企業(yè)全面預(yù)算管理的困境與優(yōu)化研究

劉燕俠

（上海獅鴻超市有限公司，上海 200051）

部分企業(yè)在應(yīng)用預(yù)算管理的各環(huán)節(jié)，沒有通過科學(xué)的方法落實預(yù)算工作的要求，導(dǎo)致預(yù)算在開展過程中存在一定困境。本文針對存在的困境提出了切實可行的改進措施，對提高企業(yè)資源配置效率有一定幫助。

一、相關(guān)概念

企業(yè)的全面預(yù)算管理工作是在一定時期內(nèi)基于企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，以特定的方法改進企業(yè)資源配置的工作，能夠為企業(yè)的經(jīng)營活動提供管理規(guī)劃。全面預(yù)算管理是一項系統(tǒng)性的工程，強調(diào)全員參與、全方位控制、全過程管理。企業(yè)在設(shè)計預(yù)算體系時，需要結(jié)合企業(yè)的管理要求設(shè)計出一套恰當(dāng)?shù)闹笜?biāo)體系，并將具體的指標(biāo)落實到責(zé)任人，確保預(yù)算在管理過程得到動態(tài)的反饋與監(jiān)督，并在預(yù)算執(zhí)行完成之后進行考評，對員工形成激勵與約束。在構(gòu)建預(yù)算管理體系時，企業(yè)需要結(jié)合自身的實際特點遵循以下的原則：首先，戰(zhàn)略導(dǎo)向原則。預(yù)算的最終目標(biāo)是為了實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，因此預(yù)算管理也要以企業(yè)戰(zhàn)略為導(dǎo)向，根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)來分解預(yù)算的指標(biāo)，以確保企業(yè)實現(xiàn)長遠戰(zhàn)略規(guī)劃的需求。其次，預(yù)算管理要對企業(yè)內(nèi)部的全體員工進行全面管理與全過程管理，確保預(yù)算體系能夠契合各員工的特點，避免預(yù)算過高或過低的問題。

二、企業(yè)全面預(yù)算管理的困境

（一）預(yù)算管理組織機構(gòu)不健全

部分企業(yè)沒有在預(yù)算管理的全過程設(shè)置專門負責(zé)預(yù)算工作的組織，預(yù)算管理的責(zé)任分配還不夠清晰，容易導(dǎo)致預(yù)算體系難以有序執(zhí)行。

（二）預(yù)算目標(biāo)脫離戰(zhàn)略

雖然當(dāng)前大部分企業(yè)都認(rèn)識到了預(yù)算目標(biāo)要以企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)為基礎(chǔ)，但是戰(zhàn)略目標(biāo)相對抽象，沒有將戰(zhàn)略目標(biāo)分解為具體的目標(biāo)，容易導(dǎo)致企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)設(shè)置流于形式。

（三）預(yù)算編制粗糙

很多企業(yè)預(yù)算編制方式較為單一，甚至僅籠統(tǒng)采用增量預(yù)算的方法，增量預(yù)算的編制不利于實現(xiàn)對管理工作的細化管控。

（四）預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整不嚴(yán)肅

企業(yè)預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整中，部分企業(yè)的預(yù)算執(zhí)行沒有嚴(yán)格按照預(yù)算管理的要求落實監(jiān)控，也沒有針對預(yù)算執(zhí)行的有效性進行監(jiān)控，不利于提高預(yù)算執(zhí)行的嚴(yán)肅性。同時很多企業(yè)對預(yù)算調(diào)整沒有明確的調(diào)整條件，存在隨意調(diào)整的問題。

（五）預(yù)算考核乏力

部分企業(yè)的預(yù)算考核工作沒有針對企業(yè)內(nèi)部不同時期的工作開展考核，不利于和企業(yè)實際匹配，導(dǎo)致預(yù)算考核工作難以發(fā)揮應(yīng)有的效果，不利于實現(xiàn)對全體員工的管控。

（六）信息技術(shù)落后

當(dāng)前部分企業(yè)的信息技術(shù)建設(shè)落后，甚至還采用Excel表格開展預(yù)算編制，這些落后的編制技術(shù)和方法容易導(dǎo)致企業(yè)的各類數(shù)據(jù)傳遞存在滯后性，數(shù)據(jù)安全性也難以保障，同時也不利于提高預(yù)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

