水利勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案數(shù)字資源建設(shè)要點(diǎn)分析

文/貴州省水利水電勘測設(shè)計(jì)研究院有限公司 馬繼萍；貴州省交通規(guī)劃勘察設(shè)計(jì)研究院股份有限公司 吳珊

2020年修訂的《檔案法》新增“檔案信息化”篇章，專門對檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)提出了明確要求，并將傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化納入檔案數(shù)字資源的重要組成部分。2017年，國家檔案局發(fā)布《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》（以下簡稱《指南》），強(qiáng)調(diào)“數(shù)字檔案資源建設(shè)是企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的重點(diǎn)任務(wù)?！币虼耍百Y源為先”就是要優(yōu)先考慮數(shù)字檔案資源建設(shè)需求?！吨改稀分袑?shù)字檔案資源建設(shè)劃分為三個(gè)方面：一是傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，二是電子文件歸檔，三是專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)。本文將其歸納為“三化”：存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化?？辈煸O(shè)計(jì)工作主要為水利工程建設(shè)前期“項(xiàng)建至初設(shè)”階段的地質(zhì)勘察、方案設(shè)計(jì)、建設(shè)移民征地、專題報(bào)告、施工圖設(shè)計(jì)等工作，具有涉及專業(yè)多、工程規(guī)模大、質(zhì)量要求嚴(yán)等特點(diǎn)。因此，只有加快檔案數(shù)字資源建設(shè)，才能整合企業(yè)的核心數(shù)據(jù)資源，為地質(zhì)勘察設(shè)計(jì)及數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有力的知識、數(shù)據(jù)支撐。

一、存量數(shù)字化

存量數(shù)字化，即對歷史、存量的傳統(tǒng)檔案載體進(jìn)行數(shù)字化加工。數(shù)字化過程是一項(xiàng)耗時(shí)長、投入人力、物力大的工作。但此項(xiàng)工作卻是檔案數(shù)字化建設(shè)最核心和最基礎(chǔ)的工作，因?yàn)橹挥斜ＷC一定量的檔案數(shù)據(jù)，才能推動(dòng)數(shù)字檔案室發(fā)揮效用?！吨改稀分忻鞔_規(guī)定：“存量檔案數(shù)字化率宜達(dá)到70%以上?！?/p>

（一）依據(jù)“重要性、緊迫性”原則進(jìn)行數(shù)字化。館藏檔案資源需依據(jù)“重要性、緊迫性”原則，有選擇、有步驟地?cái)?shù)字化。應(yīng)對重點(diǎn)水利項(xiàng)目以及即將進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的工程檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。首先，應(yīng)結(jié)合實(shí)際需求制訂計(jì)劃，確定需要進(jìn)行檔案數(shù)字化的種類、數(shù)量、范圍和結(jié)構(gòu)，成立由檔案部門與業(yè)務(wù)部門組成的檔案鑒定專項(xiàng)小組，進(jìn)一步明確優(yōu)先掃描的檔案類型及數(shù)量。這樣既能精準(zhǔn)地了解庫藏檔案，又能節(jié)約掃描時(shí)間和成本。其次，結(jié)合檔案利用率、檔案保管期限、項(xiàng)目重要程度等要素，篩選不同批次進(jìn)行數(shù)字化加工的項(xiàng)目檔案。

（二）統(tǒng)一數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范加工流程。為了確保數(shù)字化加工的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范加工流程、嚴(yán)控?cái)?shù)字化成果質(zhì)量，國家檔案局先后頒布《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）、《檔案服務(wù)外包工作》（DA/T 68.1-2020）等多個(gè)行業(yè)規(guī)范。從數(shù)字化設(shè)備、加工流程、數(shù)字化成果存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)部署、數(shù)字化服務(wù)外包等方面，加強(qiáng)管理理念、優(yōu)化工作方法。紙質(zhì)檔案作為最主要的載體形式之一，是數(shù)字化加工的重點(diǎn)。依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，檔案數(shù)字化加工流程主要有：前期準(zhǔn)備（調(diào)卷——編頁——目錄數(shù)據(jù)著錄）——檔案掃描——圖像處理——圖像存儲(chǔ)——數(shù)據(jù)掛接——數(shù)字化成果驗(yàn)收及移交。前期準(zhǔn)備需要對檔案數(shù)字化對象開展檔案調(diào)卷、編頁核頁、目錄數(shù)據(jù)庫著錄等工作。要制訂詳細(xì)的數(shù)據(jù)著錄規(guī)則，涵蓋數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容等。檔案掃描，要根據(jù)不同的紙張幅面選擇相應(yīng)規(guī)格的圖紙掃描儀進(jìn)行掃描，根據(jù)不同的檔案類型、紙質(zhì)狀況確定掃描色彩模式及掃描分辨率。圖像處理，要對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查，對不符合質(zhì)量要求的圖像重新進(jìn)行處理。數(shù)據(jù)掛接，要對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，并對掛接結(jié)果進(jìn)行抽檢核驗(yàn)（詳見圖1）。

