中職生檔案管理現狀分析及改進

田鈺

摘 要：長期以來，學生檔案管理一直是學校管理整體工作的重要內容之一，學生檔案管理對于學校發(fā)展的重要意義可見一斑，它關系到將來用人單位的人才選拔、員工錄用，客觀反映出學生在校的德才情況，為企業(yè)選人、用人提供最基本的事實依據。本文從中職學校學生檔案管理存在的現實問題入手，逐層深入剖析，提出一系列可資借鑒的良性模式和利好手段，解決了長期以來困擾中職生檔案管理而又懸而未決的瓶頸問題，為中職生檔案管理催生出更為高效的運行思路。同時，一整套的新設想和新實踐，進一步加強學生檔案管理專職人員管理意識，大幅完善檔案管理制度，特別是加快了網絡信息化管理，從而使學生檔案管理的利用價值不斷凸顯。

關鍵詞：中職學校；學生檔案；管理；問題；對策

中職學生檔案不僅真實反映學生在校生活、學習情況等信息，還記錄了學生的家庭基本情況、社會關系等原始資料，可以說是學生基本情況的最客觀記載，這些都將成為學生將來企業(yè)考核、選拔、任用的重要參考。在當前就業(yè)壓力不斷增大、社會競爭日趨激烈的大背景下，中職學生檔案是畢業(yè)生接受企業(yè)選拔、錄用的重要憑證，是和畢業(yè)證同等重要的資料，在求職中起著獨一無二、無法替代的作用。

一、中職學生檔案管理存在的現實問題

中職學生檔案管理是指學生在校期間學習和生活的客觀記錄，其中也包括實習頂崗時的跟蹤調查，一直到學生畢業(yè)這一時間段的信息整理和歸檔，為用人單位提供隨時查閱、調閱的管理和專遞工作。從當前中職學校學生檔案管理的現狀來看，此項工作并沒有做好、抓實，存在諸多問題，如相關人員對檔案管理工作認識不到位，重視程度不夠，導致學生檔案的記錄不全面，甚至還存在不客觀的情況，企業(yè)借閱后不能對畢業(yè)生做出真實判斷，這直接關系企業(yè)能否公平公正的選人、用人。目前，從中職學校學生檔案管理現狀來看，主要存在以下問題：

1.檔案管理人員不夠重視，管理制度有待健全。學生檔案是學校通盤管理的重要一環(huán)，有些學校管理者過分看中教育教學檔案工作，對學生檔案管理的重視程度不夠，加之學生檔案管理人員缺乏足夠認識，在日常學生檔案管理過程中流于形式，隨意性較嚴重，平時也沒有常規(guī)性的專職培訓，管理經驗十分匱乏，有些學校甚至沒有對檔案管理人員進行業(yè)績考核，必要的監(jiān)督檢查和針對性指導更是談不上，學生檔案管理十分混亂，加上相關制度不夠完善，管理體制、運行機制尚在缺失中。

2.學生檔案專職人員專業(yè)素養(yǎng)不高。由于諸多原因，很多中職學校并沒有聘請專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理工作嚴重滯后。還有一些學校盡管已經將學生檔案管理工作納入了學校管理體系中，并將其作為一項重要工作推動落實，可由于缺乏高素質的檔案管理人員，平時對檔案管理人員的培訓也沒有跟進，他們普遍缺乏檔案管理知識，無法對學生檔案做到科學記錄、合理歸檔，學生檔案管理工作無法順應學校發(fā)展形勢，導致學生檔案管理工作長期在低效中運行。

3.對學生檔案信息的收集和整理不規(guī)范。通過對相關資料的檔案管理的現實審視，發(fā)現中職學校的學生檔案管理部門一般都是掛靠在學生處下面，并沒有建立起與其他院系平等的管理部門，一些最為原始的學生信息一般都是由相應的院系來暫時保管，并逐步完善。由于相應院系并非檔案管理專職部門，也沒有專業(yè)的檔案管理人員，學生檔案管理在收集過程中不規(guī)范、不標準的情況屢有發(fā)生，出現的錯誤也是五花八門。

