基于手工和EXCEL的物資管理流水賬應用研究

馮建祝

(長春大學 管理學院，長春130022)

物資管理是供應鏈管理中一個重要的組成部分。在信息化條件下，管理軟件可以提供更加科學的物資管理辦法。但是，針對一些臨時項目的物資管理，無法做到信息化的應用，如何合理管控物資是一個需要解決的問題。筆者經過新冠隔離點防疫物資管理實踐，提出一個解決方案，即先手工記流水賬，再將數據轉存入EXCEL工作簿。手工記賬方便快捷，是不可缺少的原始憑據，EXCEL數據傳遞、查詢、分析、加工和輔助決策功能強大。此方案可以對各種臨時性項目物資管理提供借鑒。

一、基礎數據表建立

建立一個物資分類表(見表1)和一個物資名稱規(guī)格清單(見表2)。物資分類的目的是便于各類物資的數據整理，以及對物資的存放和管理。表1的分類中，1到5類是普通物資分類。這些分類可以作為區(qū)分物資存放地點的標志。比如，防護類中，防護服數量多、體積大，可以單獨存放在一個區(qū)域，防護配套件種類多且零散，也可以單獨存放在一個區(qū)域；消殺類有一定的刺激性氣體揮發(fā)或者具有腐蝕性，可以集中存放在一個區(qū)域；醫(yī)藥、生活和食品類物資，特點是繁雜、單件體積小，適合統(tǒng)一安排在一個區(qū)域，若其中有大蹤物資，如飲用水，可以單獨存放；組合類是為領用得便利和高效設置的，是其他類別物資的組合，不需要提供存放地點(倉庫以0表示)。

表1 物資分類表

表1的序號可以作為分類碼被表2引用。表2的計量單位設置有主單位、副單位和折算率，記賬時既可使用主單位，又可使用副單位。如果到貨物資不符合折算率要求，必須用主單位記賬。其中，為了拆解方便，組合類物資的主、副單位必須相同。表2各行按表1物資分類表所列類別對物資進行分類，這種設置可以方便后期EXCEL的數據處理。

組合類物資相似于ERP中BOM單[1]，組合類物資在領用時，只需要記錄一行，就可以成套領出組合起來的物資，提高記錄效率。比如，物資名稱“180套+”作為裝備類，它是由1件180服裝、1個頭套、1個面罩、1個口罩、2副手套和1雙鞋套組成，即：

180套+ = 180*1件+頭套*1個+面罩*1個+口罩*1個+手套*2雙+鞋套*1雙

表2 物資名稱規(guī)格清單

續(xù) 表

為了對人員姓名等信息進行規(guī)范，可以同時設置人員分類和人員信息表。參見表3和表4。設置人員類別，能夠為制定物資收發(fā)的明細規(guī)則提供依據。建立人員信息表，主要用于日常收發(fā)物資的流水賬中經手人姓名校準，或者出現問題時隨時找到經辦人。

表3 人員分類表

表4 人員信息表

二、建立日常物資收貨、領用和盤點流水賬

考慮到手工賬的簡潔易用等要求，日常物資收貨、領用和盤點流水賬應該盡量簡化，方便使用。所以，按表5所列格式，建立物資日常流水賬空表。

表5 物資發(fā)貨、收貨、盤點流水賬 日期： 第 頁

打印空白的手工賬頁時，考慮到記賬的便利，可以在一頁豎排的A4紙上設置兩欄，使一頁紙盡量多地記錄數據。表內各列的使用詞匯要保證規(guī)范，比如，“事項”可以是“領用、收貨、盤點”等。如果是領用，在“發(fā)貨”一列記錄領用物資的數量；如果是收貨，可以將數量記錄在“收貨”一列；如果是盤點，可以將物資盤點值記錄在“盤存”一列。為了防止記錯行，需要在記下一個人的領用后，劃橫線與之后業(yè)務記錄分開。每天記錄前，在表頭上填寫當天日期，頁號為“第1頁”，序號從“1”起步。記滿一頁后，新增空頁上同樣填好日期，頁號為“第2頁”，序號接續(xù)前頁。依此類推，直到當天業(yè)務完成。

