淺談檔案管理工作在百年文化傳承與創(chuàng)新中的作用

張 瑾 安陽(yáng)市人民醫(yī)院

為了發(fā)揮檔案管理工作在醫(yī)院百年文化傳承與創(chuàng)新中的作用，助力醫(yī)院百年文化發(fā)展，現(xiàn)將展開相關(guān)研究。以安陽(yáng)市人民醫(yī)院為例，介紹其百年文化發(fā)展歷史及發(fā)展現(xiàn)狀，論述其百年文化傳承與創(chuàng)新的必要性，指出檔案管理在百年文化傳承與創(chuàng)新的關(guān)系及作用。通過(guò)研究發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作在百年文化傳承與創(chuàng)新中的作用十分明顯，是文化得以傳承與創(chuàng)新的基礎(chǔ)，若能充分發(fā)揮其作用，則有助于醫(yī)院文化可持續(xù)發(fā)展。

醫(yī)院是特殊的社會(huì)組織，其本身?yè)碛歇?dú)特的文化體系，該體系支撐著醫(yī)院發(fā)展、維系著醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，使醫(yī)院能在不同時(shí)代背景下合理應(yīng)對(duì)競(jìng)爭(zhēng)，不斷朝前發(fā)展，這對(duì)一家已有百年歷史的醫(yī)院而言尤為重要。從這一角度出發(fā)，如何使醫(yī)院百年文化得到傳承，又如何使其在現(xiàn)代得到創(chuàng)新發(fā)展就成了一個(gè)值得思考的問題。對(duì)此，相關(guān)人員進(jìn)行了研究，發(fā)現(xiàn)解決該問題需要從多個(gè)層面著手，其中檔案管理就是一個(gè)非常重要層面，因此人們有必要充分了解檔案管理在醫(yī)院百年文化傳承與創(chuàng)新中的作用，并掌握其發(fā)揮作用的方式。

醫(yī)院百年文化發(fā)展歷史及發(fā)展現(xiàn)狀

案例概覽

檔案資料顯示，安陽(yáng)市人民醫(yī)院坐落于安陽(yáng)市現(xiàn)在的解放路人民醫(yī)院，約有十余幢建筑。兩院在安陽(yáng)百姓中被稱為“東、西洋房”。這即是安陽(yáng)近代衛(wèi)生事業(yè)的開端，雖不起眼卻意義重大。1952年更名為安陽(yáng)市第二人民醫(yī)院。1953年醫(yī)院改名為河南省安陽(yáng)市人民醫(yī)院，一直沿襲至今。改革開放后，在黨和國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)下，安陽(yáng)市人民醫(yī)院發(fā)展迅速，現(xiàn)已搬遷至東區(qū)新址，環(huán)境優(yōu)美、技術(shù)先進(jìn)，已經(jīng)發(fā)展成為一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健和院內(nèi)外急救為一體的國(guó)家“三級(jí)甲等”現(xiàn)代化綜合醫(yī)院，為安陽(yáng)人民提供了高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)，使安陽(yáng)市的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)達(dá)到了新高度。

安陽(yáng)市人民醫(yī)院已有百年歷史，其在早期發(fā)展中就確立了自身的文化主旨，并按照文化主旨不斷發(fā)展，現(xiàn)已積累了豐厚的文化底蘊(yùn)，如醫(yī)院很早就提出的“慈愛從業(yè)，誠(chéng)信為人”的文化理念，促使醫(yī)院人員在工作之余不斷開展學(xué)習(xí)活動(dòng)，以提高自身專業(yè)水平，推動(dòng)醫(yī)院專業(yè)水平、服務(wù)質(zhì)量不斷發(fā)展。這些文化理念在安陽(yáng)市人民醫(yī)院的百年歷史中得到了很好的傳承，其需要在之后的發(fā)展中繼續(xù)保持，這是醫(yī)院在自身文化體系上的共識(shí)。

醫(yī)院百年文化發(fā)展中存在的問題

隨著時(shí)代的發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐漸進(jìn)入醫(yī)療領(lǐng)域，其發(fā)展環(huán)境中出現(xiàn)了大量的競(jìng)爭(zhēng)者，這對(duì)醫(yī)院的發(fā)展造成了巨大的影響。對(duì)此，醫(yī)院需要開展深化改革工作，明確自身存在的問題，找準(zhǔn)改革方向，從根本出發(fā)，有針對(duì)性地開展工作。著眼于此，醫(yī)院發(fā)展主要面臨的問題有文化傳承開始斷層、文化形式逐步滯后，這兩大問題的主要表現(xiàn)如下。