首先，書寫不統(tǒng)一。各式筆種齊上陣，班主任鑒定“畫風”一致，沒有根據每個學生的不同而做出相應的客觀描述。其次，有些教師未經院系、檔管部門同意，僅僅為了自己教學方便，擅自將一些重要的學生信息自行保管，這就為日后檔管部門收集完整的學生信息造成諸多不便，而且在教師自行保管過程中極易發(fā)生資料丟失或損壞的情況。再次，極少數學校為了應付上級部門對檔案的審查，往往臨時抱佛腳，在短時間內集中調集大量的人力對檔案進行臨時完善，這在很大程度上造成學生檔案信息失真，不利于學校的常規(guī)化管理，對優(yōu)良校風、學風的形成也造成嚴重掣肘，直接關系到學校的教育教學，對學校長期發(fā)展十分不利。

4.沒有充分發(fā)揮學生檔案的查閱、借閱功能。由于學生檔案信息的收集不及時不準確，也給學生檔案的查閱和借閱帶來“麻煩”，學生檔案信息的服務功能沒有得以發(fā)揮，學生檔案無人查閱、無法查閱，檔案成了工整放置的廢檔一堆，這就使得教師不能盡快熟悉學生，對學生的因材施教也會大大延誤，錯失最佳的教育時機。

二、關于中職學校學生檔案管理的建議

以上羅列的問題在許多學校都很常見，筆者從自身實際出發(fā)，對學生檔案管理工作做了大量創(chuàng)新性改良，還算卓有成效，現提出如下建議：

1.提高認識。要想從根本上扭轉中職學校學生檔案管理工作的不利局面，首先要從學校領導和檔案管理工作人員的思想意識領域做文章，使之切實認識到學生檔案管理工作的重要性，只有這樣才能真出實效。首先，中職學校上下要形成聯動，特別是學校主要領導要發(fā)揮好“火車頭”作用，對學校學生檔案管理工作給予高度關注，設置學校學生檔案管理專職部門，協調好學校各部門與檔案管理部門的工作聯系；其次，配備專職專業(yè)的學生檔案管理人員，并定期對他們進行檔案管理專題培訓，開設各類講座，鼓勵檔管人員參加，并明確獎懲，提高檔案管理人員的積極性和主動性；再次，要求檔案管理人員每學期在校內搞一次檔案宣傳活動，讓廣大師生正確認識檔案管理的重要性，這不僅會理順各個部門與檔案管理部門之間的工作聯系，還會時刻提醒學生積極上進，有利于學生的日常管理，促進了學校和諧健康發(fā)展。

2.建章立制，建立規(guī)范的檔案管理體系。學生檔案管理是一項細致化工作，需要有一套完整的操作步驟，每個環(huán)節(jié)都要與時代相符，與學校實際掛鉤，并與時俱進，不斷調整管理模式和手段，始終“動態(tài)化”管理。如中職學?？山柚W絡信息資源，將可行的先進檔案管理策略大膽引入本校，提高學校學生檔案管理的信息化，不斷刷新學校學生檔案管理的水平和質量。第一，學生檔案管理人員應具備基本的計算機操作知識和技能，了解我國信息技術基礎知識和時代特點，敏銳發(fā)現檔案管理工作中的不利因素，善于提取有效的管理理念和信息化思維方式，科學地融入檔案管理中，有力推動學校學生檔案管理的信息化進程。第二，檔案管理人員可以利用自己掌握的計算機知識甄別和選擇檔案管理軟件，利用軟件做好檔案分類歸檔，同時，還要方便學校各個科室或教師隨時方便調閱學生檔案信息，提高學生檔案管理水平，突出學校學生檔案管理信息的共享功能。

