信息化背景下檔案資源開(kāi)發(fā)與利用研究

文/菏澤市教育事業(yè)發(fā)展中心 李春強(qiáng)

隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)信息資源逐漸走向多元化和網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息作為信息資源的一類(lèi)，不僅是當(dāng)下檔案信息社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)，也事關(guān)人力資源、企業(yè)（單位）發(fā)展、未來(lái)規(guī)劃等多方面的內(nèi)容。同時(shí)，檔案信息工作中兼具管理和服務(wù)兩大基本內(nèi)容，是社會(huì)資源得以有效利用的“助推器”。當(dāng)下我國(guó)在檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用上仍存在許多欠缺之處，解決這些問(wèn)題是當(dāng)下檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的核心內(nèi)容。

一、信息化背景下檔案信息開(kāi)發(fā)的意義

（一）社會(huì)信息化建設(shè)的客觀要求。檔案資源作為一種信息資源，是當(dāng)代社會(huì)資源中極具發(fā)展意義的一部分，其形成與發(fā)展多與社會(huì)生產(chǎn)力掛鉤，對(duì)于社會(huì)生產(chǎn)力的推動(dòng)和促進(jìn)新的社會(huì)生產(chǎn)力的出現(xiàn)具有深遠(yuǎn)意義。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)不斷滲透各個(gè)領(lǐng)域的形勢(shì)下，對(duì)檔案資源的需求也隨之改變，檔案用戶(hù)的需求逐漸趨于多元化和復(fù)雜化。因此將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)和無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等運(yùn)用到檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用中是當(dāng)下檔案工作的必然趨勢(shì)。

社會(huì)信息化包括政府、企業(yè)、家庭三個(gè)維度的信息化，檔案便是將這三個(gè)維度的文件進(jìn)行收集并管理和服務(wù)的工作。在當(dāng)下信息發(fā)展快速化和多樣化的趨勢(shì)之下，紙質(zhì)檔案信息逐漸電子化，原有檔案信息的更新和擴(kuò)展需要互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)等技術(shù)的輔助，才能保證準(zhǔn)確性和及時(shí)性。因此，當(dāng)下檔案工作信息化便是為了保障社會(huì)信息的完整性和有效性，促進(jìn)更多社會(huì)資源的開(kāi)發(fā)與利用，促進(jìn)社會(huì)的全面、可持續(xù)發(fā)展。

（二）檔案工作現(xiàn)代化的必然要求。檔案工作信息化是保障檔案工作的工作效益、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益最大化的過(guò)程，是當(dāng)下社會(huì)信息資源類(lèi)工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案工作的信息化不僅能夠提高工作人員的工作效率，同時(shí)也能節(jié)省人員成本，一定意義上還能使企業(yè)或者政府的整體工作效率提升。檔案工作的信息化能夠使原有檔案工作中保守、狹隘、封閉的落后觀念得以淘汰，取而代之的是創(chuàng)新性的開(kāi)拓、開(kāi)放、包容、注重效率的先進(jìn)工作理念，為檔案工作帶來(lái)煥發(fā)生機(jī)的新型管理與服務(wù)模式。同時(shí)，信息化與原有檔案工作的沖突還在于管理理念、管理模式、工作負(fù)責(zé)機(jī)制、工作內(nèi)容體系等一系列的內(nèi)容上，加強(qiáng)檔案工作信息化，能夠顯著提升傳統(tǒng)檔案的工作要求，持續(xù)提高檔案管理與服務(wù)的現(xiàn)代化。

（三）提高檔案服務(wù)與管理水平的必然選擇。在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作人員多依靠手動(dòng)收集和紙質(zhì)存檔的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行收集與保存，安全性較弱和信息查找的難度較大。與此同時(shí)，如果面臨跨區(qū)域檔案信息查找時(shí)會(huì)出現(xiàn)時(shí)間成本高和難以操作的囧境，這些問(wèn)題都嚴(yán)重制約著檔案工作的現(xiàn)代化。提高檔案服務(wù)與管理水平能夠有效地提高檔案信息調(diào)配和查找的便捷性，使得跨區(qū)域的信息調(diào)配實(shí)現(xiàn)即時(shí)性和聯(lián)動(dòng)性。用戶(hù)的多樣化需求得到解決，檔案管理與服務(wù)真正做到以用戶(hù)為中心，檔案管理部門(mén)的服務(wù)形象得以改善。

