我國科技報告管理服務(wù)工作發(fā)展研究

黃曉林 王 輝 夏艷紅

（湖南省科學技術(shù)信息研究所，湖南長沙 410001）

科技報告是科研人員描述其從事的科研、設(shè)計、工程、試驗和鑒定活動的過程、進展和結(jié)果，并按照規(guī)定的標準格式編寫而成的特種文獻。我國科技報告工作經(jīng)過探索階段、啟動階段、加速推進階段、完善階段等4 個階段的發(fā)展，出臺了一系列的政策文件，初步建立了我國科技報告工作體系，對我國科技創(chuàng)新發(fā)展發(fā)揮了重要的作用[1-13]。本文將分析科技報告工作的發(fā)展特征和運行機制，針對科技報告尤其是民口科技報告的創(chuàng)新發(fā)展問題提出相關(guān)的建議。

1 發(fā)展特征及其運行機制

1.1 發(fā)展特征

1.1.1 體系完善

在我國，科技報告是自上而下開展的，分為國家、省和地市三級，三級政府已經(jīng)形成了上下貫通的政策制度體系和關(guān)聯(lián)緊密的工作組織體系。在政策制度層面，目前國家已經(jīng)發(fā)布的《關(guān)于建立國家科技報告制度的指導(dǎo)意見》（簡稱“《指導(dǎo)意見》”）對國家科技報告制度的建設(shè)總體要求、組織管理機制、持續(xù)積累和開放共享、科技報告工作環(huán)境等提出了指導(dǎo)意見；同時出臺的《國家科技計劃科技報告科技報告管理辦法》（簡稱“《管理辦法》”）進一步明確管理細節(jié)等。大部分?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）、部分地級市積極響應(yīng)，參照國家政策并結(jié)合自身實際，出臺了與各自科技計劃相對應(yīng)的實施意見或管理辦法。在工作組織層面，科技報告工作采取政府部門主管委托第三方機構(gòu)承擔的形式開展。國家科技報告工作由科技部牽頭領(lǐng)導(dǎo)，委托中國科學技術(shù)信息研究所負責具體工作；省級科技報告由省科技廳（市科委）主管，委托省級情報機構(gòu)或生產(chǎn)力促進中心負責具體工作；地市級科技報告由市科技局主管，市科技局直接負責或委托相關(guān)第三方機構(gòu)負責具體工作。同時，依托科技報告系統(tǒng)開展科技報告工作，國家建立了科技報告服務(wù)系統(tǒng)，各省科技報告系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)匯交機制與其關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)科技報告對全社會開放共享。此外，上級主管部門和委托機構(gòu)通過政策宣講會、培訓會等形式，為下級部門和機構(gòu)提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓，保障了貫徹執(zhí)行政策的一致性。

1.1.2 形式統(tǒng)一

我國科技報告均有規(guī)范的形式要求。國防科技報告參照《國防科技報告編寫規(guī)則》國家軍用標準編寫，而民口的科技報告參照《科技報告編寫規(guī)則》《科技報告編號規(guī)則》《科技報告保密等級代碼與標識》《科技報告元數(shù)據(jù)規(guī)范》4 個國家標準編寫。統(tǒng)一的編寫標準使科技報告在結(jié)構(gòu)形式上達到了統(tǒng)一。從結(jié)構(gòu)上看，整篇報告分為前置部分、正文部分和后置部分。其中，前置部分為管理信息和基本信息，科技管理部門人員可從此部分了解報告相關(guān)的概況信息，并進行分類匯總分析。正文部分為研究內(nèi)容的學術(shù)性陳述，其中又分為引言、主體、結(jié)論和參考文獻4 個部分，便于科研人員對報告所涉及的創(chuàng)新成果進行研究學習和參考借鑒。后置部分為附錄與索引，主要用于豐富和佐證報告正文內(nèi)容。從分類上看，主要分為最終報告、進展報告、專題報告和組織管理報告，全國的科技報告基本可納入這4個分類。據(jù)筆者了解，基于我國科技報告工作的后發(fā)優(yōu)勢，其規(guī)范性、完整性等均要高于美歐等國家的科技報告。

