大數(shù)據(jù)背景下單位檔案管理工作創(chuàng)新思路分析

趙仙周 山西省大同市渾源縣醫(yī)療保險服務中心

隨著社會經(jīng)濟水平的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術逐漸與人們的學習、工作、生活相融合。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作與時俱進，邁向智能化、信息化之路，電子檔案應運而生。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，電子檔案更為簡潔方便，但也對檔案管理工作人員的業(yè)務技能提出了更高的標準與要求，相關單位應創(chuàng)新檔案管理工作的思路，以謀求更好的發(fā)展。簡要介紹大數(shù)據(jù)基本概念，并針對大數(shù)據(jù)背景下單位檔案管理工作存在的問題采用不同的創(chuàng)新策略，以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，促進單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

在大數(shù)據(jù)背景下，整個社會都邁向了知識經(jīng)濟時代，信息的重要性被提升到新的高度。在單位強化信息管理建設與發(fā)展的過程中，盡可能提高信息處理能力是其中的重點內(nèi)容。眾所周知，檔案是一個單位的核心信息資源，與單位的穩(wěn)定發(fā)展息息相關。因此，各個單位都應重視大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，并創(chuàng)新工作思路，提升檔案管理工作的水平與質(zhì)量。

大數(shù)據(jù)基本概念

在過去，人們很難通過常規(guī)的軟件管理、處理、捕捉數(shù)據(jù)信息。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，人們可以輕松地整理所有數(shù)據(jù)信息，讓工作與生活變得更加便捷。與此同時，大數(shù)據(jù)也被應用到很多行業(yè)領域中，甚至能夠支撐社會發(fā)展的有關決策，并為其提供可靠的依據(jù)。因此，從一定意義上來講，大數(shù)據(jù)絕不只是單純地整合數(shù)據(jù)，而是集中處理各類信息資訊。大數(shù)據(jù)之所以受到各行業(yè)領域與人們的歡迎，是因為其有別于傳統(tǒng)模式的優(yōu)勢。第一，大容量。大數(shù)據(jù)的“大”意味著容量大，指的是在龐大的信息數(shù)據(jù)中，既可以包含古代的文化經(jīng)濟軍事成就，也可以包含現(xiàn)代社會中出現(xiàn)的各類事件。也就是說，所有智能數(shù)據(jù)與人工數(shù)據(jù)都可以經(jīng)過大數(shù)據(jù)整合，為大數(shù)據(jù)規(guī)模的擴大提供基本的信息支持。第二，多樣化。大數(shù)據(jù)包括各式各樣的信息，無論是內(nèi)容還是形式，都極為多樣，包括音頻、視頻、圖片、文本等；同時，大數(shù)據(jù)也可以通過多種多樣的渠道獲取信息。第三，傳播速度快。在大數(shù)據(jù)時代，信息傳播速度極快。與過去相比，現(xiàn)在人們的生活節(jié)奏更快，在處理信息方面也有較高的能力，所以在信息交流時可以節(jié)省很多時間。第四，真實性。眾所周知，大數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式不同，但無論其如何發(fā)展，都始終具有真實性的特點。數(shù)據(jù)的真實性非常重要，可以推動行業(yè)的發(fā)展，為社會決策提供真實的依據(jù)，讓數(shù)據(jù)信息始終具有較高的質(zhì)量。隨著時代的發(fā)展，信息技術影響著每一個人的生活、學習與工作，而在互聯(lián)網(wǎng)技術與社會形勢的推動下，大數(shù)據(jù)的應用已經(jīng)極為廣泛與深入，每一個行業(yè)都因其面臨前所未有的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。最重要的是，電子數(shù)據(jù)信息逐漸被人們所認可，并得到重視，這進一步提升了我國社會的生產(chǎn)力水平。各單位應積極應用大數(shù)據(jù)技術，提升自身綜合價值，為社會發(fā)展貢獻力量。

