高職院校教職工人事檔案管理工作分析研究

摘 要：隨著社會發(fā)展對人事檔案管理工作要求不斷加強(qiáng)，高職院校的人事檔案專審工作也在全面發(fā)展。人事檔案是高職院校人事組織工作的核心，是關(guān)于院校人事等部分在工作中產(chǎn)生的信息記錄，對高職院校的持續(xù)發(fā)展有著重要的作用。為了順應(yīng)國家對各單位人事工作提出的新要求，高職院校也要加強(qiáng)對校人事部門檔案專審工作的改革，滿足時代發(fā)展需要，創(chuàng)新管理體系，完善人事部門工作。目前，高職院校在人事檔案管理中還存在一些問題，為了促進(jìn)高職院校的長遠(yuǎn)發(fā)展和保證教職工人事檔案的準(zhǔn)確全面，對高職院校教職工人事檔案管理工作進(jìn)行了研究分析。

關(guān)鍵詞：高職院校；教職工人事檔案；管理工作；分析研究

國家對高職教育的重視不斷加強(qiáng)，促使高職院校發(fā)展得到政策支持，開始了迅速發(fā)展。高職院校吸引了全國各地的專業(yè)人才和優(yōu)秀專業(yè)教師，使院校的教職工信息變得錯綜復(fù)雜，高職院校人事檔案管理工作面臨全新的要求和挑戰(zhàn)。現(xiàn)如今的院校人事部門管理工作還存在一定缺陷，影響了人事檔案整理工作效率，導(dǎo)致人事檔案出現(xiàn)不準(zhǔn)確、不全面的現(xiàn)象。完善人事部門的教職工檔案工作管理體制，加強(qiáng)教職工人事檔案管理，是促進(jìn)高職院校平穩(wěn)發(fā)展的保障和基礎(chǔ)。因此，對高職院校教職工人事檔案管理工作要快速行動起來，推動高職院校的管理水平和效率，使國家教育事業(yè)健康有序發(fā)展。

一、高職院校人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案管理制度不規(guī)范

在高職院校人事檔案收集和整理歸納過程中，部分高職院校的人事部門管理制度不規(guī)范，沒有按照國家制定的相關(guān)規(guī)則進(jìn)行人事檔案整理工作，導(dǎo)致資料遺漏和錯亂。教職工人事檔案包括個人簡介、學(xué)歷、擔(dān)任職務(wù)、學(xué)習(xí)工作證明等，還包括教師在校期間的工作作風(fēng)、工作實(shí)績和遵紀(jì)守法等許多相關(guān)資料。教職工人事檔案資料種類復(fù)雜，分類細(xì)致，如果學(xué)校規(guī)模較大，人事檔案的管理難度會大大加深。在校的教職工人事檔案還關(guān)系到期末教學(xué)成績的評比，是考察和選拔人才的重要根據(jù)。高職院校的人事檔案管理制度不規(guī)范，對人事檔案的鑒別工作不嚴(yán)，會出現(xiàn)教職工簡歷不真實(shí)、個人材料虛造等不良現(xiàn)象。教職工個人材料真實(shí)性差、材料內(nèi)容空洞無內(nèi)涵，將無法為社會競爭、學(xué)校評選提供準(zhǔn)確真實(shí)的個人資料檔案。高職院校在組織教職工人事檔案填寫時，還存在填寫不規(guī)范、不完整的問題。同時，人事部門在審核檔案時，沒有按照嚴(yán)格審核標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定范圍來進(jìn)行審核工作，導(dǎo)致審核超時、漏審錯審等不良問題。人事檔案管理工作是學(xué)校行政部門的重點(diǎn)工作內(nèi)容，由于記錄不完善、填寫不規(guī)范等各種問題的出現(xiàn)，導(dǎo)致了工作效率下降，對后續(xù)管理和查閱造成了一定影響。在當(dāng)下的工作優(yōu)化中，需要根據(jù)目前存在的問題進(jìn)行優(yōu)化改善，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，規(guī)范檔案填寫方式，建立嚴(yán)格的深刻體系，促使檔案管理變得高效化，促進(jìn)了高校行政工作的開展。

