新形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

戚 霽 趙金幣 琚 理

（華北理工大學(xué)附屬醫(yī)院 河北 唐山 063000）

0 引言

社會(huì)經(jīng)濟(jì)成熟化發(fā)展，相應(yīng)促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生體制深化改革，需要關(guān)注醫(yī)院的人事檔案管理工作，深入分析檔案管理存在的問題，并且將其納入醫(yī)院管理內(nèi)容中。醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理中過程中，產(chǎn)生的資料信息非常多，需要優(yōu)化整合資料信息，形成檔案管理模式。在醫(yī)院各類檔案中，人事檔案管理的作用顯著。醫(yī)院的人事檔案管理，可以反映出醫(yī)護(hù)人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等，詳細(xì)記錄個(gè)人信息，真實(shí)性與準(zhǔn)確性強(qiáng)，能夠?yàn)獒t(yī)院的日常活動(dòng)、人事調(diào)配提供參考。利用人事檔案管理，可以充分利用人力資源。在經(jīng)濟(jì)與技術(shù)支持下，醫(yī)院的人事檔案管理落后，無法匹配現(xiàn)代管理方式與方法，需要深度挖掘人事檔案管理的不足，以創(chuàng)新管理思路，優(yōu)化完善人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

1 醫(yī)院的人事檔案管理現(xiàn)狀

社會(huì)信息化發(fā)展趨勢(shì)下，對(duì)醫(yī)院的信息化管理要求提升。然而分析實(shí)際發(fā)展可知，小規(guī)模、經(jīng)費(fèi)緊缺的醫(yī)院，仍然采用人工檔案管理方式。在檔案管理思路上，多集中在保管、整理等工作內(nèi)容，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的系統(tǒng)性。在人事檔案管理工作中，系統(tǒng)性屬于突出屬性，不會(huì)受到單位規(guī)模、管理質(zhì)量、內(nèi)部組織模式的影響。在具體實(shí)踐中，醫(yī)院的人事檔案資料，在本院檔案室進(jìn)行1～2 年保管與維護(hù)，之后匯集到專業(yè)檔案單位進(jìn)行保管。在存儲(chǔ)與維護(hù)過程中，應(yīng)當(dāng)保證資料文件的完整歸檔，優(yōu)化設(shè)計(jì)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，合理安排移交時(shí)間與方式。上述內(nèi)容成為醫(yī)院的檔案管理重點(diǎn)，且各類事項(xiàng)具備系統(tǒng)關(guān)聯(lián)性。部分人事檔案管理流程、落實(shí)方法、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不合理，則會(huì)對(duì)上下游管理環(huán)節(jié)造成影響。所以，醫(yī)院要正確認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的價(jià)值，不能只關(guān)注文件資料保管與整理，需要關(guān)注到管理工作流程、管理制度等要求。

1.1 人事檔案管理認(rèn)知不足

我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展速度加快，并且取得重大突破。人事檔案管理，是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分，系統(tǒng)性非常強(qiáng)，會(huì)影響醫(yī)院的未來發(fā)展。當(dāng)前，領(lǐng)導(dǎo)層不太關(guān)注人事檔案管理工作，認(rèn)為該項(xiàng)工作地位不高，且難度小，所以管理人員只是收集、整理檔案。由于思想認(rèn)知不到位，致使醫(yī)院的人事檔案管理工作發(fā)展不前，對(duì)醫(yī)院發(fā)展的制約影響大。

1.2 人事檔案管理的安全保護(hù)不足

當(dāng)前，我國(guó)多數(shù)醫(yī)院處于發(fā)展?fàn)顟B(tài)，需要投入大量人力、物力、財(cái)力，用于硬件管理設(shè)施建設(shè)。當(dāng)前，醫(yī)院人事檔案管理的保護(hù)設(shè)備陳舊，部分機(jī)構(gòu)未設(shè)置檔案室，將檔案室、辦公室融合在一起，不注重檔案管理的保護(hù)處理。醫(yī)院開展人事檔案管理時(shí)，不注重防水、防火、防盜處理，導(dǎo)致人事檔案缺損、遺失。如果人事檔案處于危險(xiǎn)保管狀態(tài)，則無法保障檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性、科學(xué)性。醫(yī)院不注重人事檔案管理的安全保護(hù)，導(dǎo)致人事檔案資源破損，對(duì)檔案長(zhǎng)期使用的影響大。

