移動辦公對項目行政管理的積極影響

文/國能包頭煤化工有限責(zé)任公司 周宇

隨著我國改革開放的不斷深化和經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，全國各地新建、改建、擴(kuò)建項目的數(shù)量不斷增多、規(guī)模不斷擴(kuò)大，項目行政管理理念與管理方法也在不斷優(yōu)化提升、改革創(chuàng)新。項目行政管理越來越深入項目推進(jìn)過程中的每一個末梢神經(jīng)，使得負(fù)責(zé)項目的各個部門及項目組能夠高效協(xié)同，提高了執(zhí)行力和工作效率，為項目管理水平升級、建設(shè)質(zhì)量提升提供了有力支撐。因此，既要全面清晰地認(rèn)知到行政管理工作的重要性，也要持續(xù)探索行政管理效能的完善創(chuàng)新。

一、項目行政管理的現(xiàn)狀分析

神華包頭煤制烯烴升級示范項目是國能包頭煤化工有限責(zé)任公司在商業(yè)化運行工廠的基礎(chǔ)上實施的煤化工升級示范工程。主要以煤為原料，通過煤氣化制甲醇、甲醇轉(zhuǎn)化制烯烴、烯烴聚合工藝路線生產(chǎn)聚烯烴。項目采用一體化管理模式，項目主任組為項目建設(shè)管理的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，對項目建設(shè)工作全面負(fù)責(zé)；項目部設(shè)置九大職能部門和五大項目組，各部門及項目組配備生產(chǎn)經(jīng)理（業(yè)主）及PMC經(jīng)理（項目管理承包商），項目人員由業(yè)主及項目管理承包商共同派駐，形成了一體化項目管理團(tuán)隊。

（一）項目行政管理主要職能分析。項目行政管理作為項目管理的核心之一，其管理效能的高低直接影響項目推進(jìn)的速度，主要職能包括：組織職能、協(xié)調(diào)職能、服務(wù)職能及信息化職能。

1.組織職能主要指項目推進(jìn)過程中制度體系的建立健全、運行維護(hù)以及對項目重大節(jié)點和重要進(jìn)展的組織、重要活動的策劃等工作職責(zé)，作為行政管理的核心職能，它對項目的高效推進(jìn)、穩(wěn)健運行起到直接的導(dǎo)向性作用。

2.協(xié)調(diào)職能主要指在項目涉及的設(shè)計、施工、采購、商務(wù)、財務(wù)等各大部門之間發(fā)揮橋梁紐帶作用，當(dāng)各項職能發(fā)生交叉、重合甚至沖突時，及時梳理、化解矛盾沖突，在職能出現(xiàn)短缺漏洞時，及時填補漏洞。

3.服務(wù)職能主要分為項目內(nèi)部及項目外部兩方面，就項目內(nèi)部而言，是將項目主任組、管理人員、執(zhí)行人員視為整體，為其提供內(nèi)部工作的全面支撐；項目外部則是針對承包商、監(jiān)理公司等合作單位，為其提供行政管理服務(wù)。行政管理部門作為項目對接外部單位的主要部門，代表著項目部的整體形象，及時關(guān)心、及時幫助、及時補位，能夠展現(xiàn)項目建設(shè)中的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和水平。

4.信息化職能主要指運用程序、軟件等信息化手段，提高管理效率、節(jié)約項目成本，尤其在人、事、物的管理上，能夠借助信息化技術(shù)的方便、快捷、易操作等特性，推動行政管理由“人力推動”逐步向“系統(tǒng)自動”轉(zhuǎn)變。

（二）項目行政管理存在的問題。具體分析如下：

1.項目人員構(gòu)成復(fù)雜。項目由業(yè)主及項目管理承包商共同建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)為項目主任組，管理機構(gòu)有綜合辦公室、設(shè)計管理部、項目管理部、采購管理部、施工管理部、商務(wù)部、財務(wù)部、安質(zhì)環(huán)監(jiān)管部、政府協(xié)調(diào)辦公室9個部門，下設(shè)系統(tǒng)工程項目組、公用工程項目組、空分氣化項目組、凈化甲醇項目組、下游產(chǎn)品項目組5個項目組。項目團(tuán)隊包含業(yè)主、項目管理承包商、少量第三方公司派駐人員以及非全職人員等。各部門、項目組不同的管理屬性以及人員來源的復(fù)雜性，給項目行政管理的統(tǒng)一性帶來不少難度。

