事業(yè)單位會計檔案管理信息化及發(fā)展趨勢研究

文/段 衛(wèi)

會計檔案管理對于事業(yè)單位發(fā)展有重要作用，事業(yè)單位應在會計檔案管理中適應信息時代發(fā)展趨勢，加速推進事業(yè)單位會計檔案管理信息化建設，持續(xù)提升會計檔案管理水平。會計檔案信息化有助于實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息資源的合理開發(fā)和高效利用，是一種重要趨勢。但部分事業(yè)單位會計檔案管理信息化仍處于起步階段，存在一些問題，需要采取措施，順應這種趨勢。

1 事業(yè)單位會計檔案管理信息化現(xiàn)狀及存在的不足之處

近年來，很多事業(yè)單位會計檔案管理信息化有了較大進展，但仍存在一些問題。

1.1 會計檔案管理信息化水平較低

目前部分事業(yè)單位對會計檔案管理信息化建設重視不足，沿用傳統(tǒng)的管理辦法，由人工完成。部分事業(yè)單位沒有形成專門制度機制支持會計檔案管理信息化建設，基礎設施建設落后，日常維護管理不到位，在很大程度上影響了財務檔案管理信息化建設進程。在會計檔案管理信息系統(tǒng)建設管理方面由于缺少專業(yè)人才，很多新技術(shù)、新手段難以運用到會計檔案管理之中，對互聯(lián)網(wǎng)病毒、黑客攻擊缺少有效防范手段。加之部分會計檔案管理人員安全意識薄弱，在一定程度上影響了事業(yè)單位會計檔案的信息安全。

1.2 會計檔案管理信息化保障機制有待完善

部分事業(yè)單位對會計檔案管理信息化制度機制建設重視不足，將更多精力放在硬件設施堆砌和軟件系統(tǒng)搭建之上。缺少制度機制，很容易使會計檔案管理信息化建設走彎路。一方面，部分事業(yè)單位沿用原來的制度機制，不適用于新時代信息化建設發(fā)展需求，難以發(fā)揮應有作用。另一方面，事業(yè)單位會計檔案管理信息化制度機制落實不到位，沒有結(jié)合信息化建設實際需要對保障機制進行完善和創(chuàng)新，在落實過程中存在形式主義、走過場問題，很多有價值的制度機制只停留在會議和文件層面，難以發(fā)揮其應有作用。

2 事業(yè)單位財務檔案管理信息化水平的提升與發(fā)展趨勢

網(wǎng)絡時代背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)與各行各業(yè)融合得更為緊密，事業(yè)單位也不例外。當前事業(yè)單位在推進會計檔案管理中應主動適應時代發(fā)展趨勢，積極推進檔案管理信息化。

2.1 會計檔案信息化應用程度不斷加深

事業(yè)單位會計檔案管理信息化水平提升不是一朝一夕的事情，在具體實踐過程中，一方面，要充分認識到事業(yè)單位會計檔案管理信息化建設的重要性和必要性，并結(jié)合當前事業(yè)單位財務檔案管理信息化建設存在的問題出臺相應的政策機制，支持事業(yè)單位財務檔案管理信息化推進。同時應組織事業(yè)單位相關(guān)部門，針對會計檔案信息化應用存在的具體問題進行系統(tǒng)分析，既要為會計檔案信息化應用提供必要的財力和人力，同時要求事業(yè)單位各個部門支持會計檔案管理信息化工作，形成合力。應主動引進現(xiàn)代信息技術(shù)，融入會計檔案信息化建設之中，進一步提升事業(yè)單位會計檔案管理信息化建設水平。另一方面，對事業(yè)單位會計檔案管理信息化未來發(fā)展趨勢進行準確研判，增加人力物力財力投入，確保會計檔案管理信息化建設與事業(yè)單位發(fā)展同向同行。特別是在信息技術(shù)應用方面，應敢于打破傳統(tǒng)事業(yè)單位會計檔案管理常規(guī)模式，通過先進技術(shù)應用，實現(xiàn)事業(yè)單位會計檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型升級，更好地發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)會計檔案管理現(xiàn)代化。

