電子會計檔案管理的難點及對策分析

摘 要：隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子會計檔案管理的使用范圍愈發(fā)廣泛。同時，國家對電子會計檔案管理也給予了法律規(guī)定，明確提出相應(yīng)的管理辦法。在此基礎(chǔ)上，電子會計檔案管理仍存在一些問題，需要進(jìn)一步分析，并采用相應(yīng)的解決方案。對此，本文闡述了強(qiáng)化電子會計檔案管理，克服管理的難點，加強(qiáng)電子會計檔案的風(fēng)險防范機(jī)制，建立安全管理制度等對策分析。

關(guān)鍵詞：電子會計檔案；管理難點；解決對策

電子會計檔案管理系統(tǒng)的使用實現(xiàn)了資料的接收、保管、整理、歸檔等全流程的電子信息化管理模式。電子會計檔案管理是保存信息、利用信息的有效載體。在讀取平臺和會計數(shù)據(jù)時，可以清晰和充分反映一個企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展階段的重要財務(wù)資料。與此同時，電子會計檔案為企業(yè)現(xiàn)實工作起到積極的推動作用，是國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的重要管理手段，需要各方的共同關(guān)注。

一、電子會計檔案管理是時代發(fā)展的必然趨勢

隨著會計信息化建設(shè)的不斷深入，推動著會計工作向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)型。企業(yè)內(nèi)部控制的財務(wù)信息系統(tǒng)升級，為有效的企業(yè)內(nèi)控管理奠定了基礎(chǔ)。提升了企業(yè)的管理水平，使企業(yè)的融合程度也進(jìn)一步提升。會計核算工作得到有力的保障，信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息加緊聯(lián)系，使新技術(shù)得到不斷應(yīng)用和擴(kuò)展。信息化技術(shù)的創(chuàng)新為電子會計檔案的發(fā)展提供了大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等新技術(shù)，不斷受到關(guān)注和普及。另外，企業(yè)ERP軟件的普及使得會計信息系統(tǒng)得到了初步融合，提升了單位服務(wù)管理的能效，也優(yōu)化了會計數(shù)據(jù)的獲取方式，重構(gòu)會計組織機(jī)構(gòu)。通過會計檔案的管理修訂辦法，出臺相關(guān)會計新規(guī)定，消減了紙質(zhì)化的辦公形式，降低了儲存成本，促進(jìn)電子會計資料的深度普及和應(yīng)用。在會計信息化工作得到一定成效的同時，會計檔案管理工作中尚存在一些需要改進(jìn)的問題。為了滿足日益發(fā)展的市場趨勢，企業(yè)需要改變傳統(tǒng)的會計核算工作模式，形成一個能夠支撐和驅(qū)動會計業(yè)務(wù)發(fā)展的模型。統(tǒng)一規(guī)劃會計標(biāo)準(zhǔn)存檔，推動會計檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)型，對會計職能進(jìn)行拓展，進(jìn)一步滿足結(jié)構(gòu)化的會計檔案管理新要求。

二、電子會計檔案的管理表現(xiàn)

第一，電子會計檔案的載體是磁光介質(zhì)，屬于不耐久性材料，極容易受到外界因素的影響，如果有磁場變化和不適宜的溫度，會導(dǎo)致載體材料的內(nèi)部結(jié)構(gòu)發(fā)生改變。如果降低磁性材料的耐久性，載體的保存期也會縮短。以光盤載體為例，其對外界環(huán)境有要求，如果使用不當(dāng)，會發(fā)生載體的損傷。在不斷的使用中，會出現(xiàn)變形及被腐蝕的現(xiàn)象，時間久了光盤信息就不能再現(xiàn)。針對載體的特殊性，管理中需要采用先進(jìn)的創(chuàng)新管理機(jī)制，才能夠滿足現(xiàn)代電子會計檔案的管理要求。

第二，目前電子會計檔案的載體也有了多種選擇，各類載體的存儲信息原理也不盡相同。對于保存環(huán)境的要求來說，不同載體的電子會計檔案要求也不同。另外，電子會計檔案信息的收集是由計算機(jī)來輸入，格式主要有TXT、PDF、JPG等，借助相關(guān)軟件進(jìn)行和保存管理。因此，電子會計檔案的數(shù)據(jù)處理流程其實更加復(fù)雜，操作技巧難度更大。

第三，電子會計檔案對信息化技術(shù)要求更高。電子會計檔案由會計核算系統(tǒng)生成，進(jìn)行數(shù)字化處理成為電子數(shù)據(jù)。這種電子數(shù)據(jù)對軟件環(huán)境依賴性極強(qiáng)，針對不同電子會計檔案的載體特征、不同財務(wù)軟件、電子檔案數(shù)字化的管理模式等，都需要有效的管理措施。