1.1.3 覆蓋面廣泛而明確

科技報告產(chǎn)生于科技項目的研究活動中，我國科技報告工作對科技項目覆蓋廣泛。從科技活動類型上看，目前科技報告已經(jīng)覆蓋了從純理論基礎(chǔ)研究到技術(shù)成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化的多個類型科技項目，具體包括科技重大專項、重點研發(fā)計劃、自然科學基金、創(chuàng)新平臺建設(shè)、科技人才培育、成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化支持等多類科技計劃項目。從項目級別來看，目前科技報告實現(xiàn)了國家、省和地市三級科技計劃項目不同程度的覆蓋，具體包括國家和省級大部分科技項目以及部分地市級的重點項目。國家發(fā)布的《指導(dǎo)意見》明確提出財政性資金資助的科技項目必須呈交科技報告、社會資金資助的科研活動自愿呈交科技報告的制度建設(shè)要求。而且，從目前實際情況來看，對于提交科技報告，基本上是受財政資金支持的科技項目。在具體操作層面，只有獲得科技報告呈交入口權(quán)限的項目負責人等科研人員才能進入系統(tǒng)提交科技報告。因此，科技報告的覆蓋范圍雖然較廣，但也是十分明確的。

1.2 運行機制

科技報告工作是一項需要多方協(xié)作、共同參與的公共事務(wù)，其中涉及政府部門、委托機構(gòu)、科研單位、科研人員和公眾等多個創(chuàng)新生態(tài)主體。參與科技報告工作的主體及其關(guān)系如圖1所示。參與主體之間相互影響，共同構(gòu)成了科技報告工作中的參與主體網(wǎng)絡(luò)。該網(wǎng)絡(luò)以政府部門、科研單位、科研人員3 個參與主體為核心，三者之間相互督促、相互配合，形成了科技報告參與主體核心網(wǎng)絡(luò)。政府層級內(nèi)部自上而下層層指導(dǎo)，至下而上層層落實反饋；委托機構(gòu)通過協(xié)助政府部門參與科技報告工作；公眾則從外部對整個科技報告及其相關(guān)工作進行監(jiān)督，并成為科技報告工作收益的受益者。

圖1 科技報告參與主體網(wǎng)絡(luò)

然而，維系科技報告工作有序開展需要相關(guān)管理運行機制的支撐與約束。目前，我國科技報告工作中已建立的科技報告管理運行機制主要包括科技報告管理指導(dǎo)機制、科技報告工作管理流程和科技報告系統(tǒng)運行模式。

1.2.1 科技報告管理指導(dǎo)機制

雖然科技報告參與主體眾多，各參與主體有著不同的任務(wù)分工，但從總體來看，我國科技報告制度是一種自上而下、政府主導(dǎo)、科研單位配合、科研人員廣泛參與的制度。與美國分聯(lián)邦政府部門管理的科技報告制度不同，我國的科技報告制度已覆蓋國家、省和地級市三級政府，以各級科技部門為主。在整個科技報告管理體系中，中央政府負責統(tǒng)籌制定全國科技報告工作的總原則，中央政府及其委托機構(gòu)指導(dǎo)地方政府和承擔國家級項目的科研機構(gòu)開展科技報告工作；省級、地市級政府遵循上級政策制定區(qū)域科技報告政策，地方政府及其委托機構(gòu)指導(dǎo)下級政府和承擔本級項目的科研機構(gòu)開展科技報告工作；科研單位協(xié)助各級政府指導(dǎo)本單位科研人員開展科技報告工作。管理指導(dǎo)的形式主要包括政策宣講、考察督導(dǎo)、技能培訓和幫助答疑等。其中，科技報告政策宣講、科技報告工作考察督導(dǎo)主要由各級政府科技主管部門進行，科技報告撰寫技能培訓、日常管理幫助與咨詢答疑主要由委托機構(gòu)具體負責。