1.文化傳承開始斷層

長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院都非常重視自身文化體系的傳承工作，如醫(yī)院會(huì)對(duì)新入職員工進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)中不斷強(qiáng)調(diào)自身文化體系，傳遞文化精神、觀念等主旨要素，使新入職員工能夠更快地了解醫(yī)院，適應(yīng)醫(yī)院工作，并成為文化體系的傳承者。但發(fā)展至今，醫(yī)院培訓(xùn)工作的有效性逐漸減弱，很多新入職員工并不能很好地成為文化的傳承者。以某新入職醫(yī)生為例，由于其自身觀念的局限性，其將個(gè)人利益放在醫(yī)院集體利益之上，而醫(yī)院一直強(qiáng)調(diào)要以集體利益為先，個(gè)人應(yīng)當(dāng)為集體犧牲一定的個(gè)人利益，可見該醫(yī)生與醫(yī)院的文化價(jià)值觀不符，也說(shuō)明醫(yī)院并沒有通過(guò)入職培訓(xùn)來(lái)改變這名醫(yī)生的個(gè)人觀念。因此可以看出，醫(yī)院的文化傳承開始出現(xiàn)斷層，如果繼續(xù)發(fā)展下去，這種情況會(huì)愈發(fā)嚴(yán)重，制約醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展?？傮w而言，醫(yī)院百年文化傳承的斷層現(xiàn)象已經(jīng)初步顯露，許多醫(yī)生的工作態(tài)度、理念都還比較傳統(tǒng)，沒有與時(shí)俱進(jìn)，導(dǎo)致醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量停滯不前，這種現(xiàn)象對(duì)醫(yī)院的發(fā)展造成了負(fù)面影響，醫(yī)院理應(yīng)對(duì)此保持重視。

2.文化形式逐步滯后

醫(yī)院文化體系的建立時(shí)間較早，其文化形式的形成也在早期，因此，在醫(yī)院文化傳承的共識(shí)下，這種文化形式一直傳承至今。例如，當(dāng)前醫(yī)院的每個(gè)部門依然會(huì)在每個(gè)月的結(jié)尾開展一次工作總結(jié)會(huì)議，會(huì)議中，首先由部門主任對(duì)整體工作進(jìn)行匯報(bào)，其次由其他醫(yī)療工作者對(duì)自身工作進(jìn)行總結(jié)，并相互交流，這種做法與百年前并無(wú)太多區(qū)別。但隨著時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院自身的相關(guān)文化形式逐漸落后，許多院內(nèi)文化走向“形式主義”，缺乏實(shí)效性。以每月一次的工作總結(jié)會(huì)議為例，以往在召開工作總結(jié)會(huì)議時(shí)，相關(guān)醫(yī)療工作者會(huì)積極記錄自身的工作情況，將其整理成一份完整、翔實(shí)的工作報(bào)告，這說(shuō)明醫(yī)療工作者對(duì)會(huì)議抱有積極的態(tài)度；而現(xiàn)在一些醫(yī)療工作者認(rèn)為會(huì)議只是“例行公事”，態(tài)度并不積極，很少記錄自身的工作情況，導(dǎo)致部分部門主任或其他領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法在會(huì)議中作出高質(zhì)量匯報(bào)。這一現(xiàn)象側(cè)面說(shuō)明，醫(yī)院內(nèi)部文化體系的形式與現(xiàn)代醫(yī)療工作者的價(jià)值取向、思維框架等不符，故如何對(duì)自身文化形式進(jìn)行創(chuàng)新，改變文化落后的局面是醫(yī)院需要積極思考的問題。另外，醫(yī)院文化形式創(chuàng)新工作具有較高的難度，這也是醫(yī)院在近些年的創(chuàng)新嘗試中沒有取得理想成果的原因之一。該現(xiàn)象表明，醫(yī)院需要轉(zhuǎn)變自身文化形式創(chuàng)新思路，從其他角度上尋求突破的方法，這一點(diǎn)對(duì)于醫(yī)院文化形式創(chuàng)新而言非常重要。

檔案管理與百年文化傳承和創(chuàng)新的關(guān)系及作用

檔案管理與百年文化傳承和創(chuàng)新的關(guān)系

檔案管理是醫(yī)院建院以來(lái)一直在開展的一項(xiàng)工作，其大體包含了文書、基建、設(shè)備、科研、會(huì)計(jì)、人事、聲像、訴訟、實(shí)物、專題等十二大門類檔案。在檔案工作人員的努力工作和不懈堅(jiān)持下，醫(yī)院檔案工作呈現(xiàn)出良好的發(fā)展勢(shì)頭。檔案管理工作與醫(yī)院百年文化傳承、創(chuàng)新息息相關(guān)。首先是在文化傳承方面，各類檔案是其歷史文化的最好見證；其次是在創(chuàng)新方面，各類檔案能夠有效提供必要指示，還能保障文化主旨在創(chuàng)新中得以保留，實(shí)現(xiàn)合理創(chuàng)新。

