人力資源管理視角下高校人事檔案開發(fā)利用研究

文/王茂敏 謝 琳

人力資源是高校核心資源，也是提升高校綜合競爭力的重要基礎(chǔ)。高校人事檔案是我國人事制度管理的一項重要特色，是高校工作者身份、學(xué)歷、資歷等憑證，與個人工資待遇、組織關(guān)系、社保緊密關(guān)聯(lián)，是高校選人、用人及人力資源開發(fā)利用的重要現(xiàn)實依據(jù)。人力資源管理與人事檔案開發(fā)利用相輔相成，相互促進。一方面，規(guī)范、科學(xué)的人事檔案資源開發(fā)利用，利于提升人力資源管理效率。另一方面，高效人力資源管理，也利于人事檔案開發(fā)利用工作，發(fā)揮高校人事檔案應(yīng)有價值。

1 高校人事檔案特點

1.1 全面性

高校人事檔案主要包括履歷材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、表彰獎懲材料、科研成果材料，這些人事檔案材料展現(xiàn)個人成長發(fā)展的全貌，突出體現(xiàn)了人事檔案反映教職員工全貌的顯著特征。

1.2 現(xiàn)實性

高校管理的人事檔案，其檔案材料的主體大多為在職教職員工，仍處于教育、教學(xué)和管理崗位工作之中，其人事檔案便成為高校人事部門正確使用人才資源，合理發(fā)掘人才潛力，續(xù)聘及解決工資等問題的重要現(xiàn)實依據(jù)。人事檔案直接服務(wù)于高校人事工作，為現(xiàn)實人才資源管理提供服務(wù)，現(xiàn)實性是其顯著重要特點。

1.3 真實性

高校人事檔案中的履歷材料、獎懲材料、教育教學(xué)成果材料，學(xué)歷材料等等，這些都是具有其真實性。真實性是人事檔案現(xiàn)實性的基礎(chǔ)和前提，也是高校人事檔案生命線所在。高校人事檔案真實性，既體現(xiàn)在其材料內(nèi)容的客觀真實，也體現(xiàn)在整體內(nèi)容完整齊全。真實性是其為高校人力資源開發(fā)利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的關(guān)鍵。

1.4 動態(tài)性

高校人事檔案在其立卷后，檔案資料及內(nèi)容并不是靜止、一成不變的，而是隨著高校人事檔案當事人崗位的變化、學(xué)歷的增長、職務(wù)的變遷等等，而及時得以補充和完善，隨著高校人事檔案當事人人生職業(yè)道路的不斷延伸而將這一過程中不斷形成的一些反映新信息的文件材料陸續(xù)補充到檔案資料中，從而較為全面地反映當事人面貌。因此，高校人事檔案需要及時做好新材料的收集補充，最大限度地縮短人事檔案與高校教職員工實際情況“時間差”。

1.5 流動性

隨著高校人事制度改革的推進，雙向選擇成為人才流動的主要方式。高校人事檔案管理與高校教職員工的人事管理相統(tǒng)一，做到檔隨人走，防止出現(xiàn)人、檔脫節(jié)，有檔無人或有人無檔的情況。作為高校檔案管理人員，要密切關(guān)注人事工作情況，在人員新進或流出時，協(xié)助做好檔案接收和流轉(zhuǎn)。

1.6 保密性

高校人事檔案材料內(nèi)容涉及個人成長、家庭信息，以及其功過等諸多方面情況。可見，高校人事檔案屬于黨和國家的秘密，任何組織或個人都不得隨意泄露和私自保存人事檔案材料，也不得未經(jīng)相關(guān)部門批準或同意，任意將其掌握的人才檔案資料向社會其他組織或個人提供服務(wù)。即便是高校檔案管理機構(gòu)，個人也不能隨意查閱其人事檔案。

2 高校人事檔案開發(fā)利用方式

2.1 查（借）閱

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，高校檔案管理部門根據(jù)人事管理需要，通過提供原件、閱覽室閱覽等方式，為需要查閱人事檔案的機構(gòu)或人員提供查閱服務(wù)。查（借）閱人事檔案應(yīng)履行查（借）閱審批材料，按照程序履行簽字、蓋章手續(xù)；查借閱應(yīng)有2人以上人員在場，且一般應(yīng)為黨員；查（借）閱應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)進行。查（借）閱高校人事檔案主要應(yīng)用于政審、黨員發(fā)展、錄用、晉升、人才培養(yǎng)，以及高校修史編制、舉辦展覽等。

2.2 復(fù)制

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定，高校干部人事檔案復(fù)制應(yīng)按照有關(guān)要求管理。鑒于高校人事檔案的保密性等，非經(jīng)其人事主管部門審批，并進行統(tǒng)一登記、備案，一般情況下是不允許個人復(fù)制其人事檔案資料的。在具體實踐中，高校人事檔案資料復(fù)制，應(yīng)由申請人提出申請，到管理其人事檔案的部門進行復(fù)制，且應(yīng)有2人及以上人員在場，一般應(yīng)為黨員。應(yīng)在規(guī)定的復(fù)制范圍內(nèi)進行人事檔案資料復(fù)制，不得隨意擴大復(fù)制范圍。復(fù)制完成后，需要加蓋人事檔案管理部門印章，具有與原人事檔案同等證明效力和價值。