二、信息化背景下檔案信息開(kāi)發(fā)與利用面臨的機(jī)遇

（一）信息技術(shù)的逐漸成熟。我國(guó)在信息技術(shù)方面的成就斐然，尤其是在5G技術(shù)和大數(shù)據(jù)方面的成就世界領(lǐng)先。發(fā)達(dá)的信息技術(shù)所帶來(lái)的是產(chǎn)業(yè)發(fā)展的便利性，檔案資源管理與服務(wù)作為服務(wù)業(yè)的衍生產(chǎn)業(yè)，其內(nèi)在價(jià)值核心在于根據(jù)客戶(hù)需求進(jìn)行檔案資源的合理管控與開(kāi)發(fā)利用，利用信息技術(shù)跨越空間、收集及時(shí)、便捷整合，能夠有效地保障檔案工作的高效運(yùn)行。

（二）紙質(zhì)媒體逐漸轉(zhuǎn)型成為電子媒體。當(dāng)下的社會(huì)中，對(duì)于信息的利用與開(kāi)發(fā)多以電子媒體的方式進(jìn)行。電子媒體具有存儲(chǔ)空間大、便攜度高、安全性較高等特點(diǎn)，而檔案工作的內(nèi)容便是整理信息與管理信息，作為信息的載體——紙質(zhì)媒體逐漸為電子媒體所替代，在這樣的趨勢(shì)下，檔案信息管理工作也逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)于電子信息的管控。

（三）檔案管理的時(shí)效性要求。當(dāng)下對(duì)于信息的及時(shí)性要求愈加嚴(yán)格，對(duì)于檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用而言，檔案信息的及時(shí)性是其工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一，因此運(yùn)用信息化技術(shù)使得檔案信息能夠及時(shí)更新，顯得十分必要。

（四）資源共享化程度不斷提高。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷成熟所帶來(lái)的是資源的多樣化和大數(shù)據(jù)在各個(gè)領(lǐng)域的不斷擴(kuò)展，資源的共享化已成為一種常態(tài)。當(dāng)前形勢(shì)下，對(duì)于檔案資源的共享需求正向區(qū)域化和便攜化發(fā)展，更多的檔案資源正以不同區(qū)域的用戶(hù)需求為導(dǎo)向，以手機(jī)調(diào)配、跨區(qū)域調(diào)配的方式持續(xù)進(jìn)行。

（五）用戶(hù)定位的精準(zhǔn)化?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)給人們的生活帶來(lái)極大的便利，對(duì)于提供服務(wù)與管理的商家而言亦是如此，他們能夠更加便捷地利用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的方式精準(zhǔn)了解客戶(hù)需求，再根據(jù)客戶(hù)需求進(jìn)行相應(yīng)的產(chǎn)品研發(fā)和制造。檔案工作在當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展中逐漸走向服務(wù)定向化和精準(zhǔn)化，能夠有效記錄用戶(hù)主體的檔案信息需求，對(duì)于宣傳檔案文化也有相當(dāng)大的積極作用。

三、信息化背景下檔案信息開(kāi)發(fā)與利用存在的問(wèn)題

（一）檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用意識(shí)薄弱。檔案資源作為一種信息資源，只有充分地開(kāi)放與利用才能使其內(nèi)在價(jià)值得到充分體現(xiàn)。但受到各方面因素的影響，我國(guó)在檔案資源的開(kāi)放與利用上還存在整體利用率不高的問(wèn)題。這是因?yàn)楣妼?duì)于檔案資源的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于檔案資源的開(kāi)放與利用多停留在原始性的收集和簡(jiǎn)單處理上，與國(guó)外公共檔案開(kāi)放程度尚存在較大的差距。與此同時(shí)，傳統(tǒng)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用多停留在對(duì)于紙質(zhì)資源的收集與利用上，對(duì)于新型媒體的利用相對(duì)較少，利用方式和傳播途徑的單一導(dǎo)致公眾對(duì)于檔案信息缺乏相應(yīng)的重視。

（二）檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用方式陳舊。近年來(lái)，我國(guó)在無(wú)紙化辦公的推進(jìn)上取得豐碩成果，在節(jié)約紙質(zhì)資源的同時(shí)，促進(jìn)了辦公效率的提升。但對(duì)于檔案信息的處理，雖大部分都已運(yùn)用云端技術(shù)和大數(shù)據(jù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)與利用，但仍有相當(dāng)一部分的檔案資源以傳統(tǒng)方式進(jìn)行收集與利用，在信息化程度上與西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比仍存在一定的差距，嚴(yán)重制約著檔案資源的信息化和專(zhuān)業(yè)化。