2.項目人員流動量較大。隨著項目建設(shè)的逐步開展和推進(jìn)，建設(shè)單位、承包商以及監(jiān)理單位等機構(gòu)相關(guān)人員陸續(xù)進(jìn)駐項目現(xiàn)場。此外，根據(jù)項目不同時期的不同進(jìn)度，參與項目管理和執(zhí)行的人員都會進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，導(dǎo)致項目成員變動較大，人員目錄變動頻率較高。針對項目人員的流動性，如何安全、便捷、周密地推動行政管理工作順利開展，是當(dāng)前面臨的重要課題。

3.辦公地點分散且出差頻繁。在項目前期階段，工作重點是附屬報告報批、征地手續(xù)辦理、場平、技術(shù)選擇、總體設(shè)計、基礎(chǔ)設(shè)計等工作。項目人員需頻繁前往當(dāng)?shù)卣?、有關(guān)廳局、設(shè)計院、上級公司協(xié)調(diào)辦理項目前期工作相關(guān)事宜。部分項目人員需前往兄弟企業(yè)以及上級公司等地就項目工藝技術(shù)、產(chǎn)品研發(fā)等開展長期調(diào)研、培訓(xùn)或交流學(xué)習(xí)。由此可見，項目人員辦公地點相對分散、較難集中，出差培訓(xùn)頻率高、周期長。僅以現(xiàn)有的信息化職能，不足以支撐行政管理工作有序開展，導(dǎo)致項目管理者行使職權(quán)時，無法有效傳達(dá)到每一個部門、每一名員工。從而導(dǎo)致基層員工的基礎(chǔ)訴求難以得到及時解決，這也促使行政管理信息化職能亟待改革創(chuàng)新，來應(yīng)對多變的行政管理現(xiàn)狀。

4.當(dāng)前辦公系統(tǒng)難以滿足管理需求。OA辦公管理系統(tǒng)是系統(tǒng)性強、統(tǒng)一度高、整合能力強的辦公管理平臺，但是OA辦公管理系統(tǒng)仍存在辦公流程覆蓋不全面、使用權(quán)限受限、登錄網(wǎng)絡(luò)受限等制約條件，無法滿足全體項目人員參與項目業(yè)務(wù)流程管理的需求，難以使常規(guī)業(yè)務(wù)規(guī)范化、模塊化，行政管理的信息化職能難以真正實現(xiàn)“流程統(tǒng)一、責(zé)權(quán)分明、管理高效”。

二、項目行政管理移動辦公的必要性、適用性以及應(yīng)用介紹

（一）移動辦公平臺對項目行政管理的必要性。隨著更高質(zhì)量、更人性化服務(wù)、更高滿意度的工作需求日益增加，信息化職能的移動創(chuàng)新性，對項目籌備、建設(shè)等方面顯得尤為必要。面對項目行政管理存在的諸多問題，傳統(tǒng)PC端信息化辦公模式已無法滿足當(dāng)下項目需求，而移動辦公平臺的廣泛應(yīng)用使以上問題迎刃而解。

近些年，國內(nèi)用于工作溝通和協(xié)同的移動辦公平臺發(fā)展創(chuàng)新力十足，如企業(yè)微信、釘釘、飛書等平臺，都能夠提升工作溝通和協(xié)同效率。通過對幾個平臺的對比分析，結(jié)合其他項目的應(yīng)用經(jīng)驗，釘釘?shù)膬?yōu)勢在于“管理”，企業(yè)微信的優(yōu)勢在于“溝通”，飛書的優(yōu)勢在于“協(xié)作”。根據(jù)項目部的實際需求，最終選擇“釘釘”移動辦公平臺作為項目移動辦公的信息化平臺。

“釘釘”移動辦公平臺是溝通與協(xié)同的多端服務(wù)平臺，提供PC版、Web版和手機版，支持手機和電腦間文件互傳，日常行政業(yè)務(wù)審批、管理業(yè)務(wù)申請等功能可免費使用，不受權(quán)限限制、使用便捷，能夠有效滿足OA辦公管理系統(tǒng)對項目行政管理的欠缺和漏洞，實現(xiàn)更多管理的無紙化、便捷化和高效化。