第四，在規(guī)范電子會計檔案的搜集和管理中，為了方便快捷地實現(xiàn)檔案查閱和利用，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部之間的會計信息的高效共享性，便于企業(yè)對檔案資料的深入挖掘，通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行檔案資料的查詢和分析，進(jìn)而充分發(fā)揮電子會計信息化的經(jīng)濟(jì)作用。

三、電子會計檔案管理存在的問題

1.電子會計檔案管理意識較弱

在日常的工作中，會計人員習(xí)慣性地認(rèn)為電子會計檔案管理是需要檔案專職人員負(fù)責(zé)的工作。而在一般的企業(yè)，需要保存的檔案，如上級和本單位下發(fā)的文件，一般都是用檔案盒子按照時間順序裝訂保存。從普通部門到財務(wù)部門，大多數(shù)職員很認(rèn)同這個保存檔案方法。對此，很多員工認(rèn)為檔案管理工作是一件很簡單的工作，由一些工作比較輕閑的人來負(fù)責(zé)就可以了。企業(yè)中檔案管理的意識薄弱，導(dǎo)致對電子會計檔案管理新技術(shù)就更不受重視。盡管許多企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了會計電算化，但作為計算機(jī)系統(tǒng)軟件和財務(wù)軟件，并沒有開通機(jī)讀會計檔案的功能，備份數(shù)據(jù)等也無法使用，使電子會計檔案完整性無法得到保障。

2.電子會計檔案管理設(shè)施設(shè)備較為落后

由于，企業(yè)對檔案管理的認(rèn)識有限，使管理會計檔案的設(shè)備投入較少。在財務(wù)部門也只有一至兩臺電腦是用來負(fù)責(zé)存儲電子資料和檔案，經(jīng)費少點的企業(yè)甚至沒有獨立的檔案電腦，檔案資料存在辦公室的檔案盒子里。長此以往，這樣的管理模式很容易造成檔案資料的遺失，導(dǎo)致時間較長的檔案就會無從尋找。另外，長期不進(jìn)行檔案歸納、整理，后期就需要付出大量的時間和精力去彌補(bǔ)和完善，而當(dāng)前各個企業(yè)不同程度的電子檔案管理質(zhì)量低下，無法檢索出檔案名稱，使很多檔案資源難以多次利用，讓一些資料失去了使用價值，只能再次使用紙質(zhì)檔案去模糊翻閱，使電子會計檔案管理效率低下。

3.檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化不夠

長期處于會計檔案資料整理不標(biāo)準(zhǔn)化，加上對檔案的投入資金有限，導(dǎo)致一些檔案沒有得到妥善收集和保存，想查閱資料時又是難上加難，漸漸會計檔案資料便不受重視。企業(yè)會計檔案資料復(fù)雜多樣，其中包括原始會計憑證、固定資產(chǎn)卡片、會計檔案移交清冊等，這些具有保存價值的會計資料如何存入電子檔案，在沒有弄清楚電子會計檔案的歸納范圍時，企業(yè)只重視打印和保存功能，并沒有進(jìn)行系統(tǒng)性的歸納和保存，很容易造成電子會計檔案收集不齊全的問題。由于多數(shù)企業(yè)針對電子會計檔案的管理了解不足，沒有制定出切實的電子會計檔案管理制度以及檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在工作中存檔隨意，導(dǎo)致出現(xiàn)存檔的錯誤等各種管理不善的問題，影響到電子會計檔案的有效應(yīng)用。

4.電子會計檔案管理的安全性差

電子會計檔案在保存檔案時離不開互聯(lián)網(wǎng)和計算機(jī)存儲系統(tǒng)，而互聯(lián)網(wǎng)和計算機(jī)就存在一定的安全隱患。用于存儲電子會計檔案的計算機(jī)如果發(fā)生受潮、高溫、消磁等硬件問題，會嚴(yán)重影響電子會計檔案存儲的可靠性，會造成大量數(shù)據(jù)的丟失和受損。同時，如果會計信息的安全保護(hù)措施不到位，電子會計檔案的信息容易被篡改和泄露。不少會計檔案管理工作人員的安全意識較差，網(wǎng)絡(luò)管理水平低，缺乏電子會計檔案管理的保密性意識。

