基于微信的高校檔案信息服務(wù)探析

文/寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院 呂亞梅

伴隨著我國(guó)高等教育的不斷發(fā)展，學(xué)校為了提高自身的發(fā)展水平，要完善內(nèi)部模式建設(shè)。在新時(shí)期，高校檔案管理需要突出與時(shí)俱進(jìn)的工作理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的成功轉(zhuǎn)型和升級(jí)，并且通過微信平臺(tái)建設(shè)，打破以往空間和時(shí)間的限制，使高校檔案信息服務(wù)朝著及時(shí)性和高效率的方向不斷發(fā)展，全面增強(qiáng)高校檔案信息服務(wù)的水平，滿足師生在檔案信息服務(wù)方面的需求，以此突出高校人性化的教學(xué)理念。

一、微信用于高校檔案信息服務(wù)的作用

（一）傳播優(yōu)勢(shì)。在當(dāng)前高校檔案信息服務(wù)中融入微信的優(yōu)勢(shì)較為突出。研究數(shù)據(jù)表明，微信已經(jīng)成為我國(guó)超級(jí)APP，再加上智能移動(dòng)手機(jī)覆蓋率高達(dá)93%左右，已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ钪行畔⒔涣鞯闹匾ぞ?。隨著微信的不斷推廣，朝著低齡化的趨勢(shì)不斷變化，例如有97%的用戶在50歲以下，絕大多數(shù)微信用戶包含學(xué)生和企業(yè)職工人員等等。在高校檔案管理工作中，本身的服務(wù)特點(diǎn)較為清晰，整體群體非常穩(wěn)定，和微信用戶群體之間的契合度較高，有效提高了高校檔案信息服務(wù)的效果以及水平。微信是隨著我國(guó)科技水平的提高而衍生出的新型技術(shù)方案，能夠通過文字和圖片的方式滿足信息溝通和交流的要求，傳播形式較為多樣，相關(guān)功能在逐漸擴(kuò)展，朝著多元化的趨勢(shì)不斷變化，共同完成信息的傳播，減少了直白文字?jǐn)⑹龅纳韪小Ｈ藗兛梢噪S時(shí)隨地獲取和接收相關(guān)的信息，轉(zhuǎn)變以往單一而粗放的信息傳播渠道，充分發(fā)揮微信平臺(tái)本身的優(yōu)勢(shì)，以此來(lái)提高后續(xù)的瀏覽和分享效率，使得高校檔案信息服務(wù)管理水平得到全面提高。另外，微信從注冊(cè)到開通幾乎沒有任何的費(fèi)用，成本較低，信息傳播具有多樣態(tài)的優(yōu)勢(shì)，例如可以通過微信群進(jìn)行傳播，也可以開設(shè)對(duì)應(yīng)的公眾號(hào)來(lái)進(jìn)行信息的傳播，有效加快了信息傳播的速度。微信公眾平臺(tái)屬于多元信息溝通的載體，有效加快了信息傳輸?shù)乃俣?。微信作為重要的公共服?wù)平臺(tái)，具備安全和穩(wěn)定的特點(diǎn)，在當(dāng)前高校中，一些微信圖書館和四六級(jí)查詢逐漸盛行，已經(jīng)成為學(xué)生必不可少的工具。清華大學(xué)和北京大學(xué)和微信平臺(tái)進(jìn)行了相互合作，構(gòu)建特色化的功能以及公眾號(hào)，有效提高了微信服務(wù)的水平。在當(dāng)前高校檔案信息服務(wù)工作中，需要迎合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)微信平臺(tái)的科學(xué)利用，使檔案信息服務(wù)能夠突破時(shí)間和空間的限制，滿足廣大師生本身的信息服務(wù)需求，為高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供重要的基礎(chǔ)。

