智慧校園建設(shè)中高校人事管理信息化的新路徑

劉帥

（天津理工大學(xué)，天津 300384）

當(dāng)前社會信息化水平不斷提升，“互聯(lián)網(wǎng)+”這一有機(jī)生態(tài)圈應(yīng)運(yùn)而生，各行各業(yè)的發(fā)展也逐漸依賴于大數(shù)據(jù)體系，在社會大環(huán)境的發(fā)展變革過程中，高等院校教育的發(fā)展也迎來了更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，教育部于2018年印發(fā)的《教育信息化2.0 行動計(jì)劃》更是為高等教育的發(fā)展指明了道路，高校開始將注意力轉(zhuǎn)向智慧校園的建設(shè)。如何有效梳理高校繁冗的人事管理數(shù)據(jù)、抓住信息技術(shù)優(yōu)勢、提高工作效率是智慧校園建設(shè)中高校人事管理信息化建設(shè)的一大難題。

一、高校在人事管理信息化建設(shè)中的困境

（一）缺乏對人事管理信息化建設(shè)足夠的認(rèn)知

高校人事管理信息化就是要在人事管理過程中，利用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，整合現(xiàn)代信息資源，使得信息技術(shù)更好地服務(wù)于人事管理。當(dāng)前有些高校安逸于傳統(tǒng)校園管理模式，未充分了解智慧校園建設(shè)的優(yōu)勢和意義，受困于狹小的資源共享空間，導(dǎo)致傳統(tǒng)管理模式下的校園信息無法快速傳遞，從而造成信息資源利用率大幅度降低。人事管理人員對信息化建設(shè)認(rèn)識的不足，造成對新生的信息管理工作模式的接受程度各不相同，導(dǎo)致在實(shí)際工作中出現(xiàn)管理混亂、信息雜糅等問題，阻礙了智慧校園的建設(shè)和發(fā)展。

（二）高素養(yǎng)的人事管理信息化人才短缺

現(xiàn)今社會信息技術(shù)發(fā)展日新月異，信息技術(shù)更新迭代的頻率更是逐漸加快，各種各樣的信息一同涌現(xiàn)，高校中擁有信息技術(shù)的人才卻無法緊跟信息技術(shù)更迭的速度，人事管理人員面對信息化在工作中的應(yīng)用方式所持的態(tài)度不同，造成工作人員具備信息技術(shù)運(yùn)用的能力有所差別。目前高校中現(xiàn)有的信息技術(shù)設(shè)備只發(fā)揮了數(shù)據(jù)記錄和存儲的功能，人事管理人員未能充分挖掘設(shè)備的潛在功能，信息沒能得到及時(shí)更新和快速應(yīng)用，無法滿足教職工的多元需求。由于人事管理人力不足，受傳統(tǒng)思維模式影響，人事管理人員在處理日?，嵥楣ぷ鲀?nèi)容之外，難以學(xué)習(xí)新鮮事物，導(dǎo)致新生的信息資源與技術(shù)難以被有效吸收和利用。

（三）高校未能打造頂層設(shè)計(jì)下的信息共享優(yōu)勢

人事管理信息化涉及本校教職工的個(gè)人信息、職稱、授課等多方面信息，需要多部門、多崗位配合收集，由于各部門工作內(nèi)容與任務(wù)各不相同，各部門只收集統(tǒng)計(jì)與本部門工作有關(guān)的信息，收集后各部門間也未能將信息統(tǒng)籌匯總成一套完整的人事信息數(shù)據(jù)。當(dāng)使用到其他部門掌握的字段信息或數(shù)據(jù)庫時(shí)，需要聯(lián)系其他部門提供，整合各數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，耗費(fèi)大量時(shí)間。部門內(nèi)部各崗位間存在數(shù)據(jù)重復(fù)錄入的現(xiàn)象，還會造成因各崗位間數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)形式與格式不一導(dǎo)致相同的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)有著不同的統(tǒng)計(jì)結(jié)果。為了保證數(shù)據(jù)的一致性，人事管理人員不得不耗費(fèi)大量時(shí)間校對數(shù)據(jù)，找出差異并調(diào)整統(tǒng)一數(shù)據(jù)。究其原因，便是由于高校缺乏統(tǒng)一的頂層設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)未能得到充分的規(guī)劃利用，使部門陷入“信息孤島”的困境中。