1.3 人事檔案管理工作單一

醫(yī)院缺乏完善的人事檔案管理制度，屬于醫(yī)院的普遍問題。人事檔案管理人員多為非專業(yè)人員，以行政人員兼職管理為主，致使人事檔案管理工作的敷衍問題較多。在工作實(shí)踐中，不注重收集、整理人事檔案資源，無法保障資料文件的真實(shí)性。人事檔案管理采用封閉的管理模式，影響檔案核查工作的開展。部分機(jī)構(gòu)將檔案進(jìn)行裝袋存檔，不注重保密保護(hù)，也不注重檔案資料審核，影響了人事檔案管理工作的價(jià)值，危害醫(yī)院的未來發(fā)展。

2 新形勢(shì)下的醫(yī)院人事檔案管理管理對(duì)策

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員、檔案管理人員，需要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，實(shí)行全面信息化建設(shè)，樹立新形勢(shì)下的信息化意識(shí)，從而發(fā)揮出帶頭作用。改變傳統(tǒng)的人事檔案管理理念，將人事檔案管理作為重要內(nèi)容，納入制度化管理軌道，遵循國(guó)家政策、法律規(guī)定，促進(jìn)人事檔案管理的信息化改革，建立專職管理隊(duì)伍，以提升工作質(zhì)量，提供人力、財(cái)力、物力保障。

2.2 人事檔案管理的信息化改革建設(shè)

第一，深入調(diào)查與了解，掌握單位人事情況，正確判斷人事檔案管理的形勢(shì)與困境，聯(lián)合調(diào)研結(jié)果，制定人事檔案管理的信息化建設(shè)與規(guī)劃，既要包括綱領(lǐng)性目標(biāo)，也要具備指導(dǎo)實(shí)踐、指導(dǎo)價(jià)值的目標(biāo)?？茖W(xué)規(guī)劃人事檔案管理的信息化建設(shè)，建立專業(yè)的人事檔案管理隊(duì)伍，優(yōu)化配置設(shè)計(jì)管理方法、工作監(jiān)督體系，有序開展信息化建設(shè)工作。第二，掌握信息化發(fā)展趨勢(shì)，合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)，結(jié)合人事檔案管理工作，開發(fā)信息化管理系統(tǒng)。通過信息化方式，可以科學(xué)管理與應(yīng)用人事檔案的信息，以提升人事檔案管理效率與質(zhì)量。第三，建立人事文檔管理系統(tǒng)：開展人事檔案信息管理時(shí)，遵循科學(xué)分類標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)文件管理系統(tǒng)，例如，文檔建立時(shí)間、內(nèi)容、存儲(chǔ)時(shí)間等，確保快速找尋出文件資料。第四，主動(dòng)學(xué)習(xí)其他醫(yī)院的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，聯(lián)合本單位實(shí)際情況，確保數(shù)據(jù)庫建設(shè)的延展性與實(shí)用性，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的可修改能力、更新能力。此外，建設(shè)數(shù)據(jù)庫之后，注重分類整理數(shù)據(jù)庫的信息，定期維護(hù)和更新數(shù)據(jù)庫，注重?cái)?shù)據(jù)備份。

