電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字檔案管理策略研究

宋婷婷 河南省白龜山水庫(kù)管理局

在信息化、數(shù)字化發(fā)展的大背景下，電子政務(wù)應(yīng)用已延伸至日常辦公的各個(gè)環(huán)節(jié)，相對(duì)應(yīng)的檔案管理工作也需要適應(yīng)新的變化和要求，依據(jù)數(shù)字化方式實(shí)現(xiàn)檔案管理的提質(zhì)升級(jí)。通過(guò)剖析電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀，總結(jié)數(shù)字檔案管理的成果以及需要優(yōu)化升級(jí)的內(nèi)容，研究新時(shí)期政務(wù)工作中數(shù)字檔案的管理策略，充分發(fā)揮檔案的現(xiàn)實(shí)效益，滿足政務(wù)工作對(duì)數(shù)字檔案管理的迫切需求，不斷優(yōu)化檔案管理體制機(jī)制，提供更加科學(xué)透明的信息服務(wù)，提升數(shù)字檔案管理水平。

現(xiàn)代社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，帶動(dòng)檔案由平面紙質(zhì)向更加豐富、立體的數(shù)字化方向發(fā)展，數(shù)字檔案的產(chǎn)生與發(fā)展促進(jìn)了信息化、數(shù)字化與政務(wù)工作的深度融合，使其在內(nèi)容和形式上更加豐富多樣。數(shù)字化、信息化也為檔案管理提供了更先進(jìn)的手段和方法，在紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案互相補(bǔ)充、并行發(fā)展的同時(shí)，建立健全檔案管理體制機(jī)制，打破檔案長(zhǎng)期閉合管理的狀態(tài)，為實(shí)現(xiàn)共建共享提供了依據(jù)和可能。

電子政務(wù)與數(shù)字檔案的概念

吳愛(ài)民在《中國(guó)電子政務(wù)——理論與實(shí)踐》一文中提到：“電子政務(wù)就是政府機(jī)構(gòu)應(yīng)用現(xiàn)代信息和通信技術(shù)，將管理和服務(wù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，超越時(shí)間、空間與部門(mén)分隔的限制，全方位地向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、規(guī)范、透明，符合國(guó)際水準(zhǔn)的管理和服務(wù)。”黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的電子政務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程主要依靠信息基礎(chǔ)和計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的支持，構(gòu)建內(nèi)部辦公與外部交流的信息通道，實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)使用者與接受者的雙向交流溝通，縮短信息傳遞路徑，縮減交流溝通時(shí)間，提供更加有效、全面的信息服務(wù)。

數(shù)字檔案是在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)電子政務(wù)系統(tǒng)全方位支持的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的，主要對(duì)文字、數(shù)字、代碼、圖像等信息進(jìn)行復(fù)制、讀取和傳遞，以磁盤(pán)、光盤(pán)、硬盤(pán)為介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)、復(fù)制和轉(zhuǎn)移，便于查閱和重復(fù)利用，具有讀取方便、查閱便捷、儲(chǔ)存體積小、重復(fù)利用率高、保管損耗少等優(yōu)勢(shì)。數(shù)字檔案以電子信息技術(shù)和信息應(yīng)用系統(tǒng)為支撐，在檢索、篩選、利用和保存等方面發(fā)揮了巨大優(yōu)勢(shì)。經(jīng)過(guò)檔案管理人員專業(yè)、高效的分類整理和歸檔存儲(chǔ)，使數(shù)字檔案在應(yīng)用范圍延伸、共建共享發(fā)展上與電子政務(wù)同向同頻。