（四）人事管理信息資源投入與建設(shè)失衡

在高校發(fā)展建設(shè)中，有些高校急于求成，重點(diǎn)加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)，卻忽略軟實(shí)力的提升。因?yàn)橄噍^于硬件設(shè)施投入，在信息收集、專業(yè)技能人員培訓(xùn)等軟實(shí)力方面的提升會更加耗時(shí)耗力，且成果見效緩慢。若這種局面長期得不到改善，高校在信息資源建設(shè)方面則會展現(xiàn)出疲軟態(tài)勢，失衡現(xiàn)象越來越明顯。由于高校對硬件設(shè)施的資金投入缺乏前期數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和頂層設(shè)計(jì)，對于學(xué)校實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r缺乏全方位的客觀評估，導(dǎo)致硬件設(shè)施投入后，利用效率未能達(dá)到預(yù)期水平，投入產(chǎn)出效益不顯著。人事管理信息化建設(shè)軟實(shí)力提升是一個(gè)長期的過程，人事管理人員缺乏專業(yè)的培訓(xùn)指導(dǎo)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)，等到軟實(shí)力的發(fā)展達(dá)到要求時(shí)，硬件設(shè)備早已更新?lián)Q代，致使硬件沒能完美發(fā)揮作用，資源嚴(yán)重浪費(fèi)。

（五）人事管理信息化建設(shè)管理機(jī)制有待完善

為了部門內(nèi)部管控便捷，人事管理部門形成塊狀化信息工作模式和逐層管理工作方式。當(dāng)處理重要問題時(shí)，人事管理人員將解決方案逐層上報(bào)，等待領(lǐng)導(dǎo)審閱與批復(fù)，看似面面俱到的工作流程實(shí)際上增加了大量無謂的工作時(shí)間。在審批過程中，因?yàn)閭?cè)重點(diǎn)不同，不同領(lǐng)導(dǎo)提出不同的意見，短時(shí)間內(nèi)難以達(dá)成共識，基層管理人員只能對方案反復(fù)修改，導(dǎo)致錯(cuò)過事件黃金處理期，結(jié)果事倍功半。因此，規(guī)范人事管理的規(guī)章制度至關(guān)重要，采用前沿的、科學(xué)的管理理念，構(gòu)建多樣的、系統(tǒng)化的管理機(jī)制，可推動人事管理信息化建設(shè)更加有序地開展。

二、高校人事管理信息化建設(shè)的作用與意義

（一）順應(yīng)社會時(shí)代發(fā)展潮流

在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅猛的新時(shí)代，信息資源已經(jīng)成為一項(xiàng)國家提高國際競爭力、實(shí)現(xiàn)復(fù)興之路的新型戰(zhàn)略資源。依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺，信息化發(fā)展的優(yōu)勢逐漸顯現(xiàn)，高校人事管理信息化有利于解開長期扣在人事管理人員身上的枷鎖，這一枷鎖便是人事部門常態(tài)化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)處理等繁雜的工作，人事管理人員不再局限于當(dāng)前的工作內(nèi)容，擁有更多時(shí)間投身人事信息資源的整合與維護(hù)等工作。基于此，可以通過數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析，全面了解掌握各部門人員配備、年齡等情況，根據(jù)部門發(fā)展目標(biāo)，為各部門合理配置教師與管理人員，實(shí)現(xiàn)高校人力資源的戰(zhàn)略性開發(fā)利用。