三、企業(yè)全面預(yù)算管理的優(yōu)化研究

（一）健全預(yù)算管理的組織機構(gòu)

第一，健全企業(yè)的預(yù)算管理組織架構(gòu)。首先，由預(yù)算管理委員會負責(zé)制定預(yù)算制度、審核預(yù)算編制草案、開展預(yù)算調(diào)整審批等決策工作，結(jié)合企業(yè)的預(yù)算管理需求與企業(yè)經(jīng)管目標(biāo)對預(yù)算管理的各環(huán)節(jié)進行控制。其次，企業(yè)應(yīng)該在預(yù)算管理委員會下設(shè)預(yù)算管理辦公室，負責(zé)預(yù)算制度的起草，并協(xié)調(diào)各部門開展預(yù)算管理，通過對預(yù)算執(zhí)行情況進行分析，將預(yù)算差異上報預(yù)算管理委員會。再次，明確各職能部門的分工要求。企業(yè)的各職能部門需要結(jié)合預(yù)算管理工作要求，積極與財務(wù)部門配合，通過細化分工體系，明確各層級人員的工作要求，按照管理原則明確各部門的預(yù)算管理職責(zé)，根據(jù)各部門的工作方案開展預(yù)算執(zhí)行。同時各部門在預(yù)算管理過程當(dāng)中，需要結(jié)合自身工作中發(fā)現(xiàn)的問題不斷修正自身的管理體系，從而幫助企業(yè)進一步完善資源配置。

第二，加強對全體員工的培訓(xùn)。企業(yè)需要讓內(nèi)部全體員工主動參與預(yù)算管理過程中，員工需要對預(yù)算工作的要求全面掌握，企業(yè)需要向全體員工普及預(yù)算管理相關(guān)知識，讓員工主動參與預(yù)算工作中，讓員工認(rèn)識到預(yù)算管理并非僅是財務(wù)部門的工作，只有讓全體員工認(rèn)識到預(yù)算管理的要求，才能讓員工在工作過程中提高對預(yù)算管理參與的積極性，提高自身的工作能力，實現(xiàn)全員參與的目標(biāo)。

（二）改進預(yù)算目標(biāo)

第一，為了使企業(yè)的預(yù)算體系更加貼近企業(yè)的實際，企業(yè)在預(yù)算管理體系建設(shè)中，需要嚴(yán)格按照預(yù)算目的開展預(yù)算。首先，企業(yè)的預(yù)算管理需要能夠協(xié)助企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，就要求企業(yè)的管理體系趨于完善，并促使預(yù)算管理體系符合企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，清晰地規(guī)范企業(yè)出資者、經(jīng)營者、員工之間的權(quán)利與責(zé)任，防范經(jīng)營者管理過程中越權(quán)的行為，并且實現(xiàn)對經(jīng)營權(quán)力的有效制約，防范一權(quán)獨大的行為，促使出資人的權(quán)益得到有效保障。其次，對企業(yè)內(nèi)部各部門的活動規(guī)劃進行優(yōu)化。企業(yè)內(nèi)部的員工需要認(rèn)識到在開展全面預(yù)算的工作中存在各類問題的成因，并通過優(yōu)化預(yù)算管理機制，明確崗位制度與崗位職責(zé)要求，促使員工在工作中針對存在的問題及時解決，以不斷完善預(yù)算管理體系。

第二，確定企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃。企業(yè)在預(yù)算管理的過程中，需要結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)開展編制，并結(jié)合預(yù)算目標(biāo)開展考評。企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)必須要結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略進行設(shè)定。企業(yè)可以通過SWOT分析的方法判斷企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，做強企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，規(guī)避企業(yè)的劣勢。在外部應(yīng)用好機會，防范威脅給企業(yè)帶來的影響，從而幫助企業(yè)實現(xiàn)轉(zhuǎn)型與升級。