在百年文化傳承與創(chuàng)新檔案管理的作用

檔案管理對(duì)百年文化的傳承與創(chuàng)新具有重要作用，大體分為四項(xiàng)，分別是文化創(chuàng)新引導(dǎo)作用、服務(wù)決策作用、文化激勵(lì)助力作用、規(guī)范形象建設(shè)助力作用，各作用具體內(nèi)容如下。

1.文化創(chuàng)新引導(dǎo)作用

著眼于醫(yī)院文化形式逐漸落后的問題，醫(yī)院必須轉(zhuǎn)變思路進(jìn)行文化創(chuàng)新，而文化創(chuàng)新需要明確的方向引導(dǎo)，故醫(yī)院需要先尋找方向。針對(duì)這一需求，檔案管理能體現(xiàn)并緊抓醫(yī)院的精神內(nèi)核，明確文化創(chuàng)新發(fā)展的正確方向，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要充分發(fā)揮自身的引領(lǐng)作用，協(xié)同其他人員共同開展醫(yī)院精神文明建設(shè)工作，例如由院長(zhǎng)牽頭，帶領(lǐng)其他醫(yī)療工作者對(duì)醫(yī)院百年文化進(jìn)行全面分析，了解其特征，再結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，找到文化創(chuàng)新的基本方向，如通過(guò)分析發(fā)現(xiàn)相關(guān)會(huì)議不受新入職員工重視，那么就要對(duì)該現(xiàn)象進(jìn)行分析，了解具體原因，假設(shè)原因是新入職員工認(rèn)為會(huì)議沒有意義，那就需要借助檔案展示以往會(huì)議的成果與價(jià)值，改變新入職員工的觀念。同時(shí)，為了讓新入職員工更好地接受會(huì)議，還可以對(duì)會(huì)議形式進(jìn)行創(chuàng)新，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行線上會(huì)議，這種形式的會(huì)議更加靈活，不受時(shí)間和空間的限制，符合現(xiàn)代新入職員工的需求，也可以提高其對(duì)會(huì)議的接受程度，有利于新入職員工在會(huì)議中了解醫(yī)院的百年文化。

2.服務(wù)決策作用

醫(yī)院在自身文化發(fā)展中應(yīng)當(dāng)對(duì)內(nèi)外環(huán)境進(jìn)行充分分析，依靠環(huán)境建立特色文化。以醫(yī)院規(guī)章制度為例，醫(yī)院在自身文化基礎(chǔ)上建立規(guī)章制度時(shí)，不能只考慮自身內(nèi)部管理需求，還需要考慮各醫(yī)療工作者的需求，如一些醫(yī)療工作者不喜歡太多的規(guī)章制度，認(rèn)為現(xiàn)有的一些規(guī)章制度太過(guò)形式化，沒有建立的必要，對(duì)此，醫(yī)院管理者需要認(rèn)真思考和分析，如果確實(shí)存在類似問題，可以考慮對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行酌情刪改。從這一角度出發(fā)，醫(yī)院管理者在思考和分析時(shí)可以有效參考檔案，通過(guò)檔案了解廣大醫(yī)療工作者的思想、觀點(diǎn)等，如檔案中記錄某員工在職僅一個(gè)月就離職的理由是無(wú)法接受一些個(gè)人認(rèn)為形式化的規(guī)章制度。這一檔案可以讓醫(yī)院管理者意識(shí)到問題所在，更條理地進(jìn)行思考。對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行改革，不僅有利于醫(yī)院百年文化創(chuàng)新，還能幫助其建立人性化的規(guī)章制度。在這一過(guò)程中，檔案信息發(fā)揮了服務(wù)決策的作用。

3.文化激勵(lì)助力作用

長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院的百年文化激勵(lì)著每一位醫(yī)療工作者，隨著社會(huì)的發(fā)展，這種作用逐漸減弱，出現(xiàn)了文化斷層問題。對(duì)此，需要借助檔案管理的文化激勵(lì)助力作用來(lái)解決該問題。所謂文化激勵(lì)助力作用，是一種能夠讓文化激勵(lì)作用更好、更充分發(fā)揮的作用機(jī)制，各類檔案就具備這樣的機(jī)制。如醫(yī)院可以借助檔案來(lái)宣傳自身歷史中的模范人物，通過(guò)模范人物展示醫(yī)院百年文化，以激勵(lì)當(dāng)代醫(yī)療工作者。