1.2.2 科技報告工作管理流程

在科技報告工作管理體系中，科技管理部門、委托機構(gòu)、科研單位、科研人員等責任主體的分工協(xié)作實現(xiàn)了科技報告工作管理流程的有序運轉(zhuǎn)。以湖南省級科技報告系統(tǒng)為例，科技報告工作管理流程如圖2所示。其中，科技報告任務(wù)由政府部門（科技主管部門）確定，并作為驗收的前置條件，嵌入科技項目驗收任務(wù)中。承擔項目的科研人員根據(jù)任務(wù)要求，圍繞項目研發(fā)內(nèi)容，撰寫提交并修改科技報告。委托機構(gòu)（科技報告管理中心）對科研人員提交的科技報告進行初步驗審、規(guī)范化編輯、內(nèi)容與形式復(fù)核，并向科研人員反饋修改意見，向科技管理部門反饋科技項目科技報告提交情況。科研單位在科研人員撰寫提交科技報告過程中，協(xié)助政府部門進行管理，起著對工作上傳下達的銜接，對科研人員的組織、指導(dǎo)的作用。環(huán)環(huán)相扣、多級審核的工作管理流程使各類主體能夠充分參與其中，在一定程度上保障了科技報告的文獻質(zhì)量。

圖2 湖南省科技報告工作管理流程

1.2.3 科技報告系統(tǒng)運行模式

對應(yīng)三級科技報告工作體系，目前我國也建設(shè)了三級科技報告管理服務(wù)系統(tǒng)，具體分為國家系統(tǒng)、省級系統(tǒng)和市級系統(tǒng)，每一級的系統(tǒng)又可分為呈交系統(tǒng)、審核系統(tǒng)和共享系統(tǒng)3 個子系統(tǒng)，整個系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)形成了一個“三層次三模塊”的超系統(tǒng)。該系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖3所示。呈交系統(tǒng)是科研人員提交科技報告的系統(tǒng)入口，科技報告系統(tǒng)通過此入口采集科技報告資源元數(shù)據(jù)以及相關(guān)文檔數(shù)據(jù)，系統(tǒng)管理員則通過此呈交系統(tǒng)進行呈交管理。審核系統(tǒng)是科技報告管理人員進行科技報告審核任務(wù)管理和科技報告規(guī)范化加工的系統(tǒng)，系統(tǒng)管理員、加工人、審核人對科技報告的初步驗審、規(guī)范化加工、內(nèi)容與形式復(fù)核以及組織內(nèi)部任務(wù)管理等環(huán)節(jié)的管理操作均在此審核系統(tǒng)完成。共享系統(tǒng)是管理員對外發(fā)布共享科技報告的窗口，兼具部分管理和統(tǒng)計的功能，社會公眾、專業(yè)人員和管理人員可通過該共享系統(tǒng)查閱經(jīng)審核后發(fā)布的科技報告。多層次系統(tǒng)通過訪問控制和數(shù)據(jù)匯交機制，實現(xiàn)了系統(tǒng)間的互聯(lián)互通，實名制、痕跡化訪問管理以及多模塊的結(jié)構(gòu)設(shè)計有效降低了系統(tǒng)風險，提高了系統(tǒng)的安全性。穩(wěn)定可靠的科技報告系統(tǒng)為科技報告工作的有序開展提供了有力的硬件條件支撐。

圖3 科技報告系統(tǒng)“三層次三模塊”結(jié)構(gòu)

