大數(shù)據(jù)時(shí)代干部人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究

文/楊 玲

檔案數(shù)字化管理是指采用數(shù)字化技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子數(shù)字信息，通過圖片、文字等的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化管理可以提高工作效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的共享。隨著檔案存儲(chǔ)方式的改變，其相應(yīng)的使用方式也會(huì)得到變化，在數(shù)字化的干部人事檔案管理中，檔案信息價(jià)值將得到進(jìn)一步凸顯。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)干部人事檔案管理數(shù)字化產(chǎn)生的重要影響

1.1 有利于干部人事檔案處理更加快速便捷

在信息化技術(shù)融合的檔案管理中，不管是檔案采集還是檔案存儲(chǔ)或檔案檢索，只需要輸入關(guān)鍵詞就能夠進(jìn)行，相比人工手動(dòng)的大范圍逐一核對(duì)，信息化的檔案管理則更為快捷和方便。同時(shí)信息化檔案采集還能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，不需要人為去盯著每一個(gè)相關(guān)的檔案收集，而是鏈接事業(yè)單位的工作發(fā)布或者資源共享平臺(tái)，從而開創(chuàng)檔案在線自動(dòng)收集和歸檔功能。

1.2 有利于干部人事檔案信息傳遞更加安全

采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，在一定程度上可使干部人事檔案數(shù)字資源的安全性更強(qiáng)。過去檔案信息的傳遞只能通過書面形式，很容易因?yàn)閭鏖喍霈F(xiàn)紙張磨損或者丟失的問題，而通過網(wǎng)絡(luò)，就能很好地避免這種紙質(zhì)檔案損壞或者丟失的情況。有關(guān)單位只需要對(duì)可以進(jìn)行共享的人事檔案內(nèi)容組建一個(gè)局域網(wǎng)，然后在局域網(wǎng)內(nèi)設(shè)置共享權(quán)限和分享密碼，就能確保在檔案資料傳閱中的保密性，以及檔案內(nèi)容的完整性和安全性。同時(shí)，在網(wǎng)上進(jìn)行信息傳遞，速度更快，突破了時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)共享，方便用戶利用。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代干部人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的主要問題

2.1 干部人事檔案管理觀念落后，對(duì)數(shù)字化建設(shè)重視不夠

一些工作人員的管理觀念比較落后，依然停留在傳統(tǒng)的管理要求上，不能對(duì)現(xiàn)有的管理內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新或者更新，難以體現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。尤其是目前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)廣泛普及的新時(shí)代，一些單位的干部人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)還比較遲緩，很多基礎(chǔ)的信息技術(shù)以及信息設(shè)備都尚未配備，嚴(yán)重制約了干部人事檔案管理工作的發(fā)展。

2.2 數(shù)據(jù)來源渠道較少，缺乏完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)信息管理平臺(tái)

干部人事信息都比較單一，內(nèi)容涉及面也很簡(jiǎn)單，直接制約了干部人事檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)等的利用不足，使得檔案信息內(nèi)容只能用于對(duì)某位指明姓名的人員進(jìn)行搜索，不能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)同一階段或者同一專業(yè)員工的綜合能力對(duì)比，弱化了檔案數(shù)據(jù)管理有效性和潛在價(jià)值，無法體現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢(shì)。還有，在現(xiàn)有的干部人事檔案信息收集中，多是以文字為主的信息記錄內(nèi)容，因此，在統(tǒng)計(jì)與電子檔案轉(zhuǎn)化時(shí)就需要大量的人力物力對(duì)文字信息進(jìn)行二次提取，從而導(dǎo)致干部人事檔案信息管理的重復(fù)。建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，能夠?qū)⑦@些檔案信息充分提煉，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的資源共享和自主編輯，提升管理和利用成效。

