探究如何在信息化條件下改進(jìn)檔案管理工作

趙建梅

（河北省水文工程地質(zhì)勘查院 河北石家莊 050800）

信息化時(shí)代，各行各業(yè)都廣泛應(yīng)用了信息技術(shù)，其除了對(duì)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)生較大影響之外，還影響了精神文明方面的建設(shè)。信息化條件下，企業(yè)檔案管理同樣需要緊跟時(shí)代步伐積極創(chuàng)新，下面，結(jié)合檔案管理工作，探討信息化條件下的檔案管理改進(jìn)策略。

1 新時(shí)期檔案管理的要求

1.1 從管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)檔案管理工作中，管理人員僅需要收集和整理檔案，若其他人員需要借閱檔案，就必須按照相關(guān)手續(xù)辦理檔案的借閱登記，這樣的管理模式很顯然滿足不了信息時(shí)代的發(fā)展需要。檔案是檔案管理的主要對(duì)象，且服務(wù)于群眾。因此，從管理理念上分析，檔案管理理念從以往的管理朝著服務(wù)轉(zhuǎn)變，滿足了時(shí)代的發(fā)展需要，而且不斷提高了檔案管理質(zhì)量，最大程度地發(fā)揮了檔案管理的價(jià)值。

1.2 對(duì)檔案管理效率的追求更高

現(xiàn)如今，檔案管理工作基本上都是保留紙質(zhì)檔案和電子檔案，對(duì)檔案管理人員而言，增加了管理難度；同時(shí)，在社區(qū)管理服務(wù)不斷開展的今天，人們對(duì)檔案管理效率的要求顯著提高。例如，傳統(tǒng)的工作模式先是由其他部門和群眾提高使用檔案的要求，然后由檔案管理人員查找檔案，并及時(shí)填寫借閱表，之后在規(guī)定的期限內(nèi)將檔案歸還，這個(gè)過程中，檔案的管理相當(dāng)復(fù)雜繁瑣，需要耗費(fèi)較多的時(shí)間，且整體工作效率不高。信息化條件下，逐步投入了新設(shè)備和新技術(shù)，為高質(zhì)量、高效開展檔案管理提供良好的條件，且追求高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)也是當(dāng)前時(shí)代檔案管理工作的開展方向。

1.3 檔案保持和挖掘價(jià)值同等重要

保持檔案資料的安全性和完整性是早期檔案管理工作的核心，降低檔案出現(xiàn)丟失、破損問題的發(fā)生率。但是，檔案除了借閱之外，還具有一定的使用和參考屬性，這個(gè)過程中，檔案管理人員可在信息化條件下合理分析、整合與利用檔案資料，充分挖掘檔案的價(jià)值，讓檔案資源的服務(wù)價(jià)值充分發(fā)揮出來。由此可見，當(dāng)前時(shí)期背景下，檔案管理人員要發(fā)揮信息技術(shù)的作用，加快檔案管理轉(zhuǎn)型的步伐，提高檔案資料的完整性，充分挖掘檔案的價(jià)值，這也是預(yù)期的目標(biāo)。

2 信息化條件下檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理人員水平有待加強(qiáng)

企業(yè)要想更好地轉(zhuǎn)型升級(jí)，有必要優(yōu)化人力資源并加強(qiáng)管理。企業(yè)管理人員要想構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，就必須具有充足的與檔案管理信息化相匹配的優(yōu)秀技術(shù)人員。但是，傳統(tǒng)檔案管理工作中，基本上都是只能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的數(shù)字化，檔案管理人員綜合能力不高，甚至有很多企業(yè)都沒有專門的檔案管理部門和檔案管理人員。檔案管理人員對(duì)檔案管理軟件的了解不足，最終在檔案管理工作中仍然應(yīng)用傳統(tǒng)的方法，對(duì)企業(yè)檔案信息化管理產(chǎn)生不利影響。因此，要想促進(jìn)檔案管理人員綜合技能和素質(zhì)的提高，讓其技術(shù)能力達(dá)到計(jì)算機(jī)水平，企業(yè)必須花費(fèi)大量的經(jīng)費(fèi)和實(shí)際系統(tǒng)地培訓(xùn)員工，但這無疑給企業(yè)造成較大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