2.3 摘錄

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定，摘錄高校干部人事檔案應(yīng)按照有關(guān)要求管理和使用。在具體摘錄其人事檔案信息時，應(yīng)按照程序，履行必要的審批手續(xù)，并征得高校人事檔案主管部門的同意，根據(jù)高校干部人事檔案管理相關(guān)規(guī)定，在制式的《人事檔案情況摘錄表》中填寫其所要摘錄的內(nèi)容，例如，摘錄其家庭成員信息、履歷類材料、學(xué)歷學(xué)位專業(yè)技術(shù)職務(wù)類、政審/審核類、黨團類及表彰獎勵類等，摘錄人應(yīng)簽名，署上摘錄日期，蓋章，等等。

3 高校人事檔案開發(fā)利用與人力資源管理關(guān)系

人力資源管理是指運用科學(xué)有效方法對高校人力資源進行有目的的組織、培訓(xùn)、調(diào)配，從而使高校人力資源得到有效控制、引導(dǎo)和協(xié)調(diào)，最終達到高校人力資源管理目標最大化。高校人事檔案開發(fā)利用則是根據(jù)高校人事管理需要，通過人事檔案信息支撐，助力人才資源合理配制，實現(xiàn)人力資源價值最大化。具體來說，高校人事檔案開發(fā)利用與人力資源管理二者之間存在促進和制約的關(guān)系。

3.1 促進

高校人力資源管理與人事檔案開發(fā)利用聯(lián)系緊密。高效、精準的人事檔案開發(fā)利用能夠促進人力資源管理更加科學(xué)、合理。一是促進人力資源管理的根本途徑。通過高校人事檔案管理，可為人力資源管理提供可靠人事信息。通過高校人事檔案信息分析，及時掌握高校人力資源現(xiàn)狀，為人力資源的學(xué)科間調(diào)配、職級晉升等提供參考。二是衡量人力資源管理基本標尺。高校人事檔案開發(fā)利用是高校人力資源管理的重要目的。鑒于高校人事檔案與人力資源管理之間的密切關(guān)聯(lián)性，從人事檔案管理的實踐來看，高校人事檔案管理的現(xiàn)實水平也在一定程度上反映了高校人力資源管理的水平。高校人事檔案內(nèi)容真實、完整，開發(fā)利用頻次高，開發(fā)利用效果好，也是衡量人力資源管理質(zhì)量和水平的基本標尺。三是促進人力資源管理更趨合理。全面的人事檔案信息，能夠幫助高校管理者識別不同崗位人才特點，以及崗位職責需要，合理調(diào)配人力資源在高校不同崗位之間變動，最大程度地發(fā)揮出人力資源的價值和作用。此外，提升高校人力資源管理水平。人事檔案作為人力資源管理的重要組成部分，人事檔案信息是人力資源管理不可或缺的參考內(nèi)容，通過人事檔案信息分析，合理進行崗位調(diào)動、人才引進、薪酬水平確定等，不斷提升人力資源管理水平，促進高校教育事業(yè)發(fā)展。

3.2 制約

科學(xué)、規(guī)范、高效的高校干部人事檔案開發(fā)利用十分有利于促進高校人力資源管理；但，當人事檔案管理不能適應(yīng)人力資源管理需要時，就會對高校人力資源管理起到制約和阻礙作用。一方面，阻礙人力資源配制合理性。人事檔案信息失真，或者分析不完整，就會影響到對現(xiàn)有人力資源結(jié)構(gòu)的正確分析，也不利于人力資源的引進和管理，影響人力資源使用的公平性、公正性，最終阻礙的是高校人力資源配制的合理性和高效性。另一方面，降低高校人力資源管理效力。高校人事檔案的動態(tài)性、現(xiàn)實性、真實性等特點，要求做好人事檔案管理的實時更新、個性化記載，通過人事檔案信息記錄，準確反映當事人的特長和才能，從而提升高校人力資源管理效力?？梢?，人事檔案內(nèi)容雷同、資料單一、無個性化記載等，都會影響高校人力資源配置效力。此外，高校人事檔案管理也會影響其人力資源管理效率。人事檔案資料歸檔不及時、不全面，會影響高校人事部門準確獲取相關(guān)人員信息，極大地影響人力資源管理效率。

