電子技術(shù)背景下圖書館檔案管理新思路探討

連素清 福建省社會(huì)主義學(xué)院

隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，如何有效進(jìn)行圖書館檔案管理便成了當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的重要任務(wù)之一。通過闡述電子技術(shù)發(fā)展背景下圖書館檔案管理的意義及優(yōu)勢(shì)，討論當(dāng)今圖書館檔案管理現(xiàn)狀，并從多方面探尋電子技術(shù)背景下的圖書館檔案管理新思路。

當(dāng)前，無(wú)論是各大高等院校的圖書館還是城市公共圖書館，在運(yùn)行過程中都會(huì)不可避免地出現(xiàn)圖書館檔案管理不當(dāng)?shù)膯栴}。對(duì)此，行之有效的檔案管理可以促進(jìn)圖書館的可持續(xù)發(fā)展。圖書館檔案包含多個(gè)方面，如人力資源檔案以及書籍庫(kù)存檔案等許多極為重要的檔案信息。因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代，圖書館檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)新管理手段，盡量避免由技術(shù)缺失造成的檔案數(shù)據(jù)丟失，使受眾在圖書館中獲得更好的閱讀體驗(yàn)。

運(yùn)用電子技術(shù)對(duì)圖書館檔案進(jìn)行管理的意義

圖書館作為一個(gè)可以為使用者提供大量書籍的公共場(chǎng)所，其所產(chǎn)生的圖書館檔案屬于文獻(xiàn)資源，包括文字、聲像以及圖表等，可為使用者提供便利。圖書館在管理的過程中不僅需要對(duì)一些價(jià)值較高的文獻(xiàn)資料進(jìn)行特殊保存，還需要對(duì)較為珍貴的資料進(jìn)行統(tǒng)一管理。因此，做好圖書館檔案的管理工作十分必要。

首先，圖書館檔案管理是評(píng)估圖書館管理水平的重要依據(jù)。圖書館檔案包括內(nèi)部工作報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)以及相關(guān)規(guī)章制度等，這些檔案會(huì)詳細(xì)地記錄單位內(nèi)部的重要發(fā)展情況。如果其只是簡(jiǎn)單地停留在紙張上面，那么當(dāng)有關(guān)工作人員想調(diào)取信息時(shí)便會(huì)十分煩瑣。因此，在電子技術(shù)背景下對(duì)圖書館檔案進(jìn)行管理則顯得十分必要，其既可以降低檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)，又可以提升查詢檔案的效率。

其次，圖書館檔案可以為相關(guān)領(lǐng)域提供教學(xué)支持。圖書館內(nèi)部的檔案可以為學(xué)習(xí)提供適當(dāng)?shù)慕虒W(xué)資源，同時(shí)還可以為各學(xué)科領(lǐng)域的資料查閱提供便利。當(dāng)使用者在圖書館中查閱資料時(shí)，可以通過圖書館電子檔案快速鎖定想查詢的資料的所在位置，進(jìn)而節(jié)約查詢時(shí)間。然而，在圖書館的實(shí)際運(yùn)行過程中，檔案數(shù)量會(huì)不斷增多，這就要求圖書館的管理人員需要根據(jù)發(fā)展實(shí)際不斷完善和優(yōu)化圖書館檔案的管理辦法，也可以參考其他圖書檔案的管理方式，但切記不可照搬全抄，應(yīng)當(dāng)盡可能地根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。與此同時(shí)，對(duì)于那些涉及圖書館工作內(nèi)容的文件和材料，圖書館管理者應(yīng)當(dāng)成立專門負(fù)責(zé)的小組，對(duì)其進(jìn)行存檔處理，充分保護(hù)圖書館檔案的安全。

電子技術(shù)背景下圖書館檔案管理的優(yōu)勢(shì)

實(shí)現(xiàn)檔案虛擬存儲(chǔ)，降低檔案管理成本

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，越來(lái)越多的書籍被放進(jìn)圖書館保存，包括一些較為珍貴的資料。這些檔案都具有歷史意義，是中華文化的重要支撐，具有極其重要的保存價(jià)值。但當(dāng)圖書館檔案增多時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)圖書館檔案庫(kù)“脹庫(kù)”的現(xiàn)象，這不僅增加了檔案庫(kù)管理人員的工作難度，還增加了圖書館檔案管理的經(jīng)濟(jì)成本。