（二）有助于滿足階級(jí)服務(wù)的用戶需求。從整體上看，高校檔案利用者根據(jù)身份進(jìn)行劃分，包含了師生校友及企業(yè)等機(jī)構(gòu)，是信息交流最為密切的載體，建立微信高校檔案公共管理平臺(tái)，將信息利用微信的管理功能進(jìn)行傳遞之后，再根據(jù)訂閱用戶進(jìn)行科學(xué)的分類，根據(jù)不同用戶對(duì)檔案信息的需求來(lái)進(jìn)行日常的操作。之后，微信公眾號(hào)可以通過群發(fā)消息和自動(dòng)回復(fù)等滿足信息雙向溝通和交流的要求，為用戶提供更加專業(yè)而針對(duì)性的服務(wù)，轉(zhuǎn)變以往檔案管理工作中被動(dòng)的服務(wù)模式。學(xué)生對(duì)高校檔案利用并不那么頻繁，整體需求較為簡(jiǎn)單，對(duì)檔案知識(shí)的了解并不是那么深入。學(xué)生在日常學(xué)習(xí)和生活中遇到問題才會(huì)進(jìn)行檔案查詢，一旦有需求，那肯定會(huì)和自身利益有著密切的關(guān)系，這部分人群在獲取信息方面的目的非常清晰，要滿足簡(jiǎn)單和快速的標(biāo)準(zhǔn)，以此來(lái)提高檔案服務(wù)的水平；一部分教職工在檔案使用方面較為專業(yè)，主要是為了解決實(shí)際工作中的問題，需要獲取更加完整的資料以及數(shù)據(jù)?？蒲腥藛T的科研活動(dòng)要形成有價(jià)值的文字資料和實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等等；行政管理人員需要學(xué)校行政管理活動(dòng)中形成文件和資料報(bào)告等檔案材料；教工對(duì)檔案信息服務(wù)的要求主要是為了提供更加豐富的檔案信息資源，并且做好資源的科學(xué)分類，更加全面而高效率地查找相對(duì)應(yīng)的資料，并且所查詢的資料必須非常完整和真實(shí)，多方位滿足實(shí)際的工作需求。企業(yè)對(duì)高校檔案的查詢，大多數(shù)為了滿足自身的工作需求，只關(guān)注和工作相關(guān)的信息，對(duì)新入職員工的學(xué)歷學(xué)位進(jìn)行資格審查，也可以獲取新入職員工的在校情況等等，這部分企業(yè)對(duì)高校檔案信息服務(wù)的要求是快捷獲取相對(duì)應(yīng)的信息，提供更加實(shí)用性的材料，滿足自身的工作需求。為了滿足多方群體對(duì)檔案信息服務(wù)本身的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案信息服務(wù)管理工作中，相關(guān)管理員根據(jù)不同群體對(duì)檔案信息服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)融入微信技術(shù)，滿足即時(shí)通信的要求，并且將更加真實(shí)和完整的資料錄入其中。這樣一來(lái)，可以便捷后續(xù)的查詢工作，使得檔案信息服務(wù)管理水平得到全面提高，快速提供相對(duì)應(yīng)的服務(wù)。另外，在微信平臺(tái)中，還可以根據(jù)不同群體的興趣開設(shè)專題欄目，例如檔案的法律法規(guī)和檔案故事等等，以此來(lái)宣傳學(xué)校檔案工作。不斷擴(kuò)大學(xué)校的知名度，提高檔案信息服務(wù)管理的效率以及水平，促進(jìn)高校在新時(shí)期穩(wěn)定發(fā)展。

二、高校檔案信息服務(wù)融入微信的現(xiàn)狀

雖然一部分高校在檔案信息服務(wù)中融入了微信技術(shù)，但是從實(shí)際實(shí)施效果來(lái)看，和預(yù)期存在的差距較大，還有較大的發(fā)展空間，因此相關(guān)高校在檔案信息化服務(wù)管理過程中，利用微信需要認(rèn)真分析當(dāng)前利用中所存在的問題以及不足，創(chuàng)新信息服務(wù)的工作模式，從而使高校檔案信息服務(wù)水平邁上新臺(tái)階。微信應(yīng)用于高校檔案管理尚未形成一定的規(guī)模，僅僅是一部分高校開設(shè)的微信公共服務(wù)號(hào)，并且并沒有加強(qiáng)對(duì)后續(xù)運(yùn)營(yíng)管理的重視程度，整體檔案信息服務(wù)停留于較淺的層次。一部分高校沒有安排高素質(zhì)人員負(fù)責(zé)微信公眾號(hào)的管理以及運(yùn)營(yíng)，長(zhǎng)此以往，這一形式太過形式化，仍然采取的是以往的工作手段來(lái)進(jìn)行高校檔案信息服務(wù)，導(dǎo)致高校檔案信息服務(wù)處于停滯不前的狀態(tài)。此外，部分高校在利用微信進(jìn)行檔案信息服務(wù)時(shí)功能非常簡(jiǎn)單，整體平臺(tái)的活躍度和影響力較差，很難激發(fā)用戶對(duì)微信平臺(tái)使用的興趣，甚至個(gè)別高校的公眾號(hào)沒有任何粉絲關(guān)注，導(dǎo)致整體服務(wù)質(zhì)量無(wú)法得到全面提高。個(gè)別高校雖然開發(fā)了微信公眾平臺(tái)，但是相關(guān)內(nèi)容太過形式化，沒有充分認(rèn)識(shí)到微信平臺(tái)和檔案管理工作之間的關(guān)聯(lián)度，仍然局限于表面化功能的開發(fā)，并沒有優(yōu)化檔案管理模式，也沒有實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式的成功轉(zhuǎn)型。在進(jìn)行微信服務(wù)平臺(tái)建立時(shí)，要滿足雙向信息互動(dòng)交流的需求，以此來(lái)提高管理的效果。目前在微信平臺(tái)中并沒有落實(shí)即時(shí)性的工作原則，只是完成網(wǎng)頁(yè)鏈接的傳送，也沒有搭建和用戶意見相互聯(lián)通的模塊，無(wú)法快速發(fā)現(xiàn)檔案管理工作存在的問題，影響檔案管理水平的提高。