2.2 檔案管理信息化意識(shí)不強(qiáng)

企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，主要以利潤最大化為終極目標(biāo)，這些問題容易導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理存在較大的偏差，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理無法給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此，對(duì)檔案管理的重視不足，更不注重投資檔案管理。這樣，在未來企業(yè)不斷轉(zhuǎn)型的過程中，存檔設(shè)備過時(shí)、檔案管理人員短缺的問題比較突出，甚至還可能出現(xiàn)檔案管理人員缺乏工作積極性，對(duì)提高檔案管理效率產(chǎn)生不利影響。此外，企業(yè)檔案管理中，除了管理層不重視檔案管理之外，檔案管理人員信息化意識(shí)不強(qiáng)也會(huì)影響檔案管理信息化水平的提高。一方面，檔案管理人員并沒有深刻意識(shí)到檔案管理工作的重要性，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理就是簡單地收集和整理檔案，員工工作缺乏熱情。另一方面，檔案管理人員信息素養(yǎng)不高，并未深刻認(rèn)識(shí)檔案管理信息化，對(duì)答案管理的認(rèn)知不足，以此將檔案管理當(dāng)做整理歸檔紙質(zhì)資料劃上等號(hào)，更不了解以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)營管理重要性的認(rèn)識(shí)，對(duì)企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展造成較大的影響。

2.3 缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施

我國檔案管理中保存紙質(zhì)檔案仍然是主要的一種方式，這就意味著檔案管理需要耗費(fèi)較多的人力、物力?；跈n案管理人員工作能力的差異，每個(gè)員工的工作效率不同，自然無法提高檔案管理效率。但是，信息化條件下，我國檔案管理工作改革的過程中需要大量的檔案管理設(shè)備，受到缺乏資金影響，不利于提高檔案管理信息化建設(shè)效率。也有部分企業(yè)在信息化建設(shè)方面投入較多，但是信息技術(shù)人員并不了解檔案管理工作，開發(fā)出來的檔案管理軟件實(shí)用性不強(qiáng)，滿足不了當(dāng)前時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的需要。最后，我國大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)檔案管理信息化的過程中仍然以單機(jī)為主，不同檔案管理機(jī)構(gòu)還未完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

2.4 缺乏健全的管理機(jī)制

檔案管理工作中仍然存在換機(jī)構(gòu)管理和檔案運(yùn)輸?shù)膯栴}，這無疑加大力度檔案管理難度。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。一方面，未明確職責(zé)。目前，仍然有很多檔案管理機(jī)構(gòu)沒有完善的檔案管理工作制度，缺乏統(tǒng)一且規(guī)范的檔案管理，如此一來，就會(huì)在檔案運(yùn)輸或換機(jī)構(gòu)管理時(shí)存在重復(fù)收錄信息的問題，造成不必要的人力物力浪費(fèi)。另一方面，檔案管理方法有待完善。目前，仍然有很多檔案管理機(jī)構(gòu)堆放儲(chǔ)存材料，差別檔案時(shí)再統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞和移交，整理檔案和歸檔時(shí)基本上都是有需求再整理，檔案管理效率不高。

3 信息化條件下改進(jìn)檔案管理工作策略

3.1 提高檔案人員的綜合能力

針對(duì)當(dāng)前階段檔案管理缺乏人才的問題，企業(yè)很有必要從源頭上加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，也就是加大建設(shè)檔案管理人員隊(duì)伍，提高檔案人員的綜合能力。具體來講，可從3個(gè)方面改進(jìn)。

