辦公自動化對文書檔案的管理影響及融合策略

文/羅 婭

傳統(tǒng)文書檔案管理以紙質(zhì)為主，工作中依賴管理人員的經(jīng)驗和主動性偏多，在一定程度上弱化了文書檔案管理質(zhì)量，也不利于開展文書檔案服務(wù)工作。在辦公自動化背景下，文書檔案管理應(yīng)適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，改變傳統(tǒng)的文書檔案管理理念和管理方式，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理質(zhì)量和效率，更好地促進檔案事業(yè)發(fā)展。

1 辦公自動化對文書檔案管理的影響

辦公自動化是以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為基礎(chǔ)所形成的一種新型的辦公模式，辦公自動化的發(fā)展推動了各領(lǐng)域業(yè)務(wù)工作的開展。新形勢下，辦公自動化對檔案事業(yè)發(fā)展起著重要的促進作用，為了進一步提升文書檔管理質(zhì)量，有必要對辦公自動化對文書檔案管理產(chǎn)生的影響進行研究，進一步明晰辦公自動化背景下文書檔案管理推進方向和措施。

1.1 文書檔案管理出現(xiàn)一些新特征新變化

辦公自動化對文書檔案管理產(chǎn)生了深刻影響，出現(xiàn)了很多新特征和新變化。一是文書檔案載體更為多元化。傳統(tǒng)文書檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，在檔案管理過程中只需要管理好紙質(zhì)檔案，就完成了文書檔案管理的絕大部分工作。隨著辦公自動化的推進，電子檔案的數(shù)量和規(guī)模越來越大，種類也更為齊全，數(shù)字文件已經(jīng)成為文書檔案的重要載體。二是文書檔案管理的主要工作發(fā)生了變化。在辦公自動化影響下，文書檔案管理呈現(xiàn)出紙質(zhì)檔案與電子檔案并存局面。數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作內(nèi)容截然不同，由手工操作逐漸向自動化操作轉(zhuǎn)型。三是文書檔案利用發(fā)生變化。傳統(tǒng)文書檔管理無論是借閱還是服務(wù)都需要人工操作，需要耗費大量時間，流程相對繁瑣。而辦公自動化背景下，能夠通過現(xiàn)代信息技術(shù)對電子文件檔案進行檢索、調(diào)取、利用，極大提升了文書檔案利用效率，能更好地服務(wù)利用人員。

1.2 辦公自動化對文書檔案管理的積極影響

一是提升了文書檔案管理效率。辦公自動化條件下文書檔案能夠?qū)崿F(xiàn)高效信息處理，依托于各種自動化辦公軟件，基本實現(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)自動收集、數(shù)據(jù)自動存儲、數(shù)據(jù)自動分析，極大地減輕了檔案管理人員的工作量，也使得文書檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)，提升了文書檔案工作質(zhì)量。二是實現(xiàn)了文書檔案信息資源的高效共享。自動化辦公背景下，文書檔案逐漸向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不僅占據(jù)大量空間，在查詢和利用方面也存在很多不便。而將紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)變成為電子文書檔案之后，可以依托計算機和互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)文書檔案資源的快速傳輸，能夠結(jié)合受眾的具體需要提煉出有針對性的檔案信息，實現(xiàn)文書檔案信息在不同組織、不同系統(tǒng)之間的高效共享，有效發(fā)揮文書檔案的特殊價值和功能。三是提升了文書檔案管理規(guī)范化水平。辦公自動化背景下，要求文書檔案在收集、管理和開發(fā)過程中按照統(tǒng)一的標準來進行，在自動化的相關(guān)標準和功能的約束下，文書檔案從產(chǎn)生到系統(tǒng)存儲都逐漸向規(guī)范化和標準化靠攏。