（二）“釘釘”移動辦公平臺對項目行政管理的適用性。主要分為以下方面：

1.整合全員信息，加強人員溝通聯(lián)系?，F(xiàn)行的OA辦公管理系統(tǒng)內(nèi)的項目組織機構(gòu)調(diào)整需要逐級審批，程序執(zhí)行過程較為復(fù)雜且周期較長，易產(chǎn)生項目人員相關(guān)信息更新不及時的問題?！搬斸敗币苿愚k公平臺支持設(shè)置多個管理員，管理員有權(quán)限對項目組織機構(gòu)成員及時調(diào)整更新，切實解決項目人員流動大、派駐和撤駐操作頻繁導(dǎo)致的項目人員信息更新滯后問題?！搬斸敗币苿愚k公平臺內(nèi)設(shè)項目部通訊錄，有效解決項目部人員來源廣、數(shù)量多、辦公地點分散等因素導(dǎo)致的溝通不暢、信息交流不及時等問題，為項目人員搭建起方便快捷的交流平臺。

2.簡化業(yè)務(wù)流程，提高工作審批效率?！搬斸敗币苿愚k公平臺支持預(yù)先設(shè)置審批流程及對應(yīng)人員，避免了業(yè)務(wù)審批流轉(zhuǎn)過程中由于對審批程序不清晰導(dǎo)致經(jīng)辦人錯提、漏提等環(huán)節(jié)。另外，請假、外出、加班、印刷、會議等業(yè)務(wù)全部實現(xiàn)無紙化辦公，線上業(yè)務(wù)流程填寫簡單，步驟清晰明了，審批自動流轉(zhuǎn)，各類業(yè)務(wù)分類詳細(xì)，功能齊全完備。支持審批后抄送等多項功能，審批過程不受網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備等因素影響，方便相關(guān)人員隨時隨地完成線上審閱，切實提高日常行政管理業(yè)務(wù)的辦事質(zhì)量和辦事效率，大大節(jié)約了時間成本。

3.一鍵生成報表，掌握管理動態(tài)信息。對項目管理者來說，無法準(zhǔn)確了解項目本身及執(zhí)行層存在的問題，很難及時轉(zhuǎn)變管理思路，可能導(dǎo)致項目內(nèi)部溝通受阻，進(jìn)而影響日常決策管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性?！搬斸敗币苿愚k公平臺支持一鍵生成智能報表，能夠為管理者監(jiān)管項目進(jìn)展及人事管理提供便捷平臺，便于管理人員通過即時生成的各類報表分析不同崗位人員的需求共性及差異，降低統(tǒng)計分析工作量，方便相關(guān)人員系統(tǒng)梳理行政管理情況，隨時掌握人員動態(tài)等關(guān)鍵信息，及時發(fā)現(xiàn)項目制約因素，為后續(xù)工作的優(yōu)化提供參考依據(jù)，全面助推行政管理成效的提升。

4.優(yōu)化信息傳遞，提供輕松辦公環(huán)境?！搬斸敗币苿愚k公平臺支持消息已讀、定時查閱等設(shè)置，可以清晰了解消息傳遞情況，還可以短信形式發(fā)送給員工，充分滿足日常行政管理業(yè)務(wù)辦理過程中可能用到的各項功能，線上辦公輕松簡捷。

（三）“釘釘”移動辦公平臺在項目行政管理中的具體應(yīng)用。主要方面如下：

1.創(chuàng)建項目組織架構(gòu)并設(shè)立群組。依據(jù)項目部組織機構(gòu)及人員分工在“釘釘”移動辦公平臺成立清晰明了的組織架構(gòu)圖并設(shè)置群組，項目成員通過掃描二維碼加入群組，就能參與項目討論、查看項目公告及相關(guān)文件。

2.免費開通并投用常用審批業(yè)務(wù)程序。依據(jù)項目部有關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合相應(yīng)保密制度要求，在“釘釘”平臺創(chuàng)建常用業(yè)務(wù)的審批模塊，對應(yīng)不同崗位、不同職務(wù)，設(shè)置對應(yīng)權(quán)限、流程及角色。主要開通包括請假、外出、加班、人員需求計劃、人工時確認(rèn)審批、人員派駐、人員撤派、印刷申請以及公告、電話會議、視頻會議、辦公電話等功能。

