高校教務(wù)管理信息化存在的問題及解決措施初探

文/戴錦陽（嘉興南洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院 浙江嘉興 314000）

在一所學(xué)校中，學(xué)校的教務(wù)管理工作將直接影響學(xué)生學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量以及教學(xué)秩序，所以教務(wù)管理是學(xué)校管理工作中的核心內(nèi)容。在教學(xué)教務(wù)管理工作改革不斷深入的背景下，學(xué)校管理者愈發(fā)意識到了傳統(tǒng)教務(wù)管理工作的不足，也意識到了高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的必要性，同時也發(fā)現(xiàn)了信息化建設(shè)的一些難題和挑戰(zhàn)。對于高校的管理者而言，需要思考如何在目前的信息化時代，有效地完成教務(wù)管理的信息化建設(shè)，借助一系列的信息技術(shù)來提升教務(wù)管理水平。

一、簡述高校教務(wù)管理信息化概念及其優(yōu)點

高校教務(wù)管理信息化主要指在高校管理過程中，管理者能夠利用信息技術(shù)來提高管理過程的效率和改變傳統(tǒng)管理的組織方式，加速信息傳遞和反饋的速度。在高校管理中，教務(wù)管理是非常重要的一部分內(nèi)容，涉及教育的方方面面，關(guān)系到學(xué)生、學(xué)校的長期發(fā)展。將高校教務(wù)管理信息化是具有一定的現(xiàn)實意義的。首先，通過高校教務(wù)管理信息化，能夠讓教務(wù)管理工作變得更為規(guī)范化，因為在高校教學(xué)不斷深入的背景下，管理者在教務(wù)管理過程中會面臨著非常龐雜的數(shù)據(jù)，并且各個數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系非常緊密，在這個過程中，如果采用傳統(tǒng)的管理模式很有可能會出現(xiàn)把數(shù)據(jù)弄混，或者是造成數(shù)據(jù)丟失的情況，而在將教務(wù)管理信息化之后，管理者可以直接借助一系列的數(shù)據(jù)分析或者是統(tǒng)計手段，把各類格式相同的數(shù)據(jù)整理到一起，將不同的信息進行有效的分類，在需要數(shù)據(jù)時直接通過關(guān)鍵詞進行搜索。并且在這個過程中，為了確保數(shù)據(jù)能夠安全地被保存，還可以設(shè)置一些密鑰和權(quán)限，以此來保證數(shù)據(jù)的安全性，借助這種網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理，讓教務(wù)管理過程變得現(xiàn)代化和便捷化。其次，通過教務(wù)管理信息化，還能夠?qū)崿F(xiàn)整個教學(xué)工作全要素、全過程的管理，因為本身教學(xué)系統(tǒng)由許多要素所構(gòu)成，既包括了教師，也包括了學(xué)生，既包括目前的一些教學(xué)硬件，也包括了教學(xué)軟件，在進行教務(wù)管理的過程中，管理者是要將這些要素全部進行考慮。僅憑之前的人工管理方式難度較大，而在進行信息化之后，能夠采用過程式的一個管理模式，借助樹狀圖或者是借助時間線的方式來進行系統(tǒng)化的梳理，然后將整個教學(xué)工作進行系統(tǒng)化的過程管理，把不同要素全部有序銜接到一起。通過這樣的方式，能夠把復(fù)雜的系統(tǒng)過程變得更為清晰化，并且在這個過程中，通過一些信息化手段，無論是作為施教者還是受教者，他們也能夠更加清晰地了解到整個的教學(xué)培養(yǎng)過程、計劃等內(nèi)容，實現(xiàn)教學(xué)工作的透明化。

二、論析高校教務(wù)管理信息化存在的問題

通過高校教務(wù)管理信息化，能夠有效提升學(xué)校管理效率，但是經(jīng)過觀察發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段高校教務(wù)管理信息化仍然存在一些問題。