2.3 干部人事檔案管理信息化配套設(shè)施不健全，缺乏專業(yè)的信息化操作人員

干部人事檔案管理平臺(tái)構(gòu)建和檔案數(shù)字化管理，對(duì)檔案管理人員的技術(shù)水平要求比傳統(tǒng)的檔案管理更高、更加嚴(yán)謹(jǐn)。從目前多數(shù)檔案管理從業(yè)者的綜合素質(zhì)來看，很多人員的專業(yè)水平并不高，還有一些甚至沒有達(dá)到基本的專業(yè)水平標(biāo)準(zhǔn)。一般干部人事檔案數(shù)字化管理要求在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)用戶的檢索分類，且要求不同的用戶有不同的使用權(quán)限，高級(jí)檢索可以進(jìn)行對(duì)信息的批改、刪除管理，中級(jí)檢索可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔內(nèi)容的全文檢索，還有管理人員有使用用戶的管理權(quán)限，能夠及時(shí)查看每個(gè)用戶的使用情況和使用內(nèi)容。這也就要求檔案管理人員知道怎么操作和使用這個(gè)檔案管理平臺(tái)，出現(xiàn)問題時(shí)，可以及時(shí)解決，確保各位用戶查用檔案是在使用規(guī)則限定范圍內(nèi)進(jìn)行的，防止用戶的使用意外以及使用問題的出現(xiàn)。

2.4 缺乏信息安全意識(shí)，容易引發(fā)信息泄露風(fēng)險(xiǎn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案文檔的一體化數(shù)據(jù)存在一定的信息安全隱患。如何做好對(duì)保密性文檔信息的保護(hù)，以及防止檔案信息濫用的情況，這些都需要在檔案數(shù)字化管理的構(gòu)建中重點(diǎn)考慮。在推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理，以及檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)組成時(shí)，應(yīng)注意使用規(guī)范的防火墻設(shè)置。相比較傳統(tǒng)的檔案信息，在數(shù)據(jù)信息平臺(tái)上因使用更加便捷，也就容易導(dǎo)致很多信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。如果某個(gè)平臺(tái)窗口沒有做好安全防護(hù)，就可能讓檔案信息系統(tǒng)被黑客攻破，導(dǎo)致重要的檔案內(nèi)容無法安全保管。還有在干部人事檔案使用者的分類與要求中，也要注意對(duì)用戶身份鑒別，某些高度保密性內(nèi)容要加設(shè)上級(jí)權(quán)限才能允許使用。同時(shí)，使用者對(duì)所下載的檔案內(nèi)容如果做了修改或者增減，應(yīng)自動(dòng)實(shí)時(shí)跟蹤記錄。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代干部人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)策略

3.1 加強(qiáng)信息化宣傳教育，集中統(tǒng)一管理干部人事檔案數(shù)據(jù)

應(yīng)加大對(duì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門及人員的干部人事檔案管理信息化及數(shù)字化理念的宣傳，讓有關(guān)人員增強(qiáng)干部人事檔案數(shù)字化管理理念，學(xué)習(xí)運(yùn)用數(shù)據(jù)處理技術(shù)管理干部人事檔案。可以邀請(qǐng)網(wǎng)絡(luò)信息及“大數(shù)據(jù)”技術(shù)方面的專家學(xué)者進(jìn)行知識(shí)和技術(shù)的講座培訓(xùn)，不斷培養(yǎng)和提升干部人事檔案管理工作人員的綜合能力。在干部人事檔案數(shù)字化管理中應(yīng)強(qiáng)調(diào)集中統(tǒng)一管理，建設(shè)和使用文檔一體化的存儲(chǔ)、管理和利用平臺(tái)。在檔案信息的收集中，不僅收集的過程要統(tǒng)一，導(dǎo)入數(shù)據(jù)的窗口也要統(tǒng)一。對(duì)收集信息進(jìn)行統(tǒng)一的收集管理，可以方便之后的數(shù)據(jù)分類處理以及數(shù)據(jù)信息的篩選利用。數(shù)據(jù)的使用管理也應(yīng)統(tǒng)一，簡(jiǎn)化檔案處理過程，讓檔案處理變得更加有效、方便、簡(jiǎn)捷，更加凸顯干部人事檔案的價(jià)值。

