辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理探析

文/青州市高柳中心衛(wèi)生院　李偉艷

辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理探析

文/青州市高柳中心衛(wèi)生院李偉艷

利用現(xiàn)代信息技術(shù)對醫(yī)院檔案進(jìn)行歸類管理和儲(chǔ)存，能夠有效的改善之前檔案管理中存在的種種局限和不足。為使檔案能夠更加有效地為醫(yī)院工作的進(jìn)一步發(fā)展提供有力的支持，必須加強(qiáng)辦公自動(dòng)化形勢下的檔案信息化建設(shè)。本文將辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案信息化建設(shè)過程中所面臨的問題和途徑進(jìn)行探究與探討。

衛(wèi)生院；檔案管理；信息化

作為醫(yī)療組織單位，承擔(dān)著我國醫(yī)療衛(wèi)生組織的重任，也是進(jìn)行我國公共衛(wèi)生服務(wù)的公益性單位，醫(yī)院的檔案管理是其工作中不可或缺的重要組成部分，有其特有的科學(xué)價(jià)值和存在屬性。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)化檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，能夠使檔案管理更加高效，更加智能，從而進(jìn)一步加強(qiáng)為人民服務(wù)的工作理念和為人民健康負(fù)責(zé)的使命感和責(zé)任感。

一、衛(wèi)生院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）對檔案的重要性認(rèn)識不到位，缺乏重視。據(jù)統(tǒng)計(jì)表明，至今仍有些地區(qū)的衛(wèi)生院沒有設(shè)置專門的檔案管理場所。領(lǐng)導(dǎo)對此也沒有足夠的重視，資金支持投入不夠，沒有安裝或改進(jìn)檔案管理工作所需要的檔案管理軟件，在日常工作中，員工只能采用通用的檔案管理軟件。這不僅影響了檔案管理工作的進(jìn)度和成效，更使得工作人員對檔案管理工作的熱情消失殆盡。沒有制定一套完善的檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中沒有一個(gè)準(zhǔn)確的指導(dǎo)，只能憑借一腔熱血向前沖。另外，衛(wèi)生院檔案管理模式的落后使得檔案的分類、整理、歸檔都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他領(lǐng)域，隨著檔案事業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，數(shù)量也日益增加，檔案的內(nèi)容愈加豐富，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式根本無法滿足當(dāng)前社會(huì)的需要。

（二）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和思想道德素質(zhì)不足。目前，大多數(shù)的檔案管理工作人員是非科班出身，工作與所學(xué)專業(yè)完全不對口，加之部分工作人員對于現(xiàn)代信息技術(shù)及檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用不熟練，不僅會(huì)使檔案管理工作出現(xiàn)安全隱患，更嚴(yán)重地導(dǎo)致了檔案管理工作的效率和成果落后。還有，由于檔案管理是一項(xiàng)枯燥無味的工作，工作程序單一而且瑣碎。一些工作人員出現(xiàn)工作積極性不高，對工作缺乏熱情，敷衍了事，為了完成工作而工作，缺乏主動(dòng)性，進(jìn)一步拉低了檔案管理工作的效率。

二、實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院檔案信息化管理的對策

（一）充分認(rèn)識檔案信息化管理的重要性，加大支持力度。由于衛(wèi)生院的檔案信息化建設(shè)迫在眉睫，這是衛(wèi)生院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必要條件。衛(wèi)生院的全體工作人員必須要認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感，積極投入到建設(shè)中去，各部門也要正確認(rèn)識和配合檔案管理部門的工作，促進(jìn)其信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。檔案信息化管理是一套全新的管理模式，沒有前車之鑒，缺乏一套系統(tǒng)化理論化的管理制度，缺乏有效的指導(dǎo)。導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，使得檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢，多走了許多彎路。因此，政府及有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快結(jié)合實(shí)際情況，建立健全一套系統(tǒng)的檔案管理信息化建設(shè)制度。制度應(yīng)該囊括檔案管理工作的各個(gè)方面，使檔案工作人員在工作中有法可依。合理科學(xué)地安排檔案管理工作的流程。另外，還要制定一套監(jiān)督制度，通過對檔案管理工作的監(jiān)督，對檔案的安全進(jìn)行保護(hù)，絕不能給不法分子可乘之機(jī)。從而保證檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（三）軟、硬件配置齊全，減少安全隱患。軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性條件，只有擁有齊全的配置，檔案工作人員的工作才能順利進(jìn)行。政府及單位要舍得在這方面花錢，為檔案管理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)，保證網(wǎng)絡(luò)信息體系的順暢無阻，從而提高檔案管理工作的效率。另外，應(yīng)邀請專業(yè)人士為衛(wèi)生院的檔案管理工作設(shè)置其特定的檔案管理軟件，減少工作中不必要的程序和環(huán)節(jié)，提高工作效率，加快檔案管理工作的力度。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高工作效率。首先，衛(wèi)生院應(yīng)把引進(jìn)專業(yè)的復(fù)合型人才提上日程，并針對不同人員的特殊情況經(jīng)常地規(guī)范化地進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)、專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)培訓(xùn)等。不斷更新他們的專業(yè)知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術(shù)運(yùn)用的熟練程度，提高他們的信息專業(yè)化程度，以更好地適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要和要求。其次，檔案管理工作是一項(xiàng)極其嚴(yán)密，極其正式的政治工作，它要求工作人員必須具備良好的思想道德素質(zhì)。應(yīng)積極參與政治學(xué)習(xí)，樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，具備良好的職業(yè)操守。對檔案管理工作要保持積極向上的工作作風(fēng)，對工作投入高度的熱情，提高工作效率。

三、結(jié)語

辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，也是時(shí)代發(fā)展的必然要求。它不僅能夠進(jìn)一步為公共衛(wèi)生事業(yè)的服務(wù)作出貢獻(xiàn)，更是滿足人們?nèi)找嬖鲩L的需求的必要途徑。所以衛(wèi)生院應(yīng)根據(jù)現(xiàn)存問題，盡快實(shí)施有效措施，保證檔案管理信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

[1]吳家云.關(guān)于信息環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的思考[J].中國創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2010（2）.

[2]湯珊紅.信息化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理管理創(chuàng)新的對策[J].科技資訊，2010（1）.