新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的策略研究

張 楠 河南理工大學(xué)

隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的不斷增長(zhǎng)，科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，我國(guó)檔案信息化建設(shè)發(fā)展水平得到了顯著提升，傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的要求。為了更好地為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，有關(guān)部門必須主動(dòng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，結(jié)合自身發(fā)展規(guī)模和市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)要求，合理引進(jìn)并應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，搭建起專業(yè)完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，以此來全面提升檔案綜合管理水平，推動(dòng)我國(guó)檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。現(xiàn)進(jìn)一步對(duì)新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的策略展開分析與探討，旨在為同行提供參考。

信息化時(shí)代下，我國(guó)檔案建設(shè)發(fā)展要與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代前進(jìn)的腳步。檔案管理人員必須及時(shí)更新自身的檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作理念，注重提升自身的實(shí)踐創(chuàng)新意識(shí)和能力，自主學(xué)習(xí)并掌握各種先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，完善檔案管理的內(nèi)容與方式，最大程度地提升檔案信息化建設(shè)與檔案管理水平，從而有效滿足檔案服務(wù)社會(huì)的發(fā)展要求，為廣大用戶提供優(yōu)質(zhì)可靠的檔案綜合服務(wù)。

檔案機(jī)構(gòu)要結(jié)合自身工作情況和要求，合理引進(jìn)并應(yīng)用各項(xiàng)信息化智能設(shè)備與技術(shù)，幫助員工掌握信息化管理手段，創(chuàng)建良好的信息化檔案管理環(huán)境，使以往以檔案保管利用為主的職能部門，轉(zhuǎn)換為以信息采集整理、處理分析以及服務(wù)為主的職能部門。

新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的重要意義

全面提升檔案管理綜合水平

傳統(tǒng)的檔案管理模式，更多的是依賴人工管理的方式進(jìn)行檔案信息資源的收集整理與儲(chǔ)存。該種方式需要消耗大量人力、物力資源，且整體工作質(zhì)量和效率偏低。而通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，合理規(guī)范采用信息化技術(shù)開展檔案管理工作，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)海量檔案信息資源的安全高效傳遞和共享，還可以優(yōu)化配置，利用好各項(xiàng)檔案資源，為有關(guān)部門對(duì)外提供優(yōu)質(zhì)完善的信息化檔案服務(wù)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的搭建應(yīng)用下，收集整理全面完善的檔案信息，能為相關(guān)部門、管理層作出最佳管理決策提供科學(xué)準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)資源，同時(shí)還能夠?yàn)榭茖W(xué)普及、科研工作提供便捷的服務(wù)。傳統(tǒng)檔案管理模式會(huì)受到空間、時(shí)間等因素的限制，而信息化檔案建設(shè)則能夠有效打破該弊端，科學(xué)有效地解決傳統(tǒng)檔案建設(shè)管理中各項(xiàng)信息資源配置不足、利用實(shí)效性偏低的問題。

滿足服務(wù)社會(huì)必然發(fā)展趨勢(shì)要求

檔案作為社會(huì)建設(shè)發(fā)展過程中極為重要的信息資源，與社會(huì)民眾的學(xué)習(xí)工作生活有著密不可分的聯(lián)系。檔案管理部門最主要的職責(zé)就是為大眾做好服務(wù)。

隨著時(shí)間的不斷推移，信息化技術(shù)不斷創(chuàng)新完善，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以有效適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)民眾高效便捷獲取檔案信息的需求，也無法實(shí)現(xiàn)海量檔案信息資源快速傳遞共享的目標(biāo)，檔案管理部門也存在管理無序、考核機(jī)制不健全等問題。

在檔案信息化建設(shè)發(fā)展環(huán)境下，進(jìn)一步完善檔案工作實(shí)踐的發(fā)展途徑，構(gòu)建管理科學(xué)、結(jié)構(gòu)合理、服務(wù)水平高的檔案信息資源管理利用新模式，有利于有效拓寬檔案服務(wù)范圍，優(yōu)化改善檔案服務(wù)的內(nèi)容與形式，從而最大程度地貼合服務(wù)社會(huì)的必然發(fā)展趨勢(shì)，讓各項(xiàng)檔案信息化服務(wù)更加滿足現(xiàn)代社會(huì)民眾的需求，使其在工作生活中快速獲取自身需求的檔案信息資源，從而贏得廣大用戶的認(rèn)可和支持。

