線上競(jìng)爭(zhēng)性談判的管理與實(shí)踐

文｜劉明基

線上競(jìng)爭(zhēng)性管理平臺(tái)通過與國家電網(wǎng)新一代電子商務(wù)平臺(tái)相互配合，為招標(biāo)方和供應(yīng)商搭建了線上競(jìng)爭(zhēng)性平臺(tái)，供應(yīng)商在本地就可以完成投標(biāo)、談判、報(bào)價(jià)等招標(biāo)相關(guān)所有操作，促進(jìn)招投標(biāo)雙方降本增效的同時(shí)，也減低了疫情傳播風(fēng)險(xiǎn)

線上競(jìng)爭(zhēng)性談判由于其特殊的環(huán)境和場(chǎng)景，容易出現(xiàn)各種風(fēng)險(xiǎn)。一是由于操作方式的改變，容易省略必要的流程。二是談判的相關(guān)數(shù)據(jù)需要在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，容易面臨數(shù)據(jù)被違規(guī)抓取、篡改等網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。三是在談判過程中，可能出現(xiàn)系統(tǒng)無法正常使用、數(shù)據(jù)傳輸錯(cuò)誤等風(fēng)險(xiǎn)。四是線上競(jìng)爭(zhēng)性談判基于操作系統(tǒng)、軟件等存在的漏洞，修復(fù)不及時(shí)會(huì)帶來系統(tǒng)崩盤的風(fēng)險(xiǎn)。

競(jìng)爭(zhēng)性談判作為招標(biāo)采購方式之一，因其競(jìng)爭(zhēng)充分、方式靈活的特點(diǎn)，在企業(yè)采購中發(fā)揮了重要的作用。但傳統(tǒng)線下競(jìng)談采購方式受場(chǎng)地、人員容量等限制，再加上新冠疫情的影響，已不適用于疫情常態(tài)化情況下有效開展工作。

為盡量地減少人員接觸，建立線上競(jìng)爭(zhēng)性談判方式，成為當(dāng)務(wù)之急。2019年，國網(wǎng)公司在原有的電子商務(wù)平臺(tái)（ECP1.0）的基礎(chǔ)上，應(yīng)用“大云物移智”等現(xiàn)代信息技術(shù)，建成了新一代電子商務(wù)平臺(tái)（ECP2.0）。新一代電子商務(wù)平臺(tái)以電子招標(biāo)為業(yè)務(wù)核心，上游與計(jì)劃管理無縫銜接，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購與工程項(xiàng)目管理的業(yè)務(wù)協(xié)同；下游與合同管理、質(zhì)量監(jiān)督等業(yè)務(wù)自動(dòng)貫通，實(shí)現(xiàn)對(duì)招標(biāo)結(jié)果的剛性執(zhí)行。特別是針對(duì)競(jìng)爭(zhēng)性談判采購，該平臺(tái)已能夠全程在線完成項(xiàng)目準(zhǔn)備、發(fā)標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、多輪報(bào)價(jià)等多項(xiàng)活動(dòng)，供應(yīng)商足不出戶就可以完成相關(guān)操作。

從線下到線上，方式的轉(zhuǎn)變也帶來管理方式的轉(zhuǎn)變

新冠疫情常態(tài)化情況下，綜合考慮競(jìng)爭(zhēng)性談判的現(xiàn)實(shí)情況，以建立線上競(jìng)爭(zhēng)性談判為指導(dǎo)思路，既能夠進(jìn)行談判，也能夠防范疫情傳播的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)從線下到線上，原有的管理理念和方式也需要根據(jù)情況做進(jìn)一步調(diào)整。

建立合規(guī)的非接觸式線上競(jìng)談機(jī)制。競(jìng)爭(zhēng)性談判與其他招標(biāo)方式相比，流程相對(duì)較長，人員關(guān)系更為復(fù)雜，為保障線上競(jìng)爭(zhēng)性談判的合規(guī)性，必須嚴(yán)格遵守包括《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》在內(nèi)的所有招投標(biāo)相關(guān)的國家和地方的法律法規(guī)。同時(shí)，線上競(jìng)爭(zhēng)性談判應(yīng)遵循固有的操作流程要求，不應(yīng)因采用線上方式而省略相關(guān)必備步驟；線上需要參照原有線下的競(jìng)爭(zhēng)性談判操作要求，全程記錄整個(gè)競(jìng)爭(zhēng)性談判過程，保障競(jìng)談效果深入、公平且充分；競(jìng)爭(zhēng)性談判工具還必須滿足安全方面要求，保障系統(tǒng)安全。此外，還需要提供線上咨詢通道，便于供應(yīng)商與現(xiàn)場(chǎng)人員進(jìn)行咨詢溝通，保障競(jìng)爭(zhēng)性談判的順利進(jìn)行。

