中小型物流企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化研究
——以GJ物流公司為例

□ 閆魯婷,雷銀生

(武漢輕工大學 管理學院，湖北 武漢 430023)

1 引言

互聯(lián)網(wǎng)時代，電商以迅猛的態(tài)勢不斷發(fā)展，也帶動了物流企業(yè)的發(fā)展。我國的物流企業(yè)90%以上都屬于中小物流企業(yè)[1]。由于發(fā)展過快，物流行業(yè)逐步趨于飽和，加上經(jīng)濟發(fā)展增速放緩，只有抓好內(nèi)部控制管理才可以有效促進中小型物流企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。要想在市場中生存，就必須通過優(yōu)化內(nèi)部控制來增強自身的競爭力。內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)生存與成長中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，它指的是貫穿企業(yè)全員、全面、全程的，旨在實現(xiàn)企業(yè)合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、真實財務信息以及戰(zhàn)略等目標的一種過程[2]?？梢?，內(nèi)部控制的重要性不容小覷。

中小型物流企業(yè)建立具有與之相匹配的內(nèi)部控制制度可以在一定程度上應對市場的不斷變化及潛在風險，但現(xiàn)階段中小物流企業(yè)的內(nèi)部控制建設存在問題。一方面，物流企業(yè)較為獨特，其自身各個環(huán)節(jié)單一運行或整合運行都是一個管理的過程，業(yè)務流程較為繁瑣。另一方面，中小型物流企業(yè)的管理層比較關注經(jīng)濟利益直接流入的經(jīng)營活動，對于公司的治理水平相對較低，在競爭市場份額的時候，往往會忽略企業(yè)內(nèi)部的管理。

基于此，本文選擇以GJ物流公司為例，根據(jù)內(nèi)部控制的五個要素，分析其可能存在的控制缺陷，并提出解決方案，以實現(xiàn)中小型物流企業(yè)的健康發(fā)展。

2 GJ物流公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀

2.1 GJ物流公司的基本情況

GJ物流公司是南寧本土的一家物流服務公司。該公司本著誠信經(jīng)營、客戶第一的經(jīng)營理念，為客戶提供具有時效性、安全性、便捷性的物流運輸服務，主要經(jīng)營道路普通貨物運輸；倉儲服務(易燃易爆危險化學品除外)；裝卸搬運服務等。在不斷發(fā)展壯大中，增加了不少物流專線，包括廣西、河南、山東等多個省份專線，以期更好地滿足客戶需求。

該公司主要經(jīng)營一體化物流服務，即根據(jù)客戶提出的需求設計解決方案，據(jù)此為客戶提供一體化、全程化的物流服務，包括訂單管理、倉儲管理、信息接入、庫存、分揀、運送、信息追蹤監(jiān)控、信息咨詢等基本物流服務項目。

2.2 GJ內(nèi)部控制現(xiàn)狀

隨著市場經(jīng)濟的不斷變化，傳統(tǒng)物流行業(yè)也逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代物流，而由包裝、貨物運輸、貨物裝卸、倉儲等環(huán)節(jié)構成的產(chǎn)品出廠后的一系列物流服務則屬于傳統(tǒng)型物流?，F(xiàn)代物流更加注重顧客的需求以及廠家對商品制造過程中的運送保管和信息溝通等。與傳統(tǒng)物流相比，現(xiàn)代物流需要更多的資金流支持。因此，針對現(xiàn)代物流公司，更要加強內(nèi)部控制。但目前來看，GJ物流公司的內(nèi)部控制并不樂觀。

該公司是中小物流企業(yè)的一個典型代表，屬于“作坊式”的家族小公司。公司內(nèi)部控制存在缺陷，管理層身兼數(shù)職，其權力無法得到有效制約，公司整體缺少內(nèi)部控制觀念，雖設有內(nèi)部控制制度，但僅流于形式。并且GJ物流公司內(nèi)部未設立內(nèi)審部門，內(nèi)部審計職能形同虛設，員工職業(yè)素養(yǎng)不高，未對公司進行有效的風險評估，公司內(nèi)部各部門分工不明，各環(huán)節(jié)信息溝通時效性欠缺，未建立有效的監(jiān)督機制。然而，由于沒有一套適用的內(nèi)部控制體系來解決這些問題，嚴重阻礙了公司的發(fā)展。

3 GJ物流公司內(nèi)部控制的主要問題

3.1 控制環(huán)境薄弱

企業(yè)內(nèi)部環(huán)境為其他要素提供規(guī)則和結構，同時也是公司執(zhí)行內(nèi)部控制的基礎，也稱“企業(yè)內(nèi)部條件”。作為公司治理中的基礎部分，其控制的有效性與企業(yè)整體發(fā)展情況密切相關。

但通過對GJ物流公司的考察，發(fā)現(xiàn)公司雖有管理者制定的內(nèi)部控制制度，但是在實際工作中只是流于表面，并未有效實施。并且公司管理層對內(nèi)部控制的認識存在偏差，認為內(nèi)部控制只是針對最基層員工的約束，其實不然。他們還認為關于財務的內(nèi)部控制只是對資產(chǎn)、資金的控制，忽視了對流程和員工自身的控制。僅僅因現(xiàn)代企業(yè)制度管理標準強調(diào)了內(nèi)部控制制度的建立，并未真正意識到其重要性，更沒有認真地去執(zhí)行。