豐富檔案信息存儲(chǔ)量

在如今的檔案信息化建設(shè)工作中，相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)管理部門可以通過先進(jìn)的信息化技術(shù)，進(jìn)一步豐富完善檔案信息存儲(chǔ)量。

在檔案信息化管理中，常用到的信息技術(shù)包括數(shù)字掃描技術(shù)、縮微技術(shù)以及光盤技術(shù)等。對(duì)這些先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新并將其應(yīng)用在檔案信息管理工作中，能夠促使海量的檔案信息在極小的載體上得以容納和保存。

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，信息化技術(shù)支持下的檔案存儲(chǔ)密度有了極大的提升，同時(shí)，其還能最大程度地降低檔案信息的存儲(chǔ)管理成本。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更多的只是記錄文字、圖片、表格等數(shù)據(jù)信息，而信息化檔案能綜合記錄文字、圖像、視頻以及音頻等多元內(nèi)容，且其實(shí)際占據(jù)的載體空間較小，不需要投入大量的人力、物力成本，可以創(chuàng)造出更多的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理

在社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，電子檔案系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)應(yīng)用變得尤為重要，其能夠輔助檔案機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化建設(shè)管理目標(biāo)。因此，為了更好地滿足現(xiàn)代化檔案管理工作需求，方便用戶高效查閱檔案信息內(nèi)容，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)等級(jí)劃分，并把能夠?qū)ν夤_的檔案信息內(nèi)容優(yōu)化制作成電子檔案，有效上傳至檔案官方網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，指引用戶進(jìn)行檢索，查詢自身所需的檔案信息。

電子檔案系統(tǒng)的搭建是由機(jī)構(gòu)主管部門的相關(guān)工作人員進(jìn)行的，且其還需要加強(qiáng)對(duì)該系統(tǒng)的日常維護(hù)管理，使廣大用戶能夠切身體驗(yàn)到優(yōu)質(zhì)便捷的電子檔案服務(wù)。

除此之外，信息化技術(shù)輔助下的電子檔案的建立，還能夠有效減輕檔案管理人員的日常工作量，避免因頻繁翻閱紙質(zhì)檔案資料造成重要資料損毀，充分保障檔案信息資源的安全。

新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的策略

革新檔案管理意識(shí)，加快檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

在信息化時(shí)代發(fā)展背景下，檔案機(jī)構(gòu)管理部門的工作人員要及時(shí)更新自身的檔案管理工作意識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)各類檔案信息化管理技術(shù)與方法。檔案機(jī)構(gòu)高層領(lǐng)導(dǎo)要高度重視在內(nèi)部有序開展檔案信息化建設(shè)工作，努力創(chuàng)建出良好的檔案信息化建設(shè)管理工作環(huán)境，并提供充足的人力、物力與財(cái)力資源。以公安局檔案管理工作為例，檔案管理部門必須努力實(shí)現(xiàn)海量檔案資源的信息化建設(shè)，合理利用信息化技術(shù)完成對(duì)內(nèi)部檔案資源的科學(xué)分類整理與安全儲(chǔ)存工作，以方便各部門警務(wù)人員隨時(shí)調(diào)取使用所需的檔案信息，最大程度地發(fā)揮電子檔案資源的價(jià)值作用。公安局日常業(yè)務(wù)活動(dòng)開展中會(huì)涉及大量重要的檔案信息資源，如果將其信息化、數(shù)字化，就能有效提升公安局內(nèi)部的檔案信息資源管理質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)其對(duì)檔案資源的優(yōu)化配置與利用。檔案機(jī)構(gòu)管理部門要想實(shí)現(xiàn)自身現(xiàn)代化建設(shè)，就必須注重利用先進(jìn)的信息化技術(shù)搭建專業(yè)完善的檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)。