按此表記賬時，如果記錄的最早物資是新到貨入庫的，則首次使用該表，最先填寫的應該是收貨列。有人領用后，物資變化記入發(fā)貨列。如果啟用該流水賬前已經有物資存在，則應該先進行盤點，物資盤點的數據記“盤存”列。以2022年3月18日流水賬手工記賬為例，記錄內容見表6。手工流水賬每天換一新的空白頁記錄。

表6 物資發(fā)貨、收貨、盤點流水賬 第1頁

續(xù) 表

三、EXCEL工作簿輔助管理

手工記流水賬方便簡單，不受設備、時間和地點等的限制，只要有一支筆和一張紙就可以完成記賬過程，同時，領用人簽名也十分方便。但是，積累多日之后，進行數據查詢和匯總十分不便。為此，可以在完成手工記賬的同時，制作一套相同的EXCEL工作表，每天依據手工數據轉錄入EXCEL工作表中。這樣查詢匯總效率明顯提高，也方便提供給相關人員審閱。在這種情況下，手工賬起到原始憑證的作用，是對賬、查賬的基本依據。

(一)工作簿的建立

建立EXCEL工作簿文檔，保存為“物資管理流水賬.XLSX”。按表1至表5的樣式，在工作簿中建立工作表，其中，表1至表4數據也按原表數據錄入到EXCEL中。

在日常工作中，每天都有表5流水賬的手工賬頁。將當天工作完成后，將數據轉錄到EXCEL的表5中，可以在該表連續(xù)錄入所有日期的數據，序號按1遞增連續(xù)編號。這種處理便于計算匯總和查詢。同時，為了提高錄入效率，可以充分利用EXCEL的數據有效性工具，或者函數公式等功能。

針對EXCEL工作表(表5)中所有數據，要保證依據手工錄入數據的順序得到記錄。處理辦法是清除手工序號，從1開始，按各天數據記錄順序統(tǒng)一按1遞增編號。錄入后，每日手工流水數據與EXCEL數據的總行數、各行數據要有核對環(huán)節(jié)，以保證數據轉錄的準確性。

(二)數據有效性工具的使用

在制作工作表時，應充分利用EXCEL可以使用公式和函數的特點，提高編輯效率。主要進行公式處理的數據有表2的“分類”一列，可以利用數據工具中的數據有效性功能，設置有效性條件，允許序列，來源為表1的“類別名稱”中B2至B6的6個單元格數據。同樣設置表4的“分類”一列，允許序列，來源為表3的“人員類別”B2至B5的5個單元格數據。表5的“物資簡稱”，允許序列，來源為表2的“簡稱”一列E2至E31的30個單元格數據。

(三)VLOOKUP函數的使用

表5的“單位”(計量單位)一列，可以利用VLOOKUP函數[2]，從表2的“單位”一列查找獲取對應物資的計量單位，作為默認單位。若表2的列名為第1行，序號列為A列，則流水賬第2行“單位”列的VLOOKUP函數可以設置為：

=VLOOKUP(F2,料品!$D$2:$F$31,3,FALSE)[3]

這里F列第2行是物資簡稱的內容。設置好以后，下拉填充到該列所有記賬用到的行。

需要說明的是，當利用VLOOKUP函數自動填充的默認計量單位不是當前記賬單位時，必須允許手工修改計量單位名稱，以保證EXCEL中數據與手工記錄的一致。

有了電子版的流水賬以后，主要的數據計算處理可以在EXCEL中進行。比如，物資的快速查詢、同類物資的排序、分類匯總和組合類物資的拆解，以及收發(fā)存數據核對等。

四、EXCEL數據應用

純手工數據處理效率低、易錯。而轉錄入EXCEL工作簿后，可充分利用電子數據處理的優(yōu)勢進行數據后期處理。在EXCEL中，主要進行計量單位一致化、套件拆解、分類匯總和輔助決策等操作。

(一)計量單位一致化

在表5右側增加“主單位”、“換算率”和“折算量”三列。再按物資簡稱和單位兩個關鍵字段排序，使用IF函數判斷單位與主單位是否相同，相同時折算率為1，而當二者不同時，使用函數VLOOKUP到表2中獲取折算率值，處理完成后，按照“(發(fā)貨+收貨+盤存)*折算率”定義折算量一列的計算公式，得到折算數量。因為記流水賬時，發(fā)貨、收貨、盤存三列只有一列是有數據的，三者相加不會影響折算量一列數據的有效性，這三列無論哪一列有數量，都可以折算出正確的結果。完成后，將主單位和折算量回填到表6中。通過如此處理，就可以得到計量單位完全相同的物資數量，進而進行后續(xù)處理。

