高校發(fā)票報(bào)賬工作存在的問(wèn)題及建議

王 寧

（河南工業(yè)和信息化職業(yè)學(xué)院，河南 焦作 454000）

1 發(fā)票報(bào)賬中存在的問(wèn)題

高校財(cái)務(wù)報(bào)銷工作中，報(bào)銷流程環(huán)環(huán)相扣，票據(jù)審核是第一道關(guān)，其中發(fā)票審核是票據(jù)審核的重點(diǎn)。高校財(cái)務(wù)報(bào)賬過(guò)程中發(fā)票存在的問(wèn)題大致可分為兩類：一是發(fā)票本身存在的問(wèn)題，二是發(fā)票開(kāi)具過(guò)程中存在的問(wèn)題。

1.1 發(fā)票本身存在的問(wèn)題

1.1.1 票面信息不準(zhǔn)確

票面信息主要包括購(gòu)買方信息、開(kāi)票日期、收款人、復(fù)核人、開(kāi)票人、發(fā)票專用章、商品名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額及稅率等。在發(fā)票審核工作中，發(fā)票常常出現(xiàn)票面信息不全、項(xiàng)目?jī)?nèi)容空白、項(xiàng)目只有大的類別而沒(méi)有具體數(shù)量和購(gòu)物清單等情況，如購(gòu)買筆記本只列“辦公用品”，不顯示具體品名。發(fā)票如果有票面信息不全、挖補(bǔ)等問(wèn)題則無(wú)法報(bào)銷，如納稅人識(shí)別號(hào)錯(cuò)誤、開(kāi)票方在發(fā)票上涂改等，需要退回開(kāi)票方重新開(kāi)具。

1.1.2 購(gòu)貨方信息不正確

發(fā)票中的購(gòu)貨方信息一般包含名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)。在高校財(cái)務(wù)報(bào)賬過(guò)程中，如果開(kāi)具的是增值稅普通發(fā)票，除名稱和納稅人識(shí)別號(hào)項(xiàng)是必填項(xiàng)外，其他事項(xiàng)可以不填寫，但填寫時(shí)必須填寫正確，非必填項(xiàng)填寫錯(cuò)誤同樣影響發(fā)票的有效性。如果開(kāi)具的是增值稅專用發(fā)票，則購(gòu)貨方信息都是必填項(xiàng)，且必須全部填寫正確。例如，高校教職工報(bào)賬過(guò)程中，增值稅普通發(fā)票上高校的單位名稱和納稅人識(shí)別號(hào)是必填項(xiàng)且須無(wú)誤，若只有非必填項(xiàng)高校的開(kāi)戶行賬號(hào)錯(cuò)誤，同樣影響發(fā)票的有效性，導(dǎo)致發(fā)票無(wú)法報(bào)銷。

1.1.3 發(fā)票品名與實(shí)際交易內(nèi)容不符

發(fā)票品名是銷售的貨物名稱。例如，當(dāng)高校需要接待外來(lái)單位人員時(shí)，應(yīng)該在發(fā)票品名處顯示“會(huì)議費(fèi)”，在報(bào)銷經(jīng)費(fèi)中屬于“三公”經(jīng)費(fèi)中的公務(wù)接待費(fèi)。為了避免公款吃喝，公務(wù)接待費(fèi)在實(shí)際報(bào)銷工作中的審核比較嚴(yán)格，需要提供相關(guān)單位公函、接待審批單、財(cái)務(wù)票據(jù)和接待清單等文件。近年來(lái)，國(guó)家加強(qiáng)了黨風(fēng)廉政建設(shè)，提倡厲行節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi)，各地紛紛出臺(tái)規(guī)章制度。高校財(cái)務(wù)部門在給對(duì)方單位轉(zhuǎn)賬時(shí)，財(cái)政系統(tǒng)會(huì)設(shè)置關(guān)于“三公”經(jīng)費(fèi)的一些詞匯屬于敏感詞，目的是避免“三公”經(jīng)費(fèi)被過(guò)度使用。但在實(shí)際工作中，高校單位在公務(wù)接待方面仍存在一些不容忽視的問(wèn)題。個(gè)別高校教職工為了規(guī)避財(cái)務(wù)審核難的問(wèn)題，讓開(kāi)票方開(kāi)具與實(shí)際不符的發(fā)票品名，將公務(wù)接待的發(fā)票品名“會(huì)議費(fèi)”開(kāi)為“住宿費(fèi)”，夾雜在包干經(jīng)費(fèi)差旅費(fèi)中報(bào)銷。這需要高校財(cái)務(wù)人員認(rèn)真審核，仔細(xì)分辨實(shí)際的交易內(nèi)容是否與發(fā)票品名一致，發(fā)現(xiàn)不一致應(yīng)退回開(kāi)票方重新開(kāi)具，否則不能報(bào)賬。