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作存在的問題

第一，不重視檔案管理工作。隨著社會的高速發(fā)展，各單位的檔案管理工作都取得了一定的成效。然而，在長期的發(fā)展過程中，單位檔案管理工作也存在一定問題，其中最重要的就是部分單位領導不重視檔案管理工作，這嚴重影響了檔案管理工作的順利開展。部分單位領導沒有認識到檔案管理工作的意義，單一地認為檔案管理工作就是保存檔案和管理檔案，不愿意為檔案管理工作花費更多的精力與時間，更不會定期有針對性地培訓檔案管理工作人員。久而久之，檔案管理工作人員也不甚重視自身的工作，難以認識到檔案管理工作的責任與使命。很顯然，單位領導若不重視檔案管理工作，會直接影響基層工作人員的工作態(tài)度和責任意識，導致檔案管理工作停滯不前，影響單位的發(fā)展與社會的進步。

第二，檔案管理預算不合理。時代在發(fā)展，社會在進步，大數(shù)據(jù)技術與云計算技術的結(jié)合進一步促進了各個單位的發(fā)展。很多單位都積極應用大數(shù)據(jù)技術與云計算技術以提升單位自身的預算水準。在實際工作過程中，預算流程也得到了優(yōu)化，并由此創(chuàng)建了系統(tǒng)化的預算中心。這是單位發(fā)展進步的一面，但也使得檔案管理工作中的財務工作難以得到落實。近年來，很多單位都在積極落實績效管理工作，并始終遵循“以人為本”的發(fā)展理念，科學安排預算與支出工作，使得預算工作中的每一個環(huán)節(jié)都能與資金鏈中的數(shù)據(jù)相對應?；诖耍瑔挝恍枰岣咦陨淼姆账?，合理控制自身的應用成本，盡可能提升工作人員的工作效率與資金的利用率，從而為單位的長期穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎。然而，即使是社會經(jīng)濟水平高速發(fā)展的今天，仍然有很多單位不重視預算管理工作，沒有及時完善相關制度，使得檔案管理工作缺乏可應用的信息共享平臺，導致預算與執(zhí)行存在偏差，從而影響單位的可持續(xù)發(fā)展。

第三，缺失系統(tǒng)的信息庫。在大數(shù)據(jù)背景下，信息資料“蜂擁而至”，由此誕生的電子檔案完全轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，促進了檔案管理水平的提升。隨著時代的發(fā)展，單位檔案管理工作也產(chǎn)生了新的變化，具有了全新的內(nèi)涵。換言之，當今社會的檔案管理工作，不只是簡單地錄入檔案信息，還需要進行檔案后期管理工作與檔案監(jiān)管工作。當前階段，我國各單位的檔案管理信息庫中仍然有很多數(shù)據(jù)信息不完善，使得國家難以全方位監(jiān)管檔案信息，也影響檔案管理工作的有效實施?？偠灾瑱n案信息庫的缺失制約了單位的進一步發(fā)展。

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作創(chuàng)新策略

創(chuàng)新信息管理手段

在大數(shù)據(jù)背景下，信息技術得到了廣泛應用，整個社會都邁向了智能化、信息化時代，各個單位的檔案管理工作也發(fā)生了極大變化，出現(xiàn)了各式各樣的電子文件，這使單位的檔案信息管理工作更加復雜、更有難度。為了促進單位檔案管理工作的順利實施，相關部門應緊跟時代發(fā)展的步伐，借助大數(shù)據(jù)技術創(chuàng)新檔案信息管理手段。第一，相關部門在規(guī)劃檔案信息管理工作時，應立足于本單位檔案信息管理的實際情況，設置合適的檔案信息管理模式，并基于長遠角度，針對檔案信息管理中的每一項工作與每一個環(huán)節(jié)制訂科學合理的方案與步驟，促使檔案信息管理的過程更加順利。第二，相關部門應針對本單位的檔案信息創(chuàng)建專門的管理網(wǎng)站，最大程度地發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術的作用?；诖?，單位可以建立相應的檔案管理網(wǎng)站，保證該網(wǎng)站的系統(tǒng)化、科學性。其既可以為工作人員提供完備的檔案查詢系統(tǒng)，也可以根據(jù)檔案管理要求及時進行調(diào)整。此外，在保證信息安全與真實的前提下，要求單位內(nèi)部每個工作人員再次填寫自身的檔案，讓檔案信息更加完善，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，真正實現(xiàn)信息共享。第三，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，單位應積極應用信息技術，提高電子化數(shù)據(jù)處理能力，推動檔案管理工作的發(fā)展與進步。電子化檔案管理是社會發(fā)展與時代發(fā)展的必然要求，也是單位發(fā)展的必然趨勢。在這個過程中，相關部門應有效控制電子文檔，進一步優(yōu)化電子檔案信息管理手段，及時處理電子檔案信息中可能出現(xiàn)的各類問題。