電子政務(wù)與數(shù)字檔案相互依托，相互依存，實(shí)現(xiàn)了政務(wù)信息的整理和讀取，也為檔案數(shù)字化管理提供了便利。在電子政務(wù)環(huán)境下，數(shù)字檔案的應(yīng)用在內(nèi)容和形式上突破了傳統(tǒng)檔案管理模式，采用新技術(shù)、新手段優(yōu)化整合檔案管理流程，在安全性、便利性和存儲(chǔ)性上進(jìn)行更新升級(jí)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子政務(wù)更加透明公開(kāi)，應(yīng)用范圍擴(kuò)大，推動(dòng)了檔案信息化、數(shù)字化進(jìn)程，為數(shù)字檔案提供了技術(shù)和數(shù)據(jù)支撐，構(gòu)建了一個(gè)更加科學(xué)、合理、便捷的管理體系。

電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀

數(shù)字檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

社會(huì)各層面對(duì)電子政務(wù)普及和應(yīng)用的接受程度高，特別是對(duì)檔案管理者，簡(jiǎn)化了工作流程，擴(kuò)大了傳播范圍，便于信息篩選和利用。數(shù)字檔案能夠保存和記錄電子政務(wù)工作環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的有價(jià)值的資料，實(shí)現(xiàn)共建共享，為開(kāi)展各項(xiàng)工作提供了可靠翔實(shí)的資料依據(jù)。但在數(shù)字檔案管理過(guò)程中若僅依靠傳統(tǒng)管理模式和機(jī)制，會(huì)制約檔案管理水平的提升，限制數(shù)字檔案管理服務(wù)范圍，使檔案內(nèi)容和信息存在不連續(xù)性和不可讀取性，無(wú)法發(fā)揮數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)，阻礙檔案管理在信息化、數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程中的步伐，削弱數(shù)字檔案在電子政務(wù)應(yīng)用過(guò)程中的優(yōu)勢(shì)。

數(shù)字檔案信息資源利用不充分

數(shù)字檔案作為檔案的一個(gè)種類，需要長(zhǎng)期持續(xù)有效地保存利用，最大限度發(fā)揮數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)和長(zhǎng)處。目前，在黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位中對(duì)數(shù)字檔案信息的管理能力和水平還未達(dá)到電子政務(wù)檔案的管理要求，數(shù)字檔案中的電子文件歸檔和保存依然存在任意歸檔的情況，缺乏條理性和邏輯性，甚至在檔案目錄中存在錄入和記載缺失，以及電子文檔存儲(chǔ)內(nèi)容丟失的現(xiàn)象；有的電子文檔雖然保存下來(lái)，但按照傳統(tǒng)歸檔方式進(jìn)行存儲(chǔ)，忽略了其數(shù)字信息保存的特殊性，出現(xiàn)讀檔失敗、轉(zhuǎn)換內(nèi)容不完整等問(wèn)題，失去了存檔的價(jià)值。

數(shù)字檔案安全問(wèn)題亟待解決

保密是檔案管理的重中之重，紙質(zhì)檔案保密管理相對(duì)成熟，對(duì)文件的涉密性處理非常重視，檔案管理人員涉密審查也比較嚴(yán)格，文件的管理過(guò)程比較規(guī)范。但對(duì)于同樣承載一些涉密信息的數(shù)字檔案管理卻不夠重視，安全性問(wèn)題依然存在。計(jì)算機(jī)、硬盤(pán)、磁盤(pán)介質(zhì)的便捷復(fù)制和插取便利帶來(lái)了被竊密的可能性，安全隱患日益突出。一些計(jì)算機(jī)和檔案管理人員安全保密意識(shí)淡薄，數(shù)字檔案安全管理體制機(jī)制不健全，歸檔環(huán)節(jié)不規(guī)范，以及信息公開(kāi)審查機(jī)制缺位等，都使得數(shù)字檔案的管理出現(xiàn)漏洞，其安全問(wèn)題亟待解決。