1.3 辦公自動化對文書檔案管理的消極影響

一是帶來了文書檔案管理信息安全問題。傳統(tǒng)的文書檔案管理主要以紙質(zhì)為載體，受到的外部影響因素較少，很難對文書檔案信息進行篡改和竊取。而辦公自動化背景下，生成了大量的電子文書檔案，當部分別有用心之人掌握一定技術(shù)之后，完全可以對文書檔案內(nèi)容進行篡改和刪減，改變文書檔案內(nèi)容。而且在這一過程中很難捕捉到相關(guān)痕跡，如果文書檔案在管理過程中被泄密或竊取，所造成的損失短時間內(nèi)還難以發(fā)現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)之后能夠補救的措施也十分有限。二是人員素質(zhì)問題。傳統(tǒng)文書檔案管理對于人員要求相對簡單，只需掌握必要的文書檔案管理技術(shù)，具備一定的職業(yè)道德操守，就能完成文書檔案管理工作。而在辦公自動化背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)更新日新月異，一些檔案管理人員對于辦公自動化相關(guān)技術(shù)未能同步學(xué)習，在辦公自動化技術(shù)運用過程中很難發(fā)揮應(yīng)有作用。

2 辦公自動化背景下文書檔案管理中存在的主要問題

2.1 文書檔案管理理念陳舊

從目前情況看，部分單位雖然在文書檔案管理過程中采用了辦公自動化的相關(guān)技術(shù)，但在理念上仍然沿用著原來的傳統(tǒng)文書檔案管理理念。一方面，耗費大量的人力、物力、財力和時間，引進現(xiàn)代信息技術(shù)，引入優(yōu)秀人才；另一方面，卻依然沿用滯后理念開展文書檔案管理工作，在線形成、管理、歸檔、整理、編研電子文件檔案等新的管理模式尚未實現(xiàn)，文書檔案管理效率仍然十分低下。檔案管理人員的工作經(jīng)驗很難適應(yīng)新時代發(fā)展訴求，文書檔案管理處于相對落后狀態(tài)。

2.2 缺乏文書檔案管理辦公自動化制度機制

文書檔案管理辦公自動化需要完善的制度機制作為保障，但部分單位對辦公自動化技術(shù)重視程度不足，未結(jié)合辦公自動化在文書檔案管理中的具體應(yīng)用情況完善相應(yīng)制度機制，也沒有形成科學(xué)合理的文書檔案管理工作流程，使文書檔案管理仍然處于相對隨意、散漫的狀態(tài)。雖然部分單位制定了相關(guān)管理制度，但這些制度很多都是延續(xù)上級部門的政策文件或是借鑒了其他單位的管理制度，并沒有結(jié)合本單位的實際情況，因此所形成的制度機制缺乏針對性、可操作性和系統(tǒng)性，難以發(fā)揮制度機制的約束作用，影響了辦公自動化在文書檔案管理中的應(yīng)用。

3 辦公自動化與文書檔案管理的融合策略

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化技術(shù)在文書檔案管理各個環(huán)節(jié)應(yīng)用得越來越普遍，對文書檔案管理整個流程都產(chǎn)生了深刻影響。新時代，在文書檔案管理過程中有必要實現(xiàn)辦公自動化與文書檔案管理的深度融合，引進辦公自動化系統(tǒng)，加強文書檔案標準化和規(guī)范化制度機制建設(shè)，進一步提升文書檔案管理質(zhì)量和效率。

3.1 科學(xué)合理設(shè)計文書檔案辦公自動化管理系統(tǒng)