強化預算管理工作

在大數(shù)據(jù)背景下，強化單位預算管理工作很有必要。在檔案管理部門的預算信息系統(tǒng)中，工作人員可以總結(jié)歸納行業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)、單位歷史數(shù)據(jù)、單位內(nèi)部數(shù)據(jù)等，從而有效協(xié)調(diào)各類數(shù)據(jù)信息，為單位的發(fā)展決策提供依據(jù)。在管理電子數(shù)據(jù)信息的過程中，工作人員可以借助先進的技術提高單位資金利用率，創(chuàng)建更加系統(tǒng)的資金消耗與定額平臺。該項平臺可以更加快速地共享財務信息，并具有全面與全方位特征，保證相關工作人員可以掌握信息資金走向，促使單位的財政管理真正變得公開透明。在單位檔案管理工作中，數(shù)據(jù)管理逐漸變得資源化與信息化，這可以調(diào)整會計數(shù)據(jù)參數(shù)，讓財務管理工作機制更加健全，單位也能夠作出更加精準的決策。在檔案管理工作中應用大數(shù)據(jù)，可以讓財務管理工作呈現(xiàn)出可視化特點，在順應時代發(fā)展的同時，也能夠滿足單位本身的運作條件，從而為單位檔案管理部門樹立優(yōu)秀的社會形象，讓人們享受高質(zhì)量的服務水平。

引進優(yōu)秀工作人員

任何行業(yè)的發(fā)展都離不開優(yōu)秀的人才。要想促進單位的長遠發(fā)展，必須加快培養(yǎng)人才的步伐，讓檔案管理部門有更多的高質(zhì)量優(yōu)秀人才。在這個過程中，單位也應積極引進更多的技術型人才，培養(yǎng)單位所需的檔案管理工作人員，為單位的發(fā)展奠定基礎。第一，相關部門應立足于單位內(nèi)部，通過競聘的方式選拔優(yōu)秀的檔案管理工作人員，并將重點放在專業(yè)素質(zhì)過硬與工作責任心更強的人員方面，以最大程度提升檔案管理工作人員的工作效率與工作質(zhì)量。第二，單位在引進優(yōu)秀檔案管理工作人員時，應采用合理與準確的方式進行招聘，保證檔案管理工作人員具有較高的素養(yǎng)，從而讓更多的全面性人才與綜合性人才進入單位工作，以提升單位的整體水平；最重要的是，單位應積極培訓檔案管理工作人員，讓他們意識到自身工作的重要性與意義，增強其工作責任心與使命感，使其以最大的熱情投入到自身的工作中，從而為單位的發(fā)展保駕護航。第三，單位也可以定期或不定期邀請專家開展講座活動，讓檔案管理工作人員了解自身工作的現(xiàn)實意義，使其更加積極努力地工作。