數(shù)字檔案在電子政務(wù)環(huán)境中的利用不足

數(shù)字檔案的管理有利于電子政務(wù)的發(fā)展和延伸，是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要信息資源基礎(chǔ)，有利于提升政務(wù)工作的高效性，實(shí)現(xiàn)信息共享。目前，在黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位中普遍存在數(shù)字檔案區(qū)域性利用限制，無(wú)法實(shí)現(xiàn)共聯(lián)共享；數(shù)字檔案信息管理機(jī)制不健全和信息資源保護(hù)意識(shí)淡薄，導(dǎo)致電子政務(wù)信息接收渠道少，信息獲取不及時(shí)。

電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字檔案的管理策略

完善管理體制機(jī)制

要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的有效管理，需要專業(yè)人員、專門(mén)崗位、行業(yè)規(guī)范優(yōu)化和完善數(shù)字檔案管理體制機(jī)制。隨著電子政務(wù)的更新發(fā)展，以及數(shù)字檔案內(nèi)容和存儲(chǔ)介質(zhì)的變化，科學(xué)整合和利用數(shù)字檔案，在滿足電子政務(wù)工作需求的前提下，為檔案管理人員提供更加安全、科學(xué)、合理的服務(wù)。

數(shù)字檔案需要專業(yè)人員進(jìn)行長(zhǎng)期、科學(xué)的維護(hù)和管理，需要建立全面的管理規(guī)范制度，保證日常運(yùn)行安全有序。對(duì)電子文檔歸檔流程、檔案工作規(guī)章制度、人員定崗定責(zé)要求等進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，完善數(shù)字信息內(nèi)容存檔制度和電子文件涉密安全管理制度。數(shù)字檔案管理要以建設(shè)高質(zhì)量的數(shù)字化檔案平臺(tái)系統(tǒng)為支撐，投入大量的人力、物力、財(cái)力和技術(shù)支持，做好后期的運(yùn)行服務(wù)。這就要求各單位做好數(shù)字檔案管理人才儲(chǔ)備工作，挑選和培養(yǎng)專業(yè)的數(shù)字檔案管理人員，使其能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技能，具備優(yōu)秀的檔案管理能力和公文處理能力，不斷提升數(shù)字檔案的安全管理意識(shí)。

優(yōu)化數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)有助于規(guī)范數(shù)字檔案管理流程，有利于數(shù)字檔案內(nèi)容的篩選、分類、收集、歸檔，提高檔案管理效率。數(shù)字檔案中的信息資源零碎、種類繁多，涉及范圍較廣，這就需要科學(xué)有效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化、科學(xué)化、有序化的統(tǒng)一梳理和優(yōu)化整合，避免重要檔案信息流失，揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分發(fā)揮數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)。

數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)離不開(kāi)各個(gè)部門(mén)、各個(gè)環(huán)節(jié)的相互配合，特別是在電子政務(wù)環(huán)境下，涉及電子政務(wù)運(yùn)用內(nèi)容的各個(gè)部門(mén)、各個(gè)崗位的重要人員都要納入標(biāo)準(zhǔn)體系工作中，每個(gè)環(huán)節(jié)都要形成閉口，做到不遺漏、不斷檔，落實(shí)數(shù)字檔案事前準(zhǔn)備、事中處理、事后歸納整理等工作內(nèi)容。要形成規(guī)范可行的數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)力度，保障數(shù)字檔案在管理和應(yīng)用中的規(guī)范秩序。涉及數(shù)字檔案的各崗位人員，要認(rèn)真學(xué)習(xí)數(shù)字檔案知識(shí)，了解操作規(guī)程，熟悉檔案工作，熟練進(jìn)行公文處理和信息的篩選和整合，特別是計(jì)算機(jī)信息人員要對(duì)數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)容進(jìn)行深入了解，保證在后臺(tái)運(yùn)行管理過(guò)程中能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，熟練掌握處理電子文檔、磁盤(pán)信息讀取等數(shù)字檔案信息化利用和操作的內(nèi)容。