四、解決電子會計檔案管理難點的有效措施

1.建立健全電子會計檔案管理制度

據(jù)統(tǒng)計，全國48%以上的企業(yè)已經(jīng)開始有計劃實施財務(wù)共享服務(wù)，隨著我國企業(yè)信息化水平的提升，逐漸實現(xiàn)精細(xì)化管理模式。隨著會計檔案存儲數(shù)量激增，使得檔案管理成本升高，安全性降低。對此，在財務(wù)共享的建設(shè)服務(wù)中，實現(xiàn)電子會計檔案管理是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)合同、財務(wù)對賬單、稅務(wù)發(fā)票等檔案集中電子歸檔，勢在必行。企業(yè)建立健全電子會計檔案管理制度，是加快企業(yè)電子檔案管理，從而起到電子會計檔案的保障作用。

同時，財政部頒發(fā)的相關(guān)管理辦法中指出，將電子會計檔案納入會計檔案的范圍。利用信息化技術(shù)，將大量的會計檔案材料軌跡，利通流程體系，建立完整的檔案體系。另外，取消紙質(zhì)化對電子檔案的索引關(guān)系，簡化查閱，靈活對接企業(yè)前端的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)檔案與業(yè)務(wù)的緊密聯(lián)系。將電子會計檔案管理的范圍覆蓋到各個業(yè)務(wù)，使檔案種類全面化，將檔案的種類分類成憑證類、發(fā)票類、合同類、回單類、報告類、收據(jù)類等，相應(yīng)的原始憑證都能歸集到應(yīng)用的類別中。制定完善的電子會計檔案管理制度，也是對電子會計材料實施統(tǒng)一和規(guī)范化的管理。管理制度主要包括檔案的收集、保管、調(diào)檔、統(tǒng)計、銷毀等重要環(huán)節(jié)，并且明確權(quán)責(zé)歸屬，落實到具體的崗位上，嚴(yán)格遵守電子簽名審簽制度。為了加強(qiáng)各個部門與財務(wù)部門之間的溝通和交流，確保電子會計檔案的安全性和完整性，制定電子會計檔案管理的相關(guān)規(guī)定，將檔案載體分門別類有效保管。為了避免過于依賴軟件設(shè)備，對電子會計檔案編碼，制定存儲格式的標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)等，確保檔案信息的完整性。

2.提升企業(yè)電子會計檔案的管理意識

從企業(yè)管理者的角度看，必須要提高電子會計檔案的管理意識，才能督促財務(wù)部門制定健全的電子會計檔案管理制度，只有重視會計電子檔案的管理工作，才能有效推進(jìn)相關(guān)工作的開展。在整個電子會計檔案的收集中，制定保密制度，設(shè)立專人監(jiān)督電子會計檔案保管的工作，使電子會計檔案在整個網(wǎng)絡(luò)傳輸中，能夠通過多人的存儲和監(jiān)督，保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性，并且可以進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的比對，建立網(wǎng)絡(luò)共享機(jī)制。避免電子會計檔案的數(shù)據(jù)被修改或被刪除，可以制定管理人員和應(yīng)用人員的相互分析制，保證每個工作人員都無法單獨操作。將管理軟件以及信息化系統(tǒng)都相互融合，并且建立加密機(jī)制，建立重復(fù)歸檔檢測，防止內(nèi)容重復(fù)錄入。

同時，在存儲檔案之外，建立會計共享服務(wù)，建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)，保證相關(guān)信息不會盜取或者修改。各級管理人員在領(lǐng)導(dǎo)的督促和培訓(xùn)之下，得到各方的資金保障和支持，才能使得電子會計檔案管理更加科學(xué)化和合理化。

3.加強(qiáng)電子會計檔案的安全可靠性

在使用和查閱電子會計檔案時，主要面臨的風(fēng)險就是電子會計檔案的安全隱患。電子會計檔案涉及財務(wù)信息比較多，更要注重電子存儲介質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理和維護(hù)。

一方面，從計算機(jī)硬件方面考慮。企業(yè)要購置更高配置的計算機(jī)設(shè)備，作為檔案管理穩(wěn)定運行的有利條件，避免因為硬件設(shè)備而出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的缺失或者存儲失敗的情況發(fā)生。另外，還要多設(shè)置幾臺計算機(jī)設(shè)備，進(jìn)行檔案的備份和保管，防止“信息孤島”的問題再現(xiàn)。建立健全備份制度，采取多個設(shè)備共同保存的方式，將數(shù)據(jù)硬盤存儲在安全的地方。