首先，應(yīng)與知名互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)進行合作，設(shè)計專門的文書檔案信息化管理系統(tǒng)，進一步提升辦公自動化管理系統(tǒng)的系統(tǒng)性和科學(xué)性。檔案管理部門應(yīng)參與到文書檔案辦公自動化管理系統(tǒng)設(shè)計之中，避免自動化管理系統(tǒng)設(shè)計功能和內(nèi)部一些工作程序及系統(tǒng)出現(xiàn)不兼容、不銜接問題。檔案管理人員應(yīng)與系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)人員充分論證文書檔案辦公自動化管理系統(tǒng)的相關(guān)功能和需求，既要在總體框架設(shè)計上做到簡潔明了，也要對整個流程進行認真梳理，通過檔案管理部門與開發(fā)企業(yè)的相互協(xié)調(diào)，使整個系統(tǒng)能夠快速地做好前期文書處理工作，也能夠承擔起后期歸檔管理重任，提升文書檔案管理的科學(xué)性、時效性、可靠性、安全性、準確性、系統(tǒng)性。其次，保證文書檔案管理信息系統(tǒng)安全。一方面，應(yīng)提升文書檔案辦公自動化管理系統(tǒng)安全性。要在完善系統(tǒng)軟件功能的基礎(chǔ)之上，通過防火墻技術(shù)、加密技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、計算機病毒防治技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，進一步提升文書檔案辦公自動化管理系統(tǒng)的安全屬性，確保文書檔案信息安全。另一方面，應(yīng)完善文書檔案辦公自動化管理系統(tǒng)規(guī)章制度。新系統(tǒng)在組建完成之后，應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會同其他業(yè)務(wù)部門共同完善相應(yīng)管理制度，切實落實安全責任制，組建由多部門共同參與的文書檔案信息安全保密組織體系。同時，應(yīng)加強相關(guān)人員的安全教育，進一步明確使用規(guī)范和操作流程，既要注重技術(shù)因素防范也要注重人為因素防范，切實保障文書檔案辦公自動化管理系統(tǒng)安全運行。

3.2 加強文書檔案標準化、規(guī)范化管理

傳統(tǒng)文書檔案歸檔以紙質(zhì)文件為主，在歸檔過程中需要檔案管理人員根據(jù)自身經(jīng)驗和理解對文書檔案進行分類管理。因此，在文書檔案管理過程中很難做到完全的規(guī)范統(tǒng)一，進而影響文書檔案管理質(zhì)量。辦公自動化背景下，對文書檔案管理工作提出了新的要求。除了紙質(zhì)文書檔案以外，電子文書檔案也需要給予足夠的重視。電子文書檔案的生成、傳輸、管理、利用、開發(fā)過程都需要在計算機系統(tǒng)內(nèi)自動完成。這就要求文書檔案管理人員在電子文書檔案收集、登記、分類、管理、傳輸各個環(huán)節(jié)一定要按照文書檔案辦公自動化管理系統(tǒng)的相關(guān)要求和規(guī)范進行操作，確保文書檔案信息準確、完整。同時還要明確文書檔案管理人員的具體職責和職權(quán)范圍，完善文書檔案管理工作制度，結(jié)合文書檔案辦公自動化管理系統(tǒng)的相關(guān)要求，完善文書檔案管理辦公自動化工作機制，優(yōu)化辦公自動化工作流程，規(guī)范文書檔案管理程序，提升文書檔案管理效率。

3.3 實現(xiàn)傳統(tǒng)文書檔案與自動化的有機結(jié)合

辦公自動化背景下文書檔案管理出現(xiàn)了很多新情況、新特征，特別是數(shù)字文書檔案的出現(xiàn)對檔案管理部門和人員都提出了新的要求，但并不意味著傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案就此消失。從目前看，紙質(zhì)文書檔案與電子文書檔案并存現(xiàn)象還將持續(xù)，未來在推進文書檔案管理規(guī)范化和制度化進程中有必要實現(xiàn)傳統(tǒng)文書檔案管理與辦公自動化的深度融合。從本質(zhì)上看，自動化文書檔案管理繼承了紙質(zhì)文書檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程，傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案是以紙質(zhì)載體為需求者提供面對面的服務(wù)，而辦公自動化文書檔案管理則是運用辦公系統(tǒng)為需求者提供面對面或遠程服務(wù)。雖然當前辦公自動化文書檔案管理具備了很多優(yōu)勢，在管理質(zhì)量和服務(wù)范圍上都是紙質(zhì)檔案所無法比擬的，但辦公自動化文書檔案管理還無法完全取代傳統(tǒng)文書檔案管理。一方面，傳統(tǒng)文書檔案管理仍然發(fā)揮著基礎(chǔ)性作用，也正是在傳統(tǒng)文書檔案管理基礎(chǔ)之上，為辦公自動化文書檔案管理創(chuàng)造了條件。另一方面，文書檔案管理存儲要做到紙質(zhì)與數(shù)字檔案存儲的長期并存，數(shù)字形式的文書檔案難以將紙質(zhì)文書檔案內(nèi)容和形式進行全面的詮釋和體現(xiàn)，特別是對于一些需要加密重點保存的紙質(zhì)文書檔案更需要給予足夠的關(guān)注。因此，為了確保文書檔案的安全性、完整性、系統(tǒng)性，應(yīng)實現(xiàn)傳統(tǒng)文書的管理與自動化文書檔案管理的深度融合，既要形成多元化的發(fā)展趨勢，也要充分發(fā)揮各自優(yōu)勢，提升文書檔案管理質(zhì)量，更好地服務(wù)于業(yè)務(wù)工作和中心工作。