(二)套件拆解

套件拆解需要在EXCEL中單獨建立組合類物資拆解表，這樣拆解起來更方便。以“180套+ = 180*1件+頭套*1個+面罩*1個+口罩*1個+手套*2雙+鞋套*1雙”和“套餐=桶面*2盒+香腸*2根”為例，假設拆解范圍是表6的第2行至第26行，拆解模型見表7。

表7 組合類物資拆解表

建立表8，將表7中數值選擇性粘貼到表8中，再將表6中非組合類物資數據粘貼到表8中，形成一個指定范圍的非組合物資明細表。

表8 非組合物資收發(fā)數據表

續(xù) 表

(三)分類匯總

針對表6的分類匯總方式主要有按物資簡稱匯總、按經手人匯總兩種。無論哪種方式，匯總操作前都要按關鍵字段排序。比如，先按物資簡稱排序，再依據物資簡稱進行分類匯總。分類字段設置為“物資簡稱”，匯總方式選擇“求和”，匯總項有發(fā)出、收入和盤存。

(四)輔助決策

1. 配套補貨

配套補貨以現有庫存為依據，補貨量采購采取高配、低配或平均配比原則。以“180套”和“180套+”為例，兩者差別在于手套的配比量，“180套”是1比1配比手套數量，“180套+”則是1∶2配比手套數量。高配原則時，手套數量X=180防護服件數*2；低配原則時，手套數量X=180防護服件數；平均配比原則時，手套數量X=180防護服件數*(2+1)/2。選擇哪種方式，需要結合近期需求變化決定。

2. 消耗速度

消耗速度的計算更復雜一些。按前例，防護類物資是領用了3天的量。那么各物資的歷史消耗速度除以3，就是每天的消耗速度(見表9)。每日消耗量對比分析見圖1。通過對庫存量的比較，可以得到需要的進貨數量，供采購部分參考。

表9 物資消耗速度計算表

圖1 物資每日消耗速度

五、物資管理需要考慮和解決的主要問題

(一)及時轉錄數據

EXCEL數據的完整性和及時性是數據處理的關鍵。手工流水賬數據量不大時，很容易實現當天結束任務后立即錄入EXCEL工作簿。如果手工數據大或者當天手工業(yè)務結束時間較晚時，都會對EXCEL數據的及時錄入造成困難。需要操作人員有高度的責任心和認真嚴謹的工作態(tài)度，保證當天數據全部準確錄入工作簿。必要時，可單獨設立錄入員崗位，隨時跟進手工流水賬的進度。項目長期化以后，可以考慮由專業(yè)軟件替代手工和EXCEL的操作，使管理水平更上一個臺階。

(二)保證數據一致

一方面，手工流水賬數據要及時、準確和可靠，保證賬實相符。除了管理員的責任心要強外，必要時可以設置審核環(huán)節(jié)，保證數據符合要求；另一方面，要做到錄入到工作簿的數據與手工賬的相符，這個轉錄過程雖然出錯率低，也需要有錄入核對過程，這就要求錄入人員對物資的收發(fā)和盤點非常熟悉，這樣在錄入的同時，還可以起到對手工流水賬進行核對的作用。

(三)重視理貨環(huán)節(jié)

理貨是一項重要的基礎性工作。經過理貨，做到物資擺放整齊、美觀，易于清點。比如，飲用水，每箱24瓶，如果量較大，可以分區(qū)塊擺放，每區(qū)塊碼放4層，第一層按3*4擺12箱，第二層按4*3擺放12箱，第3層按3*4、第4層按4*3碼放。每區(qū)塊共計48箱。區(qū)塊之間留有適當間隔。防護服紙箱一般只有一面貼有型號、數量簽，碼放時，應該讓標簽朝向外面，這樣就很容易盤點和管理。

(四)提供輔助決策數據時重視政策影響

不同物資在不同時期的需求變化較大。比如，防疫物資在風險較高時期，“180套+”和“185套+”以及消殺類物資消耗較快，應該縮短訂貨周期。在風險較低時期，更多領用的是“180套”和“185套”，消殺類物資使用速度也明顯下降，就可以延長訂貨時間間隔，減少訂貨量。