2.人事檔案管理體制較落后

隨著信息時代的到來，檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入了新階段，全新的檔案信息管理系統(tǒng)建立成了主流，信息化建設(shè)的推進(jìn)能夠幫助工作人員解決日常工作問題，提高工作開展的質(zhì)量和效率。但是，從目前的工作開展現(xiàn)狀了解，發(fā)現(xiàn)高職院校人事檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)落后的紙質(zhì)文檔管理方法，沒有跟進(jìn)社會發(fā)展需要，缺乏先進(jìn)的人事檔案數(shù)字化管理設(shè)備。大多數(shù)高職院校沒有專門存放人事檔案的檔案室，一般都是把教室和辦公室進(jìn)行改造處理，管理設(shè)施設(shè)備也不完善，沒有專門的儲存設(shè)備，使檔案資料無法合理有效分組，人事檔案會出現(xiàn)錯分、漏分等問題。教職工人事檔案都是以紙質(zhì)進(jìn)行存檔，檔案室應(yīng)設(shè)立通風(fēng)除濕裝置，但改造的檔案室基礎(chǔ)設(shè)施不完善，影響人事檔案的安全儲存，存在一定風(fēng)險。除此之外，在人事檔案管理中信息化管理程度低。在檔案收集、整理、存檔、儲存、查詢過程中，大部分仍然采用人工方法，沒有順應(yīng)信息時代發(fā)展的需要。面對高職院校龐大的信息資料，僅僅采用人工方式進(jìn)行整理，造成諸多問題。一是效率性低、費(fèi)時長，需要大量人工和時間；二是信息整理得不夠細(xì)致全面，可能出現(xiàn)遺漏和錯亂的情況；三是不能及時收取信息的更新情況，及時性差。人事檔案管理體制的落后，導(dǎo)致人事檔案管理工作無法高效、全面、準(zhǔn)確地開展，對于外部信息更新接受的能力也要落后許多。管理體制信息化程度低，沒有合理配置先進(jìn)的資源設(shè)備，使教職工人事檔案管理工作無法滿足國家規(guī)定，沒能順應(yīng)時代的快速發(fā)展。

信息化建設(shè)是人事檔案管理工作開展的重點(diǎn)，當(dāng)下已經(jīng)進(jìn)入信息時代，系統(tǒng)完善能夠促進(jìn)各項工作的開展，及時準(zhǔn)確地進(jìn)行信息傳輸和更新，這樣可以使得工作人員了解到更加全面的檔案信息，為后續(xù)工作開展提供較大幫助。在當(dāng)下發(fā)展過程中，需要關(guān)注于管理體制的完善，跟隨社會發(fā)展的步伐，建立專門的檔案管理數(shù)據(jù)庫，通過電子檔案的存儲和管理，提高人事檔案管理的安全性，這樣可以避免信息泄露、遺失等問題的出現(xiàn)，全面提高工作的質(zhì)量和安全。

3.人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

在高職院校中，人事檔案管理工作量大，且工作枯燥乏味，從事檔案管理工作的人員稀缺，許多院校的人事檔案管理人員大部分都是非專業(yè)人員，多數(shù)是教師兼職人事檔案管理，人事部門出現(xiàn)一人兼職多個管理工作或者工作崗位的缺少管理人員現(xiàn)象。隨著國家對高職院校的政策支持，高職院校規(guī)模不斷擴(kuò)大，招生人數(shù)不斷增多，高職院校人事檔案管理工作面臨著巨大挑戰(zhàn)。由于人事檔案管理人員專業(yè)不對口、專業(yè)知識素質(zhì)不強(qiáng)、檔案管理水平低等現(xiàn)象，教職工人事檔案在管理工作中也會存在許多嚴(yán)峻的問題。人事部門檔案管理待遇較低，導(dǎo)致檔案管理工作人員流動性高，新入職的工作人員需要對檔案管理工作進(jìn)行重新了解，大大降低了管理工作的效率。人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，對檔案整理存檔的專業(yè)性不高，檔案管理工作無法有效有序地開展，其綜合素質(zhì)無法滿足人事檔案管理工作的需要，大大削減了工作的有序性和有效性。同時，缺乏專業(yè)檔案管理人員也會大大影響高職院校人事檔案工作的改革，沒有專業(yè)人才的支持，管理工作會受到限制，不利于高職院校教職工人事檔案的合理規(guī)范儲存和審批，影響高職院校的發(fā)展。人事部門檔案管理工作人員專業(yè)性對于現(xiàn)場工作的開展起到了非常關(guān)鍵的作用，在實(shí)際工作過程中，若人員的專業(yè)性并未達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，在處理各項問題時缺乏經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)素質(zhì)，會導(dǎo)致工作開展的質(zhì)量下降。在當(dāng)下的發(fā)展過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)更加注重人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，結(jié)合人事檔案管理工作的基本需求進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高人員的專業(yè)水平，這樣可以保障各項工作開展達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，提高工作的規(guī)范性和質(zhì)量。