第一，不斷強(qiáng)化檔案人員的信息化意識(shí)。企業(yè)管理者應(yīng)意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)離不開人才的支撐，這就需要企業(yè)從外界引進(jìn)具有較高的計(jì)算機(jī)水平且對(duì)檔案信息技術(shù)相當(dāng)熟悉的專業(yè)人才。加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識(shí)，在提高其意識(shí)的基礎(chǔ)上，調(diào)動(dòng)檔案管理人員檔案信息化管理的積極性。

第二，招聘檔案管理人員時(shí)，應(yīng)全面了解員工后續(xù)崗位是否適應(yīng)和軟件系統(tǒng)的應(yīng)用相關(guān)問題，之后，從檔案管理信息化的需要出發(fā)招聘員工。為了建設(shè)一支可以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理信息化的人才隊(duì)伍，必須為檔案管理人員提供良好的條件。

第三，加大培訓(xùn)力度。企業(yè)管理制可以立足當(dāng)前時(shí)代信息化技術(shù)發(fā)展和自身需求，定期開展與信息化技術(shù)有關(guān)的培訓(xùn)班，并在日常工作中發(fā)送案例資料、信息化技術(shù)和理論有關(guān)的資料，為檔案管理人員提供參考，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。如此一來，檔案管理人員參與培訓(xùn)的過程中不斷提高自身計(jì)算機(jī)水平和電子文檔操作能力，提高其學(xué)習(xí)積極性，增強(qiáng)其對(duì)檔案安全包含的了解，促進(jìn)自身綜合能力的提高。

3.2 加大制度建設(shè)

制度建設(shè)是檔案管理信息系統(tǒng)中重要的一部分內(nèi)容，具體包含安全、監(jiān)控和管理方面的制度。

首先，從管理及監(jiān)控制度方面分析。為了促進(jìn)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，管理人員應(yīng)結(jié)合特定的監(jiān)督方法，并給予和檔案管理有關(guān)的利益者制定明確的獎(jiǎng)懲制度，但必須對(duì)獎(jiǎng)懲的標(biāo)準(zhǔn)與對(duì)象進(jìn)行明確。同時(shí)，為了推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行，必須警告和處罰違規(guī)違法的員工。加大力度監(jiān)督員工，確保工作任務(wù)的安全性，調(diào)動(dòng)員工工作積極性。

其次，從安全管理制度方面分析。對(duì)安全的責(zé)任進(jìn)行明確，讓安全措施不斷規(guī)范。檔案室應(yīng)及時(shí)配備各種類型的安全設(shè)施，并由專人管理，確保不會(huì)發(fā)生意外事件。此外，企業(yè)要以自身情況制定相關(guān)的制度，例如，查詢和注冊(cè)文件，直接嚴(yán)格按照相關(guān)計(jì)劃對(duì)文件儲(chǔ)存系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，促進(jìn)檔案管理工作更具穩(wěn)定性和安全性。同時(shí)，保障數(shù)據(jù)的安全性，管理敏感數(shù)據(jù)時(shí)，可利用加密技術(shù)，由多人同時(shí)保管，并共同開啟儲(chǔ)存文件的密鑰，避免競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手采取非法手段獲取數(shù)據(jù)給企業(yè)造成較大的經(jīng)濟(jì)損失。

3.3 改進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)

檔案信息化這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)很有必要健全檔案管理系統(tǒng)。首先，設(shè)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)的軟件功能時(shí)，應(yīng)合理利用文件處理流程。其次，在信息系統(tǒng)中，健全內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。最后，使用電子檔案時(shí)，需要注意幾個(gè)問題：第一，電子檔案的安全。計(jì)算機(jī)快速發(fā)展使得電子檔案的范圍逐步擴(kuò)展，數(shù)量也顯著增加，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展速度相當(dāng)驚人，但是也面臨主動(dòng)黑客攻擊、計(jì)算機(jī)病毒的防范等問題。第二，電子檔案的真實(shí)性。因?yàn)殡娮游募纳傻綒w檔的過程中并沒有進(jìn)行程序化和規(guī)范化管理，仍然存在草稿性電子文件自生自滅的問題，且絕大部分檔案管理還未形成統(tǒng)一的管理方法，電子檔案的儲(chǔ)存載體耐久性不足對(duì)檔案的可靠性和完整性都產(chǎn)生影響，最終影響其真實(shí)性。第三，電子檔案法律效力問題。一般情況下，都是通過相關(guān)載體確定檔案的法律效力，但是電子檔案的載體是不固定的，因此，增加了法律認(rèn)定條文的復(fù)雜程度。