圖1 檔案數(shù)字化加工流程圖

（三）做好數(shù)字化成果質(zhì)檢及管理。應(yīng)成立專項(xiàng)驗(yàn)收組，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行質(zhì)檢和驗(yàn)收，可采取計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)與人工檢驗(yàn)、一次校驗(yàn)與二次校驗(yàn)相結(jié)合的方式。質(zhì)檢內(nèi)容主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像、元數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)載體等方面。具體來說：1.目錄數(shù)據(jù)驗(yàn)收主要是對條目的內(nèi)容、格式、準(zhǔn)確性等。2.數(shù)字圖像驗(yàn)收主要是包括數(shù)字化參數(shù)、存儲(chǔ)路徑、命名規(guī)范、圖像質(zhì)量、排列順序等。3.元數(shù)據(jù)驗(yàn)收主要是元數(shù)據(jù)的完整性及賦值規(guī)范性。4.存儲(chǔ)載體驗(yàn)收主要是載體的安全、可用、完整等。因此，在檢驗(yàn)和移交過程中，要詳列質(zhì)檢項(xiàng)目，形成移交。

二、增量電子化

增量電子化，即對新增的電子文件進(jìn)行歸檔、接收和管理。

（一）實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔。電子文件歸檔異于紙質(zhì)檔案歸檔之處：電子文件歸檔需基于系統(tǒng)流程，在計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)系統(tǒng)或辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成、辦理、且以信息包（內(nèi)容數(shù)據(jù)+元數(shù)據(jù)）的形式進(jìn)行傳輸、封裝、歸檔，更加注重業(yè)務(wù)流程的前段介入和全程控制，以確保電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。國家檔案局自2005年以來至今已出臺(tái)多部規(guī)范：《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)、《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362-2020)，詳細(xì)規(guī)定電子文件從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)產(chǎn)生或形成，直至轉(zhuǎn)換成電子檔案進(jìn)行管理的具體要求。電子文件的歸檔流程，一般可分為“文件形成——文件整理——文件歸檔——檔案管理”四個(gè)階段。文件形成主要是在業(yè)務(wù)流程中直接產(chǎn)生形成的，業(yè)務(wù)部門通過捕獲、錄入等方式進(jìn)行文件整理，整理完畢后的文件以歸檔信息包進(jìn)行預(yù)歸檔，檔案管理部門對預(yù)歸檔電子文件進(jìn)行鑒定接收，最后形成電子檔案進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。

（二）完成電子文件向電子檔案的轉(zhuǎn)化。1.超前控制，確保數(shù)據(jù)的完整準(zhǔn)確。設(shè)計(jì)過程是水利設(shè)計(jì)企業(yè)管理信息系統(tǒng)的核心，是數(shù)字檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)。只有對項(xiàng)目設(shè)計(jì)全過程進(jìn)行管理和控制，才能有效地完成電子文件向電子檔案的轉(zhuǎn)換。電子文件歸檔流程與實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，是一個(gè)完整的閉合流程，電子文件歸檔的業(yè)務(wù)過程不能隨意刪減：如歸檔前的收集、篩選、整理、鑒定、分類、編目等環(huán)節(jié)不能少，歸檔過程中的蓋章、移交、身份認(rèn)證、接收、確認(rèn)（合法、有效、完整、真實(shí)）、核對、鑒定等工作同樣不能隨意刪減。一旦忽視電子文件歸檔環(huán)節(jié)或是將歸檔環(huán)節(jié)前移、后移都是不妥當(dāng)?shù)模驗(yàn)檫@些做法可能導(dǎo)致電子文件不可逆地退化為電子資料，而之后的管理者無論負(fù)載多少信息，采用何種技術(shù)措施，都無法將其轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.實(shí)現(xiàn)圖紙、報(bào)告等電子文件信息自動(dòng)收集?？辈煸O(shè)計(jì)單位，作為工程建設(shè)項(xiàng)目前期的參建單位，會(huì)產(chǎn)生大量的原始記錄、圖紙、報(bào)告等。涉及水工、地質(zhì)、水文、電氣、環(huán)保等多專業(yè)。因此，需要從文件生產(chǎn)到歸檔進(jìn)行全程控制。設(shè)計(jì)人員在設(shè)計(jì)過程管理系統(tǒng)完成圖紙校審后，調(diào)用電子文件歸檔系統(tǒng)的批量自動(dòng)打印接口將DWG圖紙及簽名人員信息送至打印歸檔服務(wù)。打印歸檔服務(wù)在服務(wù)器后臺(tái)對DWG文件進(jìn)行拆分，每幅圖生成唯一標(biāo)識的條形碼，根據(jù)簽名人員信息，從電子簽名庫中調(diào)出電子簽名文件批簽到DWG文件，再將有電子簽名的DWG文件轉(zhuǎn)換成打印機(jī)識別的格式傳遞到打印機(jī)進(jìn)行打印，同時(shí)轉(zhuǎn)換TIF（或PDF）文件，將DWG文件和TIF（或PDF）文件一起歸檔到數(shù)字資源。一方面，大大減輕了歸檔信息反復(fù)著錄的過程；另一方面，優(yōu)化了企業(yè)設(shè)計(jì)成果的歸檔效益，全面實(shí)現(xiàn)在線一體化電子文件的形成及歸檔，同時(shí)也省去了將大量紙質(zhì)檔案掃描成數(shù)字檔案復(fù)制件的過程。

