基于數(shù)據(jù)共享的“一站式”學(xué)籍電子注冊(cè)平臺(tái)建設(shè)與應(yīng)用

周君儀 鄧謙 竇慧莉 李建禎

1.江蘇科技大學(xué)信息化建設(shè)與管理辦公室

2.江蘇科技大學(xué)計(jì)算機(jī)學(xué)院

3.江蘇科技大學(xué)電信學(xué)院

● 引言

目前，很多高校信息系統(tǒng)的建設(shè)取得長(zhǎng)足進(jìn)步，并建立了自己的共享數(shù)據(jù)中心，持續(xù)開展數(shù)據(jù)治理工作，為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)上的互通、應(yīng)用上的互聯(lián)提供了基礎(chǔ)保障。學(xué)籍注冊(cè)工作作為教育管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，經(jīng)常需要耗費(fèi)大量人力，思考如何利用共享數(shù)據(jù)為學(xué)校學(xué)籍注冊(cè)管理服務(wù)提供有力支撐。

高校學(xué)籍注冊(cè)管理工作在每學(xué)期開學(xué)初就要完成，傳統(tǒng)做法中涉及的學(xué)生狀態(tài)、繳費(fèi)、貸款等數(shù)據(jù)信息需要耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行核實(shí)，再逐層匯總提交給教務(wù)管理部門進(jìn)行學(xué)籍注冊(cè)。針對(duì)這種情況，筆者所在學(xué)校建設(shè)了學(xué)生、教務(wù)、繳費(fèi)、貸款等系統(tǒng)，系統(tǒng)積累的大量數(shù)據(jù)可以共享，在共享數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上構(gòu)建“一站式”學(xué)籍注冊(cè)管理服務(wù)平臺(tái)，既體現(xiàn)“以學(xué)生為中心”的工作理念，又大量減輕管理人員重復(fù)工作量，提升注冊(cè)工作效率，提高教育管理水平，從而借助信息化手段樹立全新的學(xué)籍管理工作理念，轉(zhuǎn)變學(xué)籍管理模式。

● 學(xué)籍注冊(cè)管理要求

按要求，在每學(xué)期開學(xué)時(shí)，學(xué)生應(yīng)按學(xué)校規(guī)定辦理注冊(cè)手續(xù)，取得繼續(xù)學(xué)習(xí)的資格。學(xué)年第一學(xué)期學(xué)生憑財(cái)務(wù)處的已繳費(fèi)用證明進(jìn)行注冊(cè)；家庭經(jīng)濟(jì)困難的學(xué)生可以申請(qǐng)助學(xué)貸款或者其他形式資助，辦理有關(guān)手續(xù)后注冊(cè)；未按學(xué)校規(guī)定繳納學(xué)費(fèi)或者其他不符合注冊(cè)條件的，不予注冊(cè)；因故不能如期注冊(cè)的，應(yīng)履行暫緩注冊(cè)手續(xù)；未履行暫緩注冊(cè)手續(xù)逾期兩周不注冊(cè)的，視為自動(dòng)放棄學(xué)籍，學(xué)校按自動(dòng)退學(xué)處理。對(duì)于家庭經(jīng)濟(jì)困難的學(xué)生，學(xué)校提供申請(qǐng)貸款或者其他形式資助，完成相關(guān)手續(xù)后學(xué)生可進(jìn)行注冊(cè)。學(xué)生學(xué)籍注冊(cè)手續(xù)的開展，既是學(xué)生學(xué)籍得以保持的手段，也是學(xué)校學(xué)生管理工作中的重要步驟，學(xué)生只有完成注冊(cè)工作才可以進(jìn)行下一步的學(xué)習(xí)。