第三，制定基于戰(zhàn)略目標(biāo)的預(yù)算目標(biāo)。企業(yè)要將企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃轉(zhuǎn)化為切實可行的預(yù)算目標(biāo)。預(yù)算作為階段性的戰(zhàn)略目標(biāo)，企業(yè)需要明確預(yù)算的導(dǎo)向性作用。首先，企業(yè)要落實好預(yù)算的執(zhí)行，需要動態(tài)分析執(zhí)行情況，并根據(jù)管理層要求將預(yù)算層層分解到企業(yè)每個階段，細化預(yù)算指標(biāo)體系，將年度預(yù)算細化為月度、季度的預(yù)算，并明確預(yù)算執(zhí)行的責(zé)任。其次，企業(yè)在不同時期預(yù)算目標(biāo)都有不同的特點，初創(chuàng)期的預(yù)算目標(biāo)要側(cè)重于資金的控制，成長期的預(yù)算目標(biāo)要側(cè)重于營銷及成本定價，成熟期的預(yù)算目標(biāo)要側(cè)重于成本控制，改善流程。因此企業(yè)需要結(jié)合自身所處的時期，采用合理的預(yù)算目標(biāo)體系，從平衡計分卡的角度，將企業(yè)的目標(biāo)分解為具體的管理指標(biāo)。

（三）完善預(yù)算管理編制

第一，選擇恰當(dāng)?shù)念A(yù)算編制方法。企業(yè)的預(yù)算編制要提高各部門參與預(yù)算工作的積極性，避免企業(yè)預(yù)算管理要求受到影響。企業(yè)在編制預(yù)算時，要具有靈活性和多樣性，通過多角度、多種方式開展預(yù)算編制，結(jié)合不同項目的特點進行編制。例如對于A企業(yè)而言，A企業(yè)中變動不大的費用支出，采用增量預(yù)算方法進行編制，以企業(yè)上一年度的預(yù)算為依據(jù)進行調(diào)整，如企業(yè)的職工薪酬、水電費可采用這一方式編制。對于A企業(yè)存在一定變動的研發(fā)費用、銷售費用采用零基預(yù)算進行編制，零基預(yù)算能夠避免內(nèi)外環(huán)境產(chǎn)生重大影響導(dǎo)致預(yù)算不再可執(zhí)行的問題。A企業(yè)對于大型設(shè)備采購、無形資產(chǎn)研發(fā)等方面的預(yù)算，通過滾動預(yù)算的方法開展，在預(yù)算發(fā)生的過程中動態(tài)調(diào)整預(yù)算，能夠使預(yù)算更加貼近企業(yè)的實際，發(fā)揮預(yù)算對企業(yè)管理工作的指導(dǎo)性作用。

第二，改進企業(yè)預(yù)算編制程序。企業(yè)在開展預(yù)算編制時，需要尊重基層員工需求，避免僅采用自上而下的編制方法導(dǎo)致企業(yè)預(yù)算不具有可操作性的問題。為了提高基層員工工作的主動性，企業(yè)要通過上下結(jié)合的方式進行預(yù)算編制，通過上下結(jié)合編制方式，各責(zé)任主體結(jié)合自身預(yù)算目標(biāo)編制部門預(yù)算，經(jīng)預(yù)算管理辦公室匯總后，分析預(yù)算草案是否與預(yù)算目標(biāo)相符，若符合，則將預(yù)算草案提交預(yù)算管理委員會。預(yù)算管理委員會進行審批并提出調(diào)整意見，要求各部門對預(yù)算草案進行調(diào)整，通過反復(fù)的溝通與協(xié)調(diào)達成預(yù)算方案，確保預(yù)算工作更具有可行性。

（四）優(yōu)化預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整

第一，完善企業(yè)的預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控程序。企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行中需要分析差異，對于重大差異需要由預(yù)算管理辦公室上報預(yù)算管理委員會進行協(xié)調(diào)與裁決，并通過積極的溝通解決預(yù)算執(zhí)行中的問題。企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行的過程中，需要通過事前、事中方面的管理落實預(yù)算管理工作的具體要求。事前，需要進行預(yù)算支出的申請，申請人通過信息系統(tǒng)查詢預(yù)算額度，并對于需要先報批的工作進行報批。事中管理環(huán)節(jié)，財務(wù)部門需要對報銷進行嚴(yán)格控制，分析報銷的合理性。企業(yè)的財務(wù)部門需要加強對資金的控制，對于各類資金支出必須要提出書面申請，經(jīng)過部門經(jīng)理審批之后交由財務(wù)部審核，對于預(yù)算內(nèi)資金可以直接辦理支付，對于預(yù)算外資金必須要經(jīng)過預(yù)算追加程序之后方可支付。同時企業(yè)在開展預(yù)算執(zhí)行審批時，不同支出采用不同管理方式，例如針對企業(yè)的管理費用、財務(wù)費用、資產(chǎn)折舊、職工薪酬等費用，要求以剛性的原則執(zhí)行。對于研發(fā)預(yù)算等方面的支出，可以設(shè)置一定波動比例，對于在波動比例以內(nèi)的預(yù)算可以審批。對于銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算這一類可變性較強的預(yù)算，則不應(yīng)該采用剛性控制的方法，當(dāng)預(yù)算存在差異時，通過書面解釋便可以調(diào)整，以促使企業(yè)靈活適應(yīng)市場的變化。