（三）檔案資源的信息化缺乏相應(yīng)的法律制度體系。當(dāng)下檔案資源的開(kāi)放多依附于信息網(wǎng)絡(luò)媒體的特定傳播方式，具有信息共享的便攜性的同時(shí)，也被網(wǎng)絡(luò)媒體存在的弊端所制約，多缺乏相應(yīng)的法律制度予以規(guī)范。加之我國(guó)在網(wǎng)絡(luò)媒體的相關(guān)信息知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)并不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用面臨專(zhuān)利權(quán)得不到保護(hù)的現(xiàn)狀，甚至出現(xiàn)部分企業(yè)由于資源未征得對(duì)方同意而隨意亂用出現(xiàn)的訴訟糾紛案件等。除此之外，檔案信息的隨意處理一定意義上還會(huì)導(dǎo)致信息的外泄，對(duì)我國(guó)政治和經(jīng)濟(jì)發(fā)展造成干擾。因此，對(duì)于檔案資源的使用與管理建立合適的法律體系，保障更多檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的安全性，是當(dāng)下檔案資源開(kāi)發(fā)與利用的重點(diǎn)內(nèi)容之一。

與此同時(shí)，面臨日益多樣化的市場(chǎng)需求，我國(guó)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用仍存在相當(dāng)大的空間，在這一過(guò)程中需要完善的制度作為保障。但由于我國(guó)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用仍處于起步階段，因此在發(fā)展過(guò)程中由于制度的欠缺導(dǎo)致檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用未達(dá)到應(yīng)有的效率，甚至頻頻出現(xiàn)檔案信息被破壞的情況。

（四）檔案機(jī)構(gòu)引進(jìn)信息科技成本問(wèn)題。在信息化時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)等核心技術(shù)的使用需要極高的軟硬件成本，對(duì)于相當(dāng)一部分檔案開(kāi)發(fā)與利用的企業(yè)或單位而言，這些成本對(duì)于生產(chǎn)要素的重要性次于其他生產(chǎn)要素，故而不愿意投入極大的成本去建設(shè)檔案信息管理和服務(wù)技術(shù)，對(duì)于相關(guān)的設(shè)施建設(shè)亦采取第三方承接的方式進(jìn)行管理，沒(méi)有形成自我所特有的檔案信息管理系統(tǒng)，一定意義上會(huì)出現(xiàn)難以保障自我檔案信息安全的問(wèn)題。

（五）缺乏專(zhuān)業(yè)檔案資源收集和開(kāi)發(fā)平臺(tái)。當(dāng)前形勢(shì)下，我國(guó)的檔案資源開(kāi)發(fā)與利用存在較大的地區(qū)差異和人才差異，導(dǎo)致部分地區(qū)的檔案資源專(zhuān)業(yè)開(kāi)發(fā)利用的平臺(tái)匱乏，較為落后的地區(qū)由于信息技術(shù)的欠缺導(dǎo)致對(duì)于檔案資源的開(kāi)發(fā)利用率較低，嚴(yán)重制約著全國(guó)檔案資源整體開(kāi)發(fā)與利用的現(xiàn)代化。

四、信息化背景下檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的策略

（一）轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)意識(shí)。檔案作為當(dāng)下社會(huì)中一種十分重要的信息資源形式，既是對(duì)于以往社會(huì)發(fā)展的記錄，也是對(duì)未來(lái)社會(huì)發(fā)展的規(guī)劃借鑒，對(duì)于推動(dòng)當(dāng)下社會(huì)的發(fā)展具有極大的意義。傳統(tǒng)檔案工作對(duì)于檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用多停留在簡(jiǎn)單的保存與更新上，社會(huì)公眾對(duì)于檔案資源的印象也多停留在簡(jiǎn)單的記錄與管理上，檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)在提供服務(wù)的過(guò)程中多存在服務(wù)質(zhì)量較低的問(wèn)題。因此，檔案管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)要積極改變管理和服務(wù)意識(shí)，在利用信息化技術(shù)保障檔案信息的完善化的同時(shí)，增強(qiáng)檔案工作的服務(wù)意識(shí)。在為公眾提供廣泛而便捷的檔案信息查找服務(wù)的同時(shí)，增強(qiáng)公眾對(duì)于檔案信息重要性的認(rèn)識(shí)，使得公眾自覺(jué)維護(hù)檔案信息，自覺(jué)參與到檔案信息的完善過(guò)程中去，促進(jìn)我國(guó)的檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用逐步走向現(xiàn)代化與可持續(xù)化。