2 存在問題

2.1 科技報告質(zhì)量不一

科技報告的編寫雖然有多個國家標準進行規(guī)范，也有管理辦法對責任分工和管理流程進行了明確，相關(guān)科技管理部門也開展了大量的政策宣講和撰寫培訓，但是科技報告仍存在一些質(zhì)量問題[14-15]，如部分科技報告格式使用不規(guī)范，陳述未能完整反映項目研發(fā)活動全過程，甚至幾乎完全不符合科技報告編寫要求?？萍紙蟾尜|(zhì)量良莠不齊是多方面因素綜合作用的結(jié)果。從科研人員的角度來看，主要是由于科技報告編寫需要一定的科研數(shù)據(jù)分析和文字組織能力，但科研人員的科研能力素質(zhì)有高低之分，且不同科研人員對待科技報告工作的態(tài)度不一，對科技報告政策及其要求的熟悉程度也不盡相同。從科技管理部門的角度來看，一是部分省市重視程度不足，開展政策宣講培訓不夠，出臺政策制度也不夠及時，在科技報告的審核加工管理上不夠嚴格；二是宣講培訓的力度有待加強，即便是開展了大量的宣講培訓，但相對于轄區(qū)內(nèi)龐大的科研人員和不斷新增的青年科研人員來說，培訓覆蓋的人員比例不高。

2.2 法規(guī)制度仍需完善

在制度出臺方面，國家雖然在2013年出臺了《指導(dǎo)意見》，隨后出臺了《管理辦法》，但是地方制度出臺的進度并不一致。如江蘇、山東、浙江等省份較早出臺了各自省份的落實政策，而四川、海南等省份直到2018年才出臺了相關(guān)政策，而對于地市級科技報告只有少數(shù)地市處于摸索階段，大部分地市尚未開展，還有待加強制度建設(shè)。同時，在制度內(nèi)容上，部分政策條款只有方向性的要求，尚未進行進一步的政策解讀和對延伸補充予以明確，導(dǎo)致政策理解上的不統(tǒng)一，在執(zhí)行上存在一定的困難。如國家地方的多個政策文件指出“財政資金資助的科技項目必須呈交科技報告”，但政策中并未有對科技項目進行細分界定，導(dǎo)致一些無研發(fā)內(nèi)容的科技項目難以按要求完成科技報告。在具體操作時，提交科技報告的項目范圍往往由科技管理部門自行權(quán)衡劃定，導(dǎo)致政策執(zhí)行的邊界不明或存在分歧。

2.3 缺乏激勵與督促機制

《指導(dǎo)意見》雖然明確提出要建立獎懲機制，但在實際工作中，該要求并未得到較好的執(zhí)行，獎懲機制缺位嚴重。在激勵機制上，除了少數(shù)科技管理部門開展了優(yōu)秀科技報告管理和優(yōu)秀科技報告獎勵工作外[16-17]，未見有常態(tài)化的獎勵評選辦法出臺和工作開展。在懲戒機制上，有的省份已將科技報告作為項目結(jié)題驗收的前置條件，未完成科技報告的科技項目將不予結(jié)題或按驗收不通過處理，但是此舉的管理限制范圍僅限于科技項目本身，對科技報告提交情況與科研誠信記錄掛鉤的機制尚未建立。

2.4 應(yīng)用推廣仍待加強

發(fā)揮科技文獻資源作用是科技報告的長期價值所在，但是目前我國的科技報告使用和影響范圍遠沒有達到理想狀態(tài)[18]，科技報告應(yīng)用推廣工作仍有待加強。推廣應(yīng)用的不足主要表現(xiàn)：一是科技報告系統(tǒng)知曉度低。國家科技報告系統(tǒng)雖然已形成資源匯聚、相互關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)體系，但是科技報告系統(tǒng)在科研人員乃至社會公眾中的知曉度不高。許多科研人員撰寫提交了科技報告，但很少查閱，甚至不知道從何處查閱科技報告。二是科技報告系統(tǒng)與其他文獻資源系統(tǒng)未實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接。目前，中國知網(wǎng)和萬方數(shù)據(jù)只收錄了美國科技報告的題錄信息，國內(nèi)科技報告資源信息尚未進入其他大型文獻資源數(shù)據(jù)庫。三是宣傳推廣力度不夠且信息相對滯后。隨著科技報告工作進入優(yōu)化完善和常態(tài)化管理階段，該項工作的社會關(guān)注度有所下降，且目前科技報告工作推廣渠道相對單一，除國家科技報告系統(tǒng)開發(fā)運行了微信公眾號外，其他服務(wù)系統(tǒng)僅有電腦端網(wǎng)頁，部分系統(tǒng)還存在信息維護更新不及時等問題。