2.2 會計檔案信息化管理流程不斷規(guī)范

新時代，對事業(yè)單位會計檔案管理信息化建設提出了新的要求。為進一步提升事業(yè)單位會計檔案管理信息化水平，有必要加強事業(yè)單位會計檔案管理信息化流程規(guī)范建設，更好地滿足事業(yè)單位會計檔案管理的現(xiàn)實訴求。為此，一方面，應完善會計檔案信息收集制度機制。檔案信息收集是會計檔案管理工作的基礎和前提，應明確收集范圍、步驟和責任，確保會計檔案信息收集的完整性、全面性，為后續(xù)會計檔案信息化管理奠定堅實的物質(zhì)基礎。另一方面，建立和完善會計檔案信息化管理制度，針對財務檔案信息管理、調(diào)閱、銷毀等環(huán)節(jié)，對相應制度機制進行完善，確保各個流程都符合相應制度規(guī)范。還應加強會計檔案信息化管理制度機制落實力度。任何制度如果只停留在會議和紙面，就難以發(fā)揮其重要價值。在具體制度落實過程中，一方面，應組織事業(yè)單位全體人員對會計檔案信息化管理制度機制進行系統(tǒng)學習，通過考核方式考察事業(yè)單位人員對會計檔案信息化管理制度的掌握情況，對于成績考核較差的還要進一步進行學習。另一方面，對制度機制落實中表現(xiàn)優(yōu)異的人員給予一定獎勵，通過獎勵機制落實進一步激發(fā)事業(yè)單位有關(guān)人員落實會計檔案信息化管理制度機制的積極性和主動性，真正發(fā)揮制度的引導和規(guī)范作用。

2.3 會計檔案信息化管理安全性不斷提升

新時代，很多事業(yè)單位在會計檔案管理信息化建設中將信息安全問題放在了突出位置。更多的現(xiàn)代信息技術(shù)融入到會計檔案管理之中，為事業(yè)單位會計檔案管理提供了更為多元化的手段和方式，同時也不可避免地帶來了一系列信息安全問題。如果事業(yè)單位在會計檔案管理信息化建設過程中對信息安全重視程度不足，極有可能發(fā)生重要會計檔案信息泄漏或損毀問題，輕則會影響事業(yè)單位會計檔案管理工作的正常開展，重則會對事業(yè)單位發(fā)展產(chǎn)生重大影響。因此，事業(yè)單位應在推進會計檔案管理信息化建設過程中將信息安全問題放在突出重要位置。一方面，主動引進更為先進的安全保障措施，保障事業(yè)單位會計檔案信息安全。特別是參與會計檔案管理人員應充分認識到網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的安全風險，一旦在操作過程中沒有做好安全防護措施，有可能造成電子檔案損毀或泄密。為此，事業(yè)單位在會計檔案管理過程中應通過數(shù)字加密和電子水印等方式提升事業(yè)單位檔案信息安全屬性。同時設置相應的訪問權(quán)限，盡量防止無關(guān)人員對于會計檔案信息的接觸。另一方面，會計檔案管理人員應牢固樹立安全意識，嚴格落實事業(yè)單位會計檔案信息安全管理相關(guān)制度機制，嚴格按照操作規(guī)程進行規(guī)范操作，避免因人為因素導致會計檔案信息泄密或損毀。同時要利用云存儲技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)，對重要的電子檔案信息進行自動備份和云端存儲，進一步提升事業(yè)單位會計檔案信息安全屬性，有效防范信息丟失、信息篡改等問題。事業(yè)單位會計檔案管理人員還應定期對設備進行軟件更新，做好病毒查殺，切實保障會計檔案信息安全。

3 事業(yè)單位會計檔案管理信息化建設的保障措施

事業(yè)單位應對會計檔案管理信息化建設給予足夠重視，夯實事業(yè)單位會計檔案管理物質(zhì)基礎，搭建符合事業(yè)單位會計檔案管理工作實際的數(shù)字化處理平臺，主動引進大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)，實現(xiàn)會計檔案信息管理智能化、信息化、科學化。

3.1 夯實事業(yè)單位會計檔案管理的物質(zhì)基礎

新時期，網(wǎng)絡信息技術(shù)不斷發(fā)展，為事業(yè)單位會計檔案管理工作提供了更為先進的技術(shù)手段。同時事業(yè)單位也生成了大量有價值的會計檔案信息，增加了事業(yè)單位會計檔案管理的工作量。因此，為了更好地適應新時代事業(yè)單位會計檔案管理信息化建設實際需要，有必要對會計檔案管理軟硬件設施設備進行完善，夯實事業(yè)單位會計檔案管理的物質(zhì)基礎，為后續(xù)工作開展奠定堅實保障。為此，一方面，事業(yè)單位應給予會計檔案管理部門足夠經(jīng)費支持，根據(jù)會計檔案管理信息化建設的實際需要，保證經(jīng)費需要，確保事業(yè)單位會計檔案管理部門軟件系統(tǒng)能夠得到及時的更新和完善，使會計檔案管理軟件系統(tǒng)符合相應標準和要求。有條件的事業(yè)單位可以將財務檔案管理信息化建設所需要的經(jīng)費納入年度預算之中，切實保障事業(yè)單位財務檔案信息化建設的資金需求。另一方面，為了更好地發(fā)揮事業(yè)單位財務檔案管理信息化的優(yōu)勢和特點，除了要做好軟件系統(tǒng)升級以外，還要為事業(yè)單位財務檔案管理相關(guān)工作開展提供硬件設施設備和必要的空間，配備符合要求的系統(tǒng)服務器、網(wǎng)絡系統(tǒng)、計算機等硬件設施設備，對檔案管理工作區(qū)域進行升級改造，安裝必要的監(jiān)控設施，地面要選擇靜電地板，會計檔案數(shù)字化處理平臺內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)要實現(xiàn)物理隔離。只有夯實事業(yè)單位會計檔案管理的物質(zhì)基礎，才能夠更好地推進會計檔案管理信息化建設。