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的有效建立，能夠使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料全部轉(zhuǎn)化為電子檔案資料，這樣一來，不僅能夠節(jié)省更多檔案資源存儲(chǔ)空間和成本，還能方便用戶隨時(shí)隨地地檢索查閱電子檔案信息資料。

檔案管理技術(shù)人員要將有價(jià)值的檔案資源全部錄入對(duì)應(yīng)的檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)中，使其以文字、圖像以及視頻等多種方式呈現(xiàn)在用戶面前。由此，用戶只需要在數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索自己需要的信息資料，就能高效獲取相對(duì)應(yīng)的檔案信息。

檔案管理部門可以通過引進(jìn)并應(yīng)用專業(yè)的掃描儀器設(shè)備和技術(shù)，輔助內(nèi)部搭建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，指導(dǎo)相關(guān)工作人員利用掃描技術(shù)和設(shè)備開展檔案資源的優(yōu)化整理與配置工作，并構(gòu)建出一個(gè)科學(xué)規(guī)范的檔案信息資源檢索體系，讓用戶更為便利地檢索和獲取目標(biāo)檔案信息資源。

優(yōu)化改善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強(qiáng)化電子文件管理

在信息化背景下，檔案機(jī)構(gòu)要注重完善內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，科學(xué)有效地搭建起數(shù)字化的檔案綜合服務(wù)應(yīng)用平臺(tái)，全面提升官方網(wǎng)站的服務(wù)效果，使其成為對(duì)外宣傳和開展優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)的重要窗口。信息化檔案建設(shè)管理人員要結(jié)合市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)和自身情況，不斷完善電子文件信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工作，合理引進(jìn)并應(yīng)用各項(xiàng)必需的軟硬件設(shè)備，以使其能夠?yàn)榭茖W(xué)開展檔案信息化建設(shè)管理工作提供軟硬件支持。在技術(shù)方面，則需要持續(xù)提升檔案機(jī)構(gòu)的信息化技術(shù)應(yīng)用服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的安全穩(wěn)定傳遞共享與儲(chǔ)存管理等工作目標(biāo)。為了保障電子檔案信息的安全可靠，避免重要數(shù)據(jù)信息在傳遞與存儲(chǔ)過程中丟失或被破壞，必須主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，督促相關(guān)工作人員規(guī)范操作，合理設(shè)置安全應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)防范技術(shù)與措施，以此來提升檔案信息化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的安全水平，確保各項(xiàng)檔案資源的可靠性。除此之外，檔案機(jī)構(gòu)還必須主動(dòng)強(qiáng)化電子文件的信息化建設(shè)，統(tǒng)一檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部的電子文件格式。針對(duì)未能及時(shí)輸入并保存至信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的重要電子文檔資源，相關(guān)工作人員要對(duì)其展開優(yōu)化整理工作，合理規(guī)范地采用信息化技術(shù)進(jìn)行安全可靠的傳輸與存儲(chǔ)工作。為了保證電子文件的完整性與可靠性，檔案機(jī)構(gòu)部門還要加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)電子文件的日常使用管理，專門建立起電子文件的歸檔網(wǎng)絡(luò)專線，優(yōu)化設(shè)計(jì)歸檔專用子系統(tǒng)，負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)電子文件進(jìn)行自動(dòng)化歸檔管理。

