正向結果導向的項目管理制度設計與實施

■ 孟艷 逯益夏 馬超飛

因同時承擔著項目管理和制度建設的職責，嘗試把項目管理思想寫進制度管理中，于無形中融合了項目管理的內(nèi)在要求，提升項目管理效率，取得了積極成效，談幾點體會如下：

一、項目管理與制度建設的重要性與必要性

（一）項目管理的重要性

項目管理作為組織運營的細胞級管理，發(fā)揮著重要作用，通過高效的項目管理，不僅實現(xiàn)單項目、多項目、組合項目的效率，并且實現(xiàn)組織級運營目標。多個項目的績效影響著整個組織的績效。

（二）制度建設的重要性

如何讓管理基于組織運行的正常規(guī)矩而不是人為要求，需要制度的保證和約束。制度建設不是一成不變的，需要根據(jù)內(nèi)外部發(fā)展變化而變化，“廢改立沿”是促使制度建設保持活力的持續(xù)性工作，廢止不相適宜的制度，修改不相適應的條款，確立新的制度，保持沿用執(zhí)行良好的制度?！笆捯?guī)曹隨”是我們老祖宗留下來的重要經(jīng)驗。同樣的理論在不同的企事業(yè)單位中，因不同的發(fā)展歷史和現(xiàn)實環(huán)境，也需要因地制宜制定相應的制度。以項目管理為例，在傳統(tǒng)制造業(yè)和新興互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，有著不同的管理重點，相應的制度內(nèi)容也會有所不同。

（三）正向結果導向的項目管理制度的必要性

制度獎懲要求是管理的風向標，樹立明確的正向結果導向，對于引導行為規(guī)范起到重要作用。獎懲措施一般是相呼應的，但可以通過強化正向獎勵行為，樹立正向激勵導向作用。這是心理學正強化理論在實踐中的有效應用。

二、項目管理制度的設計思路

作為制度的基本要素，從總則、對制度中專用名詞的界定、適用范圍，管理條款約定到項目管理的重點要求都需要明確。結合項目管理知識體系的五大過程組，即啟動過程、規(guī)劃過程、執(zhí)行過程、監(jiān)控過程、收尾過程；十大項目管理知識領域即項目整合管理、項目范圍管理、項目進度管理、項目成本管理、項目質(zhì)量管理、項目資源管理、項目溝通管理、項目風險管理、項目采購管理、項目相關方管理，和原有項目管理重點相結合，在術語中兼顧知識體系理論和管理實踐的習慣用語，重點在立項管理（整合管理）、成本管理（經(jīng)費管理）、團隊管理（資源管理）、采購管理、考核激勵等方面提出明確要求，用制度流程的規(guī)范要求形成項目管理的執(zhí)行力，不需要人為地強調(diào)管理，實現(xiàn)制度流程有效落地實施。

（一）PDCA 閉環(huán)設計

在項目管理中，啟動過程、規(guī)劃過程、執(zhí)行過程、監(jiān)控過程、收尾過程五大過程組構成閉環(huán)管理。任何項目必須考慮如何確立、如何策劃、如何監(jiān)控過程執(zhí)行和調(diào)整以及如何驗收，所以在制度規(guī)范中，針對不同類型項目的確立和驗收，明確不同的標準，過程管理比如預算管理、采購管理等有共性的要求，就統(tǒng)一提出要求。

（二）分類管理

項目分類的出發(fā)點：把現(xiàn)有項目通過適合的不同分類標準進行分類，以建立適應更靈活的項目類別要求。把項目按照性質(zhì)和經(jīng)費分類，直接對應后續(xù)管理措施。在共性和個性的要求中，既貫徹通用要求，也兼顧不同類別項目特點，分而治之，讓所有的項目都能找到管理的歸屬領域。