另外，公司整體忽略內(nèi)部控制制度，重視程度不高。從管理層開始就忽視內(nèi)控的執(zhí)行，其次內(nèi)控執(zhí)行人員的專業(yè)水平不夠，導致貫徹執(zhí)行內(nèi)部控制的積極性普遍較低。

3.2 風險評估欠缺

風險評估和風險管理已成為企業(yè)治理的重點和以后內(nèi)部控制的發(fā)展方向[3]。它指的是企業(yè)能夠及時量化評測某項經(jīng)營活動可能會帶來的影響或損失，并合理確定應對策略。對風險進行高質(zhì)量評估對企業(yè)經(jīng)營來說意義重大。GJ物流公司未對市場發(fā)展變化帶來的風險做出評估，如果采取錯誤的決策會對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生巨大影響。

公司財務管理者未意識到財務風險的影響。GJ物流公司財務管理層的風險管控意識淡薄，未從長遠的計劃和大局的角度對財務風險進行管控。另外，公司財務管理者素質(zhì)不高，僅針對基礎的財務知識制定風險防范措施，不具有針對性，沒有做到對不同問題進行具體分析，在處理籌資、應收賬款等業(yè)務風險的措施中存在普遍性，導致財務工作無法有效進行。

3.3 控制活動不嚴謹

控制活動是指按照企業(yè)確定的風險評估的結果而被執(zhí)行的一系列程序，將風險所帶來的影響或損失降至可接受范圍內(nèi)。GJ物流公司在風險評估中就有所欠缺，因此該要素下也不嚴謹。

企業(yè)內(nèi)部各部門分工明確需要高額的成本作為支撐，而小企業(yè)為了避免高成本流出，最終導致內(nèi)部職責劃分不明確，GJ物流公司也是如此。由于其只注重短期經(jīng)濟利益的快速流入，搶占市場份額，因此盡可能地壓縮成本，將一些需要分離的職位交由同一位員工負責，使得該員工的權責無法得到有效監(jiān)督，若實施舞弊行為可以自行掩蓋，不被人發(fā)現(xiàn)。

另外，隨著人工智能不斷發(fā)展，物流基礎設施建設與人工智能相結合是發(fā)展趨勢，而物流基礎設施是物流企業(yè)發(fā)展的基礎。將人工智能運用于物流相關環(huán)節(jié)可以提高企業(yè)自身物流競爭力，因此，GJ物流公司為了自身發(fā)展增加了人工智能資源引進預算，但是缺乏有效的資金預算監(jiān)督。

3.4 信息與溝通不及時

信息與溝通主要包括收集信息和傳遞信息兩個部分。在此過程中要保證所獲得信息的真實性和完整性，并且要學會對信息進行整理和篩選，并將重要信息在企業(yè)內(nèi)外部之間傳遞，同時保持時效性。

GJ物流公司每兩周舉行一次例會，對各部門工作進行及時總結，如存在重大問題，會及時提出相應的解決方案。另外，GJ物流公司的管理層會派專員收集并整理公司外部重要信息，不僅包括物流行業(yè)的市場信息，還包括現(xiàn)存客戶以及意向客戶的信息等。然而，GJ物流公司只做到了初步收集信息，并未對信息進行有效歸集，也未及時傳遞信息，因此，溝通時效性較弱。

3.5 內(nèi)部監(jiān)督不健全

GJ物流公司內(nèi)部雖設有專員開展監(jiān)督工作，但是由于專業(yè)素養(yǎng)不強，不能充分發(fā)揮該工作的作用。尤其是在財務方面，公司對財務內(nèi)部控制的監(jiān)督管理不足，造成日常數(shù)據(jù)無交叉核對，而且還存在著貨物缺損甚至被盜現(xiàn)象。另外，公司雖然有審計人員，但是人員素質(zhì)不高，專業(yè)水平不足，也沒有設立單獨的審計部門。

4 GJ物流公司內(nèi)部控制優(yōu)化策略建議

4.1 優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境

環(huán)境是影響公司運營發(fā)展的因素之一。為了合理設置組織架構，確保決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互分離、形成制衡，對GJ物流公司的組織架構進行如圖1所示的優(yōu)化設計。

圖1 GJ物流公司組織架構優(yōu)化圖

第一，充分發(fā)揮公司審計的作用。在財務部下加設審計組，該部分主要推進GJ物流公司內(nèi)部的經(jīng)營業(yè)務審計以及對內(nèi)部控制管理的評價工作的開展。并且為了充分發(fā)揮內(nèi)部審計的獨立性，單獨設立審計管控部，由審計組直接領導[4]。

第二，充分發(fā)揮預算管理的作用[5]。在總經(jīng)理下設立預算專員，目的在于可以為管理層做決策時提供有效依據(jù)，從功能上健全GJ物流公司的內(nèi)部治理結構。其主要職能是全面負責GJ物流公司財務預算的審核并對其進行監(jiān)督。