加強(qiáng)保護(hù)數(shù)字檔案信息的力度

電子政務(wù)信息化程度不斷加深，電子文件和信息資源數(shù)量不斷加大，內(nèi)容更加豐富、載體更加多樣、類別更加細(xì)化，對(duì)數(shù)字檔案管理水平的要求更高。如何準(zhǔn)確地甄別和保護(hù)數(shù)字檔案信息的安全，成為電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字檔案發(fā)展的重要內(nèi)容。信息安全的基礎(chǔ)是信息技術(shù)的不斷升級(jí)，網(wǎng)絡(luò)數(shù)字信息安全化是保證數(shù)字檔案信息安全的重要基礎(chǔ)，協(xié)調(diào)聯(lián)系專業(yè)的信息安全部門(mén)和安全人員進(jìn)行規(guī)范的技術(shù)支持和長(zhǎng)期合作，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)、科學(xué)的管理體系、嚴(yán)格的防護(hù)制度、專業(yè)的技術(shù)人員等措施全力維護(hù)數(shù)字檔案信息的安全。

加強(qiáng)數(shù)字檔案軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字檔案軟件和硬件的配置和使用，直接關(guān)系到數(shù)字檔案應(yīng)用的廣度和深度。便捷的操作和使用界面、規(guī)范流暢的管理方式、科學(xué)合理的存儲(chǔ)環(huán)境、安全可靠的管理流程和專業(yè)的技術(shù)支持，能夠使數(shù)字檔案管理工作獲得質(zhì)的飛躍，促進(jìn)電子政務(wù)向科學(xué)便捷、共享共建的方向發(fā)展。

要做好數(shù)字檔案與電子文件的銜接，開(kāi)發(fā)和利用更加簡(jiǎn)便和高效的應(yīng)用系統(tǒng)，依據(jù)局域網(wǎng)和OA辦公系統(tǒng)等，強(qiáng)化共享聯(lián)動(dòng)，幫助數(shù)字檔案進(jìn)行體系細(xì)分、類別整理、流程簡(jiǎn)化。同時(shí)，要整合數(shù)字信息資源，充實(shí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，探索檔案數(shù)字化的深度和廣度，在現(xiàn)代信息技術(shù)的強(qiáng)力支撐下，提升檔案管理的質(zhì)量和水平。

做好數(shù)字檔案前段把控

數(shù)字檔案作為電子政務(wù)信息綜合匯總的后臺(tái)保障，具有信息獲取和易于復(fù)制的便捷性。在歸檔前要對(duì)原始資料進(jìn)行辨別和對(duì)照，避免出現(xiàn)人為篡改和故意損壞的情況，這就要求在做好數(shù)字檔案管理工作的同時(shí)，進(jìn)行數(shù)字檔案原始資料的前段把控工作，要認(rèn)真甄別數(shù)字檔案內(nèi)容的真實(shí)性，保證檔案的保存和利用價(jià)值。在數(shù)字檔案的具體管理過(guò)程中，要結(jié)合電子文檔特性和公文處理要求，將數(shù)字檔案審查和確認(rèn)階段進(jìn)行前置，按照檔案管理工作要求認(rèn)真做好前端把控工作，在簡(jiǎn)化數(shù)字檔案歸檔流程、縮短工作時(shí)間的同時(shí)，保證數(shù)字檔案的利用效果，提高整體工作效率，服務(wù)社會(huì)大眾，不斷推動(dòng)數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理和有效整合。

規(guī)范數(shù)字檔案的整理流程

數(shù)字檔案管理過(guò)程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是內(nèi)容整理，對(duì)數(shù)字檔案條目進(jìn)行系統(tǒng)化、有序化的規(guī)范整理。在收集、組件、分類、排列、編目、數(shù)字化掃描等環(huán)節(jié)中要從始至終保證內(nèi)容的一致性、分類整理的有序性。對(duì)同一體系、同一類別的內(nèi)容進(jìn)行重新整合和歸類，為實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)網(wǎng)的高效檢索做好準(zhǔn)備，能夠第一時(shí)間為檔案使用者提供詳細(xì)、及時(shí)的數(shù)據(jù)信息，使數(shù)字檔案庫(kù)成為檔案信息高效運(yùn)用的中樞神經(jīng)。