● 數(shù)據(jù)共享

筆者所在學(xué)校前期建設(shè)的本科生、研究生、教務(wù)、繳費(fèi)等系統(tǒng)積累了大量數(shù)據(jù)，為實(shí)現(xiàn)學(xué)籍電子注冊(cè)需要多種業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)共享。要實(shí)現(xiàn)全校不同類型學(xué)生的注冊(cè)，需要有明細(xì)的數(shù)據(jù)源區(qū)，如本科生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源于教務(wù)系統(tǒng)，研究生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源于研究生系統(tǒng)，繳費(fèi)數(shù)據(jù)來源于財(cái)務(wù)系統(tǒng)，相關(guān)助學(xué)貸款等數(shù)據(jù)來源于學(xué)工相關(guān)系統(tǒng)。在明確數(shù)據(jù)源以后，通過Webservice接口，學(xué)籍電子注冊(cè)管理服務(wù)平臺(tái)實(shí)時(shí)查詢學(xué)生繳費(fèi)情況、緩繳狀態(tài)，學(xué)生完成了相關(guān)手續(xù)即可實(shí)現(xiàn)電子注冊(cè)。為實(shí)現(xiàn)電子注冊(cè)效果最大化，需要進(jìn)行電子注冊(cè)狀態(tài)和各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，通過Webservice接口，各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，如教務(wù)系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)等可以實(shí)時(shí)讀取學(xué)生電子注冊(cè)狀態(tài)，當(dāng)學(xué)生處于未注冊(cè)狀態(tài)時(shí)，各應(yīng)用系統(tǒng)可以通過限制相關(guān)功能的方式提醒學(xué)生及時(shí)注冊(cè)，以保證電子注冊(cè)的效果。

● 學(xué)籍電子注冊(cè)管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)內(nèi)容

1.總體需求

學(xué)籍電子注冊(cè)管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)要體現(xiàn)“以人為本”的理念，分析注冊(cè)環(huán)節(jié)中非增值活動(dòng)環(huán)節(jié)，特別是來回傳遞、重復(fù)勞動(dòng)、手工勞動(dòng)等環(huán)節(jié)。按照學(xué)籍注冊(cè)管理要求，通過底層數(shù)據(jù)共享、對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的改造，消除非增值活動(dòng)和調(diào)節(jié)新增值活動(dòng)，以項(xiàng)目化思維整合工作任務(wù)。經(jīng)過改造和優(yōu)化的任務(wù)再進(jìn)行整合，將整體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行明確，使業(yè)務(wù)辦理流暢、連貫，再設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)表單，畫流程圖，實(shí)現(xiàn)注冊(cè)相關(guān)業(yè)務(wù)辦理，滿足師生需求。建設(shè)管理服務(wù)平臺(tái)需解決手工操作工作量大、信息不透明、執(zhí)行不規(guī)范、統(tǒng)計(jì)不到位等問題，實(shí)現(xiàn)工作流程精細(xì)化、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)實(shí)時(shí)化，提高辦公效率和服務(wù)能力。

2.功能模塊設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)包含學(xué)生基本信息管理、注冊(cè)管理、暫緩注冊(cè)管理、學(xué)生到校管理、繳費(fèi)信息查詢、注冊(cè)信息統(tǒng)計(jì)分析六個(gè)功能模塊，系統(tǒng)功能框架如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)功能框架

①學(xué)生基本信息管理模塊。從新生入學(xué)開始，教務(wù)處從招生系統(tǒng)中獲取學(xué)生的基本學(xué)籍信息，包含學(xué)生學(xué)號(hào)、班級(jí)等，完成新生應(yīng)注冊(cè)人員數(shù)據(jù)對(duì)接到學(xué)籍電子注冊(cè)管理服務(wù)平臺(tái)中。老生數(shù)據(jù)則直接將教務(wù)系統(tǒng)中的目前在籍學(xué)生對(duì)接到學(xué)籍電子注冊(cè)管理服務(wù)平臺(tái)中。

②注冊(cè)管理模塊。其中包含批次設(shè)置、學(xué)生注冊(cè)、學(xué)生注冊(cè)信息管理三個(gè)子模塊，是學(xué)籍電子注冊(cè)管理服務(wù)平臺(tái)的核心部分。批次設(shè)置：在新增批次時(shí)，先要設(shè)置學(xué)年、學(xué)歷層次（研究生、本?？粕?、批次名稱、注冊(cè)開始時(shí)間和注冊(cè)結(jié)束時(shí)間（學(xué)生可操作的時(shí)間段），是否啟用。學(xué)生注冊(cè)申請(qǐng)：可以進(jìn)行注冊(cè)操作的學(xué)生有兩種，一是應(yīng)繳金額等于已繳金額的正常繳費(fèi)的學(xué)生，二是暫緩注冊(cè)申請(qǐng)被批準(zhǔn)的。學(xué)生進(jìn)入注冊(cè)界面可以看到自己的繳費(fèi)情況、暫緩注冊(cè)審批是否通過，以及個(gè)人基本信息。學(xué)生提交注冊(cè)申請(qǐng)，系統(tǒng)判斷是不是現(xiàn)在啟用的批次內(nèi)的學(xué)生，然后根據(jù)學(xué)生繳費(fèi)情況和暫緩注冊(cè)的是否通過情況判斷學(xué)生是否能進(jìn)行注冊(cè)。已繳費(fèi)的注冊(cè)成功后狀態(tài)為已注冊(cè)，暫緩注冊(cè)流程通過的點(diǎn)注冊(cè)狀態(tài)為暫緩注冊(cè)，其余的不可進(jìn)行注冊(cè)，狀態(tài)為未注冊(cè)。系統(tǒng)需要與暫緩注冊(cè)流程和應(yīng)繳實(shí)繳的數(shù)據(jù)來判斷當(dāng)前學(xué)是否符合注冊(cè)條件。學(xué)生電子注冊(cè)流程如圖2所示。學(xué)生注冊(cè)信息管理：可以根據(jù)不同查詢條件查詢學(xué)生注冊(cè)信息，特殊情況下可由系統(tǒng)管理員為學(xué)生注冊(cè)。輔導(dǎo)員或?qū)W院研究生經(jīng)辦人可以按批次查詢學(xué)生注冊(cè)信息，包括注冊(cè)狀態(tài)（已注冊(cè)、暫緩注冊(cè)、未注冊(cè)）、到校狀態(tài)（已到校、未到校）。