電子技術(shù)的加入，可以使圖書館檔案管理變得十分便捷。這種虛擬儲(chǔ)存的管理方式，無(wú)疑是圖書館檔案管理的雙重保險(xiǎn)，使圖書館檔案管理人員的工作更加便捷的同時(shí)，提高了圖書館檔案處理的效率。此外，在管理圖書館檔案的過程中，可以借助電子數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)圖書館檔案的合理調(diào)配，在滿足多方需要的同時(shí)大大降低管理成本。

檔案檢索更加便利，電子文檔管理便捷

傳統(tǒng)的圖書館檔案管理操作過于煩瑣，甚至經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的圖書館檔案管理辦法會(huì)消耗大量的人力、物力，往往需要根據(jù)使用者所需要的內(nèi)容進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的翻找。但在電子技術(shù)的支持下，相關(guān)管理人員可以利用計(jì)算機(jī)設(shè)備在檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)中直接進(jìn)行檢索。在檢索的過程中，操作者在檢索框內(nèi)輸入關(guān)鍵詞，相關(guān)字眼的檔案便會(huì)自動(dòng)加載出來(lái)，加快了使用者尋找檔案的速度。除此之外，電子檔案庫(kù)突破了時(shí)間和空間的限制，做到了實(shí)時(shí)資源共享。

有利于延長(zhǎng)圖書館檔案的保存期限

傳統(tǒng)圖書館檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，由于頻繁翻閱，大部分珍貴的檔案文獻(xiàn)紙張容易受到污染或產(chǎn)生破損情況，字跡也會(huì)隨著年份的增加而變得模糊，保存期限較短。但在電子技術(shù)背景下，數(shù)字化的圖書館檔案管理方式可以充分延長(zhǎng)圖書館檔案的保存期限，可以節(jié)省相關(guān)工作人員大量的工作時(shí)間。使用者可以憑借圖書館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的賬號(hào)與密碼，隨時(shí)隨地地登錄圖書館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)查詢資料，大大提高了查閱資料的效率。除此之外，在傳統(tǒng)的圖書館檔案管理過程中，若是想與他人分享資料，需要經(jīng)過復(fù)雜的程序才能將紙質(zhì)文件帶出圖書館，但有了電子技術(shù)，便可以通過賬號(hào)與密碼實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)登錄，充分實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率。

電子技術(shù)背景下圖書館檔案管理存在的問題

檔案管理效率較低

在當(dāng)今圖書館檔案管理的過程中，最為突出的問題就是圖書館檔案管理效率低下。圖書館檔案管理效率低下體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是在檔案管理的過程當(dāng)中，部分工作人員沒有認(rèn)真履行職責(zé)，比如新類型的圖書入庫(kù)不及時(shí)以及人力資源管理體系存在漏洞等；另一方面是圖書館內(nèi)部并不具備良好的軟、硬件設(shè)施，當(dāng)圖書館檔案管理需要電子技術(shù)的加入時(shí)，要求圖書館內(nèi)部的計(jì)算機(jī)處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。這就需要圖書館的管理人員定期對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢查。從目前圖書館的工作效果來(lái)看，大部分圖書館的管理能力有所欠缺，許多圖書館忽視了對(duì)軟件系統(tǒng)的日常檢修。這些因素會(huì)自然而然地降低圖書館檔案管理的效率。當(dāng)前，大部分圖書館已經(jīng)建立了較為完善的自動(dòng)控制系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書館檔案的自主上傳，但在實(shí)際運(yùn)行的過程中，這類控制體系仍然存在缺陷，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)?dǎo)致圖書館檔案的管理效率大幅降低。

檔案管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)

大部分圖書館在遇到新加入的圖書種類時(shí)，無(wú)法在第一時(shí)間生成專業(yè)性的圖書館檔案，甚至?xí)驗(yàn)橄嚓P(guān)工作人員的疏漏導(dǎo)致其沒有歸檔分類。這使得圖書資料與實(shí)際圖書信息產(chǎn)生巨大差別。同時(shí)，由于大部分圖書館沒有建立檔案的自檢裝置以及后續(xù)檢測(cè)裝置，導(dǎo)致其在日后的管理工作中出現(xiàn)各種問題。除此之外，圖書館珍貴資源的擺放位置以及內(nèi)部資料管理等都需要工作人員嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，無(wú)論是哪一項(xiàng)圖書館檔案管理工作，都會(huì)直接影響圖書館檔案管理的質(zhì)量。