1.1.4 發(fā)票專用章不符合規(guī)定

在高校財(cái)務(wù)報(bào)賬工作中存在很多因加蓋的章不符合規(guī)定，或者發(fā)票上加蓋的章模糊不清導(dǎo)致無(wú)法報(bào)賬的情況。高校教職工報(bào)賬的發(fā)票上加蓋的只要不是發(fā)票專用章，均無(wú)法報(bào)銷。其他專用章不具備同等效力，如單位公章、財(cái)務(wù)專用章等，這些公章不能蓋在發(fā)票上。例如，高校教職工報(bào)賬的發(fā)票上加蓋了發(fā)票專用章，但發(fā)票專用章與稅務(wù)監(jiān)制章重疊，或因其他原因?qū)е掳l(fā)票專用章字跡不清晰、印章邊緣不清，這些都不能報(bào)銷。如果只是發(fā)票專用章字跡模糊或邊緣不清，高校教職工可要求開(kāi)票方在空白處加蓋，但如果是蓋住稅務(wù)監(jiān)制章或金額大小寫的發(fā)票，只能退回開(kāi)票方重新開(kāi)具。

除此之外，高校教職工購(gòu)買實(shí)驗(yàn)室設(shè)備，這類發(fā)票上的商品類別很多，當(dāng)明細(xì)較多不能開(kāi)在同一張發(fā)票上時(shí)，就需要另外從防偽稅控系統(tǒng)開(kāi)具銷貨清單。清單上還需要加蓋發(fā)票專用章，與發(fā)票上的發(fā)票專用章保持一致，發(fā)票專用章上的單位和納稅人識(shí)別號(hào)必須與發(fā)票上的一致。如果高校教職工報(bào)賬時(shí)出具開(kāi)票方自制的銷貨清單，并加蓋發(fā)票專用章，同樣不能作為報(bào)銷憑證。

1.2 發(fā)票開(kāi)具過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.2.1 未按實(shí)際情況開(kāi)具發(fā)票

發(fā)票在報(bào)銷時(shí)，發(fā)票上的品名與實(shí)際報(bào)銷內(nèi)容不符。例如，高校舉辦大學(xué)生活動(dòng)的場(chǎng)地租賃費(fèi)，應(yīng)結(jié)算成“租賃費(fèi)”，但報(bào)銷學(xué)生活動(dòng)費(fèi)時(shí)需提供學(xué)生活動(dòng)的詳細(xì)方案，有些經(jīng)辦人就將其結(jié)算成“辦公用品”，開(kāi)具購(gòu)買辦公用品的發(fā)票，意圖按照辦公經(jīng)費(fèi)報(bào)銷，這種與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容不符的發(fā)票不能報(bào)銷。開(kāi)票方也需要對(duì)自己開(kāi)具的發(fā)票的真實(shí)性負(fù)法律責(zé)任，必須開(kāi)具反映真實(shí)業(yè)務(wù)的發(fā)票。