4 辦公自動化背景下文書檔案管理的保障措施

新形勢下辦公自動化與文書檔案管理深度融合已經(jīng)成為必然趨勢。為進一步提升文書檔案管理質(zhì)量，有必要加強對文書檔案自動化管理的技術(shù)支撐，為文書檔案管理工作提供扎實的人才保障。切實提升文書檔案管理效率，推動檔案管理健康可持續(xù)發(fā)展。

4.1 加強文書檔案自動化管理的技術(shù)支持

一方面，更新檔案管理信息化技術(shù)。隨著辦公自動化的不斷推廣，在文書檔案管理過程中需要利用更多的技術(shù)手段來提升文書檔案管理質(zhì)量，這就要求檔案管理部門加大對自動化信息技術(shù)的引進力度，投入必要資金，完善軟件設(shè)施，確保文書檔案自動化管理技術(shù)能夠緊跟時代發(fā)展。另一方面，做好備份與保密工作。在數(shù)字文書檔案存儲、利用、開發(fā)和傳輸過程中可能因為外在偶然因素和人為因素出現(xiàn)安全問題，因此在提高技術(shù)水準的同時，還應(yīng)完善保密工作，引進必要的保密技術(shù)，避免電子文書檔案出現(xiàn)泄密或丟失問題。強化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)防范，實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)物理隔離，切實保障加密文書檔案信息安全。

4.2 加強文書檔案自動化管理的人員保障

一方面，提升文書檔案管理人員辦公自動化技術(shù)水平。在文書檔案管理過程中由于檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和信息素養(yǎng)問題，在一定程度上影響了文書檔案自動化管理質(zhì)量。因此，檔案管理部門要加強文書檔案管理人員辦公自動化技術(shù)培訓(xùn)，讓其掌握必要的辦公自動化知識和技能，并在實踐中加以應(yīng)用，進一步提升檔案管理人員辦公自動化技術(shù)應(yīng)用能力，為提升文書檔案自動化管理水平提供扎實的人才保障。另一方面，注重人才引進，有條件的檔案管理部門應(yīng)結(jié)合文書檔案自動化管理的具體需要，招聘一些高素質(zhì)的管理型人才和技術(shù)型人才，能夠熟練地掌握辦公自動化技術(shù)，具備扎實的文書檔案管理功底，將這部分優(yōu)秀人才充實到文書檔案管理隊伍之中。此外，應(yīng)完善獎懲制度，對在文書檔案管理中表現(xiàn)優(yōu)異或有突出貢獻的檔案管理人員給予一定的嘉獎，進一步激發(fā)文書檔案管理人員工作的積極性和主動性。

總之，辦公自動化背景下文書檔案管理出現(xiàn)了很多新情況和新特征，檔案管理部門應(yīng)在推進文書檔案管理過程中融入辦公自動化技術(shù)，建立健全文書檔案辦公自動化管理制度機制，加大文書檔案管理人員教育培訓(xùn)，切實保障文書檔案信息數(shù)據(jù)的科學(xué)性、系統(tǒng)性和安全性，進一步提升文書檔案管理質(zhì)量和效率，實現(xiàn)文書檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級。