檔案查找難度較高

圖書館檔案查找難度較高主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一方面是圖書館使用者在查找資料過程中遇到的困難，另一方面是圖書館內(nèi)部資料運(yùn)用的困難。當(dāng)使用者通過瀏覽圖書館電子檔案查找資料時(shí)，檔案查找難度的高低會(huì)嚴(yán)重影響使用者的工作效率。例如某位使用者想通過圖書館查找到與項(xiàng)目工程有關(guān)的書籍，然而在圖書館所設(shè)置的電子檔案中搜索關(guān)鍵詞之后，無(wú)法明確找到相關(guān)書籍的存放位置，或是圖書館各個(gè)區(qū)域的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)只能檢索出其對(duì)應(yīng)區(qū)域內(nèi)的圖書資源，導(dǎo)致使用者無(wú)法在第一時(shí)間找到自己想查找的圖書信息，大幅度地提高了使用者的查詢難度，使其工作效率嚴(yán)重降低。對(duì)于圖書館檔案來(lái)說(shuō)，使用者能夠第一時(shí)間找到其所需要的專業(yè)資料是最重要的，但由于當(dāng)前圖書館檔案信息管理效果較差，進(jìn)而導(dǎo)致使用者以及工作人員在尋找資料時(shí)需要耗費(fèi)更多時(shí)間。

圖書館檔案管理思想落后

在電子技術(shù)不斷發(fā)展的大背景下，圖書館需要形成較為新穎的管理模式，依靠硬件設(shè)備及軟件設(shè)備，對(duì)圖書館檔案進(jìn)行分類管理。但在圖書館檔案管理的實(shí)際工作中，仍然存在管理思想滯后的現(xiàn)象。許多圖書館檔案的管理人員無(wú)法在工作的過程中按照類別對(duì)檔案進(jìn)行分類處理，或?qū)芾硐到y(tǒng)的檔案儲(chǔ)存以及分析工作不到位。在這類問題的共同影響下，實(shí)際管理效果并不理想。除此之外，部分圖書館的管理思想嚴(yán)重滯后，無(wú)法將圖書館檔案存儲(chǔ)到正確的圖書館數(shù)據(jù)庫(kù)中。部分工作人員認(rèn)為，電子信息技術(shù)在對(duì)圖書館檔案進(jìn)行歸類時(shí)會(huì)出現(xiàn)漏存的現(xiàn)象，導(dǎo)致電子技術(shù)在圖書館檔案的實(shí)際管理過程中無(wú)法發(fā)揮最大價(jià)值。

電子技術(shù)背景下的圖書館檔案管理思路

提高圖書館檔案管理效率

在電子技術(shù)背景下，相關(guān)工作人員需要充分、合理地利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)以及大數(shù)據(jù)，全面提高對(duì)圖書館檔案的管理效率，在采用合適措施提升效率的同時(shí)，確保工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。在提高圖書館檔案管理效率的過程當(dāng)中，圖書館的管理人員應(yīng)當(dāng)要求圖書館所有工作人員積極學(xué)習(xí)和應(yīng)用新技術(shù)。舉例來(lái)說(shuō)，當(dāng)圖書館引進(jìn)新類型的圖書時(shí)，不再使用傳統(tǒng)的人工輸入方法，而是通過機(jī)器掃描圖書背面的條形碼，以自動(dòng)獲取與圖書有關(guān)的電子信息，并將此類電子信息傳遞到較為完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，將其存儲(chǔ)到圖書館檢索系統(tǒng)的合適位置，以此來(lái)提高管理效率。

在電子信息系統(tǒng)的運(yùn)行過程當(dāng)中，由于系統(tǒng)可以自由調(diào)整現(xiàn)有的技術(shù)資料，同時(shí)也可以將系統(tǒng)當(dāng)中的技術(shù)資源在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行上傳，所以在電子信息系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行的過程中，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將圖書信息導(dǎo)入信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，讓這種新型的工作模式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工輸入模式，從而降低工作人員的工作難度。在此過程中，需要格外注意的是，圖書館檔案管理具有一定的特殊性，其特殊性主要表現(xiàn)在需求不同的使用者在查詢資料時(shí)會(huì)產(chǎn)生不同的使用感受，因此，圖書館檔案管理人員需要建立完善的電子信息存儲(chǔ)體系，并根據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)生成較為完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，全方位地增強(qiáng)使用者在不同需求下的體驗(yàn)感。