組建培養(yǎng)完善專業(yè)人才隊(duì)伍，健全安全保障機(jī)制

現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)工作的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，離不開優(yōu)秀專業(yè)人才的支持。因此，為了更好地推動(dòng)我國(guó)檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)造出更多社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，必須組建并培養(yǎng)專業(yè)完善的檔案信息化管理人才隊(duì)伍。檔案機(jī)構(gòu)管理部門要定期組織全體員工參與專業(yè)化的教育培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，使其能履行好自己的崗位職責(zé)，自主學(xué)習(xí)并掌握最新的檔案信息化管理技術(shù)與方法，加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息的采集加工處理與網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)維護(hù)工作。此外，檔案機(jī)構(gòu)也可以邀請(qǐng)社會(huì)信息化領(lǐng)域的專家學(xué)者到內(nèi)部進(jìn)行座談交流，向檔案管理人員分享最新的檔案管理信息化技術(shù)與實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)他們?cè)谌粘９ぷ髦泻侠硪?guī)范地運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備展開電子檔案資料的歸檔整理與統(tǒng)計(jì)分析工作，為廣大用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息查閱服務(wù)。檔案機(jī)構(gòu)在開展信息化檔案管理工作的同時(shí)，還必須高度重視檔案信息化建設(shè)過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)防范控制工作。網(wǎng)絡(luò)病毒、非法程序的入侵都會(huì)嚴(yán)重威脅到檔案機(jī)構(gòu)重要數(shù)據(jù)信息的安全可靠性，對(duì)此，檔案機(jī)構(gòu)需要健全網(wǎng)絡(luò)安全保障工作機(jī)制，以有效防止網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的非法入侵。比如，檔案機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)安全管理人員可以通過科學(xué)采用密鑰管理、實(shí)名認(rèn)證等方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全管理，杜絕網(wǎng)絡(luò)非法分子惡意更改平臺(tái)程序數(shù)據(jù)；還可以合理設(shè)置計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防火墻，下載應(yīng)用官方專業(yè)殺毒軟件與漏洞掃描軟件等，以此來有效完善檔案信息資源安全保護(hù)工作體系，全面提升檔案信息化建設(shè)的安全管理水平。

大力推動(dòng)資源共享，科學(xué)實(shí)施自助式服務(wù)

檔案信息化建設(shè)最重要的目的之一就是實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享利用。檔案機(jī)構(gòu)管理部門的相關(guān)工作人員需要利用信息化技術(shù)，將可以公開的檔案信息資源上傳至對(duì)應(yīng)的官方平臺(tái)，這樣一方面可以滿足社會(huì)民眾對(duì)檔案信息的獲取需求，另一方面可以方便各部門業(yè)務(wù)工作的開展。檔案機(jī)構(gòu)可以通過合理設(shè)置中心服務(wù)器和數(shù)據(jù)交換機(jī)，科學(xué)有效地創(chuàng)立獨(dú)立的電子文件數(shù)據(jù)管理中心，大力推動(dòng)各單位間不同檔案管理工作的相互聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)海量檔案信息資源的傳遞共享利用；然后基于檔案的遠(yuǎn)程查閱調(diào)取使用，最大程度地發(fā)揮檔案信息資源本身的價(jià)值。如今，各行各業(yè)的信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，自助式便捷服務(wù)逐漸進(jìn)入大眾的視野，其也成了檔案建設(shè)管理為社會(huì)民眾提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的重要形式之一。檔案機(jī)構(gòu)要科學(xué)采用信息化技術(shù)，實(shí)施自助式服務(wù)，幫助檔案管理部門降低日常工作任務(wù)量，使其將更多精力用在如何提升信息化服務(wù)質(zhì)量與效率上。比如，檔案機(jī)構(gòu)可以在檔案館查閱區(qū)設(shè)置自主檔案查詢機(jī)、叫號(hào)設(shè)備等智能化信息設(shè)備，以方便市場(chǎng)用戶對(duì)自身需求的檔案資料信息進(jìn)行自助式查閱，使市民查閱相關(guān)檔案資料變得更加便捷、高效和舒適。

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是如今時(shí)代發(fā)展的必然要求。各地區(qū)檔案機(jī)構(gòu)管理部門必須高度重視信息化建設(shè)工作，創(chuàng)新完善檔案管理模式。檔案機(jī)構(gòu)管理人員要及時(shí)更新自身的檔案管理意識(shí)，加快檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)步伐，不斷提升檔案管理綜合服務(wù)水平。此外，檔案機(jī)構(gòu)還需要優(yōu)化改善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強(qiáng)化電子文件管理，努力組建培養(yǎng)完善的專業(yè)人才隊(duì)伍，健全安全保障機(jī)制。只有這樣，才能推動(dòng)各個(gè)工作環(huán)節(jié)順利地開展，為廣大用戶提供優(yōu)質(zhì)可靠的檔案服務(wù)。