3.狠抓管理，落實責任。中職學校學生管理要想做到位，就必須狠抓管理，在健全機構、人員組織、庫房管理方面大做文章。事實證明，中職學生檔案管理工作的落實首先要從管理體制入手，組織好相關人員根據學校實際需要采取合適的模式和手段，確定專人負責學生檔案管理的各項工作；其次，按照全校學生人數，配備相應的學生檔案數，根據實際需要，安排一定數量的檔案專職人員，集中管理、相互配合，對于少部分需要分散管理的學生檔案，學校還要對專職人員進行專題培訓，強化業(yè)務指導，保證學生檔案歸檔到位，提高學生檔案管理的整體質量。

4.維護好學生檔案管理硬件設備。在學生檔案管理工作中，檔管人員都需要對各種檔案進行科學合理的分類，特別是重點學生檔案的管理更要慎之又慎。為了確保學生檔案管理工作高效運行，檔案管理人員對檔案室硬件設備的維護也是一項重要的工作。首先，定期檢查檔案室硬件設備的使用情況，及時進行必要的維護和保養(yǎng)，注意檔案室的通風干燥，每天常規(guī)消毒，防止有害氣體或老鼠、蟑螂等害蟲進入檔案室損壞檔案資料；其次，每天下班前，學生檔案管理人員要對所有檔案資料進行歸檔核查，確定門窗、電器是否處于正常關閉狀態(tài)，防止不良人員擅自進入檔案室。只有切實做好學生檔案管理硬件的維護，才能確保中職學生檔案長期完好的保存。

5.強化宣傳，深化意識。學生檔案管理是關系學校人才外輸的一件大事，理應讓廣大師生深刻認識到檔案管理的重要性，這就需要檔案管理部門聯合學校其他科室通過多種形式和手段加大宣傳力度，不斷深化廣大師生的檔案意識，從而調動師生的積極性，主動關心支持學校檔案工作。同時，每位師生都應該重視檔案的填寫，不僅要做到客觀、真實，還要格式規(guī)范，書寫清楚，這是檔案填寫的基本要求。一份好的學生檔案不僅能輕松獲得用人單位的青睞，還能多角度折射出學校在人才培養(yǎng)方面所付出的努力，因為檔案中學生優(yōu)異的成績記錄就深深印證了這一點。由此可見，學生檔案的管理不只是對學生就業(yè)有益，而且還是宣傳學校的絕佳陣地。

三、規(guī)范歸檔材料形成和收集制度，做好學生檔案轉遞工作

1.嚴格歸檔材料。按照檔案管理相關規(guī)定，歸檔材料應統(tǒng)一選用耐久性較好，16開大小的紙張，字跡材料嚴禁使用圓珠筆、各色墨水、復寫紙、鉛筆等書寫。此外，噴墨打印也在禁止之列，一般都是采用激光打印或常規(guī)復印件等耐久性材料，其他一律拒絕歸檔。這是歸檔用紙用料的基本要求，凡是不合規(guī)者，必須退回原單位妥善處理后重新提交，審核通過后才允許歸檔。

2.建立常規(guī)有效的歸檔材料收集制度。中職學校學生檔案材料的收集渠道是多方面的，但材料形成也必須要遵循一定規(guī)律，有選擇的提取信息，這就要求大家一定要多觀察。通常來講，中職學校學生檔案信息的收集大致分為三個階段：第一階段就是接收學生在初中階段的檔案信息，以及在入校前特別是招生時的信息，這是學生步入中職學校之初最原始的檔案資料，需要中職學校在學生錄取后入學前就收集歸檔到位；第二階段就是學生入學后一直到畢業(yè)之際檔案管理部門在一線教師、班主任和各個科室所收集的學生信息，包括學生德智體美勞等諸方面的表現，還有參與社會實踐活動的一些資料，比如各種競賽的參與情況。除此之外，黨團組織、教務處、學生會提供的材料更應引起重視，這關系到學生的思想認知歷程，是評價學生道德品質的最直接投射。第三階段就是在學生畢業(yè)時的資料收集，這也是用人單位最為關注的地方，因為學生的畢業(yè)季正處于由學校人向社會人轉變的關鍵階段，學生在這段時期的表現往往會成為企業(yè)選人、用人最重要的參考。畢業(yè)前這段時期的檔案材料大致包括：畢業(yè)生登記表、畢業(yè)實習鑒定表、成績匯總表、畢業(yè)生體檢表等。此外，還應建立穩(wěn)固的常態(tài)化學生檔案信息收集制度，形成網絡匯集格局。要想使學生檔案信息收集制度扎實到位，最好選定一位負責人，專職負責各個階段各個部門呈送的檔案材料審核、歸類和傳遞，這有利于提高學生檔案材料的收集效率，還為學生檔案材料的保密和安全提供重要保障。