（三）全過程管理

主要管理要素在項目過程全覆蓋，不僅考慮進度管理和成本管理這樣的重點因素，而且對于立項前后的延伸管理也做出相應的規(guī)定。在實際執(zhí)行中，立項前管理往往被忽略，但又影響后續(xù)過程，因此做出相關規(guī)定。項目驗收后評價和獎懲是項目管理的有效調(diào)節(jié)手段，作為項目管理的重要因素納入管理中。

（四）正向結果導向

項目管理目的是為了實現(xiàn)項目預期目標，包括做出好產(chǎn)品、突破新技術、實現(xiàn)成本目標以適應市場需求等都可能是項目重要目標。對于新產(chǎn)品開發(fā)，滿足市場需求的產(chǎn)品是重要目標。項目驗收后評價和獎懲是項目管理的有效調(diào)節(jié)手段，所以通過正向結果激勵導向有利于明確要求，實現(xiàn)積極效果。

（五）多制度的融合性，形成有主線有支線銜接的制度體系

財務方面的成本和預算管理要求，采購管理要求，團隊人力資源管理的要求，都在項目管理制度中應有體現(xiàn)和銜接，既要體現(xiàn)項目管理的主線，也要和現(xiàn)有的制度建立無縫銜接。

三、正向結果導向的項目管理要素分析

確立正向結果獎勵基本原則，倒推每個管理環(huán)節(jié)要求，包括立項、經(jīng)費、團隊、采購、質(zhì)量等多個方面，明確執(zhí)行規(guī)范，具體如下：

（一）明確項目獎勵措施和標準

通過目標導向，確立完成較好的民品項目可以獲得獎勵的基本原則。設置獲得獎勵的幾個必要條件，包括要求收款尾款必須到帳、質(zhì)量保證期結束無質(zhì)量問題、要求客戶滿意度評分在85 分以上等，有效提高了項目完成質(zhì)量。

不同類型的項目設立針對性的獎勵，包括科研項目的立項獎和結題獎、橫向項目提取項目創(chuàng)造凈利潤的一定比例獎勵、產(chǎn)業(yè)化項目的分紅獎勵等，就像商鞅“南門立木”一樣。項目一旦確立，每年年底，在項目團隊申報基礎上，通過會議評審的方式確立相應的獎勵等級和獎金，并及時兌現(xiàn)。

（二）明確顧客滿意度標準

以客戶為中心如何體現(xiàn)？體現(xiàn)在項目設計策劃溝通中，體現(xiàn)在交付后的顧客滿意度調(diào)查反饋中，通過每個項目在交付后一定周期內(nèi)，回訪調(diào)查顧客滿意度，保持客戶溝通的暢通，并要求顧客滿意度得分在85 分以上項目才可以參加年度項目評獎。這一要求有效解決了客戶合理反饋渠道和項目閉環(huán)管理，對客戶持續(xù)合作起到積極良好的作用。

（三）明確合同歸檔管理

在合同管理中，規(guī)定收付款合同必須及時歸檔，沒有歸檔的合同相應的項目不能參加評獎。曾有團隊對合同不夠重視，合同簽了，等項目執(zhí)行完，還沒有及時收回合同，在雙方發(fā)生爭議時，存在很大風險。為規(guī)避相關風險，要求合同及時歸檔，完成審批流程和合同管理的閉環(huán)。明確這一要求后，杜絕了只重視項目執(zhí)行，不重視合同歸檔的現(xiàn)象。

（四）明確收付款合同經(jīng)費閉環(huán)

收款和付款合同在執(zhí)行中，容易出現(xiàn)有尾款拖欠的問題，收款合同也不記得收尾款，造成賬齡逾期3-5 年的賬款待回收；付款合同也不付尾款，尤其有些民營企業(yè)，容易造成一些不良社會影響。在項目管理制度中，明確收付款合同尾款都必須完全履行完畢，實施三年來，逾期賬款條目數(shù)量明顯降低到個位數(shù)，有效解決了可以正常執(zhí)行尾款而沒有及時執(zhí)行的情況，減少了財務風險和不良社會影響。

