科技期刊制式化編校自查表的設(shè)計(jì)制作及意義

魏學(xué)麗，尹 茶，孫 巖，商素芳，楊亞紅，魏莎莎，余黨會，惠朝陽

(海軍軍醫(yī)大學(xué)教研保障中心出版社《海軍軍醫(yī)大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部，上海 200433)

編校質(zhì)量是期刊出版工作的生命線。期刊的質(zhì)量主要表現(xiàn)在內(nèi)容和形式兩個(gè)方面，而期刊內(nèi)容質(zhì)量又涉及選題、論文質(zhì)量、編校質(zhì)量等多個(gè)方面，對編輯而言提高期刊規(guī)范化編校水平是相對容易控制(提高)的一個(gè)方面，也即需要認(rèn)真執(zhí)行國家層面及行業(yè)層面的各類法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。但做好期刊的規(guī)范化編校也非易事。2021年上海市期刊編校質(zhì)量檢查情況通報(bào)顯示，抽查的347種科技期刊中有11.2%的期刊編校質(zhì)量不合格[1]。2005年對部分科普類期刊的編校質(zhì)量抽查發(fā)現(xiàn)有48%(31/64)的期刊不合格，對此張澤青[2]認(rèn)為是出版者重視知識含量、技術(shù)含量而忽視了加工質(zhì)量與校對質(zhì)量，不遵守有關(guān)法規(guī)規(guī)定導(dǎo)致的。張小飛等[3]梳理總結(jié)了科技期刊現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行情況，認(rèn)為我國已形成了比較完善的出版行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系，但部分已發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)存在內(nèi)容規(guī)定和示例不一致的現(xiàn)象，甚至存在不同標(biāo)準(zhǔn)間相互矛盾的情況。

科技期刊出版環(huán)節(jié)多，與編輯出版相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不僅數(shù)量多，而且細(xì)節(jié)多。另外，因個(gè)體思維和理解力的差異，編輯人員在編輯加工稿件或執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)的執(zhí)行程度及參照標(biāo)準(zhǔn)也存在差異。因此，在編輯加工稿件時(shí)對稿件處理程度就各有不同。但科技期刊規(guī)范要求，期刊的格式、術(shù)語等要力求統(tǒng)一。畢麗等[4]提出的期刊質(zhì)量管理體系能很好地在出版流程上管控期刊質(zhì)量，但在具體工作環(huán)節(jié)上的質(zhì)量控制還有待完善。如何有效、恰當(dāng)執(zhí)行期刊標(biāo)準(zhǔn)，又能融合不同編輯的思維差異，將期刊質(zhì)量管理體系中的規(guī)定編制成期刊個(gè)性化、統(tǒng)一性、簡明性且可重復(fù)利用的形式，是筆者一直思索的問題。

表格又稱為表，其比文字?jǐn)⑹鲂问礁喢?、易懂，即是一種可視化交流模式，又是一種組織整理信息的手段。鑒于表格和期刊編輯工作的特點(diǎn)，《海軍軍醫(yī)大學(xué)學(xué)報(bào)》(原《第二軍醫(yī)大學(xué)學(xué)報(bào)》，以下簡稱為《學(xué)報(bào)》)編輯部利用表格把期刊出版環(huán)節(jié)中的一些細(xì)節(jié)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了統(tǒng)一化。經(jīng)過實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化制式表格對期刊編校質(zhì)量的穩(wěn)定和提高有促進(jìn)作用，現(xiàn)分享如下，希望能給同行帶來一些啟發(fā)。

1 《學(xué)報(bào)》出版流程中的制式表介紹

在期刊出版過程中需要與作者、審稿人進(jìn)行溝通，制式表格就發(fā)揮了很好的作用。制式表的內(nèi)容明確，而且統(tǒng)一的制式表還有利于期刊管理的規(guī)范，設(shè)計(jì)好后可長期使用。含《學(xué)報(bào)》在內(nèi)的大多數(shù)期刊網(wǎng)站中都有“相關(guān)下載”或“下載中心”等相關(guān)欄目，主要是提供期刊出版過程中經(jīng)常用到的模板或制式表。其中的制式表如“稿件審稿單” “投稿稿件格式模板” “作者自校清樣表單”[5]等架起了編者與作者、審稿人之間的基礎(chǔ)溝通橋梁。除上述常用的制式表外，《學(xué)報(bào)》編輯部還總結(jié)編制了一些用于把控期刊編校質(zhì)量的內(nèi)部制式圖表規(guī)范，如審稿流程圖及審稿規(guī)范[6]、基金項(xiàng)目中英文表達(dá)規(guī)范[7]、印前專項(xiàng)審核表、期刊標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行自查表(正在組織編制中)等。這些制式表的使用給《學(xué)報(bào)》質(zhì)量的穩(wěn)定和提高起到了很大的促進(jìn)作用。下面簡要介紹《學(xué)報(bào)》的印前專項(xiàng)審核表及期刊標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行自查表。