1.2.2 將收據(jù)充當(dāng)發(fā)票

有些高校教職工將外部單位自制的收據(jù)當(dāng)作發(fā)票報(bào)銷，即所謂的“白條列支”。例如，教職工購(gòu)買辦公用品未取得正規(guī)發(fā)票，意圖使用對(duì)方單位開(kāi)具的結(jié)算單據(jù)作為入賬的原始憑證；出差住酒店，酒店以開(kāi)票系統(tǒng)維護(hù)等理由拒絕提供發(fā)票，只提供單位手寫收據(jù)，加蓋單位公章作為報(bào)銷憑證。這些行為均屬于白條列支，在高校財(cái)務(wù)報(bào)賬審核工作中，這種情況屢見(jiàn)不鮮，雖然常見(jiàn)，但都無(wú)法作為合理的解釋，更無(wú)法報(bào)銷。

1.2.3 發(fā)票開(kāi)具單位和轉(zhuǎn)款單位不一致

高校教職工購(gòu)買學(xué)生活動(dòng)用品時(shí)，銷貨方一般是小商店，經(jīng)常出現(xiàn)發(fā)票上的銷貨方信息與收款單位信息不一致的情況。例如，教職工購(gòu)買貨物時(shí)，由于A商店無(wú)法提供本商店開(kāi)具的發(fā)票，就提供了B 商店的發(fā)票，B 商店虛開(kāi)了發(fā)票，A 商店承諾B 商店將承擔(dān)該筆業(yè)務(wù)產(chǎn)生的增值稅、所得稅等稅費(fèi)。教職工報(bào)銷時(shí)要求實(shí)際轉(zhuǎn)款給A 商店，而所附的發(fā)票是B 商店開(kāi)具的，這種情況下發(fā)票開(kāi)具的單位和轉(zhuǎn)款的單位不一致，也無(wú)法報(bào)銷。

1.2.4 虛開(kāi)發(fā)票

虛開(kāi)發(fā)票指的是為他人、為自己及讓他人為自己或介紹他人開(kāi)具不符合實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)票，也就是虛構(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)容開(kāi)具發(fā)票。例如，高校教職工虛開(kāi)發(fā)票套取現(xiàn)金、請(qǐng)客送禮等，特別是定額發(fā)票的問(wèn)題居多，且小商店大多使用的都是定額發(fā)票。因?yàn)槎~發(fā)票的票面信息比較簡(jiǎn)單，只有開(kāi)票日期、購(gòu)貨單位，而且是手寫的，發(fā)票不顯示發(fā)票品名和具體的金額，這就給了別有用心的人可乘之機(jī)。例如，某職工購(gòu)買一批學(xué)生活動(dòng)用品支出830 元，開(kāi)票方開(kāi)具9 張100 元的定額發(fā)票，銷貨清單上寫金額是900 元，發(fā)票報(bào)銷金額也是900 元，經(jīng)辦人則從開(kāi)票方處套取70 元現(xiàn)金。

2 發(fā)票報(bào)賬出現(xiàn)問(wèn)題的原因

2.1 經(jīng)辦人員缺乏財(cái)務(wù)知識(shí)

高校各部門經(jīng)辦人員常常只負(fù)責(zé)本部門的工作，缺乏基本的財(cái)務(wù)知識(shí)，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)無(wú)法獲取正規(guī)發(fā)票，或取得的發(fā)票出現(xiàn)種種問(wèn)題，導(dǎo)致無(wú)法報(bào)銷。另外，各部門經(jīng)辦人員大多認(rèn)為發(fā)票審核是財(cái)務(wù)人員的工作，自己只負(fù)責(zé)把發(fā)票拿過(guò)去報(bào)銷。但實(shí)際工作中，如果經(jīng)辦人員具備一定的財(cái)務(wù)知識(shí)，就能把好“第一道關(guān)”，對(duì)發(fā)票進(jìn)行初步的審核。例如，發(fā)票專用章是否清晰無(wú)誤、開(kāi)具發(fā)票的單位名稱及納稅人識(shí)別號(hào)等票面信息是否正確等，一旦出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)退回和重開(kāi)，就能避免很多因發(fā)票不合格帶來(lái)的糾紛。

