了企業(yè)的內(nèi)在需求。而合同管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要依據(jù)，是企業(yè)經(jīng)營管理中必不可少的一部分，直接關(guān)系到企業(yè)的收支，是企業(yè)利潤的載體，提升企業(yè)的合同管理水平，不僅是企業(yè)合規(guī)管理的重要組成部分，也是企業(yè)合規(guī)運(yùn)營、高質(zhì)量發(fā)展的有力保障。

二、企業(yè)合同管理的突出問題

隨著國有企業(yè)深化改革的推進(jìn)，推進(jìn)合同管理規(guī)范化、精細(xì)化，為企業(yè)合規(guī)運(yùn)營、高質(zhì)量發(fā)展提供了有力的保障，合同管理得到了更多的重視和投入，但是一些問題也逐漸凸顯出來，成為企業(yè)管理的“頑疾”，必須引起所有管理人員的高度重視。

(一)合同審查監(jiān)管不到位

合同審查需要經(jīng)過部門初審、財務(wù)審查、計劃審查、法務(wù)審查等環(huán)節(jié)，個別單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員存在 “重業(yè)務(wù)、輕合同”的思想，任務(wù)合同管理是屬于法務(wù)管理部門的職責(zé)，法律風(fēng)險意識淡薄，而合同中涉及到具體的業(yè)務(wù)及相關(guān)專業(yè)知識以及財務(wù)信息和計劃信息，法務(wù)部門又無法完全掌握，這樣不僅給法務(wù)部門的合同管理工作帶來了巨大的負(fù)荷，同時也大大降低了合同的合規(guī)管理水平。

(二)事后合同問題依然存在

事后合同一直是合同風(fēng)險防控的重點領(lǐng)域，是指在項目實施前未簽訂而在履行過程中或履行完畢后簽訂的合同，分為顯性事后合同和隱性事后合同。簽訂時間晚于合同履行時間則為顯性事后合同，一般在日常工作中比較容易發(fā)現(xiàn)，較容易管控。隱性事后合同的實際合同履行期限與簽訂的合同履行期限往往不一致，由于其隱蔽性較強(qiáng)，合同管理部門日常審批過程中較難認(rèn)定，但其可能導(dǎo)致的法律風(fēng)險卻不容忽視。不僅將導(dǎo)致項目監(jiān)管環(huán)節(jié)缺失和企業(yè)風(fēng)險管理失效，還會帶來極大的交易風(fēng)險。主要原因：一是合同承辦部門工作缺乏前瞻性，統(tǒng)籌性不強(qiáng)，導(dǎo)致預(yù)留簽訂時間不足。二是個別單位仍然存在領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠、制度理解不到位、個別業(yè)務(wù)人員風(fēng)險意識淡薄的問題。三是個別承辦人員責(zé)任心不強(qiáng)、合同承辦質(zhì)量不高，出現(xiàn)合同文本質(zhì)量差反復(fù)退審、不及時跟蹤合同進(jìn)展、合同審查審批超時等情況，從而影響合同簽訂時效，增加了事后合同的發(fā)生幾率。四是個別單位還存在著合同人員換崗頻繁問題，導(dǎo)致人員接替過程中的適應(yīng)期間業(yè)務(wù)風(fēng)險增大。分析以上事后合同成因，核心還是責(zé)任心不強(qiáng)、履行責(zé)任不到位的問題，事實上，主觀原因造成的事后合同是完全可防可控并可以避免的。

(三)合同履行出現(xiàn)異常情況

合同履行監(jiān)管不到位，合同交底制度沒有得到有效落實，合同履行負(fù)責(zé)人的作用沒有充分發(fā)揮，導(dǎo)致合同履行異常。主要表現(xiàn)為：一是個別單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員存在“重合同簽訂、輕合同履行”思想，工作統(tǒng)籌性不強(qiáng)，過程管理不到位，未能及時掌握工作進(jìn)度，導(dǎo)致合同履行異常。二是合同交底制度執(zhí)行不徹底。施工項目嚴(yán)格進(jìn)行了工程交底，但對于部分工程檢測、監(jiān)理等建設(shè)工程輔助項目，合同承辦人員對風(fēng)險預(yù)估不足，將合同簽訂情況表發(fā)送給項目經(jīng)理，視作合同交底，由項目經(jīng)理在項目施工過程中給檢測單位隨時下達(dá)任務(wù)委托，未及時簽署相關(guān)交底單據(jù)，容易造成責(zé)任推諉。三是未及時妥善處理履行異常的合同。承辦單位未能及時發(fā)現(xiàn)合同履行異常狀況或發(fā)現(xiàn)異常情況后未能及時變更合同，形成違約風(fēng)險隱患。四是部分合同未按約定結(jié)算，存在逾期結(jié)算合同款、拖欠民營企業(yè)、中小企業(yè)合同款情形問題，容易造成經(jīng)濟(jì)糾紛，影響企業(yè)的社會形象。