1.1 印前專項(xiàng)審核表

1.1.1 編制印前專項(xiàng)審核表的理念

印前專項(xiàng)審核即送廠印刷前最后一次對主要項(xiàng)目的專門校核，是在完成三審三校一通讀的基礎(chǔ)上的最后把關(guān)環(huán)節(jié)。此時(shí)稿件已齊、清、定，因此印前專項(xiàng)審核表核查重點(diǎn)是期刊的構(gòu)成要素及論文體例，如四封的項(xiàng)目要素及論文頁眉地腳、圖表排放等?！秾W(xué)報(bào)》印前專項(xiàng)審核表分為兩大部分，一部分是簡化版審核表，包括6個(gè)分表(表1四封和目錄；表2頁眉和首頁地腳；表3文章首頁、中英文摘要；表4正文；表5圖與表；表6參考文獻(xiàn))，僅羅列主要核對項(xiàng)目和易錯(cuò)點(diǎn)/特殊點(diǎn)(圖1)，目的是給核對編輯起提示作用。另一部分是細(xì)化版審核表，具體到不同欄目的字體、字號、行間距等，供編輯在必要時(shí)使用，同時(shí)該表也是給印刷廠用于排版的格式表。

圖1 《海軍軍醫(yī)大學(xué)學(xué)報(bào)》印前專項(xiàng)審核表示例

1.1.2 印前專項(xiàng)審核表的使用原則

編輯校對工作千頭萬緒，如果眉毛胡子一把抓就很容易出現(xiàn)漏網(wǎng)之魚。編輯部可根據(jù)人員數(shù)量分配審核表，對照印前專項(xiàng)審核表進(jìn)行專項(xiàng)審核時(shí)，宜一次只針對一項(xiàng)內(nèi)容(如只針對頁眉、只針對首頁地腳)，根據(jù)審核表的提示快速查對。如果編輯部人員有限，可以采取一位編輯同時(shí)負(fù)責(zé)多表，但應(yīng)堅(jiān)持每一遍審核只針對一項(xiàng)內(nèi)容的原則?！秾W(xué)報(bào)》編輯部的實(shí)踐證明，1～2個(gè)小時(shí)即可完成1個(gè)審核表的核對，專項(xiàng)審核表使用后《學(xué)報(bào)》的小差錯(cuò)發(fā)生率明顯降低。

1.2 編制期刊標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行自查表的設(shè)想

1.2.1 編制期刊標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行自查表的必要性

根據(jù)期刊業(yè)務(wù)范圍梳理出相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，并組織編輯學(xué)習(xí)是保障并提高期刊質(zhì)量的基本要求。筆者于 2022年7月4日在中國標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)網(wǎng)(https://www.cssn.net.cn/cssn/index)上以標(biāo)準(zhǔn)組織“新聞出版”、標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)“現(xiàn)行”、發(fā)布年代“全部”為檢索條件，共檢出 296條行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)間以標(biāo)準(zhǔn)組織“國家標(biāo)準(zhǔn)”，國際標(biāo)準(zhǔn)分類“01綜合、術(shù)語學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)化、文獻(xiàn)”，中國標(biāo)準(zhǔn)分類(CCS)“A綜合”，發(fā)布年代“全部”，標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)“現(xiàn)行”為檢索條件，共檢出 508條國家標(biāo)準(zhǔn)，再按CCS分類名“編輯、出版” “量和單位”為條件篩選出國家標(biāo)準(zhǔn)37條。

這么多標(biāo)準(zhǔn)如不梳理難免會有遺漏，讓編輯對所有標(biāo)準(zhǔn)都能熟記并使用也存在一定的困難，因此進(jìn)行梳理歸類甚至編制成表格作為核對工具表是比較理想的方法。另外這么多的標(biāo)準(zhǔn)如何整理分類，以及在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)存在矛盾沖突時(shí)如何執(zhí)行也是需要考慮的問題。因此，以期刊為單位根據(jù)期刊的業(yè)務(wù)范圍梳理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并編制期刊標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行自查表很有必要。

