機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革分析

文/李姍姍

2021年，中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，提出當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展處于重要戰(zhàn)略機(jī)遇期，同時也面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。尤其是新時代，大數(shù)據(jù)、云計算、計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的深度應(yīng)用，推動了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作環(huán)境、工作對象、工作內(nèi)容發(fā)生巨大變化，需要從檔案工作理念、工作方法、工作模式方面加大創(chuàng)新力度，加快推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化、信息化和智能化轉(zhuǎn)型升級。新時代，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）工作人員及機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理者加大檔案管理理念創(chuàng)新，以最新理念引導(dǎo)檔案模式創(chuàng)新，不斷優(yōu)化檔案管理路徑，始終堅持“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”發(fā)展，以適應(yīng)新時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)實需要，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案事業(yè)發(fā)展提供持久動力。

1 新時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理特征

1.1 管理更便捷

傳統(tǒng)檔案管理模式下，以紙質(zhì)化人工管理為主，不論是檔案收集、歸檔、存儲以及檔案檢索，效率始終較低，檔案管理技術(shù)含量不高。計算機(jī)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，以及檔案管理軟件的普及應(yīng)用，將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，實現(xiàn)技術(shù)與檔案管理有效結(jié)合和深度融合，有力促進(jìn)了檔案管理效率提升。尤其是大數(shù)據(jù)、云計算、計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)及管理中，使檔案管理的各個流程技術(shù)含量更高，智能化、便捷性水平顯著提升。

1.2 載體更多元

傳統(tǒng)檔案管理工作的載體以文件資料、照片、紙質(zhì)材料為主，無論是資料收集、保存還是后期的檢索利用，均過程繁瑣，效率較低。將互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)與檔案管理融合，深刻地改變著檔案管理的載體形態(tài)。尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，機(jī)關(guān)事業(yè)單位具有保存價值的視音頻、數(shù)據(jù)文件等均可直接存儲于檔案管理平臺。光盤、硬盤、云盤等新型數(shù)據(jù)存儲技術(shù)的應(yīng)用，也進(jìn)一步豐富了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的載體形態(tài)，使新時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理載體更加多元化。

1.3 歸檔更及時

傳統(tǒng)檔案管理時，檔案資料歸檔、交接、整理、編目、上架等需要耗費(fèi)大量人力、物力和財力，需要建立專門的檔案存儲室或庫房。此外，隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)的開展，歸檔數(shù)量不斷增加，歸檔工作時效性難以保障，歸檔不及時的情況時有發(fā)生。隨著計算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用以及“單軌制”等檔案管理理念的革新，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生的資料，其搜集、檢索、歸檔等工作均可通過數(shù)據(jù)處理技術(shù)完成，檔案管理人員可隨時根據(jù)辦公OA系統(tǒng)將相關(guān)檔案資料進(jìn)行收錄、整理，實現(xiàn)歸檔工作的常態(tài)化，確保了歸檔工作的及時性，有效避免因歸檔不及時而造成的檔案數(shù)據(jù)資料丟失等問題。

1.4 服務(wù)更人性

傳統(tǒng)模式下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案重管理輕利用，受制于人員配備力量不足、技術(shù)條件有限等約束，檔案管理工作效率較低、服務(wù)質(zhì)量始終難以得到有效提升，館藏檔案資料的價值未得到充分展現(xiàn)。計算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)深度運(yùn)用于檔案管理領(lǐng)域，提升了檔案查詢、檢索效率，簡化了檔案查詢、檢索流程，使檔案服務(wù)更人性化、個性化。例如，可通過身份認(rèn)證技術(shù)登錄局域網(wǎng)系統(tǒng)，及時查詢到所需檔案資料，突破了傳統(tǒng)時空限制。在檔案數(shù)據(jù)庫中，通過搜索關(guān)鍵詞，可第一時間檢索到所需檔案資料，直接下載、打印。

2 新時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

2.1 堅持創(chuàng)新管理

創(chuàng)新是引領(lǐng)新時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案發(fā)展的第一動力。新時代，應(yīng)將創(chuàng)新擺在檔案管理的關(guān)鍵位置，不斷激發(fā)檔案管理活力。具體來說，就是要從管理的理論、服務(wù)和方法三個方面進(jìn)行大膽探索，勇于創(chuàng)新。

2.1.1 理論創(chuàng)新。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)牢固樹立新發(fā)展理念，適應(yīng)新時代檔案要求，從傳統(tǒng)思維模式中走出來，開拓思維空間，總結(jié)成功經(jīng)驗和規(guī)律，將其他領(lǐng)域的先進(jìn)管理理念，如PDCA、6W、QCC、閉環(huán)質(zhì)量管理等新管理理論引入到新時代檔案管理工作中，用以指導(dǎo)檔案實踐，為新時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理提供豐富理論支撐。