第一點是目前很多學(xué)校的教務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)計不夠合理。如對于很多學(xué)校的管理者而言，他們?yōu)榱擞行嵘芾硇?，一般都會邀請校外的軟件公司來設(shè)計或者是研發(fā)專業(yè)的管理程序，但在這個過程中。對于學(xué)校的管理者而言，他們自身并不會參與研發(fā)軟件設(shè)計，所以軟件公司更多是根據(jù)一些軟件的實際特點或者是根據(jù)目前市場上的需求來完成系統(tǒng)的設(shè)計。在設(shè)計之后，可以發(fā)現(xiàn)這些軟件公司所設(shè)計的一些軟件或者是系統(tǒng)和學(xué)校的實際需求不相匹配。如說高校一些教務(wù)管理者在應(yīng)用系統(tǒng)的過程中需要使用某些特定的功能，但是系統(tǒng)設(shè)計卻不具備這種功能。在這種情形下，就只能采用傳統(tǒng)的模式去解決問題，管理系統(tǒng)無法與管理者的實際需求相匹配。并且本身教務(wù)管理信息化建設(shè)是一個長期的過程，但是對于很多高校管理者而言，他們在設(shè)計了一個基礎(chǔ)的教務(wù)管理系統(tǒng)之后沒有長期進行更新和維護，導(dǎo)致整個教務(wù)管理系統(tǒng)存在非常嚴重的滯后性特點，與高校管理的發(fā)展不相適配。

第二點是在目前的教務(wù)管理信息化建設(shè)階段，高校對于這一方面的投入不夠高，因為對于高校而言，他們認為最重要的內(nèi)容是招攬優(yōu)秀的生源，改革傳統(tǒng)的辦學(xué)模式，讓教師能夠培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才，所以高校在具體的教學(xué)投入階段一般會將自己的資金投入到具體的教學(xué)和科研階段。針對于教務(wù)管理，高校一般只會投入少量的資金。而在進行信息化建設(shè)的過程中需要完成一系列的硬件和軟件設(shè)施維護，但是在這個過程中，由于資金投入過少，所以高校所擁有的一系列硬件或者是軟件配套設(shè)施不夠好，硬件和軟件設(shè)施無法達到要求，以至于在使用教務(wù)管理信息系統(tǒng)的過程中就會遇到更多棘手的問題。如經(jīng)常會遇到服務(wù)器癱瘓的問題，在這種情形下，進一步影響了教務(wù)管理的質(zhì)量。

第三點是高校教務(wù)管理者還需要提升自身的信息化素養(yǎng)，因為在傳統(tǒng)的教務(wù)管理中，教務(wù)管理者的工作相對簡單，他們一般只需要完成單純的行政工作。但是在現(xiàn)代教學(xué)改革的背景下，隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，專業(yè)方向細分，并且學(xué)校也實行了一系列的制度，如學(xué)分制等，且學(xué)校也增加了一些學(xué)生的選課機制，或者是借助系統(tǒng)成績審核、報名等不同的工作。在這種情形下，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)有所變化，整個教務(wù)管理工作變得更為復(fù)雜。對于高校教務(wù)管理者而言，在面對這些挑戰(zhàn)時，他們必須要不斷地進行提升，才能夠更好地去應(yīng)對變化。但是經(jīng)過觀察發(fā)現(xiàn)，就現(xiàn)階段的很多高校教務(wù)管理者而言，他們自身的素養(yǎng)還不夠高，只能夠完成一些日常的事務(wù)性工作，而不具備較強的技術(shù)素養(yǎng)。即便完成了一些基礎(chǔ)的教務(wù)管理信息系統(tǒng)的配備，但是很多管理人員仍然不會熟練地操作，在這種情形下，會導(dǎo)致他們很難適應(yīng)目前教務(wù)管理信息化的需要。

第四點是在目前的高校教務(wù)管理信息化建設(shè)階段，整個教務(wù)管理系統(tǒng)的功能仍然是比較單一的，因為在目前的高校管理階段，更多的是應(yīng)用高校教務(wù)管理系統(tǒng)去幫助管理人員去管理一些日常的事務(wù)，提升他們的管理效率。但是實際上，進行高校教務(wù)管理信息化的目的不僅只是為了讓管理人員獲得便利，更多的是為了讓全校師生都能夠通過這一系統(tǒng)去解決自己的實際需求。老師和學(xué)生可以借助這些系統(tǒng)去搜尋著自己所需要的信息，但是就目前的教務(wù)管理信息化建設(shè)而言，其實還未達到這一要求，更多只是將傳統(tǒng)的教務(wù)管理人員的事務(wù)性工作進行了簡化，但是仍然沒有從傳統(tǒng)的管理型向服務(wù)型系統(tǒng)轉(zhuǎn)換，教師和學(xué)生的不同需求還未得到充分的滿足。