1.2.2 編制期刊標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行自查表的可行性

《學(xué)報(bào)》編輯部有每周 1小時(shí)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的慣例，可利用此時(shí)間梳理回顧醫(yī)學(xué)科技學(xué)術(shù)期刊相關(guān)的規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)。對標(biāo)準(zhǔn)的整理分類可以參考趙惠祥[8]老師2018年介紹的分類方法，把科技期刊的編校標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范大致分為“期刊形式標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范” “論文格式標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范”兩大類?！捌诳问綐?biāo)準(zhǔn)與規(guī)范”針對的是期刊封面、版權(quán)頁、目次頁及頁碼等方面的編排規(guī)定，涉及的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范主要有9項(xiàng)；“論文格式標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范”針對的是刊載論文的信息項(xiàng)、正文、參考文獻(xiàn)等方面的表達(dá)與編排規(guī)定，涉及的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范有38項(xiàng)?？上然仡櫴崂磉@47項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，再從中國標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)網(wǎng)中篩選相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)(特別是近4年更新的標(biāo)準(zhǔn))及標(biāo)準(zhǔn)中參考的標(biāo)準(zhǔn)。還可參考《作者編輯常用標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范(第 4版)》《編輯常用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范解說》等相關(guān)書籍中介紹的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面的梳理歸類。將歸類后的標(biāo)準(zhǔn)按類別進(jìn)行學(xué)習(xí)后先分配編輯編制格式化單項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)簡表，簡表內(nèi)容可以包括標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的項(xiàng)目、具體要求(按條列出)、示例、標(biāo)準(zhǔn)名稱等。然后，匯總該類別所有單項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)簡表，經(jīng)編輯集體討論后編制成該類別標(biāo)準(zhǔn)的自查表。最后，形成期刊特色的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行自查表。

2 編制期刊制度化編校自查表的作用

2.1 有利于提高編輯工作效率

制式表是將繁雜的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范性文件進(jìn)行梳理、精練、融合后的結(jié)果，在這些制式表的形成過程中，編輯人員又進(jìn)一步熟悉了其內(nèi)容，在后期工作中也是很好的查閱工具。制式表是編輯工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，解決了編輯因個(gè)體思維及理解力差異而產(chǎn)生的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不同或執(zhí)行程度不同的問題，這也減少了期責(zé)任編輯在統(tǒng)稿時(shí)的工作量。制式表還能解除各標(biāo)準(zhǔn)間有矛盾沖突時(shí)對執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生困惑的問題。這都對提高編輯工作的效率有利。

2.2 有利于培養(yǎng)新人快速熟悉工作

表格的特點(diǎn)使制式表的內(nèi)容清晰簡潔、要求明確、版式醒目，有利于新入職編輯快速熟悉期刊工作的主要內(nèi)容和期刊的主要執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，為進(jìn)一步深入學(xué)習(xí)打下基礎(chǔ)。有了制式表作為期刊編校的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，有利于老編輯對新編輯的帶教，能促進(jìn)新人快速熟悉工作。

2.3 有利于提高期刊編校質(zhì)量

表格形式可以達(dá)到突出重點(diǎn)，兼顧全面化、規(guī)范化和統(tǒng)一化的目的，編校自查表作為期刊內(nèi)部的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，編輯在加工稿件的過程中按該表統(tǒng)一行事，對期刊編校質(zhì)量的穩(wěn)定和提高有促進(jìn)作用。期刊標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行自查表是對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的執(zhí)行，結(jié)合印前專項(xiàng)審核表對標(biāo)準(zhǔn)具體承載項(xiàng)目的核查，雙方面保證了期刊的編校質(zhì)量。

2.4 有利于全面掌握期刊標(biāo)準(zhǔn)

面對數(shù)量較多的期刊標(biāo)準(zhǔn)，只有系統(tǒng)梳理并逐步積累才能全面完善掌握，才能了解其前世今生并及時(shí)掌握其未來。面對瑣碎而繁雜的細(xì)節(jié)要求，只有系統(tǒng)歸類，專項(xiàng)核對才能將疏漏降到最低。制式表是期刊編輯部全體編輯集思廣益、查漏補(bǔ)缺的前提下共同制作或分工協(xié)作完成，對于不同方面的標(biāo)準(zhǔn)有專人負(fù)責(zé)了解、解讀，不僅有利于及時(shí)掌握最新狀況，還能促進(jìn)編輯的成長，而編輯的成長又是對期刊質(zhì)量的保障。

2.5 有利于培養(yǎng)編輯的小專長

能力是一種習(xí)慣積累，分工明確的編輯定項(xiàng)任務(wù)能給人定向的目標(biāo)，定項(xiàng)目標(biāo)的達(dá)成就需要不斷積累和鉆研，日積月累，每位編輯都會在一定方向上有所長、有所精。而學(xué)有所長、技有所精的編輯人員不僅保障了期刊的質(zhì)量，從行業(yè)角度來講，也是期刊出版行業(yè)的財(cái)富。

3 結(jié)束語

提高期刊質(zhì)量除本文所提及的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范外還與很多其他方面有關(guān)，如語言文字方面的規(guī)范、專業(yè)術(shù)語的規(guī)范等等。如何有效把控與期刊質(zhì)量相關(guān)的方方面面，并對其進(jìn)行定量、定標(biāo)把控設(shè)計(jì)，形成有利于期刊編校質(zhì)量提升的工具還值得進(jìn)一步深入研究、總結(jié)。