“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案信息化建設(shè)思考
——以《“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》為背景

文/湖北省城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展中心 喬嶠

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，面對(duì)海量的信息資源和檔案信息，用戶(hù)對(duì)檔案信息的需求日益增長(zhǎng)，檔案管理工作需要探索信息化新路徑，才能充分挖掘檔案的價(jià)值，最大程度滿(mǎn)足用戶(hù)多元化需求，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

目前已有學(xué)者以《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“規(guī)劃”）為基礎(chǔ)，分析檔案信息化的轉(zhuǎn)型與發(fā)展。馮亮秋等學(xué)者基于《規(guī)劃》，分析檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的路徑：完善體制機(jī)制、加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)、落實(shí)經(jīng)費(fèi)保障；徐擁軍等學(xué)者認(rèn)為，《規(guī)劃》遵循“頂層設(shè)計(jì)+全流程升級(jí)”的思路，從宏觀角度對(duì)完善體制機(jī)制提出了任務(wù)建議，從業(yè)務(wù)流程角度分別對(duì)電子文件歸檔和電子檔案移交接收、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、檔案信息資源共享利用三個(gè)維度進(jìn)行了重點(diǎn)部署。

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與未來(lái)

“十三五”時(shí)期，我國(guó)檔案事業(yè)取得長(zhǎng)足發(fā)展。值得一提的是，檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展，建成一批高水平的數(shù)字檔案館（室），電子文件歸檔和電子檔案管理工作取得重要成果，電子會(huì)計(jì)檔案單套制取得良好效果。

用戶(hù)對(duì)檔案信息、檔案文化的需求日益增長(zhǎng)，尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案管理工作迫切需要加快全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智能化升級(jí)?！笆奈濉睍r(shí)期的主要任務(wù)之一，即加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化。一是完善檔案信息化保障機(jī)制。從頂層設(shè)計(jì)來(lái)推動(dòng)檔案信息化工作，為檔案信息化管理工作提供制度保障。二是加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案移交接收。促進(jìn)各類(lèi)電子檔案應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，以確保電子檔案基礎(chǔ)資源建設(shè)，為檔案檢索、利用、開(kāi)發(fā)等后續(xù)工作提供支撐。三是加強(qiáng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。將數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)納入政府信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，推進(jìn)與辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接的電子資源管理系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的高質(zhì)量管理。四是推進(jìn)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)。實(shí)現(xiàn)館際檔案信息互聯(lián)互通，包括網(wǎng)絡(luò)通、數(shù)據(jù)通、業(yè)務(wù)通等，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量，擴(kuò)大檔案服務(wù)的輻射面。

省級(jí)層面的《“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》相繼印發(fā)。《“十四五”云南省檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出四項(xiàng)具體任務(wù)：完善檔案信息化保障機(jī)制、加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、規(guī)范增量檔案電子化、推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，以期實(shí)現(xiàn)檔案信息化再上新臺(tái)階的發(fā)展愿景?！丁笆奈濉焙邶埥n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，實(shí)施檔案信息化強(qiáng)基工程，加快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)，完善檔案信息化發(fā)展保障機(jī)制，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案移交接收，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，推進(jìn)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)取得新突破。省級(jí)《規(guī)劃》中檔案信息化工作任務(wù)各有側(cè)重，但都把完善保障機(jī)制、建設(shè)數(shù)字檔案館（室）放在重要位置，這為檔案信息化建設(shè)明確了方向。

二、檔案信息化建設(shè)的挑戰(zhàn)

（一）觀念障礙。檔案館（室）及其主管部門(mén)對(duì)檔案信息化工作的重要性和迫切性認(rèn)識(shí)不到位，缺少必要的政策支持和資金投入，致使檔案信息化工作進(jìn)展速度較慢、效果不明顯。檔案從業(yè)人員思想意識(shí)淡薄，對(duì)檔案信息化工作認(rèn)可度和接受度較低，習(xí)慣使用傳統(tǒng)的管理手段和方式開(kāi)展業(yè)務(wù)工作和提供檔案服務(wù)?？梢?jiàn)，沒(méi)有超前的規(guī)劃部署和主動(dòng)的積極融入，檔案信息化建設(shè)還留有較大發(fā)展空間。

（二）制度缺陷。檔案信息化工作區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理，需要建立健全相關(guān)制度，以適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息化管理工作的需要。就目前而言，我國(guó)各級(jí)層面的相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)不健全、不統(tǒng)一。在法規(guī)制度方面，電子檔案管理等規(guī)章及行政規(guī)范性文件需要重點(diǎn)制定、修訂；在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面，電子檔案、數(shù)字檔案館（室）等方面的標(biāo)準(zhǔn)體系還有待完善，需要加快推進(jìn)《電子檔案單套制管理一般要求》《電子檔案證據(jù)保全規(guī)范》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布實(shí)施。此外，還需加強(qiáng)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)的解讀和宣傳貫徹工作。

（三）安全隱患。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案信息化工作依托網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)和設(shè)備，易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊、軟件漏洞、非法訪問(wèn)等因素的影響，引發(fā)安全事故。此外，檔案信息化安全管理的制度不健全，安全措施執(zhí)行不到位，檔案信息化管理工作人員的安全意識(shí)淡薄等，也會(huì)使檔案信息在形成、運(yùn)行、處理、傳輸和利用過(guò)程中面臨著高風(fēng)險(xiǎn)。