2.2 財(cái)務(wù)人員自身能力不強(qiáng)

在日常的財(cái)務(wù)工作中，高校財(cái)務(wù)部門一般會(huì)設(shè)置出納、會(huì)計(jì)、稽核、總賬等會(huì)計(jì)崗位，且有些會(huì)計(jì)崗位不能一人兼任。在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)人員各司其職，每個(gè)人只負(fù)責(zé)自己的工作，對(duì)其他環(huán)節(jié)的工作可能并不熟悉。如果高校財(cái)務(wù)部門沒(méi)有實(shí)施輪崗制度，就可能出現(xiàn)一個(gè)財(cái)務(wù)人員干一種工作幾年甚至幾十年的現(xiàn)象，當(dāng)有其他部門的教職工在咨詢發(fā)票報(bào)銷的要點(diǎn)時(shí)，可能無(wú)法給出準(zhǔn)確的回復(fù)，會(huì)出現(xiàn)“口徑不一”的現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致教職工往返多回也報(bào)銷不了，產(chǎn)生很多不必要的糾紛。

2.3 相關(guān)責(zé)任人未嚴(yán)格履行審核責(zé)任

極少數(shù)高校單位采用假發(fā)票報(bào)銷不該報(bào)銷的費(fèi)用，這當(dāng)中既有個(gè)人行為，也有單位行為。在高校財(cái)務(wù)報(bào)賬工作中，往往需要高校部門負(fù)責(zé)人、高校財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、高校分管領(lǐng)導(dǎo)，甚至校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行層層審批，有時(shí)還存在一個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)同時(shí)需幾個(gè)部門進(jìn)行審批的情況。那么在高校內(nèi)部審計(jì)工作中會(huì)發(fā)現(xiàn)，經(jīng)常存在審批不嚴(yán)格、責(zé)任劃分不清楚的現(xiàn)象。負(fù)責(zé)審核票據(jù)的高校財(cái)務(wù)人員責(zé)任重大，在其審核過(guò)后，其他高校財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、高校分管領(lǐng)導(dǎo)等都不會(huì)對(duì)原始票據(jù)再次審核。這就導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)人員必須嚴(yán)把審核關(guān)，絕不能放過(guò)一張有問(wèn)題的票據(jù)。但高校票據(jù)審核工作量巨大，難免會(huì)出現(xiàn)審核不嚴(yán)的現(xiàn)象，因此高校財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)核十分必要。這都屬于個(gè)人行為，有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)個(gè)別高校領(lǐng)導(dǎo)拿來(lái)手續(xù)不全的票據(jù)，指使高校財(cái)務(wù)人員通過(guò)審核，要求完成報(bào)銷手續(xù)的情況。因此，高校財(cái)務(wù)報(bào)賬中發(fā)票的審核工作尤為重要，高校財(cái)務(wù)部門及領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)予以重視。