圖2 學(xué)生電子注冊(cè)流程

③暫緩注冊(cè)管理模塊，包含暫緩注冊(cè)申請(qǐng)、暫緩注冊(cè)審核兩個(gè)子模塊。在實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)遇到學(xué)生因受助學(xué)貸款、建檔立卡等因素的影響，在規(guī)定的學(xué)籍電子注冊(cè)周期內(nèi)無法完成注冊(cè)的情況。學(xué)生申請(qǐng)暫緩注冊(cè)，經(jīng)相關(guān)管理者審批后，即可進(jìn)行注冊(cè)。

④學(xué)生到校管理模塊。系統(tǒng)對(duì)接一卡通消費(fèi)數(shù)據(jù)，根據(jù)消費(fèi)情況自動(dòng)更新學(xué)生到校狀態(tài)，可以學(xué)生在注冊(cè)期間是否有消費(fèi)為準(zhǔn)。本科生輔導(dǎo)員或研究生學(xué)院經(jīng)辦人可以手動(dòng)將未被自動(dòng)認(rèn)定到校的學(xué)生設(shè)置為已到校。

⑤學(xué)生繳費(fèi)信息查詢模塊。系統(tǒng)對(duì)接財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，學(xué)生在注冊(cè)界面上能直接查看應(yīng)繳費(fèi)用、已繳費(fèi)用、未繳費(fèi)用清單，及時(shí)準(zhǔn)確了解自己繳費(fèi)情況。

⑥注冊(cè)信息統(tǒng)計(jì)分析模塊。多維度的注冊(cè)信息統(tǒng)計(jì)，包括按批次、按院系、按專業(yè)、按班級(jí)統(tǒng)計(jì)學(xué)生注冊(cè)情況，包括應(yīng)注冊(cè)、已注冊(cè)、暫緩注冊(cè)和未注冊(cè)人數(shù)和百分比?？梢渣c(diǎn)擊人數(shù)看到具體的學(xué)生名單及注冊(cè)情況。多維度的到校信息統(tǒng)計(jì)，包括按批次、按院系、按專業(yè)、按班級(jí)統(tǒng)計(jì)學(xué)生到校情況。多維度的暫緩注冊(cè)信息統(tǒng)計(jì)，包括按批次、按院系、按專業(yè)、按班級(jí)統(tǒng)計(jì)暫緩注冊(cè)情況、暫緩審批各狀態(tài)。

3.系統(tǒng)角色及權(quán)限

系統(tǒng)應(yīng)能自行配置不同角色，各角色可自行配置不同模塊功能，用戶可配置不同角色，角色授權(quán)如下表所示。

● 學(xué)籍電子注冊(cè)管理服務(wù)平臺(tái)實(shí)踐應(yīng)用

筆者所在學(xué)校學(xué)籍電子注冊(cè)管理服務(wù)平臺(tái)在運(yùn)行期間，首先由本科生、研究生教務(wù)管理部門發(fā)布通知，通知學(xué)生注冊(cè)，對(duì)超時(shí)未注冊(cè)的學(xué)生情況進(jìn)行核實(shí)，并對(duì)未注冊(cè)學(xué)生在校下一階段學(xué)習(xí)情況進(jìn)行控制，同時(shí)，根據(jù)注冊(cè)成功學(xué)生信息進(jìn)行國(guó)家學(xué)籍系統(tǒng)注冊(cè)。