同時(shí)，檔案中的人文精神能夠在日常工作中對(duì)醫(yī)療工作者的思想、觀念、行為等產(chǎn)生潛移默化的正面影響，并對(duì)其進(jìn)行持續(xù)性的激勵(lì)。在檔案助力下，文化激勵(lì)作用能夠?yàn)獒t(yī)院內(nèi)部管理、外部發(fā)展提供支持：其一，在內(nèi)部管理方面，以往醫(yī)院為了保持內(nèi)部穩(wěn)定，普遍需要安排專人結(jié)合規(guī)章制度對(duì)其他員工的工作情況進(jìn)行監(jiān)督，而監(jiān)督工作耗時(shí)耗力，且容易出現(xiàn)監(jiān)督不力的現(xiàn)象，不僅給醫(yī)院帶來(lái)了較高的管理成本，還無(wú)法取得理想效果。但在文化激勵(lì)的作用下，每一位醫(yī)療工作者的“自律意識(shí)”都會(huì)被激發(fā)出來(lái)，在其本身對(duì)工作質(zhì)量非常重視的情況下，無(wú)須再進(jìn)行過(guò)多的監(jiān)督就能保障工作質(zhì)量，提升醫(yī)院整體服務(wù)水平，不僅降低了管理成本，還取得了理想成果；其二，在外部發(fā)展方面，文化激勵(lì)作用使醫(yī)院內(nèi)部穩(wěn)定的同時(shí)，擁有更高、更穩(wěn)定的服務(wù)質(zhì)量，還使得醫(yī)院的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力增強(qiáng)，有助于醫(yī)院外部發(fā)展。

4.發(fā)展導(dǎo)向作用

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院在不同歷史時(shí)期的代表性內(nèi)容，如某時(shí)期采取了何種管理制度等，通過(guò)這些信息，醫(yī)院管理者可以對(duì)歷史管理制度進(jìn)行分析，找出其中的可借鑒之處，并將其融入新的管理制度中，實(shí)現(xiàn)文化傳承，消除文化斷層現(xiàn)象。但從現(xiàn)代視角來(lái)看，歷史管理制度可能會(huì)存在一定的缺陷，而檔案記錄可以指明缺陷，為管理制度的改進(jìn)提供準(zhǔn)確指導(dǎo)。例如醫(yī)院的某份檔案中記錄了其90年代實(shí)行的管理制度，這是一種根據(jù)高層要求對(duì)中層、基層人員進(jìn)行管理的制度，在管理的過(guò)程中，高層會(huì)定期核實(shí)結(jié)果。通過(guò)分析可知，這種管理制度的缺陷是缺乏過(guò)程化管理，即只對(duì)結(jié)果進(jìn)行核實(shí)，并不能保障目標(biāo)達(dá)成。因此，只有對(duì)過(guò)程進(jìn)行管理，才能更好地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，這說(shuō)明醫(yī)院要建立過(guò)程化管理機(jī)制，組建專管部門，開發(fā)管理系統(tǒng)。這種改革保留了歷史文化中追求高質(zhì)量結(jié)果的宗旨與“工匠精神”，故醫(yī)院檔案具有發(fā)展導(dǎo)向作用。

另外，在國(guó)家市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷改革的背景下，醫(yī)院的發(fā)展體現(xiàn)在多個(gè)方面，除以上管理制度以外，其市場(chǎng)形象建設(shè)也非常重要。在這一方面，醫(yī)院要利用好檔案中歷史文化的內(nèi)涵，將其融入自身市場(chǎng)形象塑造當(dāng)中，在建設(shè)時(shí)突出醫(yī)院的凝聚力、服務(wù)特色，努力塑造積極形象。同時(shí)，在市場(chǎng)形象建設(shè)中，要明確不同檔案的功能特征，如部分檔案記錄了關(guān)于醫(yī)院歷史文化中患者的反饋建議，相當(dāng)于市場(chǎng)調(diào)研檔案，這種檔案能體現(xiàn)患者的需求，能幫助醫(yī)院了解自身在患者眼中的形象，對(duì)此進(jìn)行分析可以找到自身的問題所在，結(jié)合現(xiàn)狀明確發(fā)展路徑。對(duì)此，醫(yī)院可以開發(fā)線上服務(wù)平臺(tái)，并在平臺(tái)上開發(fā)線上掛號(hào)、專家預(yù)約等功能，為廣大患者提供更好的個(gè)性化服務(wù)，這也能突顯醫(yī)院“以人為本”的文化主旨，為醫(yī)院塑造良好的市場(chǎng)形象。

綜上所述，百年歷史文化是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，通過(guò)正向、反向思路能夠從中找到很多有價(jià)值的信息，借助這些信息可以有效推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)關(guān)注檔案管理在百年文化傳承與創(chuàng)新中的作用，這不僅有利于醫(yī)院積極應(yīng)對(duì)現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)格局，還能使醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院應(yīng)采取多種方法來(lái)發(fā)揮檔案管理的作用，為文化傳承、創(chuàng)新提供助力。