三、檔案信息化建設(shè)的實(shí)施路徑

（一）樹(shù)牢檔案信息化建設(shè)意識(shí)。在信息化浪潮下，檔案館（室）工作人員要積極構(gòu)建檔案信息化管理思維，認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性、必要性和迫切性，通過(guò)自主學(xué)習(xí)、參與培訓(xùn)等方式了解信息化技術(shù)，并將信息化技術(shù)手段融入檔案管理的業(yè)務(wù)工作中，立足于用戶(hù)的需求，為用戶(hù)提供便捷的檔案信息獲取方式和精準(zhǔn)的檔案資源服務(wù)。檔案館（室）的上級(jí)主管部門(mén)應(yīng)該將檔案信息化建設(shè)納入部門(mén)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃中，對(duì)檔案信息化工作給予政策傾斜和資金支持，從而促進(jìn)檔案館（室）信息化建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，激發(fā)檔案信息化工作人員干事創(chuàng)業(yè)的信心。

（二）加強(qiáng)檔案信息化管理機(jī)制建設(shè)。檔案信息化管理機(jī)制建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的必經(jīng)之路，完善的管理機(jī)制是開(kāi)展檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的基本保障。馮亮秋等人提出，應(yīng)從管理體制、責(zé)任機(jī)制、考核機(jī)制三個(gè)角度來(lái)完善檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的體制機(jī)制；籍莉認(rèn)為，要制定規(guī)章制度、建立健全檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)、建立檔案監(jiān)管機(jī)制，夯實(shí)科學(xué)規(guī)范的檔案管理信息化機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)體系。檔案信息化管理機(jī)制要有前期的制度建設(shè)和后期的監(jiān)督管理。一方面，加強(qiáng)制度建設(shè)，遵循各級(jí)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并結(jié)合本館實(shí)際工作業(yè)務(wù)，明確檔案信息化管理的主體和內(nèi)容，制訂各項(xiàng)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以規(guī)范檔案信息化管理工作方法、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)流程；另一方面，加強(qiáng)監(jiān)督管理，引入“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”模式，利用檔案信息化管理平臺(tái)，對(duì)檔案信息化工作開(kāi)展全過(guò)程監(jiān)督檢查，主要針對(duì)檔案信息化安全保障事項(xiàng)；檔案庫(kù)房、設(shè)施、設(shè)備配置情況；檔案工作人員信息化管理工作成效；檔案信息化收集、整理、保管、提供利用情況進(jìn)行監(jiān)督考核，以確保檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。

（三）推動(dòng)檔案信息資源庫(kù)建設(shè)。檔案館（室）利用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案數(shù)字資源進(jìn)行收集、整理、保存和提供利用，對(duì)于現(xiàn)有館藏資源，可以利用掃描、拍照、縮微等技術(shù)，將紙質(zhì)資源進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)；對(duì)于新入館資源，應(yīng)及時(shí)以電子形式歸檔、備份、移交。電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，因此檔案館（室）要對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。在檔案信息資源庫(kù)建設(shè)中，還應(yīng)該重視挖掘檔案數(shù)據(jù)資源和用戶(hù)信息資源。一是挖掘檔案數(shù)據(jù)資源，建立“檔案知識(shí)”數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)；二是挖掘用戶(hù)信息資源，提取用戶(hù)的借閱信息，獲知用戶(hù)的借閱習(xí)慣，利用關(guān)聯(lián)規(guī)則分析技術(shù)，推測(cè)用戶(hù)的檔案信息需求，提供個(gè)性化的定制檔案服務(wù)。

（四）加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的維護(hù)。檔案館（室）應(yīng)當(dāng)以相應(yīng)的管理手段和技術(shù)措施來(lái)應(yīng)對(duì)各類(lèi)安全隱患。檔案館（室）應(yīng)遵循完整性、易用性、有效性和兼容性的原則，并結(jié)合本館（室）實(shí)際，制訂檔案信息化管理應(yīng)急預(yù)案、檔案信息化安全防泄密方案等。對(duì)于信息內(nèi)容安全而言，應(yīng)采用備份技術(shù)、密碼技術(shù)和壓縮技術(shù)等，確保電子文件的真實(shí)性、有效性和完整性。對(duì)于管理系統(tǒng)安全而言，如應(yīng)用系統(tǒng)軟件、操作系統(tǒng)軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)軟件等軟件系統(tǒng)，應(yīng)選擇符合標(biāo)準(zhǔn)和安全規(guī)范的軟件產(chǎn)品，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)管理安全而言，要做好通信線(xiàn)路的安全防護(hù)、入侵防御、身份鑒別及訪問(wèn)控制工作，并使用殺毒軟件加強(qiáng)病毒防治工作。

（五）強(qiáng)化信息化人才隊(duì)伍建設(shè)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案館（室）要加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，強(qiáng)化人才智力支撐。一是積極主動(dòng)引入檔案管理綜合型人才，擁有交叉學(xué)科背景、懂信息技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人員優(yōu)先任用；二是組織形式多樣的培訓(xùn)活動(dòng)，培訓(xùn)內(nèi)容的覆蓋面要全，建立起專(zhuān)家和檔案管理工作人員雙向溝通渠道。此外，還要鼓勵(lì)檔案工作人員積極參加館外培訓(xùn)；三是加強(qiáng)館際合作，與其他館結(jié)對(duì)子，利用信息共享平臺(tái)，加強(qiáng)檔案信息化工作業(yè)務(wù)交流與溝通。

在數(shù)字化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理理念和模式已經(jīng)不能滿(mǎn)足用戶(hù)日益增長(zhǎng)的檔案資源和服務(wù)需求。檔案館（室）和檔案工作人員要樹(shù)立檔案信息化思維，積極投身檔案信息化建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息化再上新臺(tái)階的奮斗目標(biāo)。