打造線上競(jìng)談相適應(yīng)的人員體系。競(jìng)爭(zhēng)性談判方式由線下變?yōu)榫€上，溝通方式和溝通渠道都有變化，需要建立與之相適應(yīng)的人員體系。招標(biāo)方、專家等參與線上競(jìng)爭(zhēng)性談判的角色，需要使用電腦進(jìn)行操作，相關(guān)的人員必須經(jīng)過多次培訓(xùn)和實(shí)操后才可以上崗操作，對(duì)談判過程中可能出現(xiàn)的問題要做到了然于胸，并能夠及時(shí)做出合適的處理。特別是選取專家時(shí)，也需要把線上競(jìng)爭(zhēng)性談判工具的熟練度納入考慮因素，每個(gè)競(jìng)談小組至少需要一個(gè)熟練操作線上競(jìng)爭(zhēng)性談判工具的成員。供應(yīng)商需要提前通告和培訓(xùn)，培訓(xùn)要充分考慮供應(yīng)商的現(xiàn)實(shí)情況，使用結(jié)合線上會(huì)議、培訓(xùn)視頻等多種方式，建立溝通交流渠道解決供應(yīng)商的咨詢和疑問。

線上競(jìng)談的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避。線上競(jìng)爭(zhēng)性談判由于其特殊的環(huán)境和場(chǎng)景，容易出現(xiàn)各種風(fēng)險(xiǎn)。一是由于操作方式的改變，容易省略必要的流程，如違背固有步驟進(jìn)行談判，違反競(jìng)爭(zhēng)性談判相關(guān)法律等人為因素風(fēng)險(xiǎn)。二是由于線上競(jìng)爭(zhēng)性談判的過程中，相關(guān)數(shù)據(jù)需要在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，容易面臨數(shù)據(jù)被違規(guī)抓取、篡改等網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。三是在談判過程中，由于談判工具設(shè)計(jì)不合理、流程不規(guī)范、權(quán)限不明確等問題，可能導(dǎo)致系統(tǒng)無法正常使用、數(shù)據(jù)傳輸錯(cuò)誤等風(fēng)險(xiǎn)。四是線上競(jìng)爭(zhēng)性談判基于操作系統(tǒng)、軟件等存在的漏洞，修復(fù)不及時(shí)會(huì)帶來系統(tǒng)崩盤的風(fēng)險(xiǎn)。上述幾類問題是前期可以預(yù)見到的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的管理不能僅僅停留在現(xiàn)已識(shí)別問題上，需要建立風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避機(jī)制，除現(xiàn)有風(fēng)險(xiǎn)要建立歸檔記錄和定時(shí)排查外，要在日常使用過程中提高風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別意識(shí)，對(duì)已經(jīng)觸發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)立即進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和記錄，并通過會(huì)議、咨詢、改造等方式對(duì)已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行修復(fù)和規(guī)避。

新冠疫情常態(tài)化情況下，原有的線下競(jìng)爭(zhēng)性談判面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)，為保障競(jìng)爭(zhēng)性談判安全，減少疫情傳播風(fēng)險(xiǎn)，以搭建線上競(jìng)爭(zhēng)性談判方式為目標(biāo)，構(gòu)建了與ECP2.0系統(tǒng)配合，形成全流程線上參與競(jìng)爭(zhēng)性談判的閉環(huán)。

建設(shè)線上平臺(tái)，重點(diǎn)做好分工、規(guī)章制度和工具建設(shè)

線上競(jìng)爭(zhēng)性談判項(xiàng)目組設(shè)置圖。

在進(jìn)行線上競(jìng)爭(zhēng)性談判時(shí)，結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)情況，采購部在招投標(biāo)過程中使用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式較多，所以整個(gè)線上競(jìng)爭(zhēng)性談判的人員體系應(yīng)由采購部牽頭，從采購部門中挑選資歷深，經(jīng)驗(yàn)足的員工和采購部主任組成項(xiàng)目組，負(fù)責(zé)整個(gè)線上競(jìng)爭(zhēng)性談判的工作開展，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)資源調(diào)度進(jìn)行輔助。項(xiàng)目組下一共分四個(gè)小組，分別為規(guī)則組、標(biāo)準(zhǔn)組、產(chǎn)品組、談判組。