3.4 整合資源優(yōu)化檔案管理模式

為企業(yè)提供良好的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)是企業(yè)檔案管理的目的和責(zé)任，這是滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中信息需要的關(guān)鍵，而且也是確認(rèn)工作有效性的關(guān)鍵。目前，企業(yè)檔案管理常見的方法有分散管理和集中管理兩大類，很顯然兩種模式都滿足不了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中相關(guān)數(shù)據(jù)的需要。這就要求企業(yè)以一體化管理系統(tǒng)切入改革檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案背景資料、檔案資料和其他方面信息的融合，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)中各方面需求得到滿足。為了發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理創(chuàng)新方面的作用，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際問題進(jìn)行改革，創(chuàng)新檔案管理工作時(shí)，以提高管理效率為主，健全管理體系，確保準(zhǔn)確、完整地錄入檔案，配備專業(yè)的數(shù)據(jù)監(jiān)督，并健全追責(zé)制度，保證發(fā)生問題時(shí)可以找到相應(yīng)的責(zé)任人，從源頭上解決存在的問題。如此一來，在完善相關(guān)制度后，管理效率顯著提高，數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)也相應(yīng)地降低。

3.5 融合知識(shí)把握檔案管理發(fā)展方向

企業(yè)檔案管理工作的開展目標(biāo)為滿足企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中相關(guān)信息的需求，因此，很有必要發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)如大數(shù)據(jù)技術(shù)等整合、分類和開發(fā)檔案信息的作用，為企業(yè)提供良好的服務(wù)。從知識(shí)管理的角度切入，除了要提高檔案管理人員服務(wù)意識(shí)之外，還要加強(qiáng)提高其創(chuàng)造意識(shí)和理解知識(shí)信息的能力，充分挖掘有效的檔案資源。當(dāng)前時(shí)期正處于創(chuàng)新的時(shí)代，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)深化檔案改革，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作和企業(yè)發(fā)展的高度融合，使企業(yè)檔案管理部門在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個(gè)方面融入檔案信息管理。因此，企業(yè)管理部門要加強(qiáng)收集信息，從多個(gè)渠道收集有效的信息，之后分類整理并再挖掘，過濾掉無用的信息，選出有效且有規(guī)律的檔案信息。檔案管理部門應(yīng)采取有效的方法挖掘、整合和再排列信息，提高信息的有序性和有效性。與此同時(shí)，還要確保檔案的完整性和安全性，避免檔案泄露或檔案流失。最后，還要注意增強(qiáng)自身服務(wù)意識(shí)，對(duì)各類檔案進(jìn)行了解，借助自身工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)用戶使用行為進(jìn)行預(yù)判，從檔案使用者的角度思考問題，為企業(yè)提供良好的服務(wù)，讓企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)對(duì)檔案管理的需求得以滿足。

4 結(jié)語

總而言之，檔案管理是一項(xiàng)緊跟時(shí)代步伐工作，需要管理人員緊跟時(shí)代的步伐積極創(chuàng)新。當(dāng)前時(shí)代，信息技術(shù)對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生較大的影響，加大檔案管理信息化建設(shè)，有利于推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，加大力度培訓(xùn)檔案管理人員，加強(qiáng)信息管理硬件系統(tǒng)建設(shè)，保障電子檔案的安全。做好這些工作，才能將檔案管理信息化優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來，給檔案管理人員做好檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，提高檔案管理效率，為檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供支撐。