（五）明確預算管理

所有項目年初都執(zhí)行年度經(jīng)費預算管理，對收入和成本進行大概估算。項目管理部門統(tǒng)一報送至財務管理部門，履行預算審批流程后納入預算管理。

對外簽訂合同的市場化項目，有預付款的項目，項目開支從預付款中列支。沒有預付款的項目，在年度預算額度內(nèi)由所財務先期進行墊資，待產(chǎn)品交貨收回貨款或實現(xiàn)收入后進行結算。項目經(jīng)費使用應當按照項目合同規(guī)定的開支范圍，實行?？顚Ｓ?，不得挪用。項目經(jīng)費支出要嚴格按照所財務制度的相關規(guī)定履行審批手續(xù)，由財務管理部門監(jiān)督、檢查。

（六）明確團隊管理

批準立項的項目根據(jù)需要成立專門的項目團隊，項目團隊由項目承擔單位負責組建。根據(jù)項目開展的實際情況，組建項目研發(fā)團隊。項目團隊成立設計師系統(tǒng)，一般設主任設計師、副主任設計師、主管設計師、一般參研人員。項目管理部門發(fā)函或發(fā)文確認民品項目團隊任職文件。

（七）明確采購管理

明確項目立項之初，提出采購策劃，包括采購主要內(nèi)容、預計費用，預計采購時間、擬采用采購方式等，通過組織專家評審，對費用的合理性和采購方式的合理性進行評估，從管理角度實現(xiàn)統(tǒng)籌管理。

采購管理包括立項申請、議價、合同執(zhí)行和驗收等環(huán)節(jié)。涉及招標、比質(zhì)比價、價格談判等規(guī)定的需按照相關部門的制度規(guī)定執(zhí)行。

（八）明確合格供應商管理

采購應從單位的合格供應商名錄內(nèi)選擇，如果不是，應提交合格供應商外采購申請單獨說明。規(guī)范和減少從注冊資本多少和注冊時間過短的企業(yè)采購，避免采購風險。

四、項目管理制度實施效果

（一）提高項目團隊積極性和主動性

從管理機制上實現(xiàn)了立機制，即用制度和流程管理而不是人治管理。對項目團隊來說，能清晰看到有“木”立在那里，就有了承擔項目的積極性和主動性。以前可做可不做的小項目，有一點難度的大項目，需要加班的“人情”項目，不因小而丟棄，不因難而放棄，不因忙而推卸。通過實施，各團隊承擔新項目的積極性和主動性明顯提高。通過激勵實現(xiàn)了技術人員有積極性做民品開發(fā)和市場開拓。

（二）提高項目執(zhí)行率，比如采購管理

從提高項目管理效率角度提出民品項目采購策劃要求，需要三個以上外協(xié)外購的項目，在立項后，結合預算提出采購策劃，明確整個項目的直接采購明細，采購方式，比如集團集采詢價還是單一來源采購，預計采購時間。目前大額的市場化項目、民品基金項目、科研項目都采用這種方式，通過試點在各個部門逐步開展。經(jīng)過試行，各項目有效減少了申請流程時間，縮短了采購時間，綜合降低了采購成本，據(jù)統(tǒng)計，節(jié)約10%的采購成本，加快了項目執(zhí)行進度，提高了效率。

（三）減少相關風險

從控制風險的角度看，對于可能造成的風險點，提出預防措施，包括要求收款尾款必須到賬，大幅減少了逾期應收賬款；付款全部付完，這個要求直接解決不會存在對民營企業(yè)拖延付款導致的一些社會問題；質(zhì)保期結束無質(zhì)量問題，這個要求項目組不僅保障交付，從全生命周期考慮質(zhì)量成本；要求客戶滿意度評價85 分以上；這個要求給客戶提供了直接反饋產(chǎn)品使用意見的渠道，避免了溝通不暢的問題，總體上從制度上減少了項目執(zhí)行風險。