3 高校做好發(fā)票報(bào)賬工作的建議

3.1 提高財(cái)務(wù)人員的工作能力

高校要為財(cái)務(wù)人員定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，讓財(cái)務(wù)人員緊跟時(shí)事，關(guān)注最新發(fā)票改革制度規(guī)定。另外，高校要與其他高校加強(qiáng)溝通，創(chuàng)造財(cái)務(wù)人員互相交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)其他高校的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，取其精華、去其糟粕。高校財(cái)務(wù)部門要梳理好發(fā)票審核中的工作要點(diǎn)，查漏補(bǔ)缺，優(yōu)化發(fā)票報(bào)銷流程，提高工作效率。此外，高校財(cái)務(wù)部門可以在每周五下午舉辦部門內(nèi)部業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)會(huì)議，各個(gè)崗位人員互相交流工作中遇到的問(wèn)題，或者分享培訓(xùn)學(xué)習(xí)過(guò)后的學(xué)習(xí)心得，共同探討提高工作效率的方法。對(duì)于現(xiàn)有財(cái)務(wù)報(bào)銷制度中存在的問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門管理人員可以在集中討論解決后上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，再以書面形式形成崗位制度，并落實(shí)到位，全面提升財(cái)務(wù)相關(guān)崗位人員的業(yè)務(wù)能力。另外，高校財(cái)務(wù)部門可以實(shí)行輪崗制度，培養(yǎng)財(cái)務(wù)人員綜合能力，使財(cái)務(wù)人員都能成為“全面手”。

3.2 實(shí)行報(bào)賬員制度，提高報(bào)賬員業(yè)務(wù)水平

高校各部門指定一到兩名報(bào)賬員，負(fù)責(zé)本部門財(cái)務(wù)報(bào)銷工作。部門內(nèi)部為報(bào)賬員定期組織發(fā)票知識(shí)的學(xué)習(xí)活動(dòng)，提升部門報(bào)賬員業(yè)務(wù)能力，從而提高報(bào)賬效率。同時(shí)，高校要針對(duì)最新的財(cái)務(wù)制度改革或政策對(duì)財(cái)務(wù)人員及各部門報(bào)賬員進(jìn)行培訓(xùn)，統(tǒng)一口徑。高校財(cái)務(wù)部門要對(duì)政策的解讀與把控制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。高校財(cái)務(wù)部門需要不斷完善相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)章制度，消除口口相傳的現(xiàn)象。把財(cái)務(wù)報(bào)賬制度形成文件，公布在高校財(cái)務(wù)部門官網(wǎng)上。然而，由于人員換崗等問(wèn)題，各個(gè)部門的報(bào)賬員業(yè)務(wù)水平參差不齊，無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確理解相關(guān)規(guī)章制度。因此，對(duì)于報(bào)賬員的培訓(xùn)十分有必要。此外，高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)于年終對(duì)各部門全年財(cái)務(wù)報(bào)賬情況進(jìn)行量化考核，提出指導(dǎo)意見(jiàn)，切實(shí)提高報(bào)賬員的業(yè)務(wù)水平。

3.3 嚴(yán)把審核關(guān)口

高校財(cái)務(wù)部門要嚴(yán)把審核關(guān)口：一是把好經(jīng)費(fèi)審核關(guān)口，不符合要求的發(fā)票不能報(bào)賬；二是明確崗位職責(zé)，落實(shí)財(cái)務(wù)審批制度，高校財(cái)務(wù)報(bào)賬工作必須層層審批；三是堅(jiān)持財(cái)務(wù)公開(kāi)，設(shè)立財(cái)務(wù)公開(kāi)欄，對(duì)高校各部門經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行全面公開(kāi)，使各項(xiàng)收支處于“陽(yáng)光之下”；四是主動(dòng)接受高校內(nèi)部和外部審計(jì)監(jiān)督檢查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改落實(shí)。

4 結(jié)語(yǔ)

原始憑證的審核是財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的重中之重。發(fā)票屬于常見(jiàn)的外來(lái)原始憑證，發(fā)票的審核已經(jīng)成為原始憑證審核工作的重點(diǎn)。高校應(yīng)積極組織財(cái)務(wù)人員參與培訓(xùn)，并將最新發(fā)票報(bào)賬知識(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)給各部門報(bào)賬員，努力提高報(bào)賬工作效率，優(yōu)化并落實(shí)報(bào)銷制度，不斷提高財(cái)務(wù)人員工作能力，提供最準(zhǔn)確的審核意見(jiàn)，避免“口徑不一”的現(xiàn)象。與此同時(shí)，高校各部門要做好廉政教育，提高教職工思想認(rèn)識(shí)，完善審核制度。