4.教職工人事檔案管理工作沒有受到充分重視

第一，大部分高職院校和教師之間，都存在對人事檔案工作不重視的情況，教師沒有意識到人事檔案資料是其職稱評選和干部選拔的重要參考資料。第二，高職院校對人事檔案管理工作也不重視，沒有建立和創(chuàng)新合理的檔案管理體系，保障檔案管理有序高效地開展。第三，在人事檔案管理工作中投入資金不足，沒有建立專門的檔案室和購買先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備，沒有為院校人事檔案管理工作提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)和工作環(huán)境，使檔案管理工作的信息化程度低，檔案管理的設(shè)施設(shè)備落后。第四，高職院校也沒有嚴(yán)格執(zhí)行國家規(guī)定的人事檔案管理條例，對人事部分工作沒有做到有效監(jiān)管，人事檔案工作沒有引起高職院校的意識和重視。第五，教職工在填寫個人檔案資料時，沒有充分意識到人事檔案資料的重要性，在填寫過程中出現(xiàn)填寫形式不規(guī)范、填寫的內(nèi)容不完整、不真實(shí)等問題，導(dǎo)致教職工的個人檔案信息不準(zhǔn)確。

二、高職院校教職工人事檔案管理的構(gòu)建策略

1.加強(qiáng)教職工人事檔案管理意識

高職院校要加強(qiáng)人事檔案工作的宣傳力度，拓寬教師人事檔案意識的渠道。院?？梢栽谛?nèi)報刊刊登關(guān)于《人事檔案條例》的有關(guān)知識，加大檔案管理的知識宣傳。還可以通過微信、微博、QQ等發(fā)布關(guān)于人事檔案知識的問卷調(diào)查，通過對教職工的認(rèn)識情況進(jìn)行相應(yīng)的知識宣傳活動。利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，加大對人事檔案知識的傳播學(xué)習(xí)，提高教職工在人事檔案填寫時的規(guī)范性和真實(shí)性。信息傳播的及時性和全面性對現(xiàn)場工作的開展起到了重要的作用，高校人事檔案管理部門，需要加強(qiáng)對技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢的認(rèn)知，引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，包括大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等，構(gòu)建高效化的管理系統(tǒng)，這樣可以使得工作人員在日常工作中通過系統(tǒng)完成人事檔案的管理，提高了信息查詢、信息處理的工作效率。同時，還可以舉辦關(guān)于個人檔案知識的座談會和人事檔案填寫的培訓(xùn)會，在提高教職工檔案意識的同時也能提高教職工填寫個人檔案時的水平，有利于教職工提升對人事檔案管理重要性的認(rèn)識。除此之外，校領(lǐng)導(dǎo)也要充分了解人事檔案的權(quán)威性，加強(qiáng)檔案意識，將人事檔案管理列入開會討論的重要事例之一。高職院校要發(fā)揮引導(dǎo)作用，加強(qiáng)全校師生人事檔案管理意識，明白人事檔案管理的重要性。教職工應(yīng)順應(yīng)國家人事檔案規(guī)定，認(rèn)真學(xué)習(xí)個人檔案相關(guān)知識，熟悉個人檔案填寫要求，加強(qiáng)人事檔案管理工作監(jiān)督，提高高職院校全體教職工的檔案意識，推動高職院校人事檔案工作順利開展。

2.完善教職工人事檔案管理制度

構(gòu)建先進(jìn)的人事檔案管理制度是高職院校人事檔案管理工作順利進(jìn)行的保障。為了解決出現(xiàn)檔案造假、檔案填寫不完整、檔案審批遺漏等問題，加強(qiáng)完善人事檔案管理制度，大力開展人事檔案審批檢查工作，對不合格、不準(zhǔn)確、不真實(shí)的檔案進(jìn)行及時處理，保證人事檔案管理的順利高效進(jìn)行。首先，要完善人事檔案材料收集歸檔工作制度。在人事檔案收集之前，要對檔案進(jìn)行全面清查和核實(shí)，避免出現(xiàn)漏交、漏收的情況。還要完善人事檔案的審核工作制度，工作人員按照規(guī)定對檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性進(jìn)行嚴(yán)格審查核實(shí)，對不合格的檔案及時打回重寫。完善人事檔案的整理工作制度也是很重要。對人事檔案進(jìn)行細(xì)致分區(qū)整理，保證檔案儲存的規(guī)律性和有序性。完善創(chuàng)新教職工人事檔案管理機(jī)制，構(gòu)建高效的專審全覆蓋“2+1”工作機(jī)制，明確人事部門的工作職責(zé)，構(gòu)建人事檔案工作規(guī)劃，為提高人事檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃、有目標(biāo)的發(fā)展。