(四)制度相對于企業(yè)的發(fā)展有所滯后，不利于合同的簽訂

合同的簽訂需要符合國家法律法規(guī)和企業(yè)相關(guān)的各種規(guī)章制度，隨著《中國人民共和國民法典》的頒布，原有的企業(yè)的管理辦法和規(guī)章制度沒有及時地進(jìn)行更新和解讀，已無法滿足企業(yè)目前的發(fā)展需求，導(dǎo)致合同管理人員每天都要面對繁重的咨詢工作，處理各種企業(yè)的規(guī)章制度無法含括的“特殊問題”，這種游離在制度之外的“特殊問題”就成了企業(yè)合規(guī)管理的一大漏洞。

三、強(qiáng)化合同管理，完善企業(yè)合規(guī)運(yùn)行機(jī)制

(一)全面強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)及管理人員合規(guī)管理意識，從思想上對合同管理重視起來

將合同管理與領(lǐng)導(dǎo)的履職能力掛鉤，讓合同管理的合規(guī)運(yùn)行從領(lǐng)導(dǎo)開始重視起來，在意識上形成從上到下的統(tǒng)一。合同管理是關(guān)鍵把控環(huán)節(jié)，并不是一味地否定和拒絕，而是依法修正完善，是善意的警示和規(guī)范，是對企業(yè)利益、誠信度和管理人員生命的呵護(hù)。嚴(yán)格合同履行不僅僅是一項具體業(yè)務(wù)的實施過程，而是對踐行崗位責(zé)任的體現(xiàn)，也是對職業(yè)道德修養(yǎng)的見證。保持管理人員的相對穩(wěn)定，如遇極特殊情況出現(xiàn)人員變動，要提前做好接續(xù)人員的培訓(xùn)，保證對接人員具備上崗條件要求。同時，強(qiáng)化制度宣貫和人員培訓(xùn)，適時開展合同管理相關(guān)制度宣貫及實務(wù)培訓(xùn)，確保制度落實到位、理解到位、執(zhí)行到位，進(jìn)一步提升合同管理人員的敬業(yè)精神、認(rèn)知能力、風(fēng)險防范意識和業(yè)務(wù)能力，消除合同只是業(yè)務(wù)人員崗位職責(zé)的思想誤區(qū)，整體提升員工的合規(guī)管理意識，讓合同管理工作高質(zhì)量運(yùn)行。

(二)將合規(guī)管控融入進(jìn)合同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)

合規(guī)管理和業(yè)務(wù)管理不是兩件事兒，要真正落實“管業(yè)務(wù)必須管合規(guī)”的理念，切實讓合規(guī)管理融入到合同管理的每一個環(huán)節(jié)。做好合同業(yè)務(wù)統(tǒng)籌和規(guī)劃工作，進(jìn)一步規(guī)范合同管理的科學(xué)運(yùn)作，加強(qiáng)項目的事前論證，從根本上杜絕事后合同的發(fā)生。強(qiáng)化簽訂過程的時效管理，進(jìn)一步保證合同管理提質(zhì)增效。著力提升合同申報質(zhì)量，減少合同審批退回次數(shù)，促進(jìn)合同一次通過率穩(wěn)步提高；要求承辦人員加強(qiáng)合同跟蹤催辦，退回的合同應(yīng)在1個工作日內(nèi)及時落實修改，并積極通過即時通、電話、登門請示等多種形式溝通催辦，提高合同審批簽訂時效。同時，定期查看審批時間過長的合同，要求相關(guān)承辦部門對超時情況進(jìn)行跟蹤說明，并提出整改意見。加強(qiáng)溝通與配合，從整體運(yùn)行的角度看待問題，關(guān)聯(lián)性項目要相互掌握實施進(jìn)度，做好項目承接。例如，設(shè)計、環(huán)評、安評、基建、土地等部門應(yīng)理順中間環(huán)節(jié)，相互溝通配合，輔助性項目要先于主體工程簽訂合同，確保項目合規(guī)運(yùn)作、順利實施。同時，科學(xué)統(tǒng)籌、提前規(guī)劃、規(guī)范運(yùn)作，加強(qiáng)項目的事前論證，保證事前簽約，降低交易風(fēng)險。專業(yè)管理部門應(yīng)實行歸口管理，對于同類項目優(yōu)先采取項目批量談判、合并招標(biāo)、合同捆綁簽訂等方式，提高合同簽訂效率，讓合同審批的每一個環(huán)節(jié)都將自身的責(zé)任肩負(fù)起來，明晰權(quán)責(zé)，加大問責(zé)力度，充分實現(xiàn)合規(guī)效能，使合同管理工作高效有序地運(yùn)行。

(三)強(qiáng)化監(jiān)管力度，規(guī)范合同履行負(fù)責(zé)人的責(zé)任

每一個合同都約定唯一一個合同履行負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)合同的履行責(zé)任，在合同簽訂之后需合同承辦人及時與合同履行負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底工作，強(qiáng)調(diào)合同的相關(guān)責(zé)任及法律風(fēng)險，并形成書面文件。在合同履行過程中如果出現(xiàn)問題影響合同的繼續(xù)履行時，合同履行負(fù)責(zé)人需及時地進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)，實時推進(jìn)合同的履行，同時對于出現(xiàn)的無法協(xié)調(diào)的問題需要及時提出《合同履行異常報告》《合同履行終止確認(rèn)》等，落實合同爭議處理辦法，避免因合同履行不當(dāng)從而引發(fā)法律風(fēng)險。同時，對于超時履行的合同，應(yīng)查找未履行的原因，并針對其原因進(jìn)行變更、終止、賬務(wù)處理等，及時進(jìn)行清理。