本科生、研究生學(xué)工管理部門通知特殊情況學(xué)生進(jìn)行暫緩注冊(cè)申請(qǐng)，通過暫緩注冊(cè)申請(qǐng)匯總信息比對(duì)貸款學(xué)生信息，可明確哪些學(xué)生并非貧困生，核實(shí)學(xué)生提交申請(qǐng)，完成審批工作。

角 色 權(quán) 限系統(tǒng)管理員 系統(tǒng)管理、日志管理、外部接口校領(lǐng)導(dǎo) 查詢學(xué)生繳費(fèi)情況、注冊(cè)及報(bào)到情況學(xué)院領(lǐng)導(dǎo) 查詢本院學(xué)生繳費(fèi)情況、注冊(cè)及報(bào)到情況，審核學(xué)生暫緩注冊(cè)申請(qǐng)學(xué)生處、研究生院 注冊(cè)批次維護(hù)，辦理學(xué)生注冊(cè)，查詢學(xué)生繳費(fèi)及注冊(cè)情況輔導(dǎo)員/班主任 確認(rèn)學(xué)生到校狀態(tài)，查詢學(xué)生繳費(fèi)及注冊(cè)情況，審核學(xué)生暫緩注冊(cè)申請(qǐng)學(xué)生 查看自己的學(xué)籍信息、繳費(fèi)信息，申請(qǐng)暫緩注冊(cè)，進(jìn)行電子注冊(cè)

財(cái)務(wù)處通過暫緩注冊(cè)申請(qǐng)緩繳金額匯總明確學(xué)校學(xué)費(fèi)收繳問題，確定每學(xué)期繳費(fèi)缺口數(shù)據(jù)。

學(xué)生登錄手機(jī)APP進(jìn)入平臺(tái)，即可隨時(shí)查看繳費(fèi)數(shù)據(jù)、欠費(fèi)數(shù)據(jù)情況，并根據(jù)要求完成繳費(fèi)。繳清相關(guān)費(fèi)用的學(xué)生通過平臺(tái)點(diǎn)擊注冊(cè)按鈕即可完成注冊(cè)。有家庭困難等特殊情況的學(xué)生，如不能及時(shí)繳費(fèi)，也可進(jìn)行暫緩注冊(cè)申請(qǐng)。在學(xué)生提交申請(qǐng)后，由學(xué)院和學(xué)生管理部門對(duì)申請(qǐng)情況進(jìn)行核實(shí)，當(dāng)審批通過后，數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)推送到注冊(cè)平臺(tái)，學(xué)生再點(diǎn)擊注冊(cè)也能順利完成注冊(cè)。

班級(jí)輔導(dǎo)員/班主任可以實(shí)時(shí)查詢本班學(xué)生繳費(fèi)、暫緩注冊(cè)情況，對(duì)到校學(xué)生進(jìn)行到校狀態(tài)確認(rèn)。

學(xué)校各層領(lǐng)導(dǎo)可以通過注冊(cè)統(tǒng)計(jì)頁面實(shí)時(shí)查看繳費(fèi)率、注冊(cè)率、暫緩注冊(cè)率及到校率。

學(xué)籍電子注冊(cè)管理服務(wù)平臺(tái)的啟用讓繳費(fèi)率提高到了99%。同時(shí)，平臺(tái)為學(xué)生提供了全面的財(cái)務(wù)繳費(fèi)信息查詢服務(wù)以及多種線上注冊(cè)途徑，給學(xué)生學(xué)籍注冊(cè)帶來了極大方便，增加了信息透明度，充分體現(xiàn)了“以學(xué)生為中心”的工作理念。平臺(tái)在建設(shè)、應(yīng)用過程中梳理了相關(guān)部門數(shù)據(jù)源、業(yè)務(wù)流程，提高了財(cái)務(wù)處、教務(wù)處、研究生院和學(xué)生處的工作效率，進(jìn)一步規(guī)范了學(xué)籍管理工作流程，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校對(duì)學(xué)生學(xué)籍注冊(cè)信息及繳費(fèi)信息的全面把握，提升了管理效能。

● 結(jié)語

高校學(xué)籍注冊(cè)工作依托信息技術(shù)有效提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量，是高校教學(xué)管理工作作風(fēng)轉(zhuǎn)變的有效方式。學(xué)籍電子注冊(cè)管理服務(wù)平臺(tái)在推行實(shí)施過程中還要根據(jù)政策和學(xué)校實(shí)際情況不斷進(jìn)行調(diào)整、迭代、優(yōu)化，促進(jìn)學(xué)籍管理工作向縱深發(fā)展。