2.3 建設(shè)人事檔案管理專業(yè)隊(duì)伍

醫(yī)院為了加強(qiáng)人事檔案的信息化管理成效，需要以科學(xué)化、現(xiàn)代化管理為指導(dǎo)，建立綜合素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)專業(yè)的管理隊(duì)伍。同時(shí)，注重人事檔案管理的人才引進(jìn)與培養(yǎng)，引入專業(yè)對(duì)口的管理人才，也可以通過內(nèi)部競(jìng)聘防護(hù)，調(diào)動(dòng)和激發(fā)管理人員的工作積極性。此外，注重組織人事檔案管理人員參與培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)等，邀請(qǐng)專業(yè)人員、業(yè)內(nèi)專家，以講座方式開展培訓(xùn)。也可以派遣人事檔案管理人員輪訓(xùn)學(xué)習(xí)、外出交流，加強(qiáng)管理人員的現(xiàn)代化管理理念，掌握現(xiàn)代管理手段，從而促進(jìn)人事檔案管理隊(duì)伍的信息化發(fā)展。

2.4 建立和完善人事檔案管理機(jī)制

除現(xiàn)代科技支持、提升管理人員素質(zhì)能力外，還需要建立信息化管理機(jī)制，包括以下內(nèi)容：第一，保證人事檔案管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的信息交流、意見溝通暢通。人事檔案管理人員，將工作目標(biāo)、成效需求，傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員手中，確保網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員設(shè)計(jì)信息化系統(tǒng)時(shí)，可以滿足管理人員的工作需求、流程要求等。注重提升二者的工作配合度，有助于提升人事檔案管理的信息化建設(shè)作用。第二，醫(yī)院聯(lián)合自身發(fā)展，優(yōu)化設(shè)計(jì)工作績(jī)效考核機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制，既可以提升人員工作積極性、工作效率與質(zhì)量，還可以監(jiān)督和規(guī)范技術(shù)人員、管理人員的行為，確保人員可以明確自身在信息化建設(shè)中的工作內(nèi)容、價(jià)值意義、行為準(zhǔn)則等。

2.5 注重人事檔案的收集和管理

為了全面收集和管理人事檔案，維護(hù)檔案內(nèi)容的完整性，需要提升檔案管理人員的工作積極性。第一，定期收集和歸檔資料。由于醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員、干部人員較多，每年需要開展培訓(xùn)、考核、職稱任免等工作，工資與福利待遇發(fā)生變化，都需要檔案管理人員收集相關(guān)信息，便于后期使用。第二，注重補(bǔ)充和完善歸檔資料。醫(yī)院內(nèi)部人員比較多，開展人事檔案管理時(shí)，涉及到較多工作內(nèi)容，要求管理人員遵循要求補(bǔ)充檔案，比如按照職工類型分類，接收新入人員的人事檔案，新建職工檔案。管理人員注重與職工、相關(guān)部門合作，優(yōu)化完善內(nèi)部人才檔案。針對(duì)不主動(dòng)提供檔案的部門，則應(yīng)當(dāng)追蹤收集，補(bǔ)充檔案信息，以免由于檔案不全所致職工權(quán)益限制問題，對(duì)員工實(shí)際利益造成影響。第三，注重整理人事檔案。檔案整理分為以下步驟：其一，辨別檔案信息材料。完成檔案收集后，針對(duì)內(nèi)部無效檔案資料，為了確保檔案信息清晰度，需要做好甄別處理，歸檔處理有價(jià)值的信息。管理人員檢查檔案內(nèi)容的真實(shí)性、同名不同人問題等。同時(shí)，檢查材料的簽字蓋章情況，加強(qiáng)檔案資料的存儲(chǔ)價(jià)值。其二，檔案技術(shù)加工。檔案資料整理期間，會(huì)接收到褶皺、破損材料。為了確保資料的長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)，管理人員要做好加工處理。針對(duì)破損材料，在保障內(nèi)容完整性的同時(shí)，做好剪裁處理，并且粘貼在公文紙上，以免后續(xù)裝訂影響材料內(nèi)容。其三，分類排序檔案。在人事檔案中，包括職工工作經(jīng)歷、學(xué)歷培訓(xùn)、工資職稱審批材料。為了確保材料使用的便利性，要求管理人員分類處理檔案材料，遵循不同材料性質(zhì)與類型，優(yōu)化排列組合，確保使用準(zhǔn)確性，以免破壞其他資料。其四，將檔案資料上傳至計(jì)算機(jī)。在現(xiàn)代科技支持下，檔案管理方式日益升級(jí)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)檔案，既可以確保檔案使用的便捷性，也可以加大檔案信息保護(hù)力度，減少破壞影響。人事檔案部門，要設(shè)計(jì)專業(yè)的管理軟件，加強(qiáng)檔案管理效果。其五，注重裝訂和驗(yàn)收紙質(zhì)檔案。完成檔案處理后，注重檢查和驗(yàn)收檔案，保證檔案分類的正確性、材料真實(shí)性，之后入庫存儲(chǔ)。