3 優(yōu)化改進建議

3.1 開展常態(tài)化科技報告制度和撰寫培訓

根據(jù)國家統(tǒng)計局數(shù)據(jù)可知，僅2018年全國高校和科研機構(gòu)共凈增科技活動人員25.6 萬人，凈增科技項目11.9 萬個。新增的青年科研人員和項目負責人。對科技報告工作了解有限，需要組織專人對其進行政策和要求的宣講培訓，甚至制定科技報告輔導(dǎo)制度[19]。培訓的內(nèi)容可以包括科技報告的歷史由來、功能作用、現(xiàn)行國家和地方政策要求、編寫規(guī)范、常見問題以及系統(tǒng)具體實操等方面的內(nèi)容，使受訓科研人員對科技報告有比較全面的了解。培訓組織形式可以就科技報告單獨培訓，也可以與項目申報、研發(fā)獎補、科研管理等科技政策打包集中培訓。培訓時間可以選取批次項目立項不久，或者臨近結(jié)題驗收之時?？梢圆扇》制瑓^(qū)就近自愿原則，既方便了培訓活動組織，也提高了培訓的針對性，實現(xiàn)精準覆蓋，盡量為科研人員減負。同時，科技管理部門應(yīng)為常態(tài)化的宣講培訓提供必要的體制機制和經(jīng)費保障。

3.2 編制特殊類型科技報告模板和案例集

現(xiàn)有的國家標準雖對科技報告的形式提出了較為細致的要求，提供了通用的科技報告撰寫模板，但仍需進一步補充完善[20]。通用的科技報告撰寫模板只適合指導(dǎo)典型的研發(fā)類科技項目撰寫科技報告，但在實際科技管理工作中科技項目類型是十分豐富的，所有涉及科技要素和科技活動的項目均可以稱為廣義上的科技項目，而有些項目往往不完全具備通用模板中要求的材料、方法、過程和結(jié)果等要素，難以完全按照通用模板的要求撰寫科技報告，因此需要對這些科技項目特點進行歸納分類，對通用科技報告模板做出適當?shù)母倪M，形成特殊類型科技報告模板，以更好地指導(dǎo)這些科技項目撰寫科技報告。同時，還可以從現(xiàn)有科技報告中采集適量的各個類型的優(yōu)秀科技報告，形成優(yōu)秀科技報告案例集，以更直觀的方式展示各類科技報告內(nèi)容特點和形式要求，為科研人員撰寫科技報告提供參考。

3.3 強化科技報告保障措施落實

科技報告保障措施落實不到位已成為制度實施層面的短板。強化落實科技報告保障措施，主要包括以下幾個方面：一是制定科學規(guī)范的評價指標體系，開展科技報告質(zhì)量評價，包括文獻、專業(yè)和效用質(zhì)量評價[21]，通過評價科技報告資源分層和評價結(jié)果運用實現(xiàn)更多維的科技管理目標。二是完善科技報告激勵機制，定期開展優(yōu)秀科技報告推薦和評選，且對優(yōu)秀的科技報告予以通報獎勵，樹立先進和學習榜樣，引導(dǎo)科研人員認真撰寫科技報告，形成高質(zhì)量的科技報告資源；開展優(yōu)秀科技報告管理先進單位和個人評選，交流先進工作經(jīng)驗和做法，提升科技管理部門的工作積極性。三是落實科技報告懲戒機制。加強懲戒措施的落實，尤其是對于抄襲、弄虛作假等學術(shù)不端行為的，應(yīng)納入科研信用記錄，以起到督促和警示作用，同時在科技報告共性服務(wù)系統(tǒng)開設(shè)便捷的公眾監(jiān)督通道，長期收集、定期研判和處理公眾反饋的監(jiān)督信息。四是將科技報告納入科技成果管理體系。科研單位應(yīng)將科技報告納入科技成果管理，作為機構(gòu)規(guī)則知識庫的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源，科技報告撰寫提交情況應(yīng)納入科研人員績效考核體系中，優(yōu)秀科技報告可以視同高水平研究論文。