3.啟用智能提醒功能和便捷服務(wù)功能。設(shè)置開通“任務(wù)管家”“服務(wù)助手”等智能提醒功能，能夠及時提醒審批人及提報人有新的待完成任務(wù)，隨時了解審批進(jìn)展及審批意見，以便更迅速完成線上審批操作。便捷服務(wù)功能主要指各類行政管理業(yè)務(wù)的月度信息匯總，一鍵生成各類審批統(tǒng)計表，使統(tǒng)計和匯總工作更加便捷。

三、移動辦公對推進(jìn)項目行政管理信息化職能延伸的積極影響

（一）實現(xiàn)信息快捷發(fā)布。隨著“釘釘”移動辦公平臺的投入使用，行政管理逐步實現(xiàn)信息化職能的拓展，群組中包含的通知、公告等工具，可以快捷發(fā)布當(dāng)天的重要消息或未來的重要計劃。在群組中發(fā)布的消息可以分門別類地及時推送給有關(guān)的部門和人員。同時可以利用移動平臺的便捷功能將信息變更、待辦等工作設(shè)為在線提醒，以移動辦公平臺為紐帶，實現(xiàn)人員與項目間的信息互動和互通。

（二）實現(xiàn)高效溝通協(xié)作。缺乏溝通協(xié)作會導(dǎo)致重要信息在傳遞過程中出現(xiàn)障礙，影響辦公效率。移動辦公平臺的投入使用，不受網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備等限制要求，能夠滿足手機、電腦同時登錄，使用穩(wěn)定可靠，能夠?qū)崿F(xiàn)隨時隨地處理日常行政業(yè)務(wù)，通過使投用線上審批、遠(yuǎn)程視頻會議等信息化溝通模塊，全方位暢通溝通渠道，幫助項目管理人員和員工之間進(jìn)行及時有效的溝通協(xié)作。

（三）實現(xiàn)審批效率提升。對于任何一個項目，行政管理是程序?qū)徟谋亟?jīng)之路。通過項目自身OA辦公管理系統(tǒng)與“釘釘”移動辦公平臺實現(xiàn)的同步聯(lián)動，對不同流程進(jìn)行分類處理，使得行政管理業(yè)務(wù)能夠全面實現(xiàn)在線審批，擺脫時間和地點的限制，避免由于業(yè)務(wù)不熟、領(lǐng)導(dǎo)外出而導(dǎo)致的程序混亂，流程堆積等時間浪費。對業(yè)務(wù)的提交人和批閱人而言，只需在手機或電腦上操作，大幅度減少了人力耗費和時間浪費。

（四）實現(xiàn)多端同步移動辦公。信息化職能向移動化的延展，突出特點就是能夠最大程度實現(xiàn)移動辦公的靈活性?！搬斸敗币苿愚k公平臺能夠在電腦、手機、網(wǎng)頁等多個端口同步開展工作，項目人員能夠打破時間和空間的限制，只要手邊有移動設(shè)備，就能在任何時間、任何地點有效地完成業(yè)務(wù)辦理。

（五）節(jié)約生產(chǎn)經(jīng)營成本。移動辦公平臺的使用為無紙化辦公提供便利條件，不需進(jìn)行紙質(zhì)版打印，可以有效減少紙張、噴墨打印機、傳真機等耗材和設(shè)備的支出，降低成本從而節(jié)約資源。根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，自項目啟用“釘釘”移動辦公平臺至今，共在線上完成用車申請、請休假審批、人員需求審批、非全職人員工作確認(rèn)審批、物品領(lǐng)用等數(shù)千次，這些表單無須打印，僅需存檔電子版，每年節(jié)省平臺開發(fā)費用及辦公耗材費用約50萬元。如在項目建設(shè)全周期應(yīng)用，將更有效地提升項目管理，同時降低成本，獲得更大的效益。

四、結(jié)語

移動辦公為項目行政管理提供了新的模式、新的思路。這既是信息化研發(fā)的體現(xiàn)，又是科學(xué)管理的有機融合。隨著項目建設(shè)業(yè)務(wù)面的不斷拓展，項目建設(shè)行政管理勢必會與移動辦公結(jié)合的越來越緊密，而移動辦公會更好地促進(jìn)項目行政管理的“信息化”“智能化”發(fā)展。移動辦公與行政管理的融合，能更好地推動項目建設(shè)資源的節(jié)約，在更大程度上提升項目建設(shè)的驅(qū)動力，為項目建設(shè)提供積極的影響。