4 人力資源管理視角下高校人事檔案開發(fā)利用策略

4.1 完善人事檔案開發(fā)利用制度

在人才戰(zhàn)略背景之下，人事檔案開發(fā)利用和人力資源管理的重視程度均有大幅提升。傳統(tǒng)重視人事檔案“物”的自身為中心的管理模式，逐漸朝著以“人”為中心的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變，人事檔案價值得以全面展現(xiàn)。從高校人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，要不斷完善人事檔案歸檔、資料更新、檔案收集、查（借）閱、銷毀、摘錄等相關(guān)規(guī)章制度，通過制度形式規(guī)范高校人事檔案管理，不斷提升高校人事檔案開發(fā)利用能力和水平。例如，出臺干部人事開發(fā)利用審核機制，教務(wù)處負責審核日常教育教學(xué)情況；人事處負責審核人員基本信息、政治面貌等相關(guān)信息，重點是要做好“三齡兩歷一身份”審核。此外，還要規(guī)范高校人事檔案查（借）閱、復(fù)制、摘錄等規(guī)章制度，以及查（借）閱流程和審批制度，明確人事檔案開發(fā)利用相關(guān)保密規(guī)定、歸還時間、歸檔標準、更新頻率。要立足高校人力資源管理的實際需要，進一步完善人事檔案開發(fā)利用各項規(guī)章制度、標準規(guī)范等，使高校人事檔案管理制度化、規(guī)范化，逐步實現(xiàn)高校人事檔案管理有章可循、有據(jù)可依、有法可依。

4.2 做好人事檔案信息資料收集

高校人事檔案開發(fā)利用的前提和基礎(chǔ)，是人事檔案資料及時、準確收集，要維護人事檔案資料的真實性、全面性、及時性和個性化，以滿足高校人力資源管理的現(xiàn)實需要。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定，高校人事部門應(yīng)及時將干部人事檔案移交至檔案管理部門，實現(xiàn)統(tǒng)一歸口管理。例如，工資改革、職稱評定、獎勵表彰、年度考核等資料，要求資料形成部門在一個月內(nèi)按照規(guī)定移交檔案管理部門。檔案管理部門加強與其他部門之間的溝通聯(lián)系，積極做好檔案資料收集、移交業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點做好教育教學(xué)、師德師風等方面的個性化資料收集。尤其是要注重從人力資源開發(fā)的角度，側(cè)重收集不同崗位的人事檔案信息資料，從而為后期人事檔案資料開發(fā)利用提供有力的數(shù)據(jù)和信息支持。

4.3 建設(shè)人事檔案開發(fā)利用數(shù)據(jù)庫

信息化建設(shè)是新時代高校人事檔案資源開發(fā)利用的重要舉措，建立全面、準確、翔實的高校人事檔案信息數(shù)據(jù)庫是保證其開發(fā)利用效果，促進人力資源優(yōu)化配置的重要技術(shù)支撐。應(yīng)及時將收集到的人事檔案信息進行信息化錄入，建立完備的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，例如個人履歷、獎懲記錄、職稱評聘、職務(wù)任免、學(xué)歷變化等信息。為便于后期利用，在高校人事檔案信息數(shù)據(jù)庫模板上選擇應(yīng)用全文數(shù)據(jù)庫，并將使用頻率高、附加值高的檔案資料進行掃描錄入，通過較為完備的全文數(shù)據(jù)庫的建立，后期可利用計算機信息技術(shù)，實現(xiàn)高校干部人事檔案信息的傳輸、查閱、復(fù)制及摘錄，從而發(fā)掘高校人事檔案信息價值，滿足人力資源優(yōu)化配置的信息參考價值。此外，加快局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和廣域網(wǎng)建設(shè)，推動高校人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)人事檔案信息資源共享。

4.4 提高人事檔案開發(fā)利用能力

人力資源視角下做好高校人事檔案開發(fā)利用，需要具體從事人事檔案工作者擁有過硬的業(yè)務(wù)素能，既要政治過硬，也要業(yè)務(wù)過硬、素能過硬。在掌握基本的人事檔案管理業(yè)務(wù)知識基礎(chǔ)上，要積極拓展計算機信息技術(shù)、人力資源管理等方面知識的學(xué)習，拓寬知識結(jié)構(gòu)，提升綜合業(yè)務(wù)素能。為此，一方面，是要積極做好現(xiàn)有從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素能培訓(xùn)，有重點地做好計算機信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)信息技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以及人力資源管理方面的業(yè)務(wù)知識學(xué)習。另一方面，是要積極引入急需人才。根據(jù)人員編制現(xiàn)狀及現(xiàn)實需要，加大復(fù)合型人才引進力度，保障高校人事檔案開發(fā)利用工作現(xiàn)實需要。此外，要善于借助“外腦”。通過聘請專家、顧問等形式，幫助高校檔案部門做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)和人才培育。

4.5 注重人事檔案開發(fā)利用安全

隨著高校人事檔案開發(fā)利用的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，人事檔案管理面臨著諸多的非傳統(tǒng)安全因素威脅，做好信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人事檔案信息安全，需要牢固樹立安全意識，關(guān)注人事檔案信息開發(fā)利用安全。一方面，加強技防。選用專門的人事檔案管理軟件、安裝正版殺毒軟件等，使用專門的密鑰登錄，做好物理隔離。另一方面，做好人防。加強《檔案法》 《保密法》知識培訓(xùn)，不斷提升人事檔案管理工作的人員的安全風險防范意識，做好計算機信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習和應(yīng)用，提高自身業(yè)務(wù)能力和水平。三是做好制度安全防范。既要保障人事檔案的開發(fā)利用，也要做好利用過程中的安全防范工作，可通過建立身份識別制度，提升檔案信息應(yīng)用安全。