(四)建立管理考評機(jī)制，進(jìn)一步突出合同管理的重要性

為促進(jìn)合同管理水平提升，合同管理責(zé)任落實，對于合同管理的相關(guān)制度和要求落實情況，建立相應(yīng)的考評機(jī)制，實行不定期、季度檢查考核。定期擬召開一次專項會議現(xiàn)場講評執(zhí)行情況，每年年底進(jìn)行年終驗收，對再發(fā)生事后合同的單位及負(fù)責(zé)人進(jìn)行責(zé)任追究，為強(qiáng)化主要領(lǐng)導(dǎo)第一責(zé)任人職責(zé)，考核結(jié)果將在主要領(lǐng)導(dǎo)的績效指標(biāo)中直接體現(xiàn)。同時，將合同管理評價情況與各單位考核結(jié)果掛鉤，把合同管理的規(guī)章制度融入到考核并量化指標(biāo)，使考核結(jié)果清晰明確地反映合同管理中出現(xiàn)是問題。

(五)完善合同管理制度，建立持續(xù)上升的合同管理改進(jìn)方案

合規(guī)管理，制度在先。所謂的合規(guī)管理，前提是要明確管理制度，讓企業(yè)的一切的行為都在制度的管理范圍之內(nèi)。合同管理中出現(xiàn)的問題一方面反映的是管理水平的不到位，另一方面則是原有的合同管理制度已無法滿足企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀：國家法律法規(guī)已經(jīng)做出了調(diào)整，市場宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境和微觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境以及企業(yè)的自身情況均發(fā)生了變化，合同管理制度也要與時俱進(jìn)地做出相應(yīng)的調(diào)整，確保管理制度與市場環(huán)境和企業(yè)需求相一致。同時，積極踐行“合規(guī)管理”的原則，自學(xué)形成“紅線意識”，持續(xù)規(guī)范合同管理工作。利用PDCA原理，即：將工作分成計劃(Plan)、執(zhí)行(Do)、檢查(Check)、處理(Act)四個環(huán)節(jié)。計劃環(huán)節(jié)要預(yù)先對所要開展的項目進(jìn)行預(yù)判和計劃，針對項目的開始時間、審批流程等做好先前工作，為合同簽訂預(yù)留出足夠的時間，從根本上避免事后合同；執(zhí)行環(huán)節(jié)，要嚴(yán)格按照合同管理相關(guān)的制度規(guī)定進(jìn)行操作，相關(guān)的監(jiān)督崗位也要嚴(yán)格履行監(jiān)管職責(zé)，切實讓合同管理的合規(guī)運(yùn)行落到實處；檢查是在每一項工作完成后，每個人對自己完成的工作進(jìn)行檢查，找到工作中出現(xiàn)的風(fēng)險漏洞，相應(yīng)的上級部門也要對基層的工作定期進(jìn)行檢查，及時指出出現(xiàn)的問題；處理環(huán)節(jié)是每個人對自己工作中發(fā)現(xiàn)的漏洞積極思考，及時補(bǔ)救，同時上級部門針對在檢查時發(fā)現(xiàn)的共性問題和隱形問題，及時找到解決辦法，防止在今后的工作中再次發(fā)生。定期開展合同自檢自查工作及專項檢查、合同清理工作，及時查找風(fēng)險源，采取措施化解風(fēng)險。在履行合規(guī)監(jiān)察制度中，把合同管理作為重點內(nèi)容，加大事后合同等突出問題的考核力度，定期進(jìn)行風(fēng)險排查和履行檢查，使合同監(jiān)管演變成日常管理行為，自覺形成“紅線意識”，才能將合同管理工作進(jìn)一步提升，才能使合規(guī)管理的理念灌輸?shù)饺粘９ぷ鞯拿恳粋€角落，不斷強(qiáng)化對合同的合規(guī)管理。

四、結(jié)語

合同管理是企業(yè)合規(guī)管理的重要內(nèi)容，全面加強(qiáng)合規(guī)文化建設(shè)，努力培育合規(guī)管理文化理念不僅僅是企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展、長治久安的內(nèi)在要求，也是完善企業(yè)治理，提高風(fēng)險管理水平，增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力，助推管理升級的基本條件。只有將合同高效地管理起來，確保合同依法合規(guī)的運(yùn)行，才能夠保證企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。因此，合同依法合規(guī)的運(yùn)行制度對于企業(yè)開展經(jīng)營活動有著非常重大的意義。積極探索合同管理的合規(guī)運(yùn)行，進(jìn)一步完善企業(yè)管理的合規(guī)管理機(jī)制，使企業(yè)的整體管理水平。