項(xiàng)目小組明確分工任務(wù)。規(guī)則組作為競(jìng)爭(zhēng)性談判規(guī)則制定組，最先開始執(zhí)行和操作，并持續(xù)跟進(jìn)到最后；標(biāo)準(zhǔn)組根據(jù)制定的規(guī)則來完成各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的建立；產(chǎn)品組根據(jù)規(guī)則組和標(biāo)準(zhǔn)組的各項(xiàng)要求，確定線上競(jìng)爭(zhēng)性談判工具開發(fā)的系統(tǒng)要求和功能要求，工具開發(fā)完成后需要由規(guī)則組和標(biāo)準(zhǔn)組進(jìn)行再次驗(yàn)證，以確保滿足規(guī)則組和標(biāo)準(zhǔn)組制定的各項(xiàng)要求。驗(yàn)證通過后給談判組及相關(guān)用戶進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)要求談判組成員達(dá)到如下要求：一是充分了解并實(shí)際操作線上競(jìng)爭(zhēng)性談判平臺(tái)的所有的功能；二是了解線上競(jìng)爭(zhēng)性談判工具的常見問題和常見問題處理方式；三是熟悉突發(fā)問題的處理規(guī)范和處理步驟。談判組除了需要接受產(chǎn)品組的培訓(xùn)外，還需要組織項(xiàng)目經(jīng)理、專家、供應(yīng)商培訓(xùn)的相關(guān)事宜。

規(guī)章制度及處理標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)則組在收集項(xiàng)目相關(guān)要求時(shí)主要考慮國家級(jí)、地方行政級(jí)以及電網(wǎng)內(nèi)部對(duì)競(jìng)爭(zhēng)性談判的相關(guān)要求。對(duì)于收集的規(guī)則按照以下三種類型處理：一是有明確要求的，記錄并作為強(qiáng)制要求執(zhí)行內(nèi)容；二是對(duì)于建議類的要求，綜合考慮競(jìng)爭(zhēng)性談判從線下搬到線上后，談判環(huán)境的變化，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)高的作為強(qiáng)制要求，風(fēng)險(xiǎn)低或無風(fēng)險(xiǎn)的，有選擇性地執(zhí)行；三是不適用的部分，經(jīng)過內(nèi)部討論后確為不適用，記錄并說明不適用理由。標(biāo)準(zhǔn)組制定處理標(biāo)準(zhǔn)，首先需要充分考慮規(guī)則組收集整理后的規(guī)則要求，制定的標(biāo)準(zhǔn)主要考慮合規(guī)性、便捷性、安全性三個(gè)方面，具體到處理標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容考慮以下幾點(diǎn)：一是線上競(jìng)爭(zhēng)性談判的流程，需要重點(diǎn)突出由線下變?yōu)榫€上后的流程變化內(nèi)容；二是為適應(yīng)線上競(jìng)爭(zhēng)性談判，招標(biāo)文件里對(duì)談判要求的變化，最終需要給出線上競(jìng)爭(zhēng)性談判內(nèi)容編寫標(biāo)準(zhǔn)模板；三是系統(tǒng)公告發(fā)布內(nèi)容模板和項(xiàng)目經(jīng)理、供應(yīng)商等培訓(xùn)計(jì)劃方案；四是軟件功能模塊，用戶權(quán)限、軟件安全及部署環(huán)境要求；五是為適應(yīng)線上競(jìng)爭(zhēng)性談判場(chǎng)景，評(píng)審專家的要求和人員選擇條件及建議；六是供應(yīng)商線上反饋渠道的打通和溝通方式的建議。