三、研討高校教務(wù)管理信息化存在問題的解決措施

由以上可見，就目前的高校教務(wù)管理信息化而言，還遺留一些問題，這些問題會阻礙高校教務(wù)管理信息化建設(shè)，所以下文將圍繞著以下問題提出幾點具體的解決措施。

1.明確具體需求，進行針對性管理系統(tǒng)建設(shè)

高校在進行教務(wù)管理信息化建設(shè)時一定要保證其與學(xué)校的具體需求相適配，所以在進行高校教務(wù)管理信息化的過程中，作為管理人員，需要針對具體的教務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)計進行一個精細化的規(guī)劃。如在進行具體的設(shè)計之前，高校管理者需要共同進行探討，組織具體的會議來進行一個整體的規(guī)劃。如先針對本校的教務(wù)管理特點進行分析，對于本校的目前的教務(wù)管理實際情況進行探討，列出教務(wù)管理中所遇到的一些棘手難題，明確想要借助信息化教育管理系統(tǒng)來解決的一些實際問題。作出一個整體規(guī)劃之后，學(xué)校可以邀請一些軟件公司的技術(shù)人員來進行具體的探討，在探討的過程中可以提出自己的需求，讓軟件公司進行設(shè)計，高校管理人員需要全程進行測試，確保不同功能板塊在教務(wù)系統(tǒng)中都能夠得到新的體現(xiàn)。并且在具體的測試環(huán)節(jié)，學(xué)校的管理人員也可以隨時隨地提出自己的修改意見，讓相關(guān)的技術(shù)設(shè)計人員能夠根據(jù)學(xué)校的實際需求來針對具體的教務(wù)管理系統(tǒng)進行細化和調(diào)整。并且為了保證未來高校的一些管理者能夠更加有效地借助相關(guān)系統(tǒng)去完成教務(wù)管理工作，在具體的設(shè)計環(huán)節(jié)，學(xué)?？梢酝瞥鲆幻芾碚吆蛙浖镜娜送黄鹑⑴c整個系統(tǒng)的研制過程，管理者日后可以成為管理員，及時解決問題。借助這樣的方式，能夠保證高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與高校的實際需求相匹配，無論是系統(tǒng)功能，還是說整個操作模式都是非常清晰合理的。除此之外，針對于教務(wù)管理信息化系統(tǒng)，高校也需要定期邀請專業(yè)人士進行維護，隨時記錄在應(yīng)用階段所存在的問題，然后向技術(shù)人員進行反饋，通過不斷更新和維護，讓目前的高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)能夠更好地為高校教務(wù)管理者服務(wù)。

2.加大資金投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)備

古語有言“巧婦難為無米之炊”。在進行高校教務(wù)管理信息化的過程中，如果我們?nèi)狈I(yè)的設(shè)備，那么對于教務(wù)管理者而言，根本沒有辦法去完成高質(zhì)量的教務(wù)管理工作。之前由于高校在這方面的投入較少，所以教務(wù)管理系統(tǒng)的一些硬件或者是軟件配套設(shè)施還出現(xiàn)了陳舊老化的現(xiàn)象，在這種情形下，很難讓教務(wù)管理工作的實效性得以提高。因此，在目前的改革背景下。作為教務(wù)管理者而言，可以向?qū)W校的領(lǐng)導(dǎo)者提出自己的想法和建議，比如陳述目前教務(wù)管理系統(tǒng)所存在的一些問題，然后向?qū)W校反饋，讓學(xué)?？梢约哟笸度肓Χ?，能夠配備更多新的教務(wù)管理設(shè)備。同時，為了讓學(xué)校能夠意識到教務(wù)管理信息化的優(yōu)點。對于教務(wù)管理者而言可以直接為領(lǐng)導(dǎo)者展示現(xiàn)代信息系統(tǒng)的優(yōu)點，讓他們意識到在時代快速發(fā)展的背景下，如果我們要想不斷地提升目前的教務(wù)工作效率，我們就必須要加快進度，通過改革、提高硬軟件設(shè)施的方式來為高校教務(wù)管理信息化建設(shè)奠定一個良好的基礎(chǔ)條件。在獲得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者認可的情況下來獲取更為充足的教務(wù)管理硬件以及軟件資源，讓先進的一些信息化技術(shù)能夠更為有效地被應(yīng)用到目前的教務(wù)管理之中，使教務(wù)管理工作能夠變得更為系統(tǒng)化、條理化和科學(xué)化。