深化數(shù)字檔案與電子公文處理的關(guān)系

電子公文處理流程在整體性上把數(shù)字檔案管理中的整理和歸檔納入其中，從關(guān)聯(lián)性上來(lái)講，電子公文處理是數(shù)字檔案工作的基礎(chǔ)，也是檔案工作中的重要部分。電子公文處理過(guò)程與數(shù)字檔案管理各個(gè)流程緊密相關(guān)，電子公文處理貫穿電子政務(wù)工作的始終，它既優(yōu)化了辦文辦事的效率，也在上行下達(dá)、橫向關(guān)聯(lián)等方面起到不可替代的作用，公文處理產(chǎn)生的電子文檔直接生成數(shù)字檔案，通過(guò)紙質(zhì)文件的數(shù)字信息化轉(zhuǎn)換進(jìn)行歸檔和保存。具有法律效力的電子公文，無(wú)論在整理起草，還是立卷歸檔環(huán)節(jié)都要求把規(guī)范性放在首位，同時(shí)要求數(shù)字檔案內(nèi)容在表述、樣式、用紙、裝訂等方面都具有相同的標(biāo)準(zhǔn)。電子公文歸檔和存放時(shí)限，根據(jù)工作內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分，特別是對(duì)一些涉密公文的存放和保管，要求檔案管理過(guò)程嚴(yán)格，查閱、處理、復(fù)制等各個(gè)環(huán)節(jié)都要注重安全保密性。在電子公文轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的過(guò)程中，要保證電子公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，遵照公文處理要求做好檔案存檔工作。

數(shù)字檔案把紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在一定程度上提高了辦公效率，使查閱更加方便迅速，避免了辦公過(guò)程中出現(xiàn)的浪費(fèi)現(xiàn)象，同時(shí)為上情下達(dá)、下情上傳的過(guò)程提供更加詳細(xì)可靠的信息依據(jù)，從而方便各項(xiàng)工作的決策部署，做到檔案信息服務(wù)不出戶，接收利用不超時(shí)。在已有的局域網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案的隨時(shí)隨地讀取，提高利用檔案的效率，使各項(xiàng)工作流程更簡(jiǎn)化、管理更優(yōu)化、人員更專業(yè)化、服務(wù)更全面化。數(shù)字檔案所涉及的各領(lǐng)域、各階層能夠通過(guò)信息時(shí)空連接，做到信息互通、資源互享，在一定程度上推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展，帶來(lái)重要的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益。

電子政務(wù)環(huán)境下的數(shù)字檔案管理在內(nèi)容、形式、方法和手段各方面進(jìn)行不斷的優(yōu)化更新，共享信息資源、共建信息技術(shù)、共用檔案平臺(tái)成為服務(wù)社會(huì)、推動(dòng)發(fā)展的可行性措施。電子政務(wù)的不斷深化帶來(lái)電子文檔和信息的增長(zhǎng)，對(duì)數(shù)字檔案管理造成壓力，如何維護(hù)好、管理好、利用好數(shù)字檔案成為新時(shí)期檔案工作人員面臨的挑戰(zhàn)。需要構(gòu)建更加合理和科學(xué)的數(shù)字檔案管理體系和機(jī)制，不斷提升檔案工作人員的專業(yè)技術(shù)能力和素質(zhì)水平，在創(chuàng)新信息技術(shù)，更新管理理念，優(yōu)化數(shù)字化檔案平臺(tái)等方面進(jìn)行探索和研究，推動(dòng)數(shù)字檔案與電子政務(wù)的深度融合，提升數(shù)字檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理水平，增強(qiáng)數(shù)字檔案服務(wù)能力和辦公效率。