線上競(jìng)爭(zhēng)性談判工具。線上競(jìng)爭(zhēng)性談判工具根據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)和用戶使用要求，針對(duì)使用談判工具的三類用戶提供不同的客戶端：一是提供給專家和項(xiàng)目經(jīng)理使用的專家助手端；二是提供給供應(yīng)商使用的供應(yīng)商端；三是提供給內(nèi)部管理用戶的系統(tǒng)管理端。系統(tǒng)主要包括用戶身份認(rèn)證、項(xiàng)目數(shù)據(jù)管理、談判會(huì)議調(diào)度、競(jìng)爭(zhēng)性談判會(huì)議、談判數(shù)據(jù)記錄及歸檔、消息通知、供應(yīng)商咨詢、監(jiān)督查看、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能模塊。運(yùn)行過程中，由于要進(jìn)行實(shí)時(shí)競(jìng)談，專家助手端和供應(yīng)商端均采用CS 架構(gòu)，確保業(yè)務(wù)消息的快速傳輸。同時(shí)，談判工具作為承載線上溝通的渠道，系統(tǒng)的安全性就顯得尤為重要，可以從三個(gè)方面來保障：一是軟件自身安全，軟件設(shè)計(jì)之初就需要充分考慮安全問題，識(shí)別傳輸和存儲(chǔ)過程中的重要數(shù)據(jù)，使用國網(wǎng)要求的加密方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，談判工具必須通過國網(wǎng)電科院的安全評(píng)測(cè)；二是軟件部署環(huán)境的安全，選擇有高級(jí)別安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境，數(shù)據(jù)必須存儲(chǔ)于內(nèi)網(wǎng)，對(duì)于內(nèi)外網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)邊界需要嚴(yán)格采用物理隔離的方式，主機(jī)操作需滿足密碼強(qiáng)度、及時(shí)更新等要求；三是工具開發(fā)過程的安全，開發(fā)終端必須始終處于內(nèi)網(wǎng)，需求設(shè)計(jì)等材料需要按照要求進(jìn)行管理，不允許出現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，項(xiàng)目材料及源碼的管理使用權(quán)限控制，不允許互相訪問，項(xiàng)目研發(fā)方和研發(fā)人員必須簽訂保密協(xié)議，確保整個(gè)研發(fā)過程安全可控。

疫情常態(tài)化情況下，線上方式開拓競(jìng)爭(zhēng)性談判新成果

新冠疫情常態(tài)化情況下，原有的線下競(jìng)爭(zhēng)性談判面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)，為保障競(jìng)爭(zhēng)性談判安全，減少疫情傳播風(fēng)險(xiǎn)，以搭建線上競(jìng)爭(zhēng)性談判方式為目標(biāo)，構(gòu)建了與ECP2.0 系統(tǒng)配合，形成全流程線上參與競(jìng)爭(zhēng)性談判的閉環(huán)。系統(tǒng)建成后已經(jīng)在多個(gè)招標(biāo)批次進(jìn)行試用，體現(xiàn)出能夠有效彌補(bǔ)線下競(jìng)爭(zhēng)性談判的不足，擴(kuò)展競(jìng)爭(zhēng)性談判方式，對(duì)采購的提質(zhì)增效有非常積極的作用。

成功探索非接觸式線上競(jìng)爭(zhēng)性談判。線上競(jìng)爭(zhēng)性談判工具的上線，在原有線下競(jìng)爭(zhēng)性談判方式的基礎(chǔ)上，擴(kuò)展了線上競(jìng)爭(zhēng)性談判方式，通過運(yùn)用信息化手段，使供應(yīng)商足不出戶便可以參與到競(jìng)爭(zhēng)性談判過程中來，屏蔽地域、時(shí)空等方面差異，讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿，實(shí)現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)性談判的新業(yè)態(tài)。

提高組織研究能力。搭建線上競(jìng)爭(zhēng)性談判需要從競(jìng)談的規(guī)則要求入手，一直到產(chǎn)品最終實(shí)現(xiàn)，有很多管理方式和技術(shù)難點(diǎn)需要一一克服，整個(gè)系統(tǒng)的研發(fā)過程中，已發(fā)表多項(xiàng)研究專利和學(xué)術(shù)論文。

為線上競(jìng)爭(zhēng)性談判提供先行經(jīng)驗(yàn)和人員培養(yǎng)。競(jìng)爭(zhēng)性談判方式改變后，流程、規(guī)則和人員素質(zhì)要求均有一定程度的變化，要求項(xiàng)目組成員根據(jù)實(shí)際情況不斷調(diào)整，以適應(yīng)線上競(jìng)爭(zhēng)性談判的現(xiàn)實(shí)場(chǎng)景，為線上競(jìng)爭(zhēng)性談判提供了先行經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，也鍛煉了招投標(biāo)采購人員。

實(shí)踐證明，線上競(jìng)爭(zhēng)性談判能夠在不接觸供應(yīng)商的情況下完成招投標(biāo)項(xiàng)目的談判，不僅能夠有效地防范新冠疫情帶來的傳播和感染風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也提高了競(jìng)爭(zhēng)性談判的效率，降低了供應(yīng)商的招投標(biāo)成本，提高了采購質(zhì)量。線上競(jìng)爭(zhēng)性談判的管理理念、方法和談判工具可復(fù)制性強(qiáng)，可以平滑推廣到其他兄弟單位，有效助力采購質(zhì)量提高和新冠疫情的防控。