3.加強(qiáng)對人事檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平體現(xiàn)了人事檔案管理工作的質(zhì)量水平，是高職院校人事管理工作構(gòu)建的重點(diǎn)內(nèi)容。提高人事檔案人員的專業(yè)素質(zhì)水平，就必須對工作人員進(jìn)行定時定點(diǎn)的培訓(xùn)。要破除傳統(tǒng)“老帶新”的老舊培訓(xùn)模式，要采用系統(tǒng)科學(xué)的強(qiáng)化培訓(xùn)，提高工作人員的人事檔案管理水平。院?？砂才沤y(tǒng)一時間，對人事檔案管理人員進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)。開展理論知識課堂，學(xué)習(xí)和了解人事檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，提高自身對檔案管理工作的認(rèn)識。同時，還要開設(shè)實(shí)踐操作課堂，將所學(xué)知識理論應(yīng)用到實(shí)際操作過程中，對檔案的收集、審核、整理、保存等過程都要進(jìn)行相應(yīng)的實(shí)際操作，保證在實(shí)際的檔案管理工作中準(zhǔn)確無誤。還可以舉辦專題研究研討會，人事部門相關(guān)人員對檔案管理工作進(jìn)行研究探討，讓管理人員在課題討論中提升自身的專業(yè)理論知識和檔案管理工作水平，為檔案管理工作提高理論支持。隨著檔案管理信息化程度的加深，還要對管理人員繼續(xù)信息技術(shù)培訓(xùn)。引進(jìn)信息技術(shù)扎實(shí)的專業(yè)人員，對檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，彌補(bǔ)檔案管理信息化人員稀缺的現(xiàn)象，潛移默化地影響人事部門的進(jìn)步發(fā)展。除此之外，還要設(shè)立相應(yīng)的獎懲措施，對人事檔案管理人員形成激勵作用，促進(jìn)其工作的積極性。在加強(qiáng)人事檔案監(jiān)管和要求的同時，也要對專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的工作人員進(jìn)行提拔獎勵，提高人事檔案管理部門的積極性和活力。加強(qiáng)對人事檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高人事檔案工作的專業(yè)水平，保證了工作的質(zhì)量效果。

4.利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)進(jìn)行信息化建設(shè)

高職院校的人事檔案管理要順應(yīng)技術(shù)發(fā)展的要求，提高人事檔案管理的信息化水平。高職院校要根據(jù)實(shí)際情況，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和數(shù)字化計算機(jī)信息系統(tǒng)，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提高人事檔案管理的工作水平。人事部門根據(jù)實(shí)際情況制定出人事檔案信息化建設(shè)的工作方案，明確檔案管理信息化各個步驟和任務(wù)，確立實(shí)現(xiàn)信息化管理的方法手段，使人事檔案從收集到審批再到整理保存的每個過程有序進(jìn)行，并有明確的要求和規(guī)定可以依照，使教職工人事檔案管理信息化工作有序開展。同時，為檔案管理信息化提高硬件設(shè)備支持。院校應(yīng)加大資金投入，為人事檔案管理部門購入電腦、打印機(jī)、智能檔案存儲柜、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，設(shè)立專門的云端“檔案資料庫”，工作人員可以分級操作查看，方便對教職工檔案資料進(jìn)行及時查詢和更新，也可以保證檔案的保密性。還可以進(jìn)行目錄查詢、數(shù)據(jù)備份、資料掃描等技術(shù)支持，促使人事檔案管理信息化開展，提高工作效率，使紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合，也可以解決紙質(zhì)檔案丟失、損壞對信息資料丟失產(chǎn)生的影響。加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化管理也是很重要，可以將教職工個人檔案資料進(jìn)行信息化和數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案信息網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享，及時上傳發(fā)生變動的信息資料，讓檔案管理人員及時處理和更新，保證教職工檔案信息的準(zhǔn)確性和及時性，提高了工作人員的辦事效率。高職院校人事檔案管理工作向著信息化和數(shù)字化的方向發(fā)展，使工作的效率得到了提升。

三、總論

高職院校加強(qiáng)對教職工人事檔案管理工作的研究，順應(yīng)了社會發(fā)展的需要，也促進(jìn)了人事部門的工作改革。創(chuàng)新構(gòu)建新的管理機(jī)制，彌補(bǔ)了之前人事部門工作中出現(xiàn)的問題，使高職院校人事管理工作健康有序發(fā)展。人事檔案管理不僅滿足了高職院校教職工信息掌握和管理的要求，也滿足了社會教育保障的需要，對教職工人事信息掌握更全面、更準(zhǔn)確。推動高職院校教職工人事檔案管理工作的任務(wù)刻不容緩，高職院校要加強(qiáng)對人事部門工作機(jī)制的創(chuàng)新，提高教職工檔案管理工作的效率和質(zhì)量，在國家政策的不斷支持下，進(jìn)一步推動我國教育事業(yè)向高質(zhì)量和制度化發(fā)展。

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（作者單位：廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

基金項目：2022年度廣西高校中青年教師科研基礎(chǔ)能力提升項目立項課題“溯源視域下高職院校人事檔案專審全覆蓋工作機(jī)制研究”（課題編號：2022ky1117）

作者簡介：黃春蓓（1985—），女，壯族，廣西寧明人，本科，館員，研究方向：檔案管理。