3.延展管理系統(tǒng)功能，服務(wù)多方

在研究目前的高校教務(wù)管理信息化現(xiàn)狀時，可以發(fā)現(xiàn)目前高校教務(wù)管理的功能是比較單一的，雖然高校進行信息化建設(shè)的核心目的的確是為了服務(wù)于目前的管理人員，讓他們能夠借助這些信息化手段高效率去處理教務(wù)管理工作，但實際上，本身整個教務(wù)管理工作是非常復(fù)雜的。在這個過程中，所涉及的角色不僅僅只有教務(wù)管理，其實還包括了受教者和施教者，也就是學(xué)生和教師。比如說除了管理者需要借助系統(tǒng)平臺去整理一些信息之外，教師和學(xué)生也有著不同的需求。在這個過程中，如果說僅僅只是為了學(xué)校的教務(wù)管理者而服務(wù)的話，可能會讓教師和學(xué)生的需求無法得到滿足。因此，在目前的高校教務(wù)管理信息化階段，除了完善目前的教務(wù)管理服務(wù)之外，學(xué)校管理者還需要充分了解學(xué)校教師以及學(xué)生的實際需求，將教師和學(xué)生的需求和教務(wù)管理內(nèi)容進行一個充分的融合，增加新的教務(wù)管理板塊。如在目前的高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)中，可以加入一個學(xué)生數(shù)據(jù)查詢模塊，在這一模塊內(nèi)，學(xué)生可以自由地輸入自己的學(xué)號和密碼，然后在網(wǎng)絡(luò)中去查詢自己的一些專業(yè)課成績以及自己的一些選修科目或者是考試信息等。而針對教師平時的一些日常授課內(nèi)容，也可以進行錄制，放到課程資源這一板塊，無論是教師和學(xué)生，都可以在相關(guān)的信息系統(tǒng)里面去獲取。在這個過程中，學(xué)生也可以提出自己的建議，教師可以根據(jù)學(xué)生的評價實時進行調(diào)整。通過這樣的方式，能夠進一步擴大高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)的功能，讓教務(wù)管理者、學(xué)生以及教師的需求都能夠得到滿足，以此更好實現(xiàn)高校教務(wù)管理信息服務(wù)的多元化。

4.提升管理者信息化素質(zhì)，保證教務(wù)管理質(zhì)量

高校教務(wù)管理信息化是時代發(fā)展的趨勢，但是在進行信息化建設(shè)的過程中僅僅只是添加一些硬件的信息技術(shù)手段是不夠的，因為信息系統(tǒng)的操作需要人員。即便我們擁有了高科技的教務(wù)管理系統(tǒng)，但如果本身教務(wù)管理人員自身的信息素質(zhì)比較低下，那么他們無法充分去運用系統(tǒng)的所有功能，進而導(dǎo)致教務(wù)管理信息化的目標(biāo)無法完成，所以為了更好地去解決教務(wù)管理中所存在的一系列問題.作為管理者自身而言，需要不斷提高自己的專業(yè)化素質(zhì)。如針對目前的一些信息化系統(tǒng)，可能很多管理人員都不知道如何進行操作。因此，高校首先需要對管理人員進行專業(yè)化的培訓(xùn)，讓他們了解到教務(wù)管理信息化的特點以及優(yōu)點，然后再去處理不同的教務(wù)工作時能夠合理地應(yīng)用。并且管理人員而言還需要有不斷提升的意識。例如在現(xiàn)代社會快速發(fā)展的背景下，管理人員除了依賴信息技術(shù)之外，還需要不斷地去進行研究，拓展目前的教務(wù)管理功能，讓傳統(tǒng)的科學(xué)管理方法和現(xiàn)代信息化技術(shù)能夠得到一個有效地結(jié)合，從而保證目前教務(wù)管理信息化能夠得到良性的發(fā)展，提升教務(wù)管理工作質(zhì)量。

四、結(jié)語

綜上所述，通過高校教務(wù)管理信息化，能夠有效提升高校教務(wù)管理工作的效率，促進高校的長遠發(fā)展。但是經(jīng)過觀察發(fā)現(xiàn)，高校教務(wù)管理信息化建設(shè)是一個長期且艱難的過程。對于學(xué)校的管理者而言，必須要認真思考，結(jié)合學(xué)校的實際情況不斷進行完善，細化具體的教務(wù)管理信息化建設(shè)進程，保證教務(wù)管理工作環(huán)節(jié)的科學(xué)度和準(zhǔn)確度，綜合提升目前的高校教務(wù)管理水平。