三、基于微信平臺(tái)的高校檔案信息服務(wù)改進(jìn)策略

（一）持久性的建立。由于微信平臺(tái)應(yīng)用于高校檔案信息服務(wù)屬于新興的事物，在各項(xiàng)功能方面存在著不完善的問題，并且沒有和高校檔案信息服務(wù)完全契合，所以在新時(shí)期，相關(guān)高校需要明確自身工作職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息服務(wù)模式改進(jìn)的重視程度，以此來(lái)為后續(xù)發(fā)展提供重要的基礎(chǔ)。微信應(yīng)用于高校信息服務(wù)平臺(tái)的功能較為簡(jiǎn)單，但是所發(fā)揮的作用較為突出，因此高校需要端正自身的態(tài)度，充分認(rèn)識(shí)到高校微信平臺(tái)建立的重點(diǎn)，并且將此作為長(zhǎng)久性的工作，為用戶提供優(yōu)質(zhì)和便捷的服務(wù)。不要一味追求新鮮事物，要指派專業(yè)人員做好微信平臺(tái)的科學(xué)維護(hù)，要適當(dāng)?shù)財(cái)U(kuò)大高校檔案的影響力，使師生和其他主體參與到獲取檔案信息服務(wù)中，并且接受微信服務(wù)平臺(tái)的作用，以此來(lái)完善高校檔案信息服務(wù)管理的效果。相關(guān)高校要將檔案服務(wù)的作用以及優(yōu)勢(shì)借助學(xué)校網(wǎng)站和論壇進(jìn)行廣泛推廣，使師生能夠更加全面地關(guān)注檔案的信息服務(wù)，配合微信“搖一搖”等，使微信平臺(tái)的使用具備較強(qiáng)的趣味性，以此來(lái)完善當(dāng)前的工作模式。在實(shí)際工作中，需要安排專業(yè)性人員負(fù)責(zé)微信公眾號(hào)信息的發(fā)布以及運(yùn)營(yíng)，根據(jù)師生所反饋的信息保證公眾號(hào)更加有效地進(jìn)行，適當(dāng)提高管理人員和信息服務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更加高效率地進(jìn)行檔案的編研以及統(tǒng)計(jì)分析等等。同時(shí)，可以在內(nèi)部開展與之對(duì)應(yīng)的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)工作，使不同管理人員能夠掌握先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理能力，靈活應(yīng)對(duì)微信平臺(tái)運(yùn)營(yíng)管理工作中出現(xiàn)的問題，以此提高高校檔案信息服務(wù)的水平。為了在微信上大力推廣高校檔案信息服務(wù)，使最終質(zhì)量得到全面提高，檔案機(jī)構(gòu)需要改善以往被動(dòng)的服務(wù)模式，變得更加開放和主動(dòng)，打破時(shí)間和空間的限制，以此促使高校檔案信息服務(wù)管理有廣闊的發(fā)展前景。

（二）主動(dòng)服務(wù)。檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)在日常工作中，利用微信進(jìn)行資源的發(fā)布和擴(kuò)散時(shí)，要充分落實(shí)主動(dòng)性的工作原則，從而使高校檔案信息服務(wù)質(zhì)量得到全面提高。在實(shí)際工作中，需要建立不同主體之間的聯(lián)動(dòng)模式，搭建雙向互動(dòng)的局面，不斷完善和更新微信的管理模式，使師生能夠在分享和共享的過程中認(rèn)識(shí)到檔案信息服務(wù)對(duì)自身今后發(fā)展的作用?？梢試@用戶的需求建立信息資源共享中心，更加便捷地為不同主體提供信息服務(wù)，并且可以提高后續(xù)工作的針對(duì)性，在潛移默化之中，使微信真正成為檔案信息的主要傳播載體。檔案管理機(jī)構(gòu)要充分發(fā)揮信息資源本身的應(yīng)用資源，通過不定期針對(duì)某個(gè)公共交叉研究背景，完善檔案安全管理和畢業(yè)生檔案管理模式，并在內(nèi)部建立專業(yè)性的討論小組，從而使師生能夠共同參與到高校檔案信息服務(wù)優(yōu)化工作中，不斷提高整體的工作效果，利用自身的知識(shí)來(lái)增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性，提高檔案管理的效果以及水平。