3.4 豐富科技報告推廣應(yīng)用渠道

目前，基本建立了省級科技報告系統(tǒng)，各省的科技報告也已匯交到國家科技報告系統(tǒng)，但相比于其他科技文獻資源，科技報告資源可以獲取的渠道相對有限。中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)、尚唯產(chǎn)品樣本數(shù)據(jù)庫等收錄的也僅是美國等國外科技報告資源。今后的工作應(yīng)在明確科技報告知識產(chǎn)權(quán)權(quán)屬、保護各利益相關(guān)方合法權(quán)益的前提下，積極打通國家科技報告系統(tǒng)與其他文獻資源數(shù)據(jù)庫的信息壁壘，支持科技報告數(shù)據(jù)資源嵌入到中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)等大型文獻資源數(shù)據(jù)庫中，破解科技報告數(shù)據(jù)游離于文獻集成數(shù)據(jù)平臺之外的現(xiàn)狀。實現(xiàn)科技報告全文或題錄信息的全社會開放共享，真正暢通科技報告公眾監(jiān)督、全社會開放共享的渠道。同時，科技項目不僅產(chǎn)出科技報告，還產(chǎn)出期刊論文、學位論文、圖書著作、專利和標準等其他科技文獻資源。這些關(guān)聯(lián)一般會在科技報告的附錄中有所體現(xiàn)，這就使得一篇科技報告不僅存在參考文獻，還存在所屬項目的相關(guān)文獻。納入大型科技文獻資源數(shù)據(jù)庫的科技報告應(yīng)考慮科技報告的特殊性，合理體現(xiàn)科技報告與其他文獻資源之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

3.5 深度挖掘利用科技報告數(shù)據(jù)資源

科技報告作為數(shù)據(jù)資源，研究科技報告資源挖掘方法、拓展科技報告資源利用途徑，是提升科技報告工作成效的重要手段。在挖掘方法上，應(yīng)充分利用多種數(shù)據(jù)資源挖掘方法?？萍紙蟾嬗兄Y(jié)構(gòu)相對復(fù)雜的元數(shù)據(jù)和內(nèi)容較為豐富的正文文本，這就使得在對科技報告數(shù)據(jù)深度挖掘利用時，可以選擇的方法比較多元，因此在具體分析時應(yīng)注意傳統(tǒng)的文獻分類計量方法、社會化網(wǎng)絡(luò)分析的方法和基于機器學習的文本語義分析等多種方法的有機結(jié)合，兼顧定性分析和定量分析。在科技報告資源的利用上，應(yīng)努力形成多樣化的科技報告數(shù)據(jù)資源利用途徑。一是建立科技報告年報制度，梳理年度管理運行數(shù)據(jù)，對年度科技報告工作情況進行總結(jié)，促進科技報告工作不斷優(yōu)化完善；二是對根據(jù)科技報告所屬科技計劃進行分別進行分類分析，充分利用科技報告與其他科技成果關(guān)聯(lián)關(guān)系[22]，助力科技項目管理優(yōu)化；三是推進將國家科技報告系統(tǒng)進入查新、查重基本數(shù)據(jù)庫，為多種用途的查新報告、項目查重提供更全面的數(shù)據(jù)支撐；四是定期跟蹤各行業(yè)和產(chǎn)業(yè)的科技報告產(chǎn)出情況，形成知識服務(wù)專題[23]，為產(chǎn)業(yè)研發(fā)分析、調(diào)研報告和智庫報告等其他情報產(chǎn)品提供數(shù)據(jù)支撐。