高效的團(tuán)隊(duì)會(huì)議怎么開(kāi)

撰文／高屹 編輯／田麗娜

一提起開(kāi)會(huì)，大多數(shù)人都會(huì)感到頭疼，原因是開(kāi)會(huì)的效果經(jīng)常不盡如人意，沒(méi)有起到應(yīng)有的作用。那么，高效的團(tuán)隊(duì)會(huì)議究竟該怎么開(kāi)？下面的方法值得借鑒。

拒絕低效會(huì)議

突然襲擊的會(huì)

下面這個(gè)場(chǎng)景對(duì)很多人來(lái)說(shuō)都不陌生。當(dāng)你剛到辦公室在自己的工位坐定，正等待電腦開(kāi)機(jī)界面的出現(xiàn)，突然傳來(lái)同事的喊聲：“小張，領(lǐng)導(dǎo)叫你開(kāi)會(huì)！”在沒(méi)有通知、沒(méi)有準(zhǔn)備的情況下，你就被叫到了會(huì)議室。會(huì)上，領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)你：“小張，你們部門(mén)下周能不能完成A 工作？”你會(huì)怎么回答呢？“……我得和某某確認(rèn)一下，他具體負(fù)責(zé)這件事，我會(huì)后給您答復(fù)吧！”這樣的回答既沒(méi)有價(jià)值，又浪費(fèi)時(shí)間。當(dāng)然這也不能全怪你，因?yàn)橥蝗灰u擊的會(huì)，沒(méi)有提前通知你要討論的事情。

替別人開(kāi)的會(huì)

可能你也有過(guò)以下類似的經(jīng)歷。領(lǐng)導(dǎo)突然找你：“小張，替我去聽(tīng)個(gè)會(huì)吧，就現(xiàn)在，在第三會(huì)議室，我這會(huì)兒有急事走不開(kāi)?！蹦阒缓媚弥竞凸P，替領(lǐng)導(dǎo)出席這個(gè)會(huì)議。試問(wèn)，如果在這個(gè)會(huì)上需要你表態(tài)、答復(fù)、決策，你該怎么辦呢？你當(dāng)然對(duì)自己的身份有著清晰的定位，所以你只能這樣說(shuō)：“我回去把相關(guān)情況匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)決定吧！”

與自己沒(méi)關(guān)系的會(huì)

與自己沒(méi)關(guān)系的會(huì)最讓人抓狂。你被叫去開(kāi)會(huì)，可從頭聽(tīng)到尾，你和這會(huì)沒(méi)有什么關(guān)系，還有一大攤子活兒等著你干，但看看身邊各位參會(huì)的同事，特別是講在興頭上的領(lǐng)導(dǎo)，你能站起來(lái)就走嗎？有的人也可能會(huì)掏出手機(jī)設(shè)個(gè)鬧鈴，當(dāng)手機(jī)震動(dòng)后，假裝來(lái)電話，然后一邊壓低聲音接電話，一邊得體且不失禮貌地“逃”出會(huì)議室。

高效會(huì)議組織原則

組織召開(kāi)一個(gè)高效的會(huì)議其實(shí)并不難，只要遵循下面幾個(gè)原則，會(huì)議就一定能發(fā)揮它應(yīng)有的作用和價(jià)值。

召開(kāi)會(huì)議要謹(jǐn)慎

會(huì)議是一種最正式、最嚴(yán)肅的溝通方式。開(kāi)會(huì)的目的是針對(duì)某個(gè)特定的問(wèn)題，通過(guò)多人集中討論、消除分歧，最終就特定問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略達(dá)成一致意見(jiàn)，讓問(wèn)題得到解決。因?yàn)橐懻?，再小的?huì)議也會(huì)涉及多人，開(kāi)會(huì)不但要使用場(chǎng)地、消耗時(shí)間，還要中止參會(huì)人員的正常工作，這個(gè)代價(jià)很大。所以，除非必要，否則不要開(kāi)會(huì)。

做好會(huì)前通知工作

針對(duì)那些必須要通過(guò)會(huì)議的形式才能解決的問(wèn)題，你作為會(huì)議的發(fā)起者，要有明確的會(huì)議主題和議題，并至少提前一天通知所有參會(huì)人員，給大家留出必要的準(zhǔn)備時(shí)間。會(huì)議主題最好只有一個(gè)，會(huì)議的議題也就是要具體討論的內(nèi)容，盡量控制在3～5 個(gè)以內(nèi)。因?yàn)樽h題太多，超出參會(huì)人員的精力允許范圍，就會(huì)出現(xiàn)議而不決的情況。

除了主題和議題，在會(huì)議通知中，還要明確說(shuō)明會(huì)議的具體開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、地點(diǎn)、所有參會(huì)人員的姓名。并且要特別注意，只邀請(qǐng)那些與會(huì)議內(nèi)容直接相關(guān)的人參會(huì)，人數(shù)最好能控制在5～9 人的規(guī)模。如果確實(shí)有人因故無(wú)法出席，除非他能安排全權(quán)代表，否則盡量推遲會(huì)議（實(shí)際上，除了個(gè)別客觀條件制約，當(dāng)前被廣泛應(yīng)用的各種多媒體技術(shù)都可以滿足讓不同地理位置的人方便參加會(huì)議的需要）。

嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間

管理者務(wù)必要嚴(yán)格控制會(huì)議的時(shí)間，按時(shí)開(kāi)始，按時(shí)結(jié)束，不拖延。開(kāi)會(huì)遲到是典型的“小節(jié)大惡”，管理者自己必須帶頭杜絕，沒(méi)有任何借口，必要時(shí)要和嚴(yán)肅的考核制度掛鉤。另外，在發(fā)言、討論時(shí)切忌跑題，這很容易導(dǎo)致超時(shí)。管理者自己作為會(huì)議的主持人，要嚴(yán)格監(jiān)督和控制會(huì)議的進(jìn)程。

筆者曾經(jīng)服務(wù)某家企業(yè)，所在事業(yè)部每半年要召開(kāi)一次總結(jié)會(huì)，市場(chǎng)、技術(shù)、交付、平臺(tái)等職能部門(mén)都要對(duì)半年來(lái)的工作進(jìn)行總結(jié)和規(guī)劃。為了控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，領(lǐng)導(dǎo)提出明確的發(fā)言時(shí)間要求，每個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人只有10 分鐘的時(shí)間，有專人負(fù)責(zé)計(jì)時(shí)，到9 分鐘時(shí)會(huì)給出提示，時(shí)間一到，必須結(jié)束發(fā)言。正是因?yàn)橛辛诉@個(gè)規(guī)定，該企業(yè)每次的會(huì)議都能將時(shí)間控制得比較好，一定程度上也確保了會(huì)議應(yīng)有的效果。

要有專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄

很多人開(kāi)會(huì)都習(xí)慣帶個(gè)本和筆，還有人抱著筆記本電腦參加會(huì)議。然而，高效的會(huì)議不需要每個(gè)人都記錄，開(kāi)會(huì)的價(jià)值在于參會(huì)人員彼此間的討論、互動(dòng)，而不是自己忙著記錄。確實(shí)有需要，一頁(yè)紙的內(nèi)容足以作為自己發(fā)言的提綱。如果需要使用投影儀，也可以將文件拷貝到公用電腦上，以避免手中的電腦讓自己分神。

高效的會(huì)議需要專人做好記錄，記錄每個(gè)人發(fā)言的要點(diǎn)，特別是他們針對(duì)討論問(wèn)題給出的觀點(diǎn)、答復(fù)、承諾，這些重要的信息是會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容。但僅用白紙黑字記錄下來(lái)還不夠，每個(gè)參會(huì)人員還需要在會(huì)議紀(jì)要文件上簽字，以表示承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。只有將他們的觀點(diǎn)、承諾轉(zhuǎn)化為嚴(yán)肅的責(zé)任，才能真正引起參會(huì)人員的重視，才能確保會(huì)議的目的按預(yù)期達(dá)成。

兩點(diǎn)注意事項(xiàng)

（1）對(duì)于突發(fā)的、緊急的會(huì)議，需要在短時(shí)間內(nèi)獲得結(jié)論、解決問(wèn)題，這種會(huì)最好到小型會(huì)議室去開(kāi)?？茖W(xué)研究顯示，人在相對(duì)狹小的空間里會(huì)感受到來(lái)自環(huán)境的壓迫感。這種壓迫感能讓人在相對(duì)短暫的時(shí)間內(nèi)精神高度集中，大腦快速思考，減少思路分散、跑題的情況。

（2）如果是比較復(fù)雜的、需要多個(gè)部門(mén)相互協(xié)調(diào)的問(wèn)題，請(qǐng)一定先別忙著開(kāi)會(huì)，因?yàn)闋砍兜蕉喾嚼?，很難讓大家在公開(kāi)的會(huì)議上順利達(dá)成一致意見(jiàn)，最常見(jiàn)的結(jié)果就是議而不決或推諉扯皮，這樣的會(huì)即使反復(fù)開(kāi)也不一定達(dá)到讓人滿意的效果。遇到這種情況，管理者應(yīng)該以各方利益的協(xié)調(diào)人身份，提前采取私下接觸、逐一溝通、分化瓦解、各個(gè)擊破的策略。在正式場(chǎng)合無(wú)法作出的承諾和讓步，在非正式場(chǎng)合中卻有可能達(dá)成共識(shí)。要注意，當(dāng)各方私下分別接受條件后，才是開(kāi)會(huì)的好時(shí)機(jī)，這樣才能通過(guò)嚴(yán)肅的會(huì)議方式，將私下的共識(shí)以公開(kāi)、正式的方式確認(rèn)下來(lái)。

結(jié)語(yǔ)

組織或參加各種會(huì)議，本身就是管理工作的重要組成部分，管理者掌握并踐行正確的認(rèn)識(shí)、方法和原則，就能讓會(huì)議真正成為解決工作中各種難題和沖突的有力工具。