2.1.2 服務(wù)創(chuàng)新。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要積極創(chuàng)新服務(wù)模式、服務(wù)載體和服務(wù)內(nèi)容。例如，選用服務(wù)質(zhì)量差距模型，及時發(fā)現(xiàn)檔案服務(wù)存在問題和不足，及時跟進(jìn)解決。又如，立足館藏檔案資源，注重檔案編研，增加檔案文化產(chǎn)品供給。還如，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)24小時在線查詢服務(wù)。

2.1.3 方法創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的勞動密集型逐漸向技術(shù)密集型轉(zhuǎn)型，數(shù)字化檔案、數(shù)據(jù)庫技術(shù)應(yīng)用，管理方法上要積極推進(jìn)文檔一體化、全過程質(zhì)量管理，搭建局域性檔案管理數(shù)據(jù)庫平臺，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，推動檔案管理方式更加精細(xì)、智能。

2.2 堅持協(xié)調(diào)管理

協(xié)調(diào)管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在要求，通過協(xié)調(diào)管理，逐步解決檔案管理不平衡、不協(xié)調(diào)等難題，推動檔案管理質(zhì)量整體提升。當(dāng)前，重點需要協(xié)調(diào)管理與利用、紙質(zhì)與電子檔案管理兩大方面。

2.2.1 要堅持管理與利用并重。加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作力度，多渠道、多領(lǐng)域、多途徑開發(fā)檔案信息資源，切實發(fā)揮檔案經(jīng)濟(jì)、社會效益。建立利用信息反饋機(jī)制，暢通郵件、郵箱、電話、在線等利用信息反饋渠道，廣泛收集檔案利用過程中存在的問題和不足，不斷總結(jié)利用過程中經(jīng)驗教訓(xùn)，提升檔案利用效率和質(zhì)量。積極拓寬利用渠道，通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建檔案利用平臺，為檔案利用者實時檔案利用提供便利。

2.2.2 要協(xié)調(diào)紙質(zhì)與電子檔案管理。單套制（又叫單軌制）模式下，電子檔案擁有了與紙質(zhì)檔案同等效率，要協(xié)調(diào)處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案管理之間的關(guān)系，避免重復(fù)歸檔，增添工作量。

2.3 堅持綠色管理

綠色發(fā)展是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案可持續(xù)發(fā)展的必要條件，也是實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要體現(xiàn)。新時代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案綠色管理就是要做到數(shù)字化、信息化，營造綠色管理環(huán)境。利用計算機(jī)信息技術(shù)，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案進(jìn)行著錄，并實現(xiàn)快捷查詢、檢索和利用，提高檔案管理效率；利用大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)，推動機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化，打通檔案信息資源之間的相互聯(lián)系，發(fā)揮檔案管理聚合效應(yīng)。此外，要積極營造綠色管理環(huán)境，從整體上統(tǒng)籌檔案室功能分區(qū)、結(jié)構(gòu)分組，打造生態(tài)、健康、舒適辦公環(huán)境。樹立綠色生態(tài)環(huán)保管理理念，通過技術(shù)手段，對接檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)，減少紙質(zhì)材料收集。積極推動網(wǎng)上檔案利用審批、網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上提供利用，最大限度降低紙質(zhì)檔案磨損。此外，要定期做好館藏檔案鑒定銷毀工作，減少無效檔案保管，清理庫容。

2.4 堅持開放管理

開放是檔案事業(yè)繁榮發(fā)展的必由之路。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作應(yīng)在開放中拓寬視野，提高檔案資源開放利用，擴(kuò)大檔案影響力和輻射面。

2.4.1 要樹立開放管理理念。打破檔案管理半封閉狀態(tài)，轉(zhuǎn)變檔案工作“作為難”“難作為”觀念，積極參與機(jī)關(guān)事業(yè)各項工作，主動提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)產(chǎn)品，推動檔案管理從幕后邁向臺前。

2.4.2 堅持主動開放管理。以更加開放的姿態(tài)，豐富館藏檔案資源，將凸顯機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事、財務(wù)、行政管理等特色檔案進(jìn)行歸檔和數(shù)字化，為檔案利用打下堅實基礎(chǔ)。

2.4.3 踐行“大檔案”理念。檔案管理者要牢固樹立“大檔案”管理理念，摒棄部門利益的桎梏，堅持走出去，加強(qiáng)與其他機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案部門之間交流，邀請檔案領(lǐng)域?qū)＜襾韱挝恢v座，提升工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.5 堅持共享管理

共享是中國特色社會主義的本質(zhì)要求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的最主要目的，就是高效、優(yōu)質(zhì)地開發(fā)利用檔案信息資源，最大限度地滿足社會各界檔案信息需求，不斷創(chuàng)造檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。其中，做好檔案信息資源共享是實現(xiàn)這一目的的主要手段。

2.5.1 堅持以人民為中心的發(fā)展理念。讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位及社會公眾享受改革發(fā)展成果。切實加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)力度，推動信息化、數(shù)字化進(jìn)程，使“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保瑢ⅰ皺n案庫”成為“智庫”，為領(lǐng)導(dǎo)決策和其他利用者提供更加優(yōu)質(zhì)、豐富的信息資料。通過編纂大事記、年鑒、組織機(jī)構(gòu)沿革、史志、制度匯編等，提供高質(zhì)量編研成果。