（二）提高工作服務(wù)效率

高校人事管理不僅包括教職工招聘與崗位聘用，還包括教職工調(diào)配、職稱評定、職務(wù)晉升、激勵(lì)獎(jiǎng)懲等工作內(nèi)容。人事存檔材料多為紙質(zhì)材料，導(dǎo)致如今若想去翻找之前的人事信息資料十分困難，降低了工作效率，甚至有時(shí)還會存在資料遺失的風(fēng)險(xiǎn)。依托于信息化技術(shù)，對人事管理信息化革新，將紙質(zhì)化的作業(yè)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊淖鳂I(yè)形式，可以將人事管理人員從傳統(tǒng)手動操作處理信息的方法中解脫出來，人事管理人員不再局限于繁雜的數(shù)據(jù)整合、報(bào)表分析、紙質(zhì)材料上交存檔等瑣碎工作，而是在系統(tǒng)中設(shè)置需要統(tǒng)計(jì)錄入的數(shù)據(jù)信息字段，對信息進(jìn)行分類、匯總、更新，無須花費(fèi)大量時(shí)間翻閱紙質(zhì)材料查找信息，部門需要何種形式的報(bào)表信息均可在系統(tǒng)中直接生成，省去人工制作報(bào)表的時(shí)間，增強(qiáng)了資料保存的安全性、完整性，避免了紙質(zhì)材料的丟失和損毀。

（三）滿足多元化的增值服務(wù)需求

在國家大力發(fā)展高等教育的形勢下，高校已經(jīng)施行擴(kuò)招政策，每年招錄的學(xué)生人數(shù)呈遞增態(tài)勢，使得高校需要配備更多教職工來完成學(xué)生授課與管理工作。這就要求高校對教職工實(shí)行分類聘用與崗位分類管理，隨之而來的是人事管理人員工作強(qiáng)度和難度的加大。人事管理涉及各個(gè)部門和人員，人事信息的分類匯總更為復(fù)雜，傳統(tǒng)管理方式和流程加大了數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計(jì)、整理的困難，人事管理人員分身乏術(shù)，無法及時(shí)建立人員信息，無法滿足不同部門和學(xué)院的要求。通過建立人事管理信息系統(tǒng)，設(shè)定合理規(guī)范的工作流程，解決教職工的實(shí)際問題，滿足多元化需求，還可以提供多元的增值服務(wù)。

（四）降低人力資源管理成本

高校人事部門不僅僅擁有人事系統(tǒng)，還有工資管理、職稱評定等系統(tǒng)，這些系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)高度重合，但各系統(tǒng)之間不存在關(guān)聯(lián)性，導(dǎo)致各崗位重復(fù)錄入相同數(shù)據(jù)，大大削減管理人員工作的積極性，降低工作效率。以往的人事管理工作大多憑借人工操作實(shí)現(xiàn)，這對管理人員的專業(yè)技術(shù)提出了較高的要求，以至于占用過多的人力資源，并且易出現(xiàn)人工失誤。通過搭載電子設(shè)備，大數(shù)據(jù)算法可取代人工操作整合信息，降低人力資源投入成本，投入產(chǎn)出效益得到大幅度提升。

（五）增強(qiáng)信息資源利用率

多年來，傳統(tǒng)的人事信息多以紙質(zhì)材料作為載體，不僅不方便查找、攜帶，更不利于傳遞、保存。同時(shí)會產(chǎn)生由于信息采集不全面、信息更新不及時(shí)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失準(zhǔn)等問題。開展人事管理信息化建設(shè)，人事信息資源不再依托于實(shí)體，而是通過數(shù)字資源進(jìn)行傳遞和利用，人事信息更為全面，更新更加及時(shí)，大大提高了數(shù)據(jù)的一致性、完整性和實(shí)效性，信息資源也可得到高度共享，實(shí)現(xiàn)信息資源的最大化利用。人事管理信息化建設(shè)不僅可以為高校領(lǐng)導(dǎo)者提供準(zhǔn)確的人事信息，還可以為人才配置提供合理的依據(jù)，從而保證領(lǐng)導(dǎo)者的決策更為合理、科學(xué)。