（三）形成資源集成管理系統(tǒng)。形成資源集成的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，就是達(dá)成“一個(gè)集中”“兩個(gè)統(tǒng)一”“三個(gè)實(shí)現(xiàn)”總體目標(biāo)。1.建成一個(gè)集中管理檔案實(shí)體及數(shù)字化資源的綜合性檔案信息管理平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)檔案從收集、管理、利用等全過程的信息化管理系統(tǒng)，這是一個(gè)面向服務(wù)和管理的穩(wěn)定系統(tǒng)，具有業(yè)務(wù)支持和管理功能。2.統(tǒng)一用戶管理機(jī)制、統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)管理接口。首先，要統(tǒng)一業(yè)務(wù)前端與歸檔后端相對應(yīng)的管理數(shù)據(jù)流規(guī)則。其次，要統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)管理所匹配的端口類型，如文件圖像處理工具與硬件接口、條形碼系統(tǒng)接口、數(shù)字化掃描上傳接口等，使系統(tǒng)具有良好的兼容性和可擴(kuò)充性。3.實(shí)現(xiàn)全面化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。首先，要實(shí)現(xiàn)全面的系統(tǒng)功能。主要有三個(gè)層次：一是面向用戶的前端管理系統(tǒng)，包括了檔案收集（預(yù)立卷、收發(fā)文管理）、檔案檢索、檔案借閱、檔案數(shù)字化展示等功能；二是面向檔案管理業(yè)務(wù)處理的后臺(tái)管理系統(tǒng)，包括檔案整編、查詢利用、鑒定及銷毀、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檔案編研、系統(tǒng)維護(hù)等功能；三是系統(tǒng)維護(hù)及數(shù)據(jù)服務(wù)功能。其次，要實(shí)現(xiàn)規(guī)范的數(shù)據(jù)管理。規(guī)范地存儲(chǔ)檔案數(shù)字資源、水文數(shù)據(jù)資源、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范資源，結(jié)合不同類型的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行存儲(chǔ)格式、命名方式的統(tǒng)一。最后、要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。借助系統(tǒng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化控制，解決整編管理過程中理解有偏差、規(guī)則有區(qū)別而導(dǎo)致的檔案整編不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)精細(xì)程度不一致等情況。

三、利用網(wǎng)絡(luò)化

利用網(wǎng)絡(luò)化是檔案數(shù)字檔案資源建設(shè)目標(biāo)的最直接表現(xiàn)。企業(yè)數(shù)字檔案資源一般是建立在局域網(wǎng)或?qū)＞W(wǎng)下權(quán)限范圍內(nèi)查詢使用。查詢既要實(shí)現(xiàn)單庫查詢、又要實(shí)現(xiàn)多庫高級查詢及模糊查詢。在線利用要實(shí)現(xiàn)權(quán)限范圍內(nèi)的多方式利用，對不同的利用方式實(shí)施不同的審批流程，如條目式查詢對外開放、電子文件查看及下載采用不同的管理和技術(shù)控制手段，確保利用有依據(jù)、下載有記錄。確保檔案數(shù)字資源通過網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)充分利用，為進(jìn)一步提高查閱利用效率，提升數(shù)字資源整合能力奠定基礎(chǔ)。