（二）建立與完善相關(guān)法律法規(guī)，提供制度保護(hù)。當(dāng)下的網(wǎng)絡(luò)媒體缺乏相應(yīng)的法律制度的監(jiān)管，檔案資源的信息化之路也會(huì)受到互聯(lián)網(wǎng)弊端的影響導(dǎo)致安全性和專(zhuān)利性受到損害，一定程度上會(huì)影響檔案管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)的積極性，導(dǎo)致檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用現(xiàn)代化之路受到阻礙。針對(duì)這一問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)要積極加大對(duì)于檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的制度化建設(shè)，用明確的法律界限保障檔案信息的開(kāi)發(fā)者和利用者的權(quán)益。建立統(tǒng)一可行的規(guī)范管理制度，有助于統(tǒng)籌地進(jìn)行檔案資源的現(xiàn)代化與信息化，避免一部分檔案信息資源浪費(fèi)問(wèn)題的出現(xiàn)，為打造更加幸福和更加規(guī)范的信息社會(huì)提供制度基礎(chǔ)。

（三）改革檔案資源的信息化方式，提高開(kāi)發(fā)利用率。互聯(lián)網(wǎng)媒體、云端大數(shù)據(jù)等新媒體媒介的產(chǎn)生使得社會(huì)的主流傳播媒體發(fā)生改變，檔案資源作為一種信息類(lèi)資源的開(kāi)發(fā)與利用，勢(shì)必要借助新媒體媒介進(jìn)行。加之我國(guó)手機(jī)普及率高，對(duì)于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用可以多借助手機(jī)這樣的便捷化工具進(jìn)行。因此，對(duì)于新一輪的檔案資源開(kāi)發(fā)與利用而言，檔案管理者要從用戶(hù)的角度出發(fā)，通過(guò)手機(jī)應(yīng)用、微信小程序和社交媒體等輕量化的平臺(tái)進(jìn)行檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，使得社會(huì)公眾能夠輕易地獲取檔案資源信息，打破檔案信息傳播的空間壁壘和時(shí)間壁壘，進(jìn)一步推動(dòng)檔案資源開(kāi)發(fā)與利用的現(xiàn)代化、信息化。

（四）加大資金投入，建設(shè)信息科技基礎(chǔ)設(shè)施。檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用需要安全的存儲(chǔ)環(huán)境和便捷的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或平臺(tái)，因此對(duì)于新時(shí)期的檔案資源開(kāi)發(fā)與利用而言，在保障檔案信息的安全的同時(shí)，還要根據(jù)用戶(hù)需求對(duì)于檔案信息獲取的便攜性做出相應(yīng)的技術(shù)投入。相關(guān)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)要重視對(duì)于大數(shù)據(jù)等新型媒體技術(shù)的運(yùn)用，加大資金投入建設(shè)云端數(shù)據(jù)庫(kù)，配備專(zhuān)業(yè)的安全技術(shù)人員，對(duì)于專(zhuān)業(yè)性高和專(zhuān)利性強(qiáng)的信息進(jìn)行加密處理，設(shè)定一定的訪問(wèn)權(quán)限和身份信息驗(yàn)證，同時(shí)還要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析與處理，保障信息的準(zhǔn)確性和可靠性。除此之外，還要利用大數(shù)據(jù)和新型信息技術(shù)的整合力和運(yùn)算力對(duì)于繁雜多樣的信息進(jìn)行歸檔處理，如針對(duì)歷史某一個(gè)時(shí)期的社會(huì)現(xiàn)狀、經(jīng)濟(jì)文化、政權(quán)迭代等內(nèi)容進(jìn)行大數(shù)據(jù)式的運(yùn)算處理，在整合舊有信息資源的過(guò)程中分析和使用新的信息資源對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充，使用戶(hù)在獲取信息的過(guò)程中能夠更加全面地了解過(guò)去。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著當(dāng)下我國(guó)信息化程度的逐漸加深，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及和多領(lǐng)域應(yīng)用，原有的檔案信息開(kāi)發(fā)與利用方式已不再適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的客觀需要。因此在實(shí)現(xiàn)檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的信息化和常態(tài)化的當(dāng)下，檔案管理者要更新檔案管理與服務(wù)的觀念，運(yùn)用更加先進(jìn)和便捷的信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案信息的妥善管理。同時(shí)對(duì)于相關(guān)部門(mén)而言，要建立和完善檔案信息的安全性保障體系，運(yùn)用合理的法律制度保障檔案信息的現(xiàn)代化，為推進(jìn)信息社會(huì)的建設(shè)提供相應(yīng)的制度保障。