3.2 收集基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

應(yīng)實(shí)行文檔一體化管理模式，建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)的整體把握。目前所設(shè)計(jì)的較為突出的軟件是TRIP數(shù)據(jù)庫，這種非結(jié)構(gòu)化特征的數(shù)據(jù)庫最為顯著的優(yōu)勢(shì)就是可以跨平臺(tái)進(jìn)行大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，通過二進(jìn)制的數(shù)據(jù)形式，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)對(duì)象的各種導(dǎo)入和存儲(chǔ)。這種數(shù)據(jù)庫不會(huì)過多強(qiáng)調(diào)對(duì)象數(shù)據(jù)的大小，且能夠自助完成對(duì)文本的抽取工作，自主實(shí)現(xiàn)檔案信息的查找功能，其檢索功能十分強(qiáng)大。還有TRIP數(shù)據(jù)庫中的層次機(jī)制值得一提，通過對(duì)用戶身份識(shí)別以及訪問權(quán)限與訪問內(nèi)容調(diào)查，可以完成對(duì)干部人事檔案數(shù)據(jù)的快速處理及跟蹤監(jiān)督。

3.3 完善基礎(chǔ)設(shè)施，加快技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)備作為檔案數(shù)字化建設(shè)和提高檔案管理效率的重要條件，相關(guān)管理部門應(yīng)舍得擴(kuò)大資金投入，配備好信息化、數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備，包括數(shù)字化建設(shè)所需要的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀和系統(tǒng)軟件等，滿足干部人事檔案數(shù)字化管理的實(shí)際需要。由于目前檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)型還未普及，一些地方的數(shù)字化管理操作技術(shù)能力較落后。因此，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高人才的信息技術(shù)操作能力，對(duì)干部人事檔案信息的數(shù)字轉(zhuǎn)型有十分重要的意義。在人才培養(yǎng)中，應(yīng)突出檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用。應(yīng)通過培訓(xùn)，使檔案管理人員熟知數(shù)字化知識(shí)，熟練掌握數(shù)字化檔案管理操作技能。除了基礎(chǔ)知識(shí)方面的培訓(xùn)提高，還可以組建人才團(tuán)隊(duì)進(jìn)行專項(xiàng)研究，以此來提升檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的水平。

3.4 提高干部人事檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全性

一些數(shù)字化干部人事檔案管理涉及國家機(jī)密信息、專利技術(shù)或商業(yè)機(jī)密、地方建設(shè)等不公開資料，應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字風(fēng)險(xiǎn)的技術(shù)防控，建立數(shù)字化檔案安全保障體系，注意信息安全防護(hù)，防范檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。在干部人事檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的綜合維護(hù)上，應(yīng)注意對(duì)使用流程的管理和監(jiān)控，嚴(yán)格操作管理。通過對(duì)操作系統(tǒng)的嚴(yán)格把握，在用戶使用入口上增設(shè)身份識(shí)別內(nèi)容，防止檔案數(shù)據(jù)信息的泄露，避免檔案數(shù)據(jù)的用戶濫用情況，進(jìn)一步提升干部人事檔案信息的安全性。

綜上所述，在有關(guān)大數(shù)據(jù)時(shí)代下干部人事檔案管理與數(shù)字化建設(shè)的研究中可以看出，在信息化技術(shù)逐漸普及的新形勢(shì)下，檔案管理的優(yōu)化升級(jí)將成為必然趨勢(shì)。我們應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化及數(shù)字化管理的宣傳教育，集中統(tǒng)一管理干部人事檔案數(shù)據(jù)，建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，完善基礎(chǔ)設(shè)施，加快技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)，保障信息系統(tǒng)安全，通過不斷的技術(shù)強(qiáng)化和人員工作水平的提升，促進(jìn)干部人事檔案管理綜合效率的提升，更好地發(fā)揮干部人事檔案信息資源的價(jià)值。