第二，完善全面預(yù)算的調(diào)整程序。預(yù)算目標(biāo)一經(jīng)下達不得隨意調(diào)整，以確保預(yù)算具有剛性。在預(yù)算執(zhí)行過程中，如果企業(yè)過于強調(diào)剛性將不利于企業(yè)的發(fā)展。對于預(yù)算目標(biāo)應(yīng)該確定調(diào)整情形，規(guī)范調(diào)整流程，確保調(diào)整有利于預(yù)算目標(biāo)的達成，只有當(dāng)國家經(jīng)濟政策發(fā)生改變對企業(yè)產(chǎn)生影響、企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)生重大調(diào)整、企業(yè)行業(yè)發(fā)展重大轉(zhuǎn)型等情形時，才應(yīng)該嚴(yán)格按照預(yù)算調(diào)整的要求開展調(diào)整，確保預(yù)算調(diào)整的合理性。在預(yù)算調(diào)整時，申請調(diào)整的部門要提供充足的佐證材料，證明預(yù)算調(diào)整工作的必要性和客觀性。預(yù)算經(jīng)過調(diào)整之后，預(yù)算管理委員會需要下達書面文件，要求各部門嚴(yán)格按照調(diào)整之后的預(yù)算執(zhí)行。

（五）強化預(yù)算考核

第一，完善全面預(yù)算的考評指標(biāo)體系。企業(yè)的全面預(yù)算考評體系要承接企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)，績效考評也需要結(jié)合戰(zhàn)略規(guī)劃的要求，以平衡計分卡的維度開展考評。企業(yè)在開展預(yù)算考評時，要合理確定考評權(quán)重，常用方法包括德爾菲法、層次分析法等，通過引入平衡計分卡的思想，對企業(yè)的各類數(shù)據(jù)進行合理分析，并促使各類指標(biāo)更加合理。企業(yè)在不同時期的不同指標(biāo)側(cè)重點有所不同，例如，A企業(yè)針對不同時期、不同維度，結(jié)合企業(yè)的生命周期的側(cè)重點不同，制定考評體系和設(shè)定考核權(quán)重，從而促使企業(yè)預(yù)算考評機制更加合理（詳見表1）。

表1 A企業(yè)針對不同時期考評指標(biāo)表

第二，建立分級考核體系。為了全面評價企業(yè)內(nèi)部各層級人員的預(yù)算效果，確保預(yù)算考核更具有全面性，避免個人利益與企業(yè)利益相沖突的問題產(chǎn)生，企業(yè)需要從企業(yè)層面、部門層面、個人層面三個層面進行考核，結(jié)合不同層面設(shè)置一套完善的預(yù)算目標(biāo)體系，考評不同層面預(yù)算完成的系數(shù)，并將各層面系數(shù)相乘得到員工最終的考評系數(shù)，以此確定員工的績效工資與獎金。

第三，落實獎懲要求。企業(yè)在完成考評之后，需要將考評的效果和各層級人員的獎懲相結(jié)合，使員工明確工作的重點，并以此來約束員工行為。企業(yè)要制定合理的激勵約束機制，區(qū)分企業(yè)的普-通員工和管理層，對不同層級實施有差異的激勵。例如普通員工對自身薪酬方面的激勵較為敏感，因此對普通員工要以物質(zhì)激勵為主，精神激勵為輔。而企業(yè)的管理層需要通過股權(quán)激勵、期權(quán)激勵為主，為其提供職業(yè)發(fā)展空間等方面的激勵為輔，開展綜合激勵。