3.嚴格畢業(yè)生檔案轉遞流程，堅持按制度辦事。畢業(yè)生檔案轉遞是一項必須嚴肅認真對待的工作，有著特定的規(guī)定程序，如先填寫畢業(yè)生檔案專遞書面申請，然后學校檔案管理人員簽字蓋章，填寫轉遞登記造冊，最后貼封條包封，通過機要渠道轉遞收回回執(zhí)，對因特殊情況沒有回執(zhí)的，一定要做好跟蹤催查，盡量在一個月內催查到位。

同時，在辦理轉遞手續(xù)時，一定要注意核對接收單位是否為單位人事部門或縣級下屬人才服務中心，必須具備相應的檔案管理資格。若接收單位不具備保管條件或未授權，學?？蛇x擇將畢業(yè)生檔案資料交由人事部門下轄的人才流動服務中心暫存。這樣能最大程度地避免轉遞出去的檔案資料意外丟失的情況出現。另一方面，能體現畢業(yè)生在校表現的基礎性資料，如畢業(yè)生登記表、成績匯總表、畢業(yè)生積分表等，應一式兩份，一份封于學生個人檔案中，轉遞到符合檔案接收條件的人事部門，跟隨學生“離校”，另一份可存于學校學籍檔案中，這樣做可以有效避免畢業(yè)生檔案因唯一性丟失后造成補辦不便，還可以有效規(guī)避畢業(yè)生在畢業(yè)后私拆檔案隨意篡改的情況發(fā)生，這對用人單位也是有諸多好處的。

4.推動學生檔案工作信息化。在辦公自動化和網絡信息化的大背景下，學生數量的激增和檔案種類、數量的增加，傳統(tǒng)手工遠遠不能滿足現代檔案管理的需要。中職檔案管理人員必須不斷更新觀念，緊跟形勢，大膽創(chuàng)新實踐，充分發(fā)揮新技術、新設備的優(yōu)勢，有計劃、分步驟地推動學生檔案工作信息化進程，促使學生檔案管理工作向更高標準邁進。學生檔案管理人員應利用自身具備的計算機知識和技能，按照新時期檔案管理標準和學校實際情況，開發(fā)更為高效、便捷的學生檔案管理信息系統(tǒng)。

四、結束語

總之，中職學校檔案管理工作在整個學校管理體系中的地位舉足輕重，學生檔案管理人員既要做好檔案的收集和整理，還要嚴格按照要求進行歸檔，同時還要發(fā)揮學生檔案的借閱、調閱功能，為廣大師生和用人單位提供服務，使學生檔案管理的價值發(fā)揮出來。這為學生檔案管理人員提出更高要求，檔案管理人員應充分熟悉檔案室資料，在檔案質量上下功夫，不斷提高檔案的利用率。此外，檔案借閱歸檔后，還要虛心傾聽借閱方提出的意見或建議，將合理的反饋信息系統(tǒng)分析和研究，反思工作的不足之處，以更加低調務實的態(tài)度將學生檔案工作做好，發(fā)揮出檔案的更大作用。

參考文獻：

[1]王德福.中職生檔案管理的問題與對策[J].檔案時空，2019

[2]包志芳.中職學校學生檔案信息化建設初探[J].黑龍江檔案，2017

[3]趙吉鵬.中職學校學生檔案管理策略[G]新課程，2013

（作者單位：山西省長治衛(wèi)生學校）