另一方面，在網(wǎng)絡(luò)安全上考慮，要設(shè)定訪問權(quán)限，按時查看病毒，防止病毒侵犯，保證電子會計檔案信息的安全。最好是設(shè)置高級的防火墻，將相關(guān)的信息綁定在計算機(jī)的硬件上，防止被惡意的盜取和損壞。

采用加密的方式訪問網(wǎng)絡(luò)，可以有效防范病毒，保證網(wǎng)絡(luò)的安全可靠性，強(qiáng)化使用人員的安全意識必須保證檔案的安全。針對電子會計檔案管理制度中，要加強(qiáng)計算機(jī)技術(shù)、安全技術(shù)等要求，讓工作人員定期對電子會計檔案進(jìn)行安全風(fēng)險評估，在明確安全的前提下，利用安全風(fēng)險評估出檔案的潛在問題，并且需要選用更為合適的檔案載體，要質(zhì)量更好、可靠性更高的材質(zhì)。嚴(yán)格控制保護(hù)檔案的環(huán)境，利用異地備份制度，實現(xiàn)多級備份，從而構(gòu)建出一個完善、安全性極高的電子會計檔案管理系統(tǒng)。

此外，在安全系統(tǒng)的設(shè)置中還要具備完善的風(fēng)險評估機(jī)制，電子會計檔案的風(fēng)險可以存在于數(shù)據(jù)的生成、存儲、流轉(zhuǎn)等各個環(huán)節(jié)中，在深入理解安全防護(hù)目標(biāo)的基礎(chǔ)上，還要以電子會計檔案的價值與防護(hù)成本角度進(jìn)行深入考慮，通過安全放心評估實現(xiàn)潛在問題的挖掘，明確電子會計檔案的風(fēng)險等級，并確定受保護(hù)目標(biāo)所需的安全等級，有效規(guī)避電子會計檔案潛在風(fēng)險，對各類風(fēng)險進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)控。

4.加強(qiáng)電子會計檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)

企業(yè)在增加電子會計檔案管理意識的同時，也要加強(qiáng)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)。實現(xiàn)定期或不定期的繼續(xù)教育培訓(xùn)，通過講座或者網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行學(xué)習(xí)，加強(qiáng)管理人員的相關(guān)技能水平。

同時，在專業(yè)的電子會計檔案管理人員中，加強(qiáng)計算機(jī)、軟件技術(shù)等綜合知識的運用，可以使電子會計檔案的管理工作更為可靠。擁有這樣的管理人才，不僅可以掌握檔案管理、財務(wù)管理、信息化技術(shù)等知識，還可以根據(jù)不同的介質(zhì)建立不同的管理機(jī)制，定期進(jìn)行電子會計檔案的備份和保管工作等。與此同時，電子會計檔案管理還要設(shè)定相應(yīng)的激勵制度，對管理人員實行相應(yīng)的業(yè)績考核，明確崗位職責(zé)，確保管理人員的工作效率。

另外，在電子檔案的管理、接收、交接等方面遵守相應(yīng)的國家法律法規(guī)，對需要永久保存的檔案不得采取電子存檔方式保存，確保電子會計檔案的準(zhǔn)確性和安全性。

5.提高電子會計檔案前端控制

企業(yè)電子會計檔案一般包括主機(jī)硬盤存儲的會計數(shù)據(jù)、脫機(jī)存儲類型的會計信息、會計軟件程序以及其他電子檔案。為了保障企業(yè)電子會計檔案完整性，應(yīng)有效提升做好前端控制，把控好檔案信息的來源，在進(jìn)行電子檔案管理過程中，必須將前端控制延伸到軟件開發(fā)設(shè)計階段，以電子會計檔案管理要求和原則來設(shè)置軟件系統(tǒng)的功能。深入落實崗位產(chǎn)生的電子會計檔案信息，對電子會計的存儲、利用整個過程進(jìn)行監(jiān)督和記錄，采集“元數(shù)據(jù)”等信息，確保電子會計數(shù)據(jù)在生命周期實現(xiàn)有效監(jiān)管。

五、結(jié)語

綜上所述，電子會計檔案管理不同于傳統(tǒng)的會計檔案管理，是一種創(chuàng)新性的改革，也是企業(yè)發(fā)展的趨勢。運用現(xiàn)代化管理手段，對會計檔案實行數(shù)字化收集和保管，極大提高了財務(wù)工作的效率，也給會計檔案管理工作帶來便利條件，使電子會計檔案更加具有科學(xué)性和規(guī)范性，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展也有現(xiàn)實意義。

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（作者單位：延長石油延安石油化工廠）

作者簡介：李娟娟（1981—），女，漢族，陜西延安人，大專，助理館員，研究方向：檔案管理。