三、高校人事管理信息化建設(shè)的新路徑

（一）明確人事管理信息化建設(shè)的急迫性

高校信息化建設(shè)已成為現(xiàn)代高等教育發(fā)展的重要舉措，信息化技術(shù)是人事管理信息化建設(shè)的核心問題，因此高校領(lǐng)導(dǎo)者要提高站位，樹立科學(xué)高效的管理理念，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于信息化建設(shè)的理解與支持直接影響校內(nèi)人事部門信息化發(fā)展的程度，只有意識到當(dāng)前學(xué)校建設(shè)智慧校園迫在眉睫，大力支持和推動信息化發(fā)展進(jìn)程，校園中才能實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用。人事管理信息化不只局限于人事部門，人事部門還與多個(gè)部門之間存在關(guān)聯(lián)，人事管理信息化建設(shè)離不開其他部門的協(xié)作與幫助。在信息化建設(shè)過程中，除了要充分利用現(xiàn)代的信息技術(shù)優(yōu)勢，還要融入創(chuàng)新理念，打破固有的條條框框的限制，不斷地創(chuàng)新，改革人事管理工作流程。學(xué)?？梢哉埿Ｍ鈱I(yè)的信息化管理人才或團(tuán)隊(duì)進(jìn)駐學(xué)校，分析當(dāng)前校內(nèi)信息化發(fā)展的現(xiàn)狀和不足，并對校內(nèi)信息化改革工作提出建設(shè)性建議。同時(shí)還可參考國內(nèi)外信息化發(fā)展成熟的高校，借鑒先進(jìn)的技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)，逐步提高人事管理信息化水平。

（二）引進(jìn)、培育高精尖的人事管理信息化專業(yè)人才

為建設(shè)智慧校園，高校亟須建設(shè)一支高精尖的信息化管理專業(yè)人才隊(duì)伍，可以采取引進(jìn)與培育相結(jié)合的方式，二者相輔相成，共同打造信息化管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)。在人才引進(jìn)方面，高?？赏ㄟ^招聘、推薦等多種方式引進(jìn)一批擁有交叉學(xué)科背景、專業(yè)技術(shù)過硬的高層次人才，推動人才儲備工作的順利開展，并合理分配到相應(yīng)的崗位，打造綜合型的專業(yè)人才隊(duì)伍。在人才培育方面，人事管理人員的本職工作是服務(wù)好校內(nèi)廣大的教職工群體，要樹立科學(xué)的信息管理觀念，掌握先進(jìn)的信息化管理技能。高?？捎嗅槍π缘匮埿畔⒒芾矸矫娴膶＜覍W(xué)者開展專題研討和講座，引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才對現(xiàn)有的管理人員展開培訓(xùn)工作，對人事管理人員進(jìn)行思想武裝和技術(shù)指導(dǎo)，提高人才隊(duì)伍的職業(yè)道德素養(yǎng)，增強(qiáng)服務(wù)意識，練好工作本領(lǐng)，樹立職業(yè)道德底線，維護(hù)好校內(nèi)教職工的基本信息安全，做到服務(wù)精準(zhǔn)到位，將管理人員的專職工作與建設(shè)目標(biāo)完美契合，保障信息化建設(shè)進(jìn)程穩(wěn)步推進(jìn)。在信息化建設(shè)過程中，社會更迭發(fā)展速度迅猛，先進(jìn)的工作理念和方法也在不斷更新，高校應(yīng)定期開展教育培訓(xùn)活動，為人事管理人員提供學(xué)習(xí)交流的平臺和機(jī)會。高校應(yīng)建立科學(xué)化的管理模式，完善用人制度，開設(shè)績效管理考核機(jī)制，獎(jiǎng)懲并行，優(yōu)秀的員工要加以獎(jiǎng)勵(lì)，不合格的員工要及時(shí)調(diào)整崗位，以保證管理隊(duì)伍的健康發(fā)展。