（六）提高信息技術(shù)水平

企業(yè)在預(yù)算管理各環(huán)節(jié)要落實管理要求，就要借助現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)，落實企業(yè)各關(guān)鍵管理環(huán)節(jié)的要求，通過信息系統(tǒng)幫助企業(yè)提高預(yù)算控制水平，使企業(yè)各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)都在信息系統(tǒng)中得到集成。例如A企業(yè)在管理過程中應(yīng)用SAP系統(tǒng)實現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部資源的集成管控，通過對供產(chǎn)銷各環(huán)節(jié)信息的全面應(yīng)用，幫助企業(yè)實現(xiàn)預(yù)期的效益，達到經(jīng)濟效益最大化的目標(biāo)。企業(yè)需要通過信息系統(tǒng)優(yōu)化預(yù)算管理的各環(huán)節(jié)。首先，通過信息系統(tǒng)開展編制。在預(yù)算編制過程中需要大量的信息，傳統(tǒng)的預(yù)算編制方法可能存在效率低下甚至信息匯總錯誤，通過信息系統(tǒng)企業(yè)可解決預(yù)算編制時數(shù)據(jù)難以歸集的問題，提高了辦公效率，并可確保各類數(shù)據(jù)更具有可追溯性，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效共享。通過信息系統(tǒng)的應(yīng)用，利于企業(yè)內(nèi)部的成員發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中的問題，并且信息系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)在預(yù)算編制過程中，根據(jù)企業(yè)預(yù)先設(shè)定的編制規(guī)則，自動匯總各類數(shù)據(jù)。通過人力資源系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)等各系統(tǒng)的相互銜接，集成各類信息，從而實現(xiàn)預(yù)算編制的信息化。其次，通過信息系統(tǒng)強化預(yù)算分析。在預(yù)算執(zhí)行的過程中，企業(yè)要實現(xiàn)多維度、立體化的分析，并通過定義分析的要求，選擇分析的層次，通過敏感性分析等方面的分析方式，為預(yù)算執(zhí)行提供參考。再次，通過信息系統(tǒng)設(shè)置預(yù)算調(diào)整要求。企業(yè)經(jīng)營過程中內(nèi)外部環(huán)境可能會發(fā)生巨大變化，使企業(yè)原有的預(yù)算難以繼續(xù)執(zhí)行，此時企業(yè)就應(yīng)該通過信息系統(tǒng)完善預(yù)算調(diào)整程序，在預(yù)算調(diào)整時，在信息系統(tǒng)中設(shè)置不同節(jié)點的調(diào)整要求，當(dāng)發(fā)生預(yù)算調(diào)整條件時，企業(yè)信息系統(tǒng)自動對相關(guān)條件進行判斷，分析是否能夠?qū)︻A(yù)算進行調(diào)整。預(yù)算調(diào)整時，各節(jié)點都需要審批人員進行審批，某一環(huán)節(jié)不通過就需要駁回。最后，通過信息系統(tǒng)開展預(yù)算考評。針對預(yù)算考核的環(huán)節(jié)，企業(yè)需要通過信息系統(tǒng)自動收集各類評價指標(biāo)，分析平衡計分卡四個維度達成的效果，并且在考評完成之后與人力資源系統(tǒng)對接數(shù)據(jù)，自動計算各層責(zé)任主體的獎金發(fā)放情況，幫助企業(yè)提高預(yù)算考評的效率。

四、結(jié)束語

全面預(yù)算管理對企業(yè)而言有重要的意義，能夠使企業(yè)的短期目標(biāo)和長期戰(zhàn)略相契合，對于企業(yè)的長遠發(fā)展有重要價值。從預(yù)算管理流程來看，企業(yè)在預(yù)算目標(biāo)確定、預(yù)算編制、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算考核環(huán)節(jié)都需要落實管理要求，以提升預(yù)算管理的水平，幫助企業(yè)實現(xiàn)預(yù)算管理理念的變革。企業(yè)在未來發(fā)展過程，除了本文所探討的相關(guān)理論之外，還需要結(jié)合企業(yè)的實際進一步強化預(yù)算管理體系，從而幫助企業(yè)改進自身的管理水平。