加大基礎設備投入

在大數(shù)據(jù)背景下，單位在引進相應的軟件技術的同時，也應加大基礎設備的投入，兩者結(jié)合才能真正提升檔案管理的質(zhì)量與效率。相關部門應組織人員學習最先進的檔案管理知識與理念，引進先進的數(shù)據(jù)存儲設備與數(shù)字掃描輸入輸出設備等硬件，并以此促進檔案管理整體水平的提升。與此同時，單位也應創(chuàng)建相應的文件管理系統(tǒng)與檢索系統(tǒng)，并在實際操作中不斷改進，以提高處理檔案信息的效率與質(zhì)量。除此之外，檔案管理工作人員還應掌握電子信息檔案管理的技巧與知識，并具備相應的計算機應用技術?；诖耍瑱n案信息管理必然能夠得到進一步的發(fā)展，從而最大程度發(fā)揮檔案管理的價值。

提高單位服務水平

單位的可持續(xù)發(fā)展可以促進社會的長期穩(wěn)定發(fā)展，其本質(zhì)就是為人民服務。所以單位必須認識到自身的服務性質(zhì)，這也是其發(fā)展的價值所在。在大數(shù)據(jù)背景下，國家對各個單位有著更加嚴格的標準與要求。單位必須盡可能提升自身的檔案管理水平與服務水平，以促進整個社會的進步。而要想真正提升單位服務水平，則應做到以下兩點。第一，單位領導必須具備創(chuàng)新思維。檔案管理工作應緊跟時代發(fā)展的步伐，創(chuàng)新思維可以保障檔案管理工作的有效開展，也能為檔案管理工作的順利實施提供依據(jù)。若是領導層都具備創(chuàng)新思維，必然能夠提升單位的整體服務水平。第二，檔案管理部門應進行服務轉(zhuǎn)型。隨著數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，檔案信息管理部門必須提升自身的信息共享能力，并順應時代的發(fā)展變化，盡可能提升自身的工作效率與水平。與此同時，檔案管理部門也應進一步完善檔案管理的流程，切實體現(xiàn)檔案管理服務性特征，從而明確服務流程，提升服務水平。

創(chuàng)新檔案管理思想

在大數(shù)據(jù)背景下，單位檔案管理呈現(xiàn)出社會化、多樣化、數(shù)據(jù)化發(fā)展趨勢。眾所周知，各個單位的檔案管理工作既需要向內(nèi)部提供檔案服務，也需要向廣大人民群眾提供檔案服務。只有不斷提升檔案信息資源利用率，才能讓內(nèi)部工作人員與人民群眾真正滿意。同時，隨著新技術與新媒介的應用，單位檔案信息已經(jīng)由紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)換為電子信息，信息類型的變化使檔案存儲方式也發(fā)生了改變。因此，單位應創(chuàng)新檔案管理工作模式，從思想上認識到時代的變化與檔案管理工作的變化，重視檔案管理信息化建設，并利用大數(shù)據(jù)技術深度挖掘檔案信息的價值，盡可能滿足所有群體對單位檔案信息的需求。此外，單位應樹立智能化、個性化、人性化管理理念，簡化檔案管理的流程，積極建設檔案管理文化，引導工作人員在處理檔案和服務的過程中具有耐心與恒心，能夠細心、專心地完成各項工作，并依據(jù)用戶需求有針對性地提供服務。

提高檔案信息安全性

單位檔案管理部門在處理信息的過程中一定要盡可能提高檔案信息的安全性，全方位保護檔案信息。檔案信息不僅關乎工作人員的個人隱私，也涉及單位內(nèi)部的機密資料，所以在管理和應用時一定要有嚴格的流程。檔案管理工作人員與使用檔案信息的人員一定要嚴格按照規(guī)章制度處理或獲取信息，防止出現(xiàn)失誤。檔案管理工作人員也應提升計算機技術水平，合理應用防火墻技術，以防止黑客或病毒入侵。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，單位檔案管理工作非常重要，單位應從多方面進行創(chuàng)新。單位檔案管理部門首先應明確大數(shù)據(jù)的基本概念，并針對當前階段檔案管理工作存在的問題采取有針對性的措施進行解決，包括創(chuàng)新信息管理手段、強化預算管理工作、引進優(yōu)秀工作人員、加大基礎設備投入、提高單位服務水平、創(chuàng)新檔案管理思想、提高檔案信息安全性等。