（三）建立資源信息數(shù)據(jù)共享平臺

建立資源信息數(shù)據(jù)共享平臺，設(shè)置統(tǒng)一格式字段，搭建起平臺與已有數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)資源的整合，不僅可快速查詢與統(tǒng)計(jì)所需數(shù)據(jù)，節(jié)省查詢與統(tǒng)計(jì)時(shí)間，而且能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提高工作效率。人事信息系統(tǒng)中的字段要根據(jù)工作需要不斷更新迭代，這樣人事管理信息系統(tǒng)才能日臻完善。無論是否單獨(dú)設(shè)置人事管理信息化崗位，在系統(tǒng)里更改信息時(shí)，可把相應(yīng)的文件或者調(diào)整依據(jù)的材料以附件形式上傳至系統(tǒng)中。當(dāng)一位教職工的崗位信息發(fā)生變動時(shí)，有了系統(tǒng)中的文件作依據(jù)，可快速調(diào)整工資待遇等信息，不僅調(diào)有所依，而且實(shí)現(xiàn)了“一人一檔”的效果?？紤]到人事部門的工作人員輪崗調(diào)換，可以將工作操作流程與政策文件上傳到系統(tǒng)中，當(dāng)換崗交接工作后，新任人事管理人員可以依據(jù)系統(tǒng)文件了解工作流程與規(guī)范，降低工作失誤率，提高服務(wù)質(zhì)量。

（四）合理配置資金投入

高校人事管理信息化建設(shè)不是一蹴而就的，而是一個(gè)長期性的建設(shè)工作，高校需要加大信息化資金投入力度，合理分配資金，平衡好資金的使用。首先，配備先進(jìn)的硬件設(shè)備、設(shè)計(jì)具有云服務(wù)的大數(shù)據(jù)存儲處理集群系統(tǒng)，保障數(shù)據(jù)存儲等工作順利開展，預(yù)留出部分資金，對設(shè)備進(jìn)行定期檢修、維護(hù)。在保障基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善的基礎(chǔ)上，著力向管理方面傾斜，設(shè)立專項(xiàng)資金用于人事管理信息化建設(shè)。高校需每年拿出部分專用資金來修復(fù)前期使用系統(tǒng)過程中發(fā)現(xiàn)的漏洞，并根據(jù)工作需求設(shè)計(jì)開發(fā)新模塊。人事部門可將一部分專項(xiàng)資金用來購買外包的人事系統(tǒng)，請外包公司派人開展專門的技能培訓(xùn)工作，培訓(xùn)人事管理人員如何快速導(dǎo)入、導(dǎo)出、整理數(shù)據(jù)，并對接部門實(shí)際需求建立人事管理信息系統(tǒng)，可以節(jié)省一定的人力資源。

（五）改革人事管理工作模式

當(dāng)前，人事部門業(yè)務(wù)繁多，經(jīng)常出現(xiàn)排隊(duì)咨詢處理事務(wù)的現(xiàn)象，在這種現(xiàn)場辦公模式下，人事管理人員的工作積極性容易受到嚴(yán)重影響。為此，建立線上信息處理平臺，構(gòu)建平臺化管理信息和平臺解決問題新模式，教職工可在平臺上提前預(yù)約處理時(shí)間并提出問題，實(shí)現(xiàn)人事管理工作者與教職工一對一線上溝通，逐步將現(xiàn)場辦公轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)辦公，增強(qiáng)時(shí)間的自由度和可控性，打破人事部門排隊(duì)擁擠的局面，人事工作人員的辦事效率也可得到有效提升。信息技術(shù)的開放性對人事信息安全帶來了更高的風(fēng)險(xiǎn)，人事管理信息化涉及教職工基本信息、工資等重要內(nèi)容，這對數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性和安全性提出了新的要求，因此要充分保障人事信息的機(jī)密性，嚴(yán)防外部病毒惡意攻擊系統(tǒng)，造成信息泄漏。

四、結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代是社會發(fā)展歷程中的必然選擇，大力開展信息化建設(shè)是大勢所趨，智慧校園建設(shè)則是當(dāng)下高校改革的最終目標(biāo)。由于存在對人事管理信息化建設(shè)的認(rèn)知淺薄、高素質(zhì)人才短缺、缺乏共享、資金投入失衡、管理機(jī)制不完善等問題，阻礙了人事管理信息化建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。因此，需要對癥下藥，明確管理信息化的重要性，引進(jìn)、培育專業(yè)人才，打造高素養(yǎng)隊(duì)伍，建設(shè)信息平臺，實(shí)現(xiàn)信息資源共享利用，平衡資金投入方式，改善工作模式，構(gòu)建借助平臺工作新范式等舉措將有助于推動人事管理信息化建設(shè)進(jìn)程，打造智慧校園。