4.2 加強風險管控

4.2.1 設計與公司實際相符的風險評測方法

GJ物流公司審計組應承攬風險評估工作，主要組織公司各部門實施風險分析工作，并且將GJ物流公司設計的風險評測方法與經(jīng)營風險承受度相結合，制定出GJ物流公司經(jīng)營風險識別與分析程序，規(guī)范該公司關于經(jīng)營風險的程度劃分標準。

4.2.2 優(yōu)化風險分析方法

GJ物流公司內(nèi)部應該組織各部門優(yōu)先進行風險分析，形成公司部門風險分析報告，交由審計組進行二次分析。然后將GJ物流公司對識別風險的產(chǎn)生可能性、影響度、覆蓋范圍進行三個維度的定性打分，根據(jù)相應分值劃分風險等級，比如5級風險最高、1級風險最低[4]。具體操作步驟如下：第一步，將上述提到的三個維度均劃分為五個等級，針對各項風險進行定性打分；第二步，明確三個維度的權重，設定分別占據(jù)35%、50%、15%，并對此進行定量計算，得出具體分值；第三步，參照各項風險定量評分和，得出總體得分，并對此劃分風險等級。

4.3 強化控制活動

4.3.1 確保不相容職務分離

針對中小型物流企業(yè)中這種“作坊式”的家族企業(yè)，應對不相容的職位進行嚴格分離，例如執(zhí)行與監(jiān)督崗位相分離，審批與執(zhí)行的崗位相分離等，并要任命毫無親緣關系的人員到互相制衡的崗位上，以保證分離的有效性。對于管理層及監(jiān)督層等關鍵職位，要建立特定的內(nèi)部控制制度以監(jiān)督其權責運用情況，并且聘用具備專業(yè)技能的人員任職，以提高員工整體專業(yè)性水平。

4.3.2 加強資金預算監(jiān)督

GJ物流公司為了迎合行業(yè)的發(fā)展趨勢，對基礎物流設施投入了一些關于人工智能技術的研發(fā)費用，但是需要注意的是對投入資金流出進行后續(xù)管控。財務部門應該定期對該項資金的使用進行更新，并向管理層上報，使其充分掌握研發(fā)資金的流向，并可直接追蹤并評估資金使用情況，以便進行決策調(diào)整。

4.4 優(yōu)化信息溝通

4.4.1 強化信息系統(tǒng)管控程序

GJ物流公司應該創(chuàng)建日常經(jīng)營操作系統(tǒng)，為了保證操作的可控性和可審性，應對各系統(tǒng)軟件的安裝、運行以及臺賬的維護均設置操作日志記錄功能。并對異?；虮畴xGJ物流公司內(nèi)部控制規(guī)定的數(shù)據(jù)及操作保持高度敏感，由操作系統(tǒng)自行匯報，并且設計相關的跟蹤處理機制。

4.4.2 提高信息傳遞效率

管理層應創(chuàng)造良好的信息溝通環(huán)境，促使員工敢于發(fā)聲，及時報告工作中出現(xiàn)的問題，以便公司可以及時應對，避免造成不必要的損失[6]。另外，還應鼓勵公司注重團隊合作，促進跨部門交流，以確保信息的真實性。

4.5 加強內(nèi)部監(jiān)督

4.5.1 健全內(nèi)部控制監(jiān)督機制

GJ物流公司必須持續(xù)檢查公司內(nèi)部控制體系是否有效實施，并對其進行檢查、分析與測評，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)控體系中存在的缺陷，評估可能會產(chǎn)生的后果。在發(fā)現(xiàn)缺陷后，仔細檢查并完善財務、實物資產(chǎn)、業(yè)務流程等各項管控制度，促進內(nèi)部控制體系整體水平的提高，避免內(nèi)部控制只流于形式，每個季度嚴格進行定期檢查，持續(xù)監(jiān)督。對切實執(zhí)行內(nèi)控的人員或部門給予一定獎勵，相應地，對違反規(guī)定的也要給予處分或處罰，只有獎和罰相結合，才能推進內(nèi)部控制的有效實施。

4.5.2 充分發(fā)揮內(nèi)部審計的獨立性

在對GJ物流公司組織架構設計進行優(yōu)化時，要在財務部下設審計組，發(fā)揮內(nèi)部審計的獨立性。另外，審計組的日常監(jiān)督工作還需要持續(xù)加強，并明晰審計工作的重點，做到有的放矢，改善審計工作開展的程序和方法，增強審計工作者的專業(yè)素養(yǎng)，從而提升審計的效率性及獨立性。

5 結論

中小型物流企業(yè)在時代背景下，面臨著巨大的競爭壓力。通過對GJ物流公司內(nèi)部控制的分析，對其解決問題的步驟進行了優(yōu)化，以此完善公司各個環(huán)節(jié)的流程，提高應對風險的能力。GJ物流公司是眾多中小型物流企業(yè)的一個縮影，類似的物流公司不在少數(shù)。因此，中小物流企業(yè)必須重視執(zhí)行內(nèi)部控制，提高企業(yè)市場競爭力，從而實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益最大化和真正的可持續(xù)發(fā)展。