（三）及時(shí)服務(wù)。檔案館在利用微信平臺(tái)進(jìn)行信息傳播時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮微信平臺(tái)本身靈活多樣的優(yōu)勢(shì)，在為用戶提供服務(wù)時(shí)，要將圖文和語(yǔ)音進(jìn)行相互連接，提供更加生動(dòng)而形象的大量信息，之后再通過關(guān)鍵字?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)等相關(guān)的方式定義菜單，企業(yè)通過關(guān)鍵字來(lái)進(jìn)行自動(dòng)回復(fù)，以此來(lái)滿足后續(xù)信息服務(wù)管理的要求。隨著我國(guó)當(dāng)前科技水平的不斷提高，為了凸顯整體管理工作的智能化優(yōu)勢(shì)，可以配合智能應(yīng)答和人工語(yǔ)音等服務(wù)功能，使檔案用戶能夠在短時(shí)間內(nèi)獲取自己想要的信息，以此來(lái)提高整體的檔案管理效果。檔案機(jī)構(gòu)利用微信及時(shí)發(fā)送和接收相對(duì)應(yīng)的信息，并且提供在線咨詢和資源共享等服務(wù)，提供全天候的即時(shí)意見反饋。這樣一來(lái)，可以打破時(shí)間和空間的限制，使用戶隨時(shí)隨地了解相關(guān)的檔案信息服務(wù)，再充分發(fā)揮微信點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的服務(wù)模式，通過即時(shí)信息的推送適當(dāng)提高信息的曝光率。值得注意的是，在信息管理時(shí)，要特別注意安全性問題，防止在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中存在不安全因素。當(dāng)用戶獲取即時(shí)信息之后，要適當(dāng)改善信息反饋滯后和不安全的問題，為高校檔案信息服務(wù)管理工作的順利進(jìn)行提供參照。

（四）加快更新。在加快信息更新時(shí)，要突出主動(dòng)服務(wù)的原則。提供重要的基礎(chǔ)微信服務(wù)平臺(tái)，每月可以群發(fā)4條左右的信息；訂閱號(hào)每天要發(fā)一條信息，每日推送的內(nèi)容要注意本身的精簡(jiǎn)性以及針對(duì)性，根據(jù)當(dāng)前高校檔案信息服務(wù)的內(nèi)容來(lái)進(jìn)行日常的信息傳輸，從而加快信息更新的速度。檔案機(jī)構(gòu)的工作人員需要根據(jù)用戶的喜好以及需求，結(jié)合自身的專業(yè)檔案知識(shí)和信息服務(wù)的要求，每天向用戶推送高質(zhì)量的信息，從而使檔案服務(wù)工作水平得到全面提高。為了增加用戶的閱讀數(shù)量，要推送豐富多樣的信息內(nèi)容，以此提高用戶閱讀的興趣，并且使檔案信息服務(wù)變得更加具有吸引力，做好前期的準(zhǔn)備工作，從而使高校檔案服務(wù)水平得到全面提高。檔案館推送的消息可以分為檔案查詢利用類和校史文化傳播類等相關(guān)信息類型，檔案查詢模塊內(nèi)容包含的是學(xué)生登記表的工作和學(xué)生檔案畢業(yè)郵寄等相關(guān)的內(nèi)容，這類內(nèi)容是具有實(shí)用性特征的，也符合用戶的基本需求。因此在實(shí)際的檔案管理中，需要做好信息的分類工作，圍繞著師生的需求增設(shè)在線查詢和利用指南等相關(guān)的模塊。不僅可以實(shí)現(xiàn)雙向互動(dòng)的交流效果，還有助于擴(kuò)寬信息服務(wù)的范圍。在微信平臺(tái)利用過程中，需要做好定期維護(hù)，融入先進(jìn)的安全管理措施，避免出現(xiàn)信息丟失的問題，逐漸提高檔案管理的安全性。另外，還需要解決以往工作中服務(wù)功能單一的問題，要根據(jù)不同的互動(dòng)平臺(tái)了解高校師生對(duì)檔案信息的服務(wù)需求，健全功能模塊的設(shè)置，也可以根據(jù)高校當(dāng)前的發(fā)展特色，構(gòu)建與之對(duì)應(yīng)的信息服務(wù)功能。從而使檔案信息服務(wù)能力得到全面增強(qiáng)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的轉(zhuǎn)型和升級(jí)。

四、結(jié)語(yǔ)

在高校檔案信息服務(wù)中融入微信平臺(tái)，能夠打破以往信息傳遞中時(shí)間和空間的限制，完善信息傳播的功能，滿足用戶多樣化的需求，從而使高校信息服務(wù)效果得到全面增強(qiáng)，更加規(guī)范和高效率地為師生提供相對(duì)應(yīng)的信息，突出高校當(dāng)前人性化的服務(wù)思想，促進(jìn)高校穩(wěn)定發(fā)展。