3.2 搭建事業(yè)單位會計檔案數(shù)字化處理平臺

事業(yè)單位會計檔案管理信息化建設需要搭建會計檔案管理數(shù)字化處理平臺，并將其作為信息化建設的重要載體。事業(yè)單位應按照國家關(guān)于會計檔案管理的相關(guān)制度要求，結(jié)合本單位實際建立統(tǒng)一的會計檔案數(shù)字化處理平臺，并將其作為會計檔案信息接收、傳遞、存儲、利用的重要工具，進而為會計信息開發(fā)和共享創(chuàng)造有利條件，拉近事業(yè)單位各部門之間距離。通過會計檔案數(shù)字化處理平臺建設，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)與財務管理數(shù)字化處理平臺深度聯(lián)系，實現(xiàn)對會計檔案全生命周期的管理，更好地滿足事業(yè)單位會計檔案從生成、采集、分類、整理、歸檔到移交、管理、鑒定、處置、保存、利用、開發(fā)、信息共享等多元化訴求，在保證事業(yè)單位財務檔案信息真實性、完整性的基礎之上，進一步提升事業(yè)單位財務檔案信息管理質(zhì)量。事業(yè)單位會計檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，在搭建會計檔案數(shù)字化處理平臺過程中如果僅僅依靠事業(yè)單位自身的力量很難完成，需要事業(yè)單位通過招標方式尋找合適的外包公司，為會計檔案數(shù)字化處理平臺建設和管理提供相應的技術(shù)支持，協(xié)助做好會計檔案信息化工作。在招投標過程中應選擇信譽佳、有良好業(yè)績、團隊素質(zhì)高、具有保密資質(zhì)和行業(yè)口碑的優(yōu)質(zhì)公司，通過外包公司與事業(yè)單位的長期合作，進一步豐富事業(yè)單位會計檔案數(shù)字化處理平臺功能，更好地滿足事業(yè)單位會計檔案信息化建設實際需要。

3.3 培養(yǎng)事業(yè)單位會計檔案信息化管理復合人才

新時代，現(xiàn)代信息技術(shù)與事業(yè)單位會計檔案管理工作的深度融合，需要事業(yè)單位培養(yǎng)優(yōu)秀的會計檔案管理復合型人才，充實到會計檔案管理隊伍之中，更好地完成會計檔案信息化管理相關(guān)工作。一方面，事業(yè)單位應針對現(xiàn)有的會計檔案管理人員進行專業(yè)技能培訓，制定會計檔案管理人員培訓方案，拿出專門資金用于會計檔案管理人員培訓。同時細化培訓內(nèi)容，從業(yè)務技能、檔案管理、信息技術(shù)等三個層面入手，進一步提升事業(yè)單位會計檔案管理人員的業(yè)務能力和信息化操作素養(yǎng)，更好地完成會計檔案信息化管理工作。同時在培訓過程中要將保密教育作為一項重要內(nèi)容，拿出專門課程對會計檔案管理人員進行培訓，使他們認識到會計檔案管理工作的復雜性、艱巨性和保密性，進一步增強事業(yè)單位會計檔案管理人員的責任意識、敬業(yè)精神和保密意識，切實保障會計檔案信息安全。另一方面，事業(yè)單位也應面向社會廣納賢才。在人才招聘過程中將信息技術(shù)作為重要考核內(nèi)容，通過優(yōu)中選優(yōu)的人才選拔方式，將優(yōu)秀人才引入到事業(yè)單位會計檔案管理部門，增強人員力量。

總之，會計檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容組織部分。為了更好地推動事業(yè)單位發(fā)展，有必要將事業(yè)單位會計檔案管理信息化工作作為重要工作加以推進。應明確事業(yè)單位會計檔案管理信息化的未來發(fā)展趨向，在思想意識上給予足夠重視，樹立大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)思維，加大對會計檔案管理信息化建設的支持力度，從人力、物力、財力、制度機制等多個層面入手，支持事業(yè)單位會計檔案管理信息化建設，更好地發(fā)揮會計檔案信息資源的價值和作用，更好促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。