2.5.2 檔案管理部門共享改革發(fā)展“紅利”。檔案管理部門積極爭取單位對檔案工作的重視，從人財物等方面加強(qiáng)檔案管理投入力度，編制機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)劃，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位營造重視檔案工作的濃厚氛圍。

2.5.3 注重共享平臺搭建。機(jī)關(guān)事業(yè)單位積極建立可兼容的信息資源管理共享平臺，結(jié)合檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理理念，針對機(jī)關(guān)不同部門檔案管理內(nèi)容，制定統(tǒng)一規(guī)范和操作標(biāo)準(zhǔn)，將各自管理的“信息孤島”有效連接，并集中起來，建立檔案資源信息共享平臺。

3 新時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理改革

2020年，新《檔案法》修訂完成，于2021年1月1日頒布實施。檔案行政主管部門成為檔案主管部門，并專門增設(shè)了檔案信息化建設(shè)。面對著這些新情況新變化，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門深化改革，適應(yīng)新《檔案法》的新規(guī)定新要求，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供豐富優(yōu)質(zhì)的檔案信息支撐。

3.1 重構(gòu)檔案業(yè)務(wù)流程

新修訂的《檔案法》 突出強(qiáng)調(diào)要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，需要對傳統(tǒng)的檔案收集、整理、利用等內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化改革，重構(gòu)檔案業(yè)務(wù)流程。例如，收集環(huán)節(jié)。應(yīng)充分利用機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部信息系統(tǒng)，各部門人員通過信息管理系統(tǒng)及時將需要保存的資料上傳，由檔案部門人員及時接收、更新。整理環(huán)節(jié)。則根據(jù)檔案信息具體情況，進(jìn)行相應(yīng)的歸檔和分類，并做好備份。根據(jù)檔案類型、形成時間、管理要求、密級等，設(shè)立具體對應(yīng)的安全管理權(quán)限，增強(qiáng)檔案信息安全性。利用環(huán)節(jié)。按照信息化管理需要，實行網(wǎng)上申請、網(wǎng)上審批和網(wǎng)上反饋，提升檔案利用效率。

3.2 健全檔案管理體制

新修訂的《檔案法》將檔案行政管理部門修改為檔案主管部門，并以法律形式確定下來，專門設(shè)立“監(jiān)督檢查”章節(jié)，這就要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，加大日常檔案管理監(jiān)督檢查，明確部門機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案日常檢查的具體范圍、檢查的流程和檢查的具體方法及要求，根據(jù)新時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)的新情況、新變化和新要求，在檔案管理體制上不斷健全和完善，通過自我監(jiān)督和外部檢查，共同推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率及公信力的有力提升。對機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和建立統(tǒng)一制度，實行扁平化檔案管理模式，縮短檔案管理流程。

3.3 加強(qiáng)專業(yè)檔案管理

在“條塊結(jié)合”的體制下，稅務(wù)系統(tǒng)、工商部門、城建領(lǐng)域、住建行業(yè)等若干專業(yè)化檔案管理主要受其主管部門的管理，地方檔案行政主管部門對這些專業(yè)檔案管理的影響和指導(dǎo)作用十分有限，缺少必要的指導(dǎo)對這些專業(yè)領(lǐng)域檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化建設(shè)不利。新修訂《檔案法》，將檔案行政主管部門修訂為檔案主管部門，并以法律形式進(jìn)一步明確了檔案主管部門在整個檔案事業(yè)中居于重要的主導(dǎo)性地位。針對此變化，檔案主管部門應(yīng)將其檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求覆蓋至專業(yè)檔案管理行業(yè)或領(lǐng)域，理順專業(yè)檔案領(lǐng)域條塊關(guān)系。

3.4 構(gòu)建多元治理體系

新修訂的《檔案法》將檔案行政主管部門修改為“檔案主管部門”，顯示檔案管理正朝著“去行政化”趨勢發(fā)展，規(guī)范檔案管理行政權(quán)力，使檔案管理更加符合國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的內(nèi)在要求。因此，要突出共建共治理念，尤其是機(jī)關(guān)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革后，應(yīng)突出檔案管理的專業(yè)化建設(shè)，設(shè)立專門的檔案管理部門，同時借助檔案行業(yè)學(xué)會、第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)力量，共同推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，滿足人民群眾日益增長的信息需求。

4 結(jié)語

新時代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的環(huán)境、對象、內(nèi)容，呈現(xiàn)出管理更便捷、載體更多元、歸檔更及時、服務(wù)更人性的顯著時代特征，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員及機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理者加大檔案管理理念創(chuàng)新，始終堅持“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”發(fā)展，以適應(yīng)新時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)實需要，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供豐富優(yōu)質(zhì)的檔案信息支撐，為檔案事業(yè)發(fā)展提供持久動力。