2.6 注重檔案管理的保密工作

為了防止檔案內(nèi)容泄漏，導(dǎo)致人事檔案損毀，管理部門需要注重人事檔案的保密管理。在管理實(shí)踐中，注重加強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任心。檔案保密工作，屬于人事檔案管理的基礎(chǔ)，要求管理人員嚴(yán)格劃分檔案保密度，能夠規(guī)范和控制自身言行，以免由人員泄漏檔案信息。管理人員注重提升自身素質(zhì)能力，能夠主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，以加強(qiáng)管理技能，提升人事檔案的保密效果。現(xiàn)代技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，當(dāng)信息被泄漏，則會(huì)傷害單位人員。由于人事檔案包含大量隱私信息，職工信息會(huì)被惡意使用。信息管理部門，針對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化設(shè)計(jì)安全保護(hù)程序，以免通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)泄漏檔案信息。其一，醫(yī)院要重視內(nèi)部信息保護(hù)，加大硬件保護(hù)設(shè)施的建設(shè)投入。管理部門應(yīng)用防范性系統(tǒng)軟件，定期殺毒處理，以免不法分子入侵系統(tǒng)內(nèi)部。針對(duì)檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)實(shí)行權(quán)限管理，以免無關(guān)人員使用檔案資料。其二，提升安全管理人員的水平，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)力，以教育培訓(xùn)方式，提升管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力。同時(shí)，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)程序，嚴(yán)禁隨意安裝軟件，從而避免軟件內(nèi)出現(xiàn)木馬病毒。其三，分級(jí)處理人事檔案材料，遵循保密等級(jí)分類保管。針對(duì)不同級(jí)別員工，設(shè)置對(duì)應(yīng)的防范技術(shù)，維護(hù)醫(yī)院內(nèi)部資料安全，以免出現(xiàn)信息泄漏問題。其四，由于人事檔案資料的保密性要求高，所以需要引入專業(yè)的安全系統(tǒng)。通過建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，為醫(yī)院選人、用人、決策制定提供參考，所以要確保數(shù)據(jù)庫建設(shè)實(shí)用性。

2.7 注重人事檔案資料的開發(fā)利用

按照醫(yī)院的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行目標(biāo)化建設(shè)，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，分析人事檔案的科學(xué)布局，從而明確科研、教育、醫(yī)療的工作范圍。遵循高效編制標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)處理和編制人才信息，完善人事檔案的資料編制與存儲(chǔ)，制定人才信息開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，匯編護(hù)具資源內(nèi)容，提升人力資源信息技術(shù)水平，為人才信息提供科學(xué)開發(fā)與管理。按照臨床醫(yī)學(xué)科研服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，正確認(rèn)識(shí)到檔案反饋信息、利用管理價(jià)值，以滿足醫(yī)院的人才技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化管理科研、教育、醫(yī)療等工作的需求，以加強(qiáng)檔案綜合應(yīng)用價(jià)值，提升社會(huì)整體發(fā)展效益。

3 結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)遵循“以人為本”理念，立足于時(shí)代發(fā)展要求，實(shí)行現(xiàn)代化、信息化的人事檔案管理。人事檔案管理人員，要注重提升自身知識(shí)水平與素質(zhì)能力，以匹配現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，聯(lián)合醫(yī)院的工作特點(diǎn)與發(fā)展態(tài)勢(shì)，可以吸引高質(zhì)量人才，以加強(qiáng)醫(yī)院的綜合實(shí)力。