改善圖書館檔案管理精度

在改善圖書館檔案管理精度的過程當(dāng)中，最為主要的就是研究檔案管理系統(tǒng)中可能影響管理精度的外在因素，并為系統(tǒng)漏洞尋找合適的解決方案。從我國(guó)目前電子信息系統(tǒng)的工作形勢(shì)來(lái)看，造成精度誤差的主要原因是相關(guān)工作人員技術(shù)水平不高，工作人員對(duì)該系統(tǒng)沒有進(jìn)行充分的了解。因此，在后續(xù)的圖書館檔案管理階段，相關(guān)工作人員需要對(duì)管理工作進(jìn)行詳細(xì)分析，建立完善的工作體系。

在尋找解決系統(tǒng)漏洞的辦法的過程中，最主要的就是研究整個(gè)圖書館檔案管理系統(tǒng)中，硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施是否可以達(dá)到圖書館應(yīng)有的檔案管理需求；并研究檔案管理系統(tǒng)中軟件系統(tǒng)的升級(jí)方案。管理系統(tǒng)中的所有人員可以在搜索框內(nèi)輸入關(guān)鍵詞，并在第一時(shí)間找到所需要的圖書信息，進(jìn)而提高圖書館檔案管理系統(tǒng)的準(zhǔn)確性。

升級(jí)圖書館檔案查找引擎

要想在實(shí)際運(yùn)行的過程當(dāng)中升級(jí)圖書館檔案管理的查找引擎，就需要考慮到相關(guān)工作人員的計(jì)算機(jī)操作水平。在現(xiàn)有的工作體系當(dāng)中，需要加大對(duì)搜索引擎的重視，并在實(shí)踐的過程中，建立搜索引擎與圖書館檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)之間的聯(lián)系，通過查找關(guān)鍵詞的方式為使用者提供相對(duì)應(yīng)的圖書資源信息。圖書館檔案具有一定的特殊性，其中不僅包括面向大眾的圖書，還包括部分人力檔案以及圖書館內(nèi)部的財(cái)務(wù)檔案。因此，可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)這些不同類型的檔案進(jìn)行分類處理，從而讓所有使用者可以通過關(guān)鍵詞搜索的方式，查詢到自己所需要的檔案信息。

除此之外，還可以將輸入關(guān)鍵詞的方式轉(zhuǎn)變?yōu)檩斎胩厥獾臄?shù)字代碼，而這些數(shù)字代碼可以與圖書館檔案中的關(guān)鍵詞或代碼相匹配，從而使使用者在圖書館數(shù)據(jù)庫(kù)中查找到相對(duì)應(yīng)的圖書檔案，這樣可以在很大程度上提高圖書館檔案管理工作的管理效率，并且可以縮短使用者的檢索時(shí)間，提高工作效率。

革新圖書館檔案管理思想

許多圖書館管理人員還未認(rèn)同當(dāng)今先進(jìn)的電子信息技術(shù)，認(rèn)為傳統(tǒng)的管理方式可以保留最質(zhì)樸的檔案信息。但在科技信息不斷發(fā)展的社會(huì)當(dāng)中，電子技術(shù)管理代替原有的人工管理已是大勢(shì)所趨。圖書館檔案館管理具有一定的特殊性，雖然人工管理在短期內(nèi)是不可能被完全取代的，但電子技術(shù)的出現(xiàn)可以使圖書館檔案管理變得更加便捷，如圖書資源的條形碼掃描設(shè)備、圖書信息的自動(dòng)傳輸設(shè)備以及圖書檢索系統(tǒng)，都可以加快圖書信息的錄入或提取。

圖書館檔案資料包括可向大眾公開的檔案資料和不可向大眾公開的檔案資料。但無(wú)論是哪種資料，都需要經(jīng)過全面的分析并將其儲(chǔ)存到檔案管理系統(tǒng)中。在電子技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，落后的圖書館檔案管理思想并不能促進(jìn)圖書館的可持續(xù)發(fā)展。

將電子技術(shù)運(yùn)用在圖書檔案管理中可以使圖書館檔案管理更加高效，提高工作人員的工作效率，促使圖書館獲得長(zhǎng)久發(fā)展。在圖書館檔案管理的過程中，需要不斷革新圖書館的管理思想，加強(qiáng)電子技術(shù)的應(yīng)用，遵循圖書館檔案管理原則，努力探尋更合適的